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Procore

Crear un paquete de ofertas con una experiencia de administración de licitaciones

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 Nota:
El contenido siguiente describe la funcionalidad que forma parte de la nueva administración de licitaciones Experiencia mejorada. Consulte Acerca de la administración de licitaciones Experiencia mejorada.

Contexto

La experiencia mejorada de administración de licitaciones para crear un paquete de licitación está diseñada para optimizar su flujo de trabajo. Se enfoca en simplificar la creación del paquete de licitación, que es un conjunto completo de documentos (incluidos planos, especificaciones y alcance de trabajo). Este paquete proporciona toda la información que los contratistas potenciales necesitan para preparar una propuesta precisa y competitiva.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación del proyecto. 
  • Información Adicional:
    • El proyecto no tiene que estar en una etapa de licitación para crear un paquete de licitación.
    • Se requieren permisos de nivel "Administrador" para ser asignado como contacto principal de licitación.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear paquete de ofertas.
  3. Ingrese la siguiente información:
    • Información:
      • Nombre*: Introduzca un nombre para su paquete de licitación. Esto se mostrará en la página de lista de la herramienta Licitación y en el correo electrónico que recibirán sus subcontratistas.
      • Número: Ingrese un número para su paquete de licitación. Si tiene paquetes de licitación existentes, este campo se completará con el siguiente número de la secuencia.
      • Estatus: Seleccione 'Abrir' si el paquete de licitación aún está en curso. Seleccione "Cerrado" si la oferta ha sido adjudicada y cerrada. Una vez que una oferta está "Cerrada", los licitantes no podrán ver la información de la oferta.
      • Contacto principal de licitación*: especifique un contacto primario desde cuyo nombre desea que se envíe la invitación a licitar.
        • El contacto principal de licitación aparecerá en toda la correspondencia de licitación y recibirá todos los correos electrónicos relacionados con la licitación en lugar del creador del paquete de licitación.
      • Notificaciones de presentación de ofertas: agregue miembros a esta lista que serán notificados cuando se presenten las ofertas.
        • Los usuarios con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" recibirán acceso al paquete de licitación cuando se agreguen al campo Notificaciones de presentación de ofertas .
    • Fechas:
      • Fecha de vencimientode la oferta*: Establezca la fecha y hora en que vencerá esta oferta. Si la oferta se extiende, cambie inmediatamente la fecha para que los licitantes puedan ingresar los montos. 
        Nota: Puede marcar la casilla de verificación "Por determinar" si la fecha de vencimiento de la oferta es indeterminada.
      • Fecha límite para RFI: Establezca una fecha límite para RFI.
      • Fecha prevista para la adjudicación: Establezca una fecha anticipada para la adjudicación.
      • Fecha de recorrido del sitio: establezca la fecha del recorrido.
        • Recorrido Notas: Introduzca cualquier información relevante sobre el recorrido.
    • Invitación a licitar:
      • Descripción del Proyecto*: Ingrese una descripción que aparecerá en el correo electrónico de invitación que se envía a los licitantes invitados.
      • Instrucciones de licitación*: ingrese las instrucciones de licitación y un enlace a la página de soporte de licitación de Procore para que los licitantes encuentren rápidamente la guía de descarga de documentos.
        • Establezca un valor predeterminado para los campos Descripción del proyecto e Instrucciones de licitación en la herramienta Administrador de la compañía para que se completen automáticamente cada vez que cree un paquete de licitación. Consulte Establecer la configuración predeterminada de ofertas de la compañía.
    • Ajustes generales: 
      • Fecha de vencimiento flexible de la oferta: Seleccione la casilla para aceptar presentaciones de ofertas después de la fecha de vencimiento. 
      • Documentos de licitación: Seleccione la casilla para incluir documentos como archivos descargables en el correo electrónico de invitación a licitar.
      • Correos electrónicos de recordatorio de ofertas: Ingrese la cantidad de días antes de la fecha de vencimiento de la oferta para comenzar a enviar correos electrónicos de recordatorio.
        • Los correos electrónicos de recordatorio de ofertas se envían a las 11:30 a. m. UTC (3:30 a. m. PST) todos los días.
        • También puede habilitar los correos electrónicos de recordatorio de licitación para todos los paquetes de licitación del proyecto. Consulte Configurar opciones avanzadas: licitación para obtener más información. 
      • Ofertas fuera de línea: Seleccione la casilla para permitir solo el envío de ofertas sin conexión.
        Nota: Los licitantes no podrán presentar ofertas en Procore cuando esta configuración esté habilitada.
      • Mensaje de confirmación de presentación de oferta: Ingrese un mensaje que se enviará a los licitantes una vez que presenten su oferta.
        Nota: Establezca un valor predeterminado para este campo en la herramienta Administrador de la compañía para que se complete automáticamente cada vez que cree un paquete de licitación. Consulte Establecer la configuración predeterminada de ofertas de la compañía.
    • Configuración de privacidad y visibilidad: 
      • Licitación a ciegas: Seleccione la casilla para habilitar la licitación a ciegas. La Licitación a ciegas oculta todas las ofertas hasta que pase la Fecha de vencimiento de la oferta. Consulte ¿Qué es la licitación a ciegas?
        • Una vez habilitado, tiene la opción de seleccionar un Administrador. La asignación de un administrador evitará la fecha de vencimiento de la oferta y le permitirá revelar las ofertas en cualquier momento.
      • Acuerdo de confidencialidad (NDA): Seleccione la casilla Requerir un acuerdo de confidencialidad. Los licitantes deberán firmar un acuerdo de confidencialidad para ver el nombre y los detalles del proyecto. Consulte las preguntas frecuentes sobre el acuerdo de confidencialidad (NDA) para obtener más información. 
        • Una vez habilitado, tiene la opción de seleccionar la casilla junto a Mostrar nombre del proyecto antes de firmar el acuerdo de confidencialidad. Esto permite a los licitantes ver el nombre del proyecto antes de firmar el acuerdo de confidencialidad. Todos los demás detalles del proyecto estarán ocultos.
        • Haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de NDA. Solo se puede agregar 1 archivo a esta sección.

