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Procore

Agregar un partidas de subcontratista a un contrato

Objetivo

Agregar una partida de subcontratista a una orden de compra o contrato  .

Contexto

En Procore, la pestaña 'Partida de subcontratista' está habilitada en la herramienta Contratos de manera predeterminada. Esta pestaña proporciona a sus contratistas intermedios una forma de proporcionar un desglose detallado de ítems de trabajo específicos en un contrato. Los contratistas ingresan este desglose en una pestaña separada, para garantizar que las cantidades comprometidos en cada partida de la pestaña general de 'Partidas' del subcontratista sean consistentes con el acuerdo aprobado. 

Ejemplo

Supongamos que es un contratista general y tiene un subcontrato con '"BC Concrete". Antes de que su compañía apruebe el pago de los ítems de trabajo de ese contrato, desea que el subcontratista proporcione un desglose de las partidas de cada combinación de código de costo/tipo de costo para describir sus costos con más detalle.

Para hacer esto, puede hacer que Procore envíe una notificación por correo electrónico al "Contacto de factura" designado en el contrato. Este correo electrónico solicita a su compañía que complete las  partidas del subcontratista. Una vez que el subcontratista agrega su desglose detallado de la partida para demostrar sus costos de mano de obra, materiales u otros costos asociados con los ítems de trabajo, puede enviar el ingreso de datos completo para su revisión. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para agregar una partida a la pestaña Partida del subcontratista de cualquier contrato, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto. 
    • Para agregar una partida a la pestaña Partidas de subcontratista de un contrato específico, permisos de nivel "Solo lectura" o superior si el usuario también es el contacto de factura designado en la orden de compra o contrato. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de factura?
    • Para agregar una partida a la pestaña Partidas de subcontratista cuando un contrato no está marcado como "Privado", "Solo lectura" o permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear orden de compra" y/o el permiso granular "Crear subcontrato" habilitado en su plantilla de permisos.
    • Para agregar una partida pestaña Partidas del subcontratista cuando un contrato está marcado como "Privado" , permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y se agrega como un "Contacto de factura" y como miembro en la lista desplegable "Privado" con la casilla de verificación 'Permitir que los usuarios vean ítems de facturas" habilitada en la orden de compra o contrato. Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato.
  • Limitaciones:
  • Información adicional:
    • Debe agregar partidas a las partidas del subcontratista antes de crear requisiciones para la orden de compra o el contrato.
  • Para compañías que utilizan Herramienta integraciones de ERP:Mostrar/Ocultar 
    • Las partidas de subcontratista en Procore que se detallan a continuación NO se sincronizan con el sistema de ERP integrado.
    • Solo la partida general sobre el contrato en Procore está sincronizado con el sistema ERP integrado. Consulte Agregar una partida a las partidas de un contrato.

Requisitos previos

Pasos

Crear una orden de compra o un contrato

Complete los pasos en Crear una orden de compra o Crear un contrato. Luego continúe actualizando la partida como se describe en el siguiente paso.

Actualizar la partida

Estos pasos le muestran cómo actualizar la pestaña Partidas. 

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. 
  3. Haga clic en el enlace Número del contrato que desea actualizar.
  4. Complete el ingreso de datos en la pestaña General.  
     Importante

    Para actualizar las Partidas, se debe designar un usuario como contacto de la factura. Consulte Agregar contactos de la factura a una orden de compra o contrato

