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Procore

Agregar una vista de presupuesto para la productividad de mano de obra en tiempo real

Objetivo

Crear una vista de presupuesto de productividad laboral en tiempo real que aproveche los datos de las herramientas de productividad de campo de Procore.

Contexto

En este tutorial, se muestra cómo crear una vista del presupuesto del costo de mano de obra en tiempo real que se integra con las herramientas de productividad de campo de Procore. Esta vista proporciona a la herramienta Presupuesto del proyecto la capacidad de aprovechar al instante las horas de entrada de la tarjeta horaria enviadas por el personal de campo del proyecto en las herramientas Tarjetas de tiempo, Hojas de tiempo, Mi tiempo (Android) y Mi tiempo (iOS) y actualizar la vista de presupuesto del proyecto inmediatamente después de que se envíen las entradas de la hora de la tarjeta de tiempo. Para los gestores de proyectos, esto elimina la necesidad de esperar a que los datos de las tarjetas de tiempo se introduzcan manualmente en un presupuesto. Esta capacidad es particularmente útil para los contratistas que se desempeñan por cuenta propia y que desean obtener una visión en tiempo real de los costos reales de la mano de obra de un proyecto, y puede ayudar a reducir al mínimo la posibilidad de que se produzcan excesos de mano de obra en un proyecto.

Ejemplo

Vista de presupuesto de productividad laboral en tiempo real en la herramienta de presupuesto

La siguiente ilustración muestra el diseño recomendado para la vista de presupuesto "Productividad laboral en tiempo real", como se verá cuando se aplique a la herramienta Presupuesto de su proyecto.

budget-view-rtlc.png

Columnas recomendadas

La siguiente tabla detalla las columnas recomendadas para incluir en una vista de presupuesto de "Productividad laboral en tiempo real". 

Nombre de la columna  Tipo de columna Formato de la columna Descripción ¿Cómo añado esta columna?
Monto de OC aprobadas Origen Moneda Esta es una columna oculta que se crea para realizar un cálculo de los valores que aparecen en la columna "Monto del presupuesto revisado". Pasos
Cantidad por unidad de OC aprobadas Origen Número Esta es una columna oculta que se crea para realizar un cálculo sobre los valores que aparecen en la columna "Unidades revisadas". Pasos
Unidades revisadas Calculado Número Esto muestra la cantidad por unidad del presupuesto original + cantidad por unidad de OC aprobadas. Pasos
Unidad de medida (UOM de presupuesto Estándar N/D Esto muestra la unidad de medida de la partidas del presupuesto. Pasos
Monto del presupuesto revisado Calculado Moneda Esto muestra el monto del presupuesto original + el monto de los OC aprobados. Pasos
Costo real Origen Moneda Muestra el monto de los costos indirectos. Pasos
Unidades reales Origen Número Esto muestra la cantidad por unidad de costos directos. Pasos
Costo unitario real Calculado Moneda Muestra el costo real/unidades reales. Pasos
Horas de la hoja de tiempo Origen Número Muestra todas las horas de entrada de tarjeta horaria. Pasos
Porcentaje de horas utilizadas Calculado Porcentaje Muestra las horas de la hoja de tiempo/unidades revisadas. Pasos
Costo estimado en tiempo real Calculado Moneda Muestra el costo unitario real multiplicado por las horas de la hoja de tiempo. Pasos
Horas restantes Calculado Número Esto muestra las unidades revisadas - Horas de la hoja de tiempo. Pasos

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Para añadir una nueva vista del presupuesto, diríjase a Administrador en la herramienta de administración de la compañía.
  • Información adicional
  • Su equipo de campo puede enviar las horas de entrada de la tarjeta de tiempo utilizando estas herramientas de proyecto:
  • Limitaciones:
    Si está usando esta vista del presupuesto en su proyecto Procore:
    • No se pueden crear modificaciones del presupuesto para revisar las unidades presupuestadas. Ver Crear una modificación del presupuesto.
    • En el caso de las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, NO podrá añadir las columnas de "Costo real" o "Unidades reales" sin realizar los pasos de configuración adicionales que se indican a continuación. 

Requisitos previos

Flujo de trabajo

Utilice el siguiente flujo de trabajo para configurar y empezar a utilizar la función de productividad laboral en tiempo real.

Pasos

Paso 1: Crear una nueva vista del presupuesto

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador de la compañía. 
  2. En Configuraciones de la herramienta, haga clic en Presupuesto
  3. Haga clic en Configurar nueva vista del presupuesto
  4. En Vistas estándar, resalte la  Vista del presupuesto que está en blanco.
  5. Haga clic en Crear.
  6. Nombre su vista de la siguiente manera:
    1. Ver nombre. Introduzca un nombre para su nueva vista. En este ejemplo, el nombre otorgado es: Productividad de mano de obra en tiempo real
    2. Ver descripción. Introduzca una descripción para su vista. En este ejemplo, ingresamos: Vista recomendada para el costo de mano de obra en tiempo real
  7. Haga clic en Configurar columnas.
    Al hacerlo, se abrirá la ventana Configurar columnas que se muestra a continuación. A partir de este punto, continúe con el Paso 2: Agregar las columnas recomendadas.

    configure-columns-window.png

Paso 2: Agregar las columnas recomendadas

Los siguientes pasos detallan la configuración de columna recomendada para la vista del presupuesto de productividad de mano de obra en tiempo real.

