Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación

Objetivo

Para enviar una invitación a la factura a un contacto de factura para el período de facturación actual.

Fondo

Antes de que usted o un contacto de facturación puedan crear una nueva requisición, debe crear un período de facturación utilizando la herramienta de facturación del proyecto. Después de eso, puede elegir entre estos métodos para crear la factura:

• Para invitar a un contacto de facturación a crear una nueva factura para el período de facturación actual
  Si elige este método, siga los pasos a continuación para enviar al contacto de la factura una "Invitación a facturar" por correo electrónico. Enviar una "Invitación a facturar" es una notificación de cortesía que recuerda al contacto de facturación para crear y enviar la nueva factura antes de la "Fecha de vencimiento" especificada por el período de facturación. Para crear la factura como contacto de facturación, consulte Enviar una nueva factura como contacto de factura.
• Crear una nueva factura para el período de facturación en nombre del contacto de la factura
  Si elige este método, siga los pasos en Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación.

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos:
  • Para enviar una "invitación a facturar" a un contacto de facturación, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.

     Notas

    • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
    • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
      • Un usuario de Procore cuenta.
      • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
      • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
      • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
• Información adicional:
  • Si no desea que el contrato de facturación cree facturas en Procore, puede crear una requisición en nombre de un contacto de facturación
  • Si desea crear una factura para liberar la retención. Consulte Crear una requisición para la liberación de retenciones.

Requisitos previos

• Agregue un contacto de la factura usando una de estas herramientas de Procore:
  • Contratos. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
    O
  • Facturación. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
• Crear períodos de facturación manuales o crear períodos de facturación automáticos

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto. 
2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
3. Busque las órdenes de compra o contrato para los que desea enviar una "Invitación a facturar" de la lista.

    Notas

   • Para ver solo aquellas facturas a las que no se ha enviado una "Invitación a facturar", haga clic en Agregar filtro. Luego, elija "Estatus de factura" y marque la casilla No invitado.
   • Si está creando una factura subcontratista para liberar la retención, no es necesario enviar una "Invitación a facturar". Consulte Crear una requisición para la liberación de retenciones.
4. Marque las casillas de verificación que correspondan a los contratos para el período de facturación actual.
   • Para seleccionar todas las facturas, marque la casilla de verificación en la parte superior de la tabla.
   • Si el botón "Enviar invitaciones" está atenuado y NO se le permite enviar invitaciones cuando uno o más de los contratos seleccionados se encuentran en el siguiente estado:
     • No hay contactos de factura. Primero debe asignar un contacto de factura al contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
     • Partidas de contrato único NO aprobadas. Las Partidas del subcontratista (SSOV) deben estar en estado "Aprobado". Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas del subcontratista en la herramienta Contratos.
     • Si el porcentaje completado del subcontrato es 100%, no puede enviar una invitación a facturar.

        Nota

       Si la fecha de hoy es posterior a la "Fecha de vencimiento" del período de facturación, NO se le permitirá enviar una invitación por correo electrónico. 
5. Haga clic en Enviar invitaciones.
   
   Después de enviar las invitaciones, ocurre lo siguiente:
   
   • Aparece un banner de éxito para confirmar que se envió la invitación.
   • El contrato se elimina del recuento de "No invitados" al recuento de "Invitados".

      Propina

     Una vez que el contacto de facturación completa el siguiente paso, el estatus de la factura se actualiza de la siguiente manera:

     • Si el contacto de facturación acepta la "Invitación a facturar", el estatus cambia a "Aceptado".
     • Si el contacto de facturación rechaza la "Invitación a facturar", el estatus cambia a "Rechazado".

     Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?

Siguiente paso

• Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación

Ver también

• Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato
• Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación