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Procore

Agregar un partidas de subcontratista a un contrato

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Objetivo

Agregar partidas de subcontratista (SSOV) a un contrato.

Fondo

En Procore, la pestaña 'Partida de subcontratista' está habilitada en la herramienta Contratos de manera predeterminada. Esta pestaña proporciona a sus contratistas intermedios una forma de proporcionar un desglose detallado de ítems de trabajo específicos en un contrato. Los contratistas ingresan este desglose en una pestaña separada, para garantizar que las cantidades comprometidos en cada partida de la pestaña general de 'Partidas' del subcontratista sean consistentes con el acuerdo aprobado. 

Ejemplo

Supongamos que es un contratista general y tiene un subcontrato con '"BC Concrete". Antes de que su compañía apruebe el pago de los ítems de trabajo de ese contrato, desea que el subcontratista proporcione un desglose de las partidas de cada combinación de código de costo/tipo de costo para describir sus costos con más detalle.

Para hacer esto, puede hacer que Procore envíe una notificación por correo electrónico al "Contacto de factura" designado en el contrato. Este correo electrónico solicita a su compañía que complete las  partidas del subcontratista. Una vez que el subcontratista agrega su desglose detallado de la partida para demostrar sus costos de mano de obra, materiales u otros costos asociados con los ítems de trabajo, puede enviar el ingreso de datos completo para su revisión. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para agregar una partida a la pestaña Partida del subcontratista de cualquier contrato, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto. 
    • Para agregar una partida a la pestaña Partidas del subcontratista de un contrato específico, permisos de nivel "Solo lectura" o superior y debe ser el contacto de factura designado del contrato. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de factura?
    • Agregar una partida a la pestaña Partidas del subcontratista cuando un contrato no está marcado como "Privado", permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato de orden de compra" o "Crear contrato de orden de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
    • Agregar una partida a la pestaña Partidas del subcontratista cuando un contrato está marcado como "Privado", permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y agregados como un "Contacto de factura" y como miembro "Privado" con la lista desplegable "Permitir a los usuarios ver ítems de partidas casilla de verificación" habilitados en la orden de compra o contrato. Para obtener más información, consulte Crear un contrato.
  • Limitaciones:
    • La pestaña Partidas del subcontratista solo es compatible con la método contable basado en montos. No es compatible con la método contable basada en unidades. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
    • Solo las partidas detalladas agregadas en la pestaña Partidas de subcontratista se transferirán a la factura.
  • Información adicional:
    • Para actualizar una partida SOV de subcontratist, debe estar en estatus 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar'.
    • Debe agregar partidas a las partidas del subcontratista antes de crear requisiciones para la orden de compra o el contrato.
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Las partidas de subcontratista en Procore que se detallan a continuación NO se sincronizan con el sistema de ERP integrado.
    • Solo la partida general sobre el contrato en Procore está sincronizado con el sistema ERP integrado. Consulte Agregar una partida a las partidas de un contrato.

Requisitos previos

Pasos

Crear un contrato

Actualizar las partidas

Estos pasos le muestran cómo actualizar las Partidas generales.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. 
  3. Haga clic en el enlace Número del contrato para abrir.
  4. En la pestaña General , haga clic en Editar contrato.
     Importante

    Para actualizar la Lista de Valores, se debe designar un usuario como contacto de facturación. Ver Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato

  5. Desplácese hasta la sección Partidas .
     Nota
    Si aparece el banner "Partidas de este contrato no se puede agregar ni modificar", haga clic en Mostrar detalles para ver una explicación.
  6. Si se le permite agregar partidas a las Partidas, haga clic en el botón Agregar línea .
  7. Agregue la partida de la siguiente manera:

    Partidas

    Esta tabla detalla las columnas en la entrada de la partida.

    Nombre de la columna Haga lo siguiente... Información importante Para obtener más información...
    Partida del Evento Extraordinario Seleccione una partida de evento extraordinario para enlazar al contrato de la lista desplegable. Esta columna solo aparece si la herramienta Eventos extraordinarios está activa en el proyecto. Agregue la herramienta Eventos extraordinarios al proyecto como se describe en Agregar y quitar herramientas del proyecto.
    Partida primaria Seleccione una partida de las Partidas del contrato primario de la lista desplegable. Esta columna siempre aparece. Si está agregando una partida al Cronograma valorado del contrato que NO se contabiliza en el contrato primario, seleccione la opción No presupuestado. Actualizar las Partidas en un contrato primario
    Código de presupuesto Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable o haga clic en Crear un código de presupuesto. Los códigos de presupuesto se crean en la estructura de desglose del trabajo de Procore. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 

