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Procore

(Beta) Crear contratos primarios

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes en la finanzas del proyecto: Experiencia moderna para Contratos primarios programa beta. 

Objetivo

Para crear un único contrato primario o varios contratos primarios para un proyecto Procore.

Fondo

Un contrato primario es un acuerdo formal y legal entre el propietario de un proyecto de construcción y un contratista. En esta relación, el propietario del proyecto suele ser la autoridad contratante que inicia el acuerdo, posee los derechos para desarrollar una propiedad y financiar el proyecto. El contratista (también llamado contratista primario, contratista principal o contratista general) es contratado por el propietario del proyecto y acepta responsabilidad y responsabilidad por completar el proyecto de construcción. El contratista también entra en otros acuerdos con subcontratistas, llamados contratos en Procore, para completar el trabajo del proyecto.

Si su compañía ha comprado Procore para administrar sus proyectos de construcción, puede crear uno (1) o más contratos primarios para cada nuevo proyecto de construcción. 

Ejemplos

Cuándo crear un contrato primario único

La mayoría de los clientes de Procore que administran sus proyectos de construcción en Procore crean un único contrato primario para un solo proyecto de construcción. Si es un contratista general, la creación de un único contrato primario es la forma más sencilla de administrar un proyecto de construcción cuando tiene un único propietario y una única fuente de fondos.

Cuándo crear múltiples contratos primarios

Si un proyecto tiene varios propietarios, varias fuentes de fondos y varios métodos de entrega del proyecto, también puede optar por crear múltiples contratos primarios para un solo proyecto. Si opta por crear múltiples contratos primarios en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para obtener más información, consulte ¿Existe alguna limitación del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos primarios? Las razones para elegir crear múltiples contratos primarios incluyen: 

  • Múltiples fuentes de fondos. Un proyecto puede tener varios propietarios, cada uno de los cuales proporciona una cantidad de fondos del proyecto. Por ejemplo, una persona, una compañía, una autoridad pública o una combinación de todos estos ejemplos.Consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos primarios.
  • Múltiples etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para la pre-construcción, el curso de la construcción y el cuidado/mantenimiento posterior.
  • Múltiples fases. Un proyecto se puede dividir en fases. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para los cimientos, la plomería, el HVAC, etc.
  • Contratos de Precio Máximo Garantizado (GMP). Un proyecto puede ser un proyecto de GMP por vía rápida o por fases. Por ejemplo, usted podría requerir múltiples contratos primarios para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del Gerente de construcción como asesor (CMa). Un contratista general que opere como CMa podría necesitar administrar múltiples contratos primarios entre un propietario y varios contratistas.

Después de crear un contrato primario, puede actualizar sus Partidas (SOV). Para obtener más información, consulte Actualizar las partidas en un contrato primario.

 Recomendación

¿El SOV del contrato primario de su proyecto es similar a las partidas en el presupuesto de su proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes del contrato primario. Esto le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta Contratos primarios para crear rápidamente las partidas de contrato primario a partir del presupuesto del proyecto, lo que elimina el ingreso de datos repetitivo. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato primario o contratos primarios múltiples como se describe a continuación:

Crear un contrato primario único

  1. Navegue hasta la herramienta deContratos primarios del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Si este es el primer contrato del proyecto, haga clic en Crear contrato primario en la página "Crear un contrato primario para comenzar".
      O
    • Si ya ha creado al menos un (1) contrato primario, haga clic en Crear en la parte superior derecha de la página.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continúe con los siguientes pasos:

Agregar la información básica del contrato

Actualice la información básica del contrato de la siguiente manera:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al agregar la información básica del contrato.
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda el contrato primario, lo enumera como el creador y lo coloca automáticamente en el estatus Borrador .
  • Número
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfa numéricos en este cuadro. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los ejemplos a continuación le muestran cómo funciona la numeración consecutiva de Procore:

      • Si el contrato anterior fue 1, los siguientes contratos son 2, 3, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue DCA0010-12-G-0001, los próximos contratos son DCA0010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede ingresar manualmente un número único para cada contrato primario. Para ello, escriba sobre la entrada existente en el cuadro Número . NO se permiten números de contrato duplicados.
  • Compañía contratista
    Seleccione el nombre de la compañía que realiza el trabajo o suministrar materiales para este contrato. Para aparecer como una opción de lista, consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Actualizar la información general sobre el contrato primario

