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Procore

Agregar SOV de subcontratista a un contrato

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Objetivo

Agregar partidas de subcontratista (SSOV) a un contrato.

Fondo

En Procore, la pestaña 'SOV de subcontratista' está habilitada en la herramienta Contratos de manera predeterminada. Esta pestaña proporciona a sus contratistas intermedios una forma de proporcionar un desglose detallado de ítems de trabajo específicos en un contrato. Los contratistas ingresan este desglose en una pestaña separada, para garantizar que las cantidades comprometidos en cada partida de la pestaña general de 'Partidas' del subcontratista sean consistentes con el acuerdo aprobado. 

Ejemplo

Supongamos que es un contratista general y tiene un subcontrato con '"BC Concrete". Antes de que su compañía apruebe el pago de los ítems de trabajo de ese contrato, desea que el subcontratista proporcione un desglose de las partidas de cada combinación de código de costo/tipo de costo para describir sus costos con más detalle.

Para hacer esto, puede hacer que Procore envíe una notificación por correo electrónico al "Contacto de factura" designado en el contrato. Este correo electrónico solicita a su compañía que complete las  SOV del subcontratista. Una vez que el subcontratista agrega su desglose detallado de la partida para demostrar sus costos de mano de obra, materiales u otros costos asociados con los ítems de trabajo, puede enviar el ingreso de datos completo para su revisión. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para agregar una partida a la pestaña SOV del subcontratista de cualquier contrato, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto. 
    • Para agregar una partida a la pestaña SOV del subcontratista de un contrato específico, permisos de nivel "Solo lectura" o superior y debe ser el contacto de factura designado del contrato. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de factura?
    • Agregar una partida a la pestaña SOV del subcontratista cuando un contrato no está marcado como "Privado", permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato de orden de compra" o "Crear contrato de orden de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
    • Para agregar una partida a la pestaña Partidas del contratista cuando un contrato está marcado como "Privado", permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y agregado como "Contacto de factura" y como miembro de la lista desplegable "Privado" con la casilla de verificación "Permitir a los usuarios ver elementos de partidas" habilitada en la casilla de verificación orden de compra o subcontrato. Para obtener más información, consulte Crear un contrato.
  • Limitaciones:
    • La pestaña SOV del subcontratista solo es compatible con la método contable basado en montos. No es compatible con la método contable basada en unidades. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
    • Solo las partidas detalladas agregadas en la pestaña SOV de subcontratista se transferirán a la factura.
  • Información adicional:
    • Para actualizar una partida SOV de subcontratist, debe estar en estatus 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar'.
    • Debe agregar partidas a las SOV del subcontratista antes de crear requisiciones para la orden de compra o el contrato.
  • En el caso de las empresas que utilizan el icon-erp-synced2.png Herramienta de Integraciones de ERP: Mostrar/Ocultar  
    • Las SOV de subcontratista en Procore que se detallan a continuación NO se sincronizan con el sistema de ERP integrado.
    • Solo las SOV generales sobre el contrato en Procore están sincronizadas con el sistema ERP integrado. Consulte Agregar una partida a las partidas de un contrato.

Requisitos previos

Pasos

Crear un contrato

Which type of commitment contract do you want to create? 

Actualizar las partidas

Estos pasos le muestran cómo actualizar las Partidas generales.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. 
  3. Haga clic en el enlace Número del contrato para abrir.
  4. En la pestaña General , haga clic en Editar contrato.
     Importante

    Para actualizar la Lista de Valores, se debe designar un usuario como contacto de facturación. Ver Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato

  5. Desplácese hasta la sección Partidas .
     Nota
    Si aparece el banner "Partidas de este contrato no se puede agregar ni modificar", haga clic en Mostrar detalles para ver una explicación.
  6. Si se le permite agregar partidas a las Partidas, haga clic en el botón Agregar línea .
  7. Agregue la partida de la siguiente manera:

    Partidas

    Esta tabla detalla las columnas en la entrada de la partida.

    Nombre de la columna Haga lo siguiente... Información importante Para obtener más información...
    Partida del Evento Extraordinario Seleccione una partida de evento extraordinario para enlazar al contrato de la lista desplegable. Esta columna solo aparece si la herramienta Eventos extraordinarios está activa en el proyecto. Agregue la herramienta Eventos extraordinarios al proyecto como se describe en Agregar y quitar herramientas del proyecto.
    Partida primaria Seleccione una partida de las Partidas del contrato primario de la lista desplegable. Esta columna siempre aparece. Si está agregando una partida al Cronograma valorado del contrato que NO se contabiliza en el contrato primario, seleccione la opción No presupuestado. Actualizar las Partidas en un contrato primario
    Código de presupuesto Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable o haga clic en Crear un código de presupuesto. Los códigos de presupuesto se crean en la estructura de desglose del trabajo de Procore. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 