 Importante
Esta es una vista del presupuesto recomendada. El Administrador de Procore  de su compañía crea las vistas del presupuesto utilizadas en sus proyectos, por lo que la configuración de las columnas que se detallan a continuación puede ser diferente en su entorno. Para otras recomendaciones de vista del presupuesto, consulte ¿Qué vistas del presupuesto debería agregar a mi proyecto de Procore?

Monto de OC aprobadas

Esto agrega una columna de origen denominada "Monto de OC aprobado". Debe agregar esta columna antes de poder agregar una columna calculada denominada "Monto del presupuesto revisado". Una vez creada, oculte la columna como se describe en los pasos a continuación.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Monto de OC aprobadas
    • Columna de origen. Seleccione Primario
  3. Coloque una marca de verificación en el cuadro Órdenes de cambio
  4. En Estado, coloque una marca en la casilla deAprobado
  5. Haga clic en Crear.
  6. Oculte la casilla de la vista del presupuesto quitando la marca de la casilla de la Monto de OC aprobadas .
rtlc-approved-cos-amount.png

Cantidad por unidad de OC aprobadas

Con esto, se añade una columna de origen llamada "Cantidad por unidad de OC aprobadas". Debes añadir esta columna antes de poder añadir una columna calculada llamada "Unidades revisadas". Una vez creada, asegúrese de ocultar la columna como se describe en los siguientes pasos.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Cantidad por unidad de OC aprobadas
    • Columna de origen. Seleccione Cantidad por unidad primaria
  3. Coloque una marca en la casilla Cantidad por unidades de órdenes de cambio 
  4. En Estado, coloque una marca en la casilla deAprobado
  5. Haga clic en Crear.
  6. Oculte la casilla de la vista del presupuesto quitando la marca de la casilla de Cantidad por unidad de OC aprobadas.
rtlc-approved-cos-unit-qty.png

Unidades revisadas

Para añadir una columna calculada para "Unidades revisadas" a la vista del presupuesto del Productividad de mano de obra en tiempo real. Asegúrese de crear primero la columna "Cantidad por unidades de OC aprobadas". Ver Cantidad por unidad de OC aprobadas. De lo contrario, no podrá crear esta columna.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Unidades revisadas
    • Formato. Seleccione el número
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    •  Cantidad por unidad de presupuesto
    • Signo más (+)
    • Cantidad por unidad de OC aprobadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-revised-units.png

Unidad de medida de presupuesto

Para agregar una columna estándar de "Presupuesto de unidad de medida" a la vista del presupuesto de Costos de productividad de mano de obra en tiempo real. También debe eliminar todas las otras columnas del Presupuesto estándar. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. En el Presupuesto estándar, coloque una marca en la casilla de Unidad de medida de presupuesto
  2. Elimine las marcas de todas las columnas del Presupuesto estándar
rtlc-budget-uom.png

Monto del presupuesto revisado

Para añadir una columna calculada para "Unidad de medida presupuestada" a la vista del presupuesto de Productividad de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre: Cantidad del presupuesto revisado
    • Formato. Seleccione lamoneda. 
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Monto del presupuesto original
    • Signo más (+)
    • Monto de OC aprobadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-revised-budget-amount.png

Costo real

Para añadir una columna de origen para el "Costo real" a la vista del presupuesto de Presupuesto de mano de obra en tiempo real. 

 Nota:

Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP:

  • Sage 300 CRE® puede agregar esta columna sólo si la herramienta de Costos indirectos está habilitada. 
  • Para otras integraciones de ERP (Viewpoint® Vista™, Integration by Procoreo Sage 100 Contractor®), la "Columna fuente" que aparece a continuación debe establecerse en la columna "Costos de ERP para el trabajo hasta la fecha" (en lugar de "Costos indirectos").
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costo real
    • Columna de origen. Seleccione Costos indirectos
  3. Coloque una marca en la casilla de Costos indirectos .
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-cost.png

Unidades reales

Para añadir una columna de origen para el "Unidades reales" a la vista del presupuesto de Presupuesto de mano de obra en tiempo real. 

 Nota:
En el caso de las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, tenga en cuenta que NO podrá configurar una columna de "Unidades reales" en una vista del presupuesto a menos que la herramienta de costos indirectos esté activada y esté utilizando el conector Sage 300 CRE® para sincronizar las transacciones de costos de proyecto. Ver Añada las columnas para la sincronización de las transacciones de costos de proyecto a una vista del presupuesto para integraciones de ERP.
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Unidades reales
    • Origen de la columna. Seleccione Cantidad por unidad de costos directos
  3. Coloque una marca en el casillero Cantidad por unidad de costos indirectos
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-units.png

Costo unitario real

Para añadir una columna calculada de "Costo unitario real" a la vista del presupuesto de costos de productividad en tiempo real. 

