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Procore

(Beta) Enviar una nueva factura como contacto de facturación para una facturación de progreso

 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia beta de factura subcontratista rediseñada se activaron en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas Contratos y Facturación. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia nueva y heredada hasta octubre de 2022.Después de octubre de 2022, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota
Si tiene la versión generalmente disponible de subcontratista facturas, siga los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura en su lugar.
 Lanzamiento limitado
flag-us.png flag-canada.pngLa herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

Objetivo

Para enviar una nueva factura del subcontratista comuníquese con después de aceptar una "Invitación a facturar". 

Fondo

Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o subcontrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la 'Fecha de facturación' para enviar su factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha de vencimiento.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una nueva requisición en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación,los permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y usted debe ser el "Contacto de factura" designado en la orden de compra pedido o contrato.
       Notas
      • Agregar un contacto de factura a una orden de compra o contrato también agrega a la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de facturación designado y desea enviar una factura después de la "Fecha de vencimiento", debe comunicarse con la compañía para la que realizó el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación. Los contactos de facturas no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha de vencimiento. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha de vencimiento", puede iniciar sesión en Procore y navegar a la herramienta Contratos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: ingrese un número de factura

  1. En la página "Nueva factura para" en "Información general", haga lo siguiente:
    • Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • PRÓXIMAMENTENormalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas del contrato. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único.
      • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
    • Verifique la información en los siguientes campos.Procore completa automáticamente las siguientes fechas.
       Nota

      Las fechas del período de facturación son establecidas por el administrador de facturas. Si está utilizando un período de facturación diferente, puede cambiar los valores en estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.

      • Fecha de facturación
        Indica la fecha de vencimiento del período de facturación.
      • Inicio del período
        Indica la fecha de inicio del período de facturación.
      • Fin del período
        Indica la fecha de finalización del período de facturación.
  2. Continúe con el siguiente paso.

Paso 2: actualice las partidas

  1. En la sección Partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZULES junto a "Partidas de contrato" o "Órdenes de cambio". Esto expanda la fila seleccionada en la tabla.
     Notas
    • La sección "Órdenes de cambio" solo está visible y disponible cuando el Administrador procore de la compañía ha habilitado la configuración de dos (2) o tres (3) niveles orden de cambio en el contrato. Consulte Configurar el número de niveles orden de cambio del contrato.
    • Después de expandir una línea en la sección "Órdenes de cambio", haga clic en las líneas de contrato orden de cambio y orden de cambio potencial para expandirlas hasta que alcance las partidas de ingreso de datos.
    expand-commitment-line-items.png
  2. Seleccione las partidas que pertenecen a su factura colocando una marca en la casilla de verificación correspondiente. En el siguiente ejemplo, la factura se está creando para dos (2) partidas de contrato y una (1) orden de cambio.
    invoice-sov-line-items-with-change-orders.png
 Importante
  • Dependiendo del método de contabilidad que el administrador de facturas configuró para el contrato contra el que está facturando, siga los pasos para el método de contabilidad apropiado que se enumeran a continuación. 
  • Para saber cómo un administrador de facturas establece los método contable para la factura, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o fondos?

Método de contabilidad basado en montos

Utilice este método para facturar montos de suma global para las partidas de la factura en Partidas (Partidas). Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida por usted. Si desea liberar la retención, ingrese un monto en dólares según sea necesario. Dependiendo de su contrato específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura del subcontratista?

amount-based-sov-entry.png

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en montos. 

El método de contabilidad basado en montos requiere que ingresen sumas globales en cada partida en las partidas SOV. Con este método, Procore utiliza automáticamente sus entradas para calcular y actualizar los valores en otras columnas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida SOV en su factura. 
  • Código de presupuesto
    Muestra el código de presupuesto asociado con la partida del contrato. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
  • Descripción del trabajo
    Muestra la "Descripción" tal como se documentó en las partidas del contrato.
  • Valor
    Muestra el valor en dólares de la partida en el contrato.
  • Progreso anterior
    Muestra el porcentaje de trabajo realizado de cualquier factura anterior. 
  • Progreso total %
    Ingrese un monto porcentual para representar el hito de progreso del trabajo realizado en este período de facturación. Este es un total acumulado del progreso del contrato.
    Por ejemplo, si ha completado el 5% del trabajo contratado, ingrese 5.00% aquí. Su entrada calcula automáticamente los valores en las columnas "Progreso del trabajo" y "Retención total". 
  • Trabajo en progreso
    Si ingresó un valor en la columna "Porcentaje de progreso total", este valor se actualiza automáticamente. Puede ingresar cualquier monto en dólares aquí para representar el monto en dólares del trabajo realizado durante este período de facturación y automáticamente se actualizará el "% de progreso total". 
  • Nuevos materiales
    Ingrese un monto en dólares para los materiales para este período de facturación. Su entrada calcula automáticamente los valores en las columnas "Porcentaje de progreso total" y "Retención total". 
  • Condicional: materiales almacenados
    Si el administrador de facturas activó la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" para el contrato, ingrese un monto en dólares para representar la cantidad de materiales almacenados desde el último período de facturación. Un administrador de facturas puede activar una (1) de tres (3) opciones de configuración en su factura. Para obtener más información, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una requisición? Como contacto de facturación, no puede modificar esta configuración:
    • Los materiales nuevos están vacíos en cada factura nueva. Procore restablece el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales" en cero (0) en cada ítem de las partidas. Esta es la configuración predeterminada para la vista de colaborador. Vea un ejemplo
    • Los nuevos materiales se trasladan y permanecen en la columna. Procore establece el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales" en cero (0) en la primera factura, por lo que el contacto de facturación puede actualizar la entrada al valor apropiado. Cuando se crea una factura posterior, el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales" refleja el mismo monto en dólares que se ingresó en la factura anterior. Vea un ejemplo
    • Los nuevos materiales se mueven a una columna de materiales almacenados. Procore establece el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales" en cero (0) en la primera factura, por lo que el contacto de facturación puede actualizar la entrada al valor apropiado. Esta opción también agrega una columna "Materiales almacenados" a la derecha de la columna "Nuevos materiales". Cuando se crea una factura posterior, el valor ingresado en la columna "Materiales nuevos" se restablece en cero (0) y el valor ingresado previamente en la columna "Materiales nuevos" se mueve automáticamente a la columna "Materiales almacenados". Vea un ejemplo
       Notas
      • Procore le permite aplicar diferentes porcentajes de retención a los valores que ingresa en las columnas "Progreso del trabajo" y "Materiales almacenados".
      • En el caso de que utilice un porcentaje de retención diferente en cada uno, es importante tener en cuenta que el valor de retención se vuelve a calcular cuando mueve una cantidad de Materiales almacenados a Trabajo completado.
      • A continuación, se muestra un ejemplo en el que la retención del progreso del trabajo se establece en un 10% y la retención de materiales almacenados en un 5%.
  • Retención liberada
    Ingrese un monto en dólares de retención que solicita que se libere este período de facturación. Es importante tener en cuenta que puede solicitar la liberación del monto, pero NO se le permite cambiar la tasa de retención.
  • Retención total
    Muestra el monto total en dólares de retención que se liberará para la partida. 