Actualice el contrato con más información general:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente los contratos con el estatus "Predeterminado". Para seleccionar un estatus diferente, elija una de las etiquetas de estatus de la lista desplegable.Las opciones incluyen Borrador, Fuera de licitación, Fuera de firma, Aprobado, Completado o Terminado.
     Nota
    Para crear Órdenes de cambio de contrato primario (OCCP) y facturas de propietario, el estatus de su contrato primario debe establecerse en Aprobado o Completo.
  • Ejecutado
    Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado por completo. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por representantes autorizados para cada parte.
  • Retención predeterminada
    Ingrese un número para representar el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del contrato. Por ejemplo, si planea retener diez (10) porcentaje del valor de la partida, ingrese el 10%.
  • Contratista
    Seleccione el "Contratista" de esta lista desplegable. Esta es la compañía que su equipo contrate para realizar el trabajo. Para aparecer como una opción de lista, Agregue una compañía al Directorio del proyecto.
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto principal o ingeniero del proyecto de esta lista desplegable.Para aparecer como una opción en esta lista, la compañía debe tener un registro en el Directorio del proyecto.
  • Descripción
    Ingrese una descripción más detallada del contrato primario. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Actualizar "Acceso de contrato" para el contrato primario

De forma predeterminada, los contratos primarios son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Contratos primarios del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la tarjeta "Acceso al contrato":

  1. Opcional: Mueva la visibilidad de este contrato solo a los administradores de proyectos y seleccione usuarios que no son administradores para alternar hacia la izquierda o hacia la derecha para desactivar y activar la restricción. Procore activa esta configuración de forma predeterminada.
     Notas
    • El interruptor es AZUL cuando se activan las restricciones.
    • El interruptor es GRIS cuando se apagan las restricciones.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto con acceso al contrato, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso para usuarios que no son administradores . Para aparecer como una opción en esta lista, un usuario debe tener un perfil en el Directorio del proyecto.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Opcional: Para proporcionar a los usuarios en la lista "Acceso para usuarios no administradores" con acceso para ver las partidas, marque Permitir que estos usuarios que no son administradores vean los ítems de partidas casilla de verificación.

Actualizar las fechas del contrato para el contrato primario

Para actualizar el contrato primario con fechas importantes, haga lo siguiente:

prime-contract-contract-dates.png

 Nota
El administrador de Procore de su compañía administra las fechas que aparecen en la sección "Fechas de contrato" utilizando la función conjuntos de campos configurables. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos primarios se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de Terminación Sustancial
    Seleccione la fecha de terminación sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario.
     Recomendación
    Si el campo "Fecha de Terminación sustancial" está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de Terminación sustancial" para que coincida con la "Fecha de Terminación sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato primario (OCCP) cuando cada orden de cambio es "Aprobada".
  • Actual Completion Date
    Seleccione la actual completion date del proyecto de construcción.
  • Fecha del contrato
    Seleccione la fecha del contrato en el control de calendario.
  • Fecha de recepción del contrato firmado
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario.La fecha de ejecución representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por representantes autorizados de todas las partes del contrato.
  • Emitido La Fecha
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha en que se devolvió el contrato.
  • Fecha de la Letter of Intent
    Seleccione la fecha de la Letter of Intent (LOI) en el control de calendario. 
  • Fecha de aprobación de la carta
    Seleccione la fecha de la Carta de aprobación (cartas de aprobación) en el control de calendario.
  • Fecha de terminación del contrato
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control de calendario.

Agregar inclusiones y exclusiones al contrato primario

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que está incluido y NO incluido en el precio del contrato y alcance de trabajo. Para actualizar la tarjeta "Inclusiones y exclusiones" del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Agregue las inclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.
  • Exclusiones
    Agregue las exclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Establecer el método contable

El primer paso al actualizar una Partida es definir la método contable del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio o facturas para ese contrato.La método contable solo se puede cambiar ANTES de agregar partidas a una partida. Procore NO le permite cambiar la método contable de un contrato después de que se agreguen las partidas.

