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Procore

Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación

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Objetivo

Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de factura.

Fondo

Si usted es el "Contacto de facturación" designado para una compañía contratista, el administrador de facturas creará un período de facturación en Procore. Una vez abierta el período de facturación, el administrador de facturas también le enviará un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: Nombre del usuario lo ha invitado a facturar". Este mensaje de "Invitación a facturar" se envía como recordatorio de cortesía para ayudar a asegurarse de crear una nueva factura de subcontratista antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación. Tiene la opción de aceptar o rechazar la invitación a facturar.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para aceptar o rechazar el mensaje de correo electrónico "Invitar a facturar", permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto.
      Y
    • Su cuenta de usuario debe estar designada como contacto de facturación en la orden de compra o contrato.

Requisitos previos

Pasos

  1. Abra la bandeja de entrada de su correo electrónico. 
  2. Busque el mensaje de correo electrónico con el asunto " " Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". 
  3. Abra la invitación a facturar.
    invite-to-bill-this-period.png
  4. Revise los Detalles de la factura:
    • Periodo de facturación. Indica el intervalo de fechas del ciclo de facturación actual para el que puede enviar una factura. 
    • Invitado por. El nombre del usuario de Procore que le envió la "Invitación a facturar". Suele ser el administrador de facturas. 
    • Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento de su factura. No puede enviar una factura en Procore después de que pase esta fecha.  
  5. Responda la pregunta ¿Desea facturar este período?:
    • Sí. Si está listo para crear una nueva factura para este período de facturación, haga clic en este botón para abrir la página de la nueva factura en la aplicación web de Procore. Procore cambia el estatus de la factura a "Aceptado".
       Notas
      • Si actualmente no ha iniciado sesión en su cuenta de usuario de Procore, se le pedirá que ingrese sus credenciales de inicio de sesión para validar que se le ha otorgado el permiso apropiado para abrir la página Nueva factura. 
      • Si NO crea la factura ahora, no podrá ver su factura utilizando la pestaña "Facturas" del contrato hasta que complete los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura.
      • Si está intentando iniciar sesión después de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación, aparece un mensaje de banner para notificarle que ha pasado la fecha de vencimiento y no se le permitirá enviar una factura en este momento.
      • Si desea enviar una factura después de la "Fecha de vencimiento", debe comunicarse con la compañía a la que realizó el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación.
    • No. Si NO desea crear una nueva factura para este período de facturación haga clic en este botón. Procore registra su respuesta y muestra el siguiente mensaje de confirmación para mostrarle que indicó que no desea facturar este período.

      no-response-invite-to-bill.png
       Recomendación
      Si extravió o eliminó inadvertidamente su "Invitación a facturar", consulte ¿Un contacto de factura necesita una "Invitación a facturar" para enviar una factura?