  5. En Partidas, agregue partidas haciendo clic en el enlace haga clic aquí para agregar.
    Estos son las partidas que su subcontratista desglosará con más detalle en las partidas del subcontratista.
  6. Agregue todas las partidas asociadas con el contrato:
    • Partida de evento extraordinario
      Si la herramienta Eventos extraordinarios se ha agregado al proyecto, seleccione una partida del evento extraordinario relacionada para vincularla a su contrato. Si NO se ha agregado la herramienta Eventos extraordinarios, esta columna NO se mostrará en la pestaña Partidas. 
    • Partida principal
      Si la herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada en el proyecto, la columna de Partida primaria aparecerá en lugar de la columna "Partida de evento extraordinario". Seleccione una partida de contrato primario relacionada de la lista desplegable.
       Nota:
      Si agrega una partida al SOV del subcontratista que NO se contabiliza en el contrato primario, seleccione la opción No presupuestado. 
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Descripción
      Ingrese una descripción de la partida.
    • Código de impuestos
      Seleccione un código de impuestos asociado con la partida. Este campo solo es visible cuando la función de códigos de impuestos está habilitada. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
    • Monto
      Ingrese el costo asociado con el alcance de trabajo de la partida.
  7. Haga clic en Agregar partida para agregar partidas adicionales, según sea necesario.
  8. Una vez que haya terminado de agregar partidas, realice una de las siguientes acciones:

Actualizar la partida del subcontratista

Abra la invitación de Desglose de sus partidas

  1. Abra el mensaje del correo electrónico de "Desglose de sus partidas para este contrato". 
     Recomendación
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en su programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato " " [Nombre de usuario de Procore] lo invita a desglosar sus Partidas para este contrato.  
  2. Revise el contenido de este mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    compromiso-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el enlace Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar la partida del subcontratista

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato para actualizar. Luego haga clic en su Número de enlace. 
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Partida de subcontratista
  5. En la pestaña "Partida de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada ítem de la pestaña "Partida de subcontratista", debe agregar nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado de cómo se asignará el monto "Restante por asignar":
     sub-sov-restante-para-asignar.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Agregar línea
      2. En la nueva partida, ingrese una descripción de la tarea realizada o el costo del artículo. 
      3. En el cuadro Monto, ingrese el monto en dólares para la partida. 
      4. Continúe agregando partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de $ 0,00. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en la partida del subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y la cantidad 'Restante por asignar' sea $ 0,00, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estatus de la partida del subcontratista a Revisar y volver a enviar

 

Abra la invitación de Desglose de sus partidas

  1. Abra el mensaje del correo electrónico de "Desglose de sus partidas para este contrato". 
     Recomendación
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en su programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato " " [Nombre de usuario de Procore] lo invita a desglosar sus Partidas para este contrato.  
  2. Revise el contenido de este mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    compromiso-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el enlace Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar la partida del subcontratista

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato para actualizar. Luego haga clic en su Número de enlace. 
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Partida de subcontratista
  5. En la pestaña "Partida de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada ítem de la pestaña "Partida de subcontratista", debe agregar nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado de cómo se asignará el monto "Restante por asignar":
     sub-sov-restante-para-asignar.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Agregar línea
      2. En la nueva partida, ingrese una descripción de la tarea realizada o el costo del artículo. 
      3. En el cuadro Monto, ingrese el monto en dólares para la partida. 
      4. Continúe agregando partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de $ 0,00. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en la partida del subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y la cantidad 'Restante por asignar' sea $ 0,00, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estatus de la partida del subcontratista a Revisar y volver a enviar

Abra la invitación de Desglose de sus partidas

  1. Abra el mensaje del correo electrónico de "Desglose de sus partidas para este contrato". 
     Recomendación
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en su programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato " " [Nombre de usuario de Procore] lo invita a desglosar sus Partidas para este contrato.  
  2. Revise el contenido de este mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    compromiso-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el enlace Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar la partida del subcontratista

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato para actualizar. Luego haga clic en su Número de enlace. 
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Partida de subcontratista
  5. En la pestaña "Partida de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada ítem de la pestaña "Partida de subcontratista", debe agregar nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado de cómo se asignará el monto "Restante por asignar":
     sub-sov-restante-para-asignar.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Agregar línea
      2. En la nueva partida, ingrese una descripción de la tarea realizada o el costo del artículo. 
      3. En el cuadro Monto, ingrese el monto en dólares para la partida. 
      4. Continúe agregando partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de $ 0,00. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en la partida del subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y la cantidad 'Restante por asignar' sea $ 0,00, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estatus de la partida del subcontratista a Revisar y volver a enviar