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Procore

(Beta) Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta febrero de 2023. Después de febrero de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota
Si tiene la versión heredada de subcontratista facturas, siga los pasos en Crear una factura en nombre de un contacto de factura en lugar de los siguientes.
 Lanzamiento limitado
flag-us.png flag-canada.pngLa herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte Propietarios (versión limitada) Propietarios y Contratistas especializados Opciones de diccionario de puntos de vista

Objetivo

Crear una factura intermedio como administrador de facturas en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

En Procore, hay dos (2) formas de que un administrador de facturas cree una factura intermedio para un contrato .

  • Crear una factura en nombre de un contacto de facturación
    Cuando NO desea otorgar permisos de acceso a los contactos de facturación de su colaborador para crear sus propias facturas en Procore, siga los pasos a continuación. Con este método, ingresará los datos de requisición intermedios en Procore en nombre de sus colaboradores. En este contexto, un colaborador es la persona o empresa que contrató para realizar el trabajo en su proyecto.
  • Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación
    Cuando desee invitar a los contactos de facturación de su colaborador a enviar su propia factura en Procore, siga los pasos en Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura en lugar de los pasos a continuación. Si es el destinatario de una "Invitación a facturar", puede seguir los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de facturación. 
Ejemplos

En Procore, las facturas posteriores que facturan contra los contratos de su proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de relaciones de requisiciones posteriores:

  • Si su proyecto utiliza el diccionario predeterminado de Procore para contratistas generales, crearía una factura posterior en Procore en nombre de los subcontratista que realizaron trabajo para su proyecto.En Procore, esto se denomina factura subcontratista.
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de propietarios de Procore, creará una factura intermedio en Procore en nombre de la contratista general que realizó trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura del contratista.
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de contratistas especializados de Procore, creará una factura posterior en Procore en nombre de un subcontratista que realizó trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura subcontratista.

Para obtener más información sobre los diccionarios disponibles en Procore, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para todos los contratos de contrato.
    • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en un contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
       Nota
      flag-australia.pngEsta función se diseñó para los clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda que tienen un requisito legal para proporcionar a los reclamantes un programa de pagos. Sin embargo, esta función está disponible para su uso por todos los clientes de Procore utilizando las herramientas Contratos a nivel proyecto, Facturación y Facturación de progreso.

Requisitos previos

Pasos

  1. Abra la página nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta de información general
  3. Actualizar la tarjeta Partidas
  4. Establecer una retención de liberación en partidas SOV
  5. Agregar archivos adjuntos
  6. Guardar la factura

Abra la página nueva factura

Las nuevas facturas siempre se crean en la herramienta Contratos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos , busque el contrato para el que desea crear la factura. 
  3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
    subcontract-number-link-status.png
     Recomendación

    ¿Desea recopilar firmas usando la integración de Procore + DocuSign© ? Para hacerlo, haga clic en el botón Editar contrato. A continuación, coloque una marca en el Signo con DocuSign© casilla de verificación en la tarjeta "Información general" en el contrato. Si agrega una marca, haga clic en Guardar ahora. De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en el botón Crear. Luego elija la opción Crear factura en el menú desplegable. 
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar la tarjeta de información general

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Información general" de la siguiente manera:

  1. En la nueva factura, agregue o verifique los datos en la tarjeta de información general :
     Recomendación
    ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general . Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía que completó el trabajo contratado asociado con esta factura. Esta compañía está asignada al contrato durante la creación. Consulte Crear un contrato
    • Estado
      Seleccione un estatus para la factura de la lista desplegable. En una nueva factura, el estatus predeterminado de Procore es Borrador
       Notas
      • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
      • Si un administrador de facturas está listo para ser revisado, recuerde cambiar su estatus a En revisión.
      • Una vez que el administrador de facturas revisa una factura, su estatus puede cambiar a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
      • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estatus Borrador o Revisar y volver a enviar
    • Opcional: N° de factura
      Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Normalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo de forma gratuita para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato correspondiente. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
    • Período de facturación
      Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.
       Notas
      • Los administradores de facturas son responsables de crear períodos de facturación.Para obtener instrucciones, consulte Crear períodos de facturación automáticos o Crear períodos de facturación manuales.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tiene una factura asociada.
    • Fecha de facturación
      Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Inicio del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Fin del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
       Nota
      La fecha de "Período de facturación" en Procore está destinada a alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto para que los gerentes de proyecto puedan rastrear y reportar la afectación de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define períodos de facturación de manera diferente, se recomienda que mantenga la entrada "Período de facturación" y luego ingrese manualmente sus fechas de contabilidad únicas en los campos "Fecha de facturación", "Inicio del período" y "Fin del período".
    • Opcional: Fecha de pago
      Ingrese la fecha en que se debe realizar el pago a la "Compañía contratista".
    • Opcional: Fecha de envío
      Ingrese la fecha en que se debe enviar el pago a la "Compañía contratista".
  2. Continúe con el siguiente paso.
     Recomendación
    ¿Quiere guardar su factura ahora? Si desea hacer clic en el botón Guardar en la factura, puede hacerlo ahora. Procore creará la nueva factura y debe hacer clic en los botones Editar en cada tarjeta de la factura para continuar con el ingreso de datos. Las instrucciones de este tutorial asumen que continuará con el proceso de creación antes de hacer clic en Guardar

Establecer y liberar retención en partidas SOV

Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
  2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
      Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar
  4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
  7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 

Agregar archivos adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura".

save-button-admin-invoice.png

Enviar una factura con DocuSign©  

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png