Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación

Objetivo

Para enviar una invitación a la factura a un contacto de factura para el período de facturación actual.

Contexto

Antes de que usted o un contacto de facturación puedan crear una nueva requisición, debe crear un período de facturación utilizando la herramienta de facturación del proyecto. Después de eso, puede elegir entre estos métodos para crear la factura:

• Para que el contacto de facturas cree una nueva factura para el período de facturación
  Si elige este método, siga los pasos a continuación para enviar al contacto de la factura una "Invitación a facturar" por correo electrónico. Enviar una "Invitación a facturar" es una notificación de cortesía que recuerda al contacto de facturación que debe crear y enviar la nueva factura antes de la "Fecha de vencimiento" especificada por el período de facturación.
• Para crear una nueva factura para el período de facturación en nombre del contacto de facturación
  Si elige este método, siga los pasos en Crear una factura en nombre de un contacto de factura.

Cosas para considerar

• Permisos de usuario requeridos:
  • Para enviar una "invitación a facturar" a un contacto de facturación, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.

     Notas

    • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
    • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
      • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
      • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
      • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
    • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
• Información adicional:
  • Si no desea que el contrato de factura cree facturas en Procore, puede crear una factura en nombre de un contacto de facturas
  • Si desea crear una factura para liberar retenciones. Consulte Crear una requisición para la liberación de retenciones.

Requisitos previos

• Agregue un contacto de factura usando una de estas herramientas Procore:
  • Contratos. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato .
    O
  • Facturación. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
• Cree períodos de facturación manuales o cree períodos de facturación automáticos

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto. 
2. Haga clic en la pestaña Subcontractor.
3. Busque las órdenes de compra o contrato para los que desea enviar una "Invitación a facturar" de la lista.

    Notas

   • Para ver solo aquellas facturas a las que no se ha enviado una "Invitación a facturar", haga clic en Agregar filtro. Luego, elija "Estatus de factura" y marque la casilla No invitado.
   • Si está creando una requisición para liberar la retención, no necesita enviar una "Invitación a factura". Consulte Crear una requisición para la liberación de retenciones.
4. Marque las casillas de verificación que correspondan a los contratos del período de facturación actual.
   • Para seleccionar todas las facturas, marque la casilla de verificación en la parte superior de la tabla.
   • Si el botón "Enviar invitaciones" está atenuado y NO se le permite enviar invitaciones cuando uno o más de los contratos seleccionados se encuentran en el siguiente estado:
     • No hay contactos de factura. Primero debe asignar un contacto de factura al contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
     • Partidas de subcontratista NO aprobados. Las partidas del subcontratista (SSOV) debe estar en el estado "Aprobado". Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas del subcontratista en la Herramienta Contratos.
     • Si el porcentaje completado del subcontrato es 100%, no puede enviar una invitación a facturar.

        Nota

       Si la fecha de hoy es posterior a la "Fecha de vencimiento" del período de facturación, NO se le permitirá enviar una invitación por correo electrónico. 
5. Haz clic en Enviar invitaciones.
   
   Después de enviar las invitaciones, ocurre lo siguiente:
   
   • Aparece un banner de éxito para confirmar que se envió la invitación.
   • El contrato se elimina del recuento de "No invitados" al recuento de "Invitados".

      Recomendación

     Una vez que el contacto de facturación completa el siguiente paso, el estatus de la factura se actualiza de la siguiente manera:

     • Si el contacto de facturación acepta la "Invitación a facturar", el estatus cambia a "Aceptado".
     • Si el contacto de facturación rechaza la "Invitación a facturar", el estatus cambia a "Rechazado".

     Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?

Siguiente paso

• Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación

Ver también

• Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato
• Crear una factura en nombre de un contacto de facturación