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Procore

Actualizar las partidas de un subcontratista como administrador de facturas desde la herramienta Facturación de progreso

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 Lanzamiento limitado
flag-us.png flag-canada.png La herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte Propietarios (versión limitada) Propietarios y Contratistas especializados Opciones de diccionario de puntos de vista. 

Objetivo

Crear una Partida de subcontratista (SOV).

Fondo

De la misma manera que puede invitar a un contacto de facturación a enviar una factura subcontratista para su revisión, también puede invitar a un contacto de facturación a proporcionar un desglose más detallado de las partidas en la pestaña "Partidas" habilitando la pestaña "Partidas del subcontratista" en un contrato.

  • En la pestaña general "Partidas" de una orden de compra o contrato, cada partida se asigna a un código de costo y tipo de costo específicos. 
  • En la pestaña "Partida del subcontratista" de una orden de compra o contrato, es posible que se le solicite proporcionar un desglose más detallado de una partida en la pestaña "Partidas". Esto puede ser necesario para dar una explicación más completa sobre los montos para obtener la aprobación en una factura. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato de orden de compra" y "Crear contrato de orden de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
    Limitaciones:
  • Información adicional:
    • En la pestaña General de la orden de compra o contrato, debe seleccionar el nombre de usuario de su colaborador en los campos 'Privado' y 'Contacto de factura' antes de que su colaborador pueda ver la partida.
      • Solo los elementos de línea detallados agregados en la pestaña Partidas del subcontratista se transferirán a la factura.
      • Para las compañías que utilizan la herramienta Integración de ERP las partidas SOV de subcontratista que crea NO se sincronizan con su sistema de ERP integrado. 
 Recomendación
¿Está creando una partida de subcontratista para que su colaborador intermedio se actualice más adelante?Si es así, su compañía debe proporcionar al colaborador a un usuario de Procore cuenta en su Directorio de compañía. Además, a ese usuario se le deben otorgar los permisos adecuados para un contacto de facturación.Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de factura?

Requisitos previos

Pasos

Crear un contrato

Complete los pasos en Crear un contrato. Luego actualice las partidas como se describe a continuación.

Actualizar las partidas

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación o Facturación en progreso del proyecto.
     Nota
    El nombre de la herramienta Procore en su entorno depende del idioma o del diccionario de puntos de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista. 
  3. Busque la orden de compra o el contrato en la lista, luego el enlace Contrato para abrir el contrato.
  4. En la pestaña General, haga clic en Editar. 
  5. Proporcione a la cuenta de usuario del contacto de la factura los permisos de acceso adecuados. 
     Importante

    Para proporcionar a un subcontratista el permiso de acceso adecuado para actualizar la partida del subcontratista  en una orden de compra o contrato,  debe hacer lo siguiente:

    1. Seleccione el nombre de la empresa del subcontratista en la lista desplegable Contactar con la empresa.
    2. Agregue el subcontratista a la lista desplegable Contactos de factura.
    3. Agregue el subcontratista a la lista desplegable Privado.
    4. Haga clic en Guardar.
  6. Haga clic en la pestaña Partidas.
  7. Haga clic en Agregar partida.
     Notas
    • La pestaña "Partidas" es una partida general que detalla los alcances de trabajo asociado con la orden de compra o contrato. 
    • La pestaña "Partida del subcontratista" es el área más específica donde los colaboradores proporcionan un desglose más detallado de cada partida en la pestaña general Partidas.
  8. Agregue todas las partidas relacionadas a la pestaña general "Partidas":
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Partida de evento extraordinario
      Si tiene eventos extraordinarios habilitados y desea vincular la orden de compra o el contrato a un evento extraordinario en particular, puede seleccionar un ítem de línea de evento extraordinario.
    • Partida de contrato primario
      Si no tiene habilitados los eventos extraordinarios, seleccione la partida relacionado de su Contrato primario. Si el ítem no se contabiliza en el contrato primario, seleccione la opción 'No presupuestado'.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Ingrese una breve descripción de la partida.
    • Código tributario
      Seleccione un código tributario para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos tributarios. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos tributarios en un proyecto?
    • Monto
      Especifique el costo de la partida.
  9. Haga clic en Agregar partida para agregar partidas adicionales, según sea necesario.
  10. Una vez que haya terminado de agregar partidas, realice una de las siguientes acciones:
     Nota
    Si ya ha guardado la factura, el botón Crear está etiquetado Como Guardar y el botón Crear y enviar por correo electrónico está etiquetado Como Guardar y enviar por correo electrónico.
    • Para agregar cronogramas valorados del subcontratista partidas en nombre de su subcontratista, haga clic en Crear o guardar.
      O
    • Para invitar a sus contactos de facturación a crear las partidas del SOV del subcontratista, haga clic en Crear y enviar por correo electrónico o Guardar y enviar por correo electrónico los contactos de la factura y notificarles que pueden agregar sus partidas subcontratista a la pestaña Partidas del subcontratista.
       Recomendación
      ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los administradores de facturas, los contactos de la factura y los miembros de la lista de distribución de una factura?Para obtener más información, consulte ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura?
  11. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar las partidas del subcontratista

Si es un administrador de facturas (o un contacto de facturación que ha sido invitado a actualizar una partida del subcontratista), puede realizar estos pasos en el contrato.

  1. En el contrato, haga clic en la pestaña Partidas del subcontratista.
     Nota
    Si NO ve una pestaña "Partida del subcontratista" en el contrato, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos debe habilitarlo.Consulte Agregar una partida de subcontratista a un contrato y Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas del subcontratista en la herramienta Contratos.
  2. Haga clic en Editar. 
  3. Ingrese un desglose detallado de partidas en la pestaña Partidas del subcontratista de la siguiente manera:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Haga clic en el enlace +Agregar partida.
    • En el cuadro Descripción, agregue una descripción detallada del trabajo a realizar. 
    • En el cuadro Monto , agregue el monto específico para ese trabajo. 
    • Continúe con este paso hasta que el monto "Restante por asignar" para ese código de presupuesto y la descripción lea $0,00.
  4. Cuando haya asignado todos los montos en la pestaña Partida del subcontratista, haga clic en el botón Enviar. 
     Notas
    • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
    • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión. 
    • NO podrá editar su envío a menos que el administrador de facturas cambie el estatus de las partidas del subcontratista a Revisar y volver a enviar.