Adjuntar Documentos de Licitación

 Importante
Los paquetes de licitación que contienen más de 100.000 archivos pueden provocar un rendimiento degradado de la aplicación.

Nota: Recomendamos crear una carpeta designada en la herramienta Documentos del proyecto para cargar los documentos de licitación. Consulte Crear una carpeta. Puede crear subcarpetas ilimitadas para cada paquete de licitación y cargue los documentos relevantes en cada área. Consulte Cargar documentos de licitación o Cargar archivos o carpetas en la herramienta Documentos a nivel proyecto.

  1. En la página Adjuntar archivos, agregue archivos de las siguientes herramientas según sea necesario.
    • Planos: 
      1. Haga clic en Planos.
      2. Seleccione Juegos actuales o de planos.
      3. Seleccione la casilla de verificación junto a los planos que desea adjuntar.
        • Si tiene habilitadas las Áreas de planos, solo puede seleccionar los planos de un Área de planos a la vez. Consulte Habilitar o deshabilitar áreas de planos para obtener más información.
        • Puede cambiar la vista a la vista de lista o a la vista de imagen miniatura al seleccionar planos. 
        • Puede filtrar los planos por Juego, Disciplina o Búsqueda de palabras clave.
    • Documentos: 
      1. Haga clic en Documentos.
      2. Seleccione la casilla de verificación junto a los archivos y carpetas que desea incluir en el paquete de licitación.
    • Especificaciones: 
      1. Haga clic en Especificaciones.
      2. Haga clic en Especificaciones actuales o Conjuntos de especificaciones.
      3. Seleccione la casilla de verificación junto a las carpetas de especificaciones o especificaciones individuales que desee adjuntar.
        Nota: Si la herramienta Especificaciones está habilitada, este menú se completa con secciones de especificaciones y se muestra como un enlace al guardar. Si la herramienta Especificaciones está desactivada, el menú se rellena con los valores de la herramienta Administrador de proyectos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.

Siguientes pasos