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Procore

Completar las requisiciones con DocuSign®

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para una factura de subcontratista utilizando la integración de Procore + DocuSign® .

Fondo

Después de que un miembro del equipo del proyecto o su colaborador intermedio cree una factura de subcontratista para un contrato, los usuarios de Procore con una DocuSign® cuenta pueden preparar un sobre de DocuSign® para que la factura se envíe a los destinatarios adecuados para solicitar una firma.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos
  •  Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su DocuSign® cuenta de Procore, NO deberá volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión expira. Una vez expirado, aparecerá el banner "Autenticación requerida" en Procore. Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?
    • Para completar los pasos a continuación, la factura debe estar en Aprobado, Aprobado como se anotó o estatus Pendiente de Aprobación del propietario .
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Requisitos previos

Pasos

Enviar una requisición® a DocuSign

Este paso le muestra cómo abrir una factura de subcontratista en Procore.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga lo siguiente:
    • En la tabla "Contratos", busque el contrato que contiene la factura para firmar.
    • Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
  3. En el contrato, haga clic en la pestaña Facturas .
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estatus: Aprobado, Aprobado como se anotó o Pendiente de aprobación del propietario.
  4. En la tabla Facturas (requisiciones), busque la factura y haga clic en Ver.
  5. Revise la factura y realice las ediciones según sea necesario.
  6. Cuando esté listo para enviar la factura a DocuSign©:
    • BETA Si está utilizando la experiencia beta de requisición, haga clic en Enviar con DocuSign en la parte superior de la página. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADO Si está utilizando la experiencia de requisición heredada, haga clic en Actualizar y configurar DocuSign en la parte inferior de la página. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Enviar facturas de subcontratistas de forma masiva a DocuSign®

Si tiene permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto, también puede utilizar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Inicie sesión en DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Preparar el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF de la factura se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en la factura. Por ejemplo, el contratista general o contratista cuyo contrato se ve afectado por la factura. Esto incluye el 'Nombre' y la 'Dirección de correo electrónico' de cada usuario.  Consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación. 

Tiene la opción de agregar otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Nota
    DocuSign® desarrolla y mantiene las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre". Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

Para agregar destinatarios al sobre:

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se agregan al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®.Si los datos se especificaron en Procore, los valores en los campos "Nombre" y "Dirección de correo electrónico" de los bloques de destinatarios corresponden a estos campos en Procore:
    • Subcontratista. Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del contrato asociado con la factura subcontratista.
    • Contratista general. Esta persona que está designada en el campo "Contacto primario" en el Directorio del proyecto para la compañía designada en el campo "Contratista" del contrato asociado con la factura subcontratista.
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles en Procore. Por ejemplo, el contratista general y el subcontratista que son partes del contrato con la factura.Estos campos se agregan automáticamente al sobre DocuSign® por la integración de Procore + DocuSign®.

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF de la factura para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    DocuSign® desarrolla y mantiene las opciones en el área "Campos estándar". Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar. 
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.® Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. 
     Recomendación
    ¿Está cambiando manualmente el estatus a "Fuera de firma" después de enviarlo a DocuSign®? Si decide cambiar el estatus de la factura a "Fuera de firma" en Procore después de enviar la factura a DocuSign® (recuerde, solo puede enviar facturas a DocuSign si están en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación del propietario pendiente ), deberá cambiar manualmente el estatus de la factura en Procore al estatus aprobado correspondiente después de que se® complete el proceso de firma DocuSign. 

Ver también