Enviar una nueva factura como contacto de facturación

Paso 1: responder a una invitación a facturar

Hay dos formas de responder a una "Invitación a facturar" como una contacto de la factura: (1) desde la correo electrónico de "Invitación a facturar" o (2) desde la herramienta A nivel de proyecto Contratos colaborador aguas arriba. Utilice la segunda opción cuando sepa que tiene contacto de la factura permisos pero falta o pierde la "Invitación a facturar".

Al responder a una invitación, puede aceptarla o rechazarla de la siguiente manera:

• Para responder a una correo electrónico "Invitación a facturar": mostrar/ocultar      
  • 1. Abra la bandeja de entrada de su correo electrónico. 
    2. Busque el mensaje de correo electrónico con el asunto " " Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". 
    3. Abra la invitación a facturar. 
       
    4. Revise los Detalles de la factura:
       • Período de facturación. El rango de fechas para el período de facturación abierto . 
       • Invitado por. El nombre del remitente. Por lo general, este es el administrador de facturas. 
       • Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento de su factura. Los contactos de factura no pueden crear ni enviar una factura en el proyecto Procore después de esta fecha.  
    5. Responda al ¿Desea facturar este período? Pronto:
       • Haga clic en Sí para aceptar la invitación a facturar y cambiar el estatus de la factura a Aceptado. A continuación, continúe con los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura.
       • Haga clic en No si no desea enviar una factura para el período de facturación abierto . El estatus de la factura cambia a Rechazado.  

• Para responder a una "Invitación a facturar" en la herramienta Contratos: mostrar/ocultar      
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. Busque la contrato a la que se le agregó como contacto de la factura. 
  3. En ¿Desea facturar este período?, indique su intención de enviar una factura haciendo clic en el botón Sí. 
     
  4. Haga clic en el botón Publicar respuesta. 

Paso 2: ingrese un número de factura

1. Ingrese un número de factura en el cuadro Número de factura. 

    Nota

   Aspectos importantes a tener en cuenta sobre la factura N° de obra:

   • No se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este obra en blanco.
   • Un Nº de factura es un formulario libre entrada obra que permite a los contactos de factura ingresar un número de referencia que corresponda con su propio sistema de numeración de facturas.
   • NO se permite un número de factura duplicado en una contrato. En una contrato, cada factura debe tener un número de factura único. 
   • Un número de factura NO se completa automáticamente en las facturas del propietario. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los montos en una factura ascendente?
2. Verifique las fechas período de facturación establecidas por el administrador de facturas:
   • Fecha de facturación
     Indica la fecha de vencimiento del período de facturación.
   • Inicio del período
     Indica la fecha de inicio del período de facturación.
   • Fin del período
     Indica la fecha de finalización del período de facturación.
3. Continúe con el siguiente paso.

Paso 3: actualice las partidas

1. Desplácese hasta la sección Partidas completa .
   El formato de ingreso de datos depende del método contable establecido en el contrato por el administrador de facturas. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
2. Elija el método a continuación que corresponda a lo que ve en la pantalla:
   • Método de contabilidad basado en montos
     1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Porcentaje (%). Ingrese el porcentaje de trabajo completado para la facturación de esta factura. Una entrada aquí actualiza automáticamente el valor en la columna "Desde este período" para usted. 
          O
        • Desde este período. Ingrese la cantidad en dólares del trabajo completado para el período de facturación de esta factura.
          Y
     2. Ingrese un monto en dólares en el campo Materiales almacenados actualmente . Este valor permanece en esta columna en facturas futuras. En una factura futura, puede actualizar la columna "Desde este período" para reflejar cualquier trabajo nuevo completado para el período de facturación de esa factura.  
     3. Actualice sus órdenes de cambio del contrato aprobadas y agregue cualquier archivo adjunto a su factura ahora.
   • Método de contabilidad basado en unidades/cantidades
     1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Ingrese el porcentaje completo en el cuadro %. Procore actualiza automáticamente las columnas 'Cantidad' y 'Valor'. 
          O
        • Ingrese una cantidad en el cuadro Cantidad . Procore actualiza automáticamente las columnas "%" y "Valor". 
     2. Opcional. Si necesita liberar la retención, ingrese el monto en dólares de la retención que está solicitando que se libere en esta factura en el campo