 Nota:

Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, tenga en cuenta que NO podrá configurar una columna de "Unidades reales" en una vista del presupuesto a menos que la herramienta de Costos indirectos esté activada y esté utilizando el conector  Sage 300 CRE®para sincronizar las transacciones de costos de proyecto. Ver Añada las columnas para la sincronización de las transacciones de costos de proyecto a una vista del presupuesto para integraciones de ERP.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre:  Precio unitario real
    • Formato. Seleccione Moneda
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Costo real
    • Signo de división (/)
    • Unidades reales
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-unit-cost.png

Horas de la hoja de tiempo

Al agregar una columna de origen de "Horas de la hoja de tiempo" a la vista del presupuesto, se recomienda que incluya entradas de la hoja de tiempo en el estado "Aprobado" y "Pendiente". Sin embargo, el Administrador Procore de su compañía puede preferir utilizar una configuración diferente para la cuenta de su compañía.

 Importante
  • Se recomienda la vista de presupuesto "Productividad de mano de obra en tiempo real" para que la utilicen los clientes que utilizan las herramientas de productividad de campo de Procore. Sin embargo, la columna "Horas de la hoja de tiempo" se puede agregar a otras vistas de presupuesto. Para saber cómo agregar la columna, consulte ¿Podemos importar las entradas de nuestra tarjeta de tiempo de terceros para trabajar con la columna "Horas de la hoja de tiempo" en la herramienta Presupuesto de Procore?
  • Para ver las horas en esta columna en el presupuesto como cliente de productividad de campo de Procore:
    • Un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta de hojas de tiempo de la compañía también debe configurar los tipos de costos predeterminados para las entradas de la hoja de tiempo. Consulte Configurar opciones avanzadas: hojas de tiempo a nivel compañía.
    • Cuando se aplique un nuevo tipo de costo predeterminado a sus tarjetas horarias ya existentes haciendo clic en el botón Aplicar a tarjetas horarias existentes en la herramienta Hojas de tiempo, tenga en cuenta que esta es una acción que puede realizarse una sola vez y solo se puede deshacer poniéndose en contacto con su Procore point of contact. 
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Horas de la hoja de tiempo.
    • Origen de la columna. Seleccione Horas de entrada de la tarjeta horaria
  3. Coloque una marca de verificación en la casilla Horas de entrada de tarjeta horaria.
  4. Para reflejar tanto las horas de entrada de tarjeta horaria Aprobadas y Pendientes en su vista del presupuesto, deje ambas casillas en blanco.
  5. Haga clic en Crear.
rtlc-timesheet-hours.png

Porcentaje de horas utilizadas

Para agregar una columna calculada para "% de horas utilizadas" a la vista de presupuesto de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre:  % de horas utilizadas
    • Formato. Seleccione Porcentaje
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Horas de la hoja de tiempo
    • Signo de división (/)
    • Unidades revisadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-percent-hours-used.png

Costo estimado en tiempo real

Para agregar una columna calculada para "Costo estimado en tiempo real" a la vista de presupuesto de productividad de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costo estimado en tiempo real
    • Formato. Seleccione Moneda
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Horas de la hoja de tiempo
    • Signo de multiplicación (*)
    • Costo unitario real
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-estimated-real-time-cost.png

Horas restantes

Para agregar una columna calculada para "Horas restantes" a la vista de presupuesto de productividad de mano de obra en tiempo real. 

 Nota:
Para crear la columna de "Horas restantes", primero se deben crear las columnas "Unidades revisadas" y "Horas de la hoja de tiempo" como se describe arriba.
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre:  Horas restantes
    • Formato. Seleccione Número
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Unidades revisadas
    • Signo menos (-)
    • Horas de la hoja de tiempo
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-hours-remaining.png

Paso 3: (Opcional) Oculte la vista de las columnas de presupuesto en blanco no utilizadas

Si creó la vista de presupuesto "Productividad de mano de obra en tiempo real" desde la plantilla "Vista de presupuesto en blanco", contiene algunas columnas que se pueden ocultar de esta vista. Este es un paso opcional. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. En el Presupuesto estándar, la "Vista del presupuesto en blanco" está configurada para mostrar las siguientes columnas por defecto:
    • Modificaciones del presupuesto
    • Código de costo
    • Tipo de costo
    • División
    • Monto del presupuesto original
    • Subproyecto
  2. (Opcional) Oculte estas columnas quitando las marcas de estas casillas 
rtlc-hide-columns.png

Paso 4: Asignar una vista del presupuesto a un proyecto de Procore

 Recomendación
Después de completar todos los pasos anteriores, puede proporcionar a sus equipos del proyecto instrucciones para aplicar la vista del presupuesto a sus presupuestos del proyecto.  Para más detalles, ver Aplicar las opciones de Ver, Instantánea, Grupo y Filtro en una vista del presupuesto.