Método de contabilidad basado en unidades

Utilice este método cuando se facturan los materiales que ordenó en cantidad. Con este método, ingresa una columna de porcentaje "Progreso total" o un valor monetario en la columna "Progreso del trabajo".Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida para usted. Si desea liberar la retención, puede ingresar un monto en dólares en la columna "Liberación de retención" necesaria.

unit-based.png

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre la método contable basada en unidades.  

El método de contabilidad basado en unidades requiere que ingrese una cantidad y un precio unitario para cada partida en el SOV. Con este método, Procore calcula automáticamente los totales de los partidas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida SOV en su factura. 
  • Cantidad
    Muestra el número total de unidades de la partida. 
  • Precio unitario
    Muestra el gasto incurrido por cada unidad para la partida. 
  • Valor
    Muestra el monto total en dólares de la partida. Esta es la suma de los valores de Precio unitario + Cantidad. 
  • Cantidad anterior
    Muestra el número total de unidades facturadas en períodos de facturación anteriores. 
  • Valor anterior
    Muestra el monto total en dólares facturado en períodos de facturación anteriores.
  • % De progreso total.*
    Ingrese un monto porcentual que refleje su progreso total. Su entrada debe reflejar el progreso acumulativo de cualquier período de facturación anterior y el período de facturación actual. 
  • Nueva cantidad.*
    Ingrese una nueva cantidad para reflejar la cantidad que se factura este período en la nueva factura. 
  • Valor nuevo.*
    Ingrese un nuevo valor para reflejar el valor de la partida que se factura este período en la nueva factura. 
  • Liberación de retención.*
    Ingrese un monto en dólares de retención que se liberará este período de facturación. 
  • Retención total
    Muestra el monto total en dólares de retención que se liberará para la partida. 

 

  1. Continuúe con el siguiente paso.

El método de contabilidad basado en unidades requiere que ingrese una cantidad y un precio unitario para cada partida en el SOV. Con este método, Procore calcula automáticamente los totales de los partidas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida SOV en su factura. 
  • Cantidad
    Muestra el número total de unidades de la partida. 
  • Precio unitario
    Muestra el gasto incurrido por cada unidad para la partida. 
  • Valor
    Muestra el monto total en dólares de la partida. Esta es la suma de los valores de Precio unitario + Cantidad. 
  • Cantidad anterior
    Muestra el número total de unidades facturadas en períodos de facturación anteriores. 
  • Valor anterior
    Muestra el monto total en dólares facturado en períodos de facturación anteriores.
  • % De progreso total.*
    Ingrese un monto porcentual que refleje su progreso total. Su entrada debe reflejar el progreso acumulativo de cualquier período de facturación anterior y el período de facturación actual. 
  • Nueva cantidad.*
    Ingrese una nueva cantidad para reflejar la cantidad que se factura este período en la nueva factura. 
  • Valor nuevo.*
    Ingrese un nuevo valor para reflejar el valor de la partida que se factura este período en la nueva factura. 
  • Liberación de retención.*
    Ingrese un monto en dólares de retención que se liberará este período de facturación. 
  • Retención total
    Muestra el monto total en dólares de retención que se liberará para la partida. 

 

Paso 3: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos o use una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área GRIS de la página.
    attachments-attach-files.png
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde su computadora.
     Notas
    • Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto pueden usar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea "Aprobada".
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar como borrador. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
     Propina
    Si desea enviar por correo electrónico una copia de su factura a otros antes de enviarla para su revisión, Procore recomienda seguir los pasos en Exportar una requisición. Luego, puede agregar su factura como un archivo adjunto a un mensaje utilizando el sistema de correo electrónico de su compañía.
    O
  • Si está listo para enviar la factura, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estatus de la factura en En revisión .
     Importante