    Crear códigos de presupuesto en las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore
    Descripción Ingrese una descripción para la nueva partida que está agregando a las partidas del contrato. N/A N/A
    Código de Impuestos Seleccione un código de impuestos para asociarlo con la partida. Esta columna solo está disponible cuando la función de códigos de impuesto está habilitada en Procore. ¿Cómo puedo usar los códigos de impuestos en un proyecto?
    Monto Ingrese el costo asociado con la alcance de trabajo de la partida. Este es un valor monetario. N/A
    Facturado hasta la fecha Esta columna se actualiza automáticamente. Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, el valor en esta columna se actualiza para mostrar la cantidad facturada hasta la fecha. Acerca de las requisiciones
    Monto restante Esta columna se actualiza automáticamente. Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, Procore actualiza el valor en esta columna para mostrar la cantidad restante por facturar. Acerca de las requisiciones

     
  8. Repita los pasos anteriores para todas las partidas que desea agregar al Cronograma valorado del contrato.
  9. Una vez que haya terminado de agregar partidas, realice una de las siguientes acciones:
    • Si está creando un nuevo contrato, haga clic en Crear.  
      O
    • Si está editando un contrato existente, haga clic en Guardar.
  10. Opcional: Si ha habilitado las Partidas del subcontratista (SSOV) y desea enviar una alerta al contacto de la factura para actualizar el SSOV, continúe con el siguiente paso.

Enviar una lista de valores de subcontratista

Si la pestaña Partidas del subcontratista está habilitada en el proyecto (consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas del subcontratista en la herramienta Contratos), puede enviar una notificación al contacto de facturación de su colaborador intermedio (consulte ¿Qué es un contacto de factura?) para alertarlo para completar su desglose detallado de partidas requerida en las Partidas del contrato. Para obtener más información, consulte ¿Qué es una partida de subcontratista?

 Nota
Para enviar la notificación de las Partidas del subcontratista, el contrato debe estar en estatus Borrador o Revisar y volver a enviar . El botón "Enviar notificación SSOV" NO está disponible cuando el contrato está en otros estatus.
  1. Haga clic en la pestaña Partidas de subcontratista. 
  2. Opcional: Si desea editar las partidas del subcontratista antes de enviar una notificación al contacto de facturación de su colaborador intermedio, haga clic en el botón Editar partidas del subcontratista. Luego actualice el SSOV según sea necesario y haga clic en Guardar.
  3. Haga clic en Enviar notificación SSOV.

    send-ssov-notification-button.png

    Aparece un banner VERDE cuando Procore envía un mensaje de correo electrónico a la persona designada como "Contacto de factura" en el contrato. El correo electrónico alerta al contacto de la factura para actualizar las partidas del subcontratista con un desglose detallado de cada partida en las Partidas generales del contrato.

Actualizar la partida del subcontratista

Abra las partidas del subcontratista desde la herramienta Contratos

 Recomendación

¿Recibió un correo electrónico invitando a proporcionar un desglose de sus partidas en un contrato? Si es un contacto de facturación de la "Compañía contratista" en un contrato, la compañía para la que realiza el trabajo puede invitarlo a proporcionar un desglose detallado de las partidas en un contrato. Para responder a ese correo electrónico en lugar de seguir los pasos a continuación, consulte ¿Cómo envío una partida de subcontratista para un contrato de Procore?

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Contratos.
  3. Busque la orden de compra o el contrato con el que trabajar y haga clic en el enlace Número.
  4. Haga clic en la pestaña Partidas de subcontratista.
  5. Continuúe con el siguiente paso.

Actualizar las partidas del subcontratista

Si es un administrador de facturas (o un contacto de facturación que ha sido invitado a actualizar una partida del subcontratista), puede realizar estos pasos en el contrato.

  1. En el contrato, haga clic en la pestaña Partidas del subcontratista.
     Nota
    Si NO ve una pestaña "Partida del subcontratista" en el contrato, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos debe habilitarlo.Consulte Agregar una partida de subcontratista a un contrato y Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas del subcontratista en la herramienta Contratos.
  2. Haga clic en Editar. 
  3. Ingrese un desglose detallado de partidas en la pestaña Partidas del subcontratista de la siguiente manera:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Haga clic en el enlace +Agregar partida.
    • En el cuadro Descripción, agregue una descripción detallada del trabajo a realizar. 
    • En el cuadro Monto , agregue el monto específico para ese trabajo. 
    • Continúe con este paso hasta que el monto "Restante por asignar" para ese código de presupuesto y la descripción lea $0,00.
  4. Cuando haya asignado todos los montos en la pestaña Partida del subcontratista, haga clic en el botón Enviar. 
     Notas
    • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
    • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión. 
    • NO podrá editar su envío a menos que el administrador de facturas cambie el estatus de las partidas del subcontratista a Revisar y volver a enviar.