    Crear códigos de presupuesto en las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore
    Descripción Ingrese una descripción para la nueva partida que está agregando a las partidas del contrato. N/A N/A
    Código de Impuestos Seleccione un código de impuestos para asociarlo con la partida. Esta columna solo está disponible cuando la función de códigos de impuesto está habilitada en Procore. ¿Cómo puedo usar los códigos de impuestos en un proyecto?
    Monto Ingrese el costo asociado con la alcance de trabajo de la partida. Este es un valor monetario. N/A
    Facturado hasta la fecha Esta columna se actualiza automáticamente. Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, el valor en esta columna se actualiza para mostrar la cantidad facturada hasta la fecha. Acerca de las requisiciones
    Monto restante Esta columna se actualiza automáticamente. Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, Procore actualiza el valor en esta columna para mostrar la cantidad restante por facturar. Acerca de las requisiciones

     
  8. Repita los pasos anteriores para todas las partidas que desea agregar al Cronograma valorado del contrato.
  9. Una vez que haya terminado de agregar partidas, realice una de las siguientes acciones:
    • Si está creando un nuevo contrato, haga clic en Crear.  
      O
    • Si está editando un contrato existente, haga clic en Guardar.
  10. Opcional: Si ha habilitado las partidas del subcontratista (SSOV) y desea enviar una alerta al contacto de la factura para actualizar el SSOV, continúe con el siguiente paso.

Enviar una lista de valores de subcontratista

Si la pestaña Contratista partidas está habilitada en el proyecto (consulte Habilitar o deshabilitar la Contratista Pestaña en la herramienta Contratos), puede enviar una notificación a su colaborador posterior 's contacto de la factura alertarles para completar el desglose detallado de sus partida detallados requeridos en la Contratista partidas del contrato. Para más información, consulte ¿Qué es una partida Contratista?

 Nota
Para enviar la notificación de las Partidas del subcontratista, el contrato debe estar en estatus Borrador o Revisar y volver a enviar . El botón "Enviar notificación SSOV" NO está disponible cuando el contrato está en otros estatus.
  1. Haga clic en la pestaña SOV del subcontratista. 
  2. Opcional: Haga clic en Editar SSOV y realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar. 
  3. Haga clic en el botón Enviar notificación SSOV .

    send-ssov-notification-button.png
     Notas
    • Si el botón Enviar notificación SSOV está atenuado y no está disponible, debe agregar una "Compañía contratista" y al menos un (1) "Contacto de factura" al contrato para activar el botón. Consulte Editar un contrato.
    • Si la opción ¿Enviar notificación SSOV? , debe agregar al menos un (1) contacto de la factura al contrato antes de que Procore envíe una notificación. Seleccione el contacto de la lista desplegable Contactos de factura y haga clic en Agregar y enviar. 

      send-ssov-notification-invoice-contacts.png
       
    • Si la contacto de la factura que desea agregar no se muestra en la lista desplegable "Contacto de facturación", verifique el registro de la compañía para la "Compañía contratista" del contrato en el Directorio del proyecto. Es posible que deba agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos de esa compañía. 

Aparece un banner VERDE cuando Procore envía un mensaje de correo electrónico a la persona designada como "Contacto de factura" en el contrato. El correo electrónico alerta al contacto de la factura para actualizar las partidas Contratista con un desglose detallado de cada partida en las partidas generales del contrato. 

Actualizar las SOV del subcontratista

Open the Subcontractor Schedule of Values from the Commitments Tool

 Tip

Did you receive an email inviting you to provide a breakdown of your schedule of values on a commitment? If you are an invoice contact for the 'Contract Company' on a commitment contract, the company that you are performing work for may invite you to provide a detailed breakdown of the schedule of values on a commitment contract. To respond to that email instead of using the steps below, see How do I submit a Subcontractor Schedule of Values for a Procore commitment?

  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Click the Contracts tab.
  3. Locate the purchase order or subcontract to work with and click the Number link.
  4. Click the Subcontractor SOV tab.
  5. Continue with the next step.

Update the Subcontractor Schedule of Values

If you are an invoice administrator (or an invoice contact who has been invited to update a Subcontractor SOV), you can perform these steps on the commitment contract.

  1. In the commitment, click the Subcontractor SOV tab.
     Note
    If you do NOT see a 'Subcontractor SOV' tab on the commitment contract, a user with 'Admin' level permissions on the Commitments tool must enable it. See Add a Subcontractor SOV to a Commitment and Enable or Disable the Subcontractor SOV Tab on the Commitments Tool.
  2. Click Edit. 
  3. Enter a detailed line-item breakdown in the Subcontractor SOV tab as follows:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Click the +Add Line Item link.
    • In the Description box add a detailed description of the work to complete. 
    • In the Amount box, add the specific amount for that work. 
    • Continue this step until the 'Remaining to Allocate' amount for that budget code and description reads $0.00.
  4. When you have allocated all of the amounts in the Subcontractor SOV tab, click the Submit button. 
     Notes
    • The Submit button is dimmed and unavailable until the Remaining to Allocate fields in the Subcontractor SOV all read $0.00.
    • After you click the button, Procore changes the status of the Subcontractor SOV to Under Review. 
    • You will NOT be able to edit your submission unless the invoice administrator changes the status of the Subcontractor SOV to Revise & Resubmit. 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.