 Recomendaciones
  • ¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en monto y basado en unidades/cantidades? Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiación?
  • ¿El método contable del contrato se aplica automáticamente a los eventos extraordinarios de un contrato? No. Si desea que su equipo ingrese los montos por unidad/cantidad en los eventos extraordinarios, debe marcar la "Mostrar unidad de medida (UOM), cantidad de ingresos, costo unitario de ingresos, cantidad de unidad de estimación y columnas de costo unitario de monto estimado casilla de verificación" en la página Configurar ajustes de la herramienta Eventos extraordinarios. Consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios.
  • ¿La método contable del contrato se aplica automáticamente a las órdenes de cambio y las facturas de un contrato? Sí. Si elige un contrato basado en montos, Procore genera órdenes de cambio y facturas basadas en montos. Del mismo modo, un contrato basado en unidades/cantidades produce órdenes de cambio basadas en unidades/cantidades y facturas.
  • ¿El archivo de exportación de PDF de un contrato refleja la método contable del contrato? Sí. Si elige un contrato basado en montos, el archivo de exportación PDF se basa en monto. Del mismo modo, una base de unidades/cantidades genera un archivo de exportación PDF basado en unidades/cantidades. Si tiene un contrato basado en montos y desea incluir información de unidades/cantidades en el archivo de exportación PDF, el administrador de Procore de su compañía debe solicitar servicios de Soluciones personalizadas.
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad .
  • Para cambiar el método contable a basado en montos, haga clic en el botón Cambiar a basado en montos .

Actualizar las Partidas del Contrato Primario

De forma predeterminada, puede ingresar partidas en las partidas del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO esté en el estatus "Aprobado".

 Nota
Su equipo del proyecto puede optar por habilitar una configuración de contrato, que permite a los usuarios editar los permisos de edición de las partidas para realizar cambios en las partidas en cualquier momento. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
Agregar partidas al SOV del contrato primario

Para agregar manualmente partidas al SOV del contrato primario:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el SOV está en blanco, haga clic en Agregar línea debajo de "Aún no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Agregar línea.
      Procore crea nuevas partidas a partir del número "1". Las líneas posteriores se crean en orden numérico.
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en el cuadro de búsqueda y seleccione el código coincidente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los ítems de segmento adecuados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos de patrón de código de presupuesto de su proyecto. Luego, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo de la método contable que esté utilizando, elija los pasos adecuados para agregar una partida:
    • Para un contrato basado en montos: 
      Una partida basada en montos requiere este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Cantidad
        Ingrese el monto total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Un SOV basado en unidades/cantidades requiere este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      • UOM
        Seleccione la unidad de medida (UOM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Precio unitario
        Ingrese el costo unitario en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
        Ejemplo
        Si está comprando 50,000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un precio unitario de $20.1325. 
      • Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para agregar tantas partidas como sea necesario.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en las partidas del contrato.
Importar partidas al SOV del contrato primario desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "Partidas", haga clic en el botón Importar partidas desde CSV .
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya cualquier dato de partida existente del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Plantilla de partidas de contrato primario.csv
  3. Abra la plantilla que descargó en su computadora.
  4. Ingrese los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganiza los encabezados de columna en el archivo de plantilla.
  5. Después de ingresar los datos de su partida, asegúrese de guardar las actualizaciones de su archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Vuelva a Procore. Luego, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Cargar archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar en la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Agregue partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del contrato primario y reemplazarla por datos en su plantilla.
  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos al contrato primario

Para agregar archivos adjuntos a un contrato primario:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se cargan. Las opciones incluyen:
    • Mi computadora. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su computadora. Seleccione los archivos para cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación de la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos para cargar.
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos para cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos para cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena los archivos para cargar y luego resalte ellos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso muestra el estatus de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. 

Crear múltiples contratos primarios

Repita los pasos en Crear un contrato primario único anterior para cada nuevo contrato primario.

 Precaución
Hay algunas limitaciones importantes para conocer antes de que sus equipos comiencen a crear contratos primarios múltiples en un proyecto de Procore. Para obtener más información, se le recomienda revisar ¿Cuáles son las limitaciones al crear contratos primarios múltiples?