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Procore

Crear una requisición para la liberación de retenciones

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Objetivo

Para crear una factura de subcontratista para la liberación de retención.

Fondo

El primer paso en liberar la retención de un proyecto es crear un requisición de subcontratista. Hay dos formas de crear una factura en la herramienta Facturación en curso:

Los pasos a continuación resumen cómo crear y enviar una facturación de progreso para liberar la retención.

 Importante
Al crear una factura para liberar retenciones, es importante asegurarse de que la factura esté en el estado 'Borrador' antes de ingresar los montos retenidos en la pestaña Detalles de la factura.

Aspectos a tener en cuenta

 Notas
  • El acceso permisos a las herramientas Facturación y Facturación en progreso están gobernadas por la permisos establecida en la Contratos o Contratos de cliente, Financiamiento o Contratos primarios herramienta. Los nombres de las herramientas de Procore varían, según el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
  • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
    • Un usuario de Procore cuenta.
    • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
    • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
    • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Permisos de usuario requeridos:
    • Establecer y liberar retención al editar una facturación de progreso antes, durante o después del período de facturación actual, Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
      O
    • Para liberar la retención al editar una facturación de progreso solo durante el período de facturación actual, los permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe ser el "Contacto de factura" designado en el contrato. Los contactos de la factura se agregan automáticamente a la lista desplegable "Privado" en el contrato. Si tiene estos permisos, consulte estos tutoriales: Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación y Enviar una nueva facturación de progreso como contacto de facturación.
      O
    • Leer sobre la opción de permisos alternativos: Mostrar/Ocultar  
      • Algunos clientes de Procore optan por otorgar permisos de acceso a usuarios externos a la herramienta Contratos del proyecto para permitirles crear facturas.Las siguientes opciones están disponibles, pero NO se recomienda:
        • Permiso de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y designado como un "Contacto de factura" en la orden de compra o contrato. Si a los usuarios se les otorgan estos permisos, tienen permiso para modificar el monto de retención que liberar en una factura antes de la "Fecha de vencimiento" de un período de facturación.
  • Información adicional:
    • Solo puede crear facturas de progreso para contratos (es decir, órdenes de compra y contratos).
    • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en el contrato, tiene estas opciones para enviar una facturación de progreso:
    • Si hay varias facturas de progreso para un solo período de facturación, solo puede editar los montos facturados en la facturación creada más recientemente.
    • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de facturación de progreso. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe estar habilitada en la página "Configurar ajustes" de la herramienta Facturación de progreso. Consulte Configurar ajustes: Facturación de progreso. 

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación de progreso del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la facturación de progreso para actualizar en la tabla. Luego haga clic en su enlace Número de factura para abrirlo.
    Esto abre la facturación de progreso en la herramienta Contratos del proyecto.
     Nota
    Debe tener los permisos de usuario necesarios que se detallan anteriormente para ver una facturación de progreso en la herramienta Contratos del proyecto.
  4. En la pestaña Resumen , verifique que la información sea la que desee.
  5. Haga clic en la pestaña Detalle.
  6. Haga clic en Editar.
  7. Desplácese hasta las columnas de retención en la tabla.
  8. En la sección Retención - Liberado este período, ingrese una cantidad para mostrar la retención que se libera en este período de facturación.
  9. En la columna Retención - Actualmente retenido , el sistema actualiza automáticamente el monto retenido que se está reteniéndose.
  10. Opcional. Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la facturación de progreso, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Monto propuesto.
     Nota
    Para que aparezca la columna "Monto propuesto", la función de programa de pagos debe estar habilitada en la página "Configurar ajustes" de la herramienta Facturación de progreso. Consulte Configurar ajustes: Facturación de progreso.
  11. Haga clic en Guardar.
  12. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
    1. Elija Exportar > PDF.
    2. Firme el PDF.
       Propina

      ¿Cómo se agrega una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos comerciales específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

      • Firma hecha a mano. Puede imprimir el archivo PDF exportado y agregar una firma física. Luego use un escáner o cámara para capturar el documento firmado y agregarlo a su factura como archivo adjunto.
      • Firma electrónica. Puede agregar una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign© y Adobe® Acrobat ™, que brindan capacidades de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, agréguelo a su factura como archivo adjunto.
  13. Haga clic en la pestaña Resumen.
  14. Haga clic en Editar.
  15. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como renuncias de derechos de gravamen y el PDF de exportación firmado.
  16. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estatus de la factura en Borrador.
       Importante
      Después de enviar una facturación de progreso, ya no puede editarla a menos que su estatus cambie a Revisar y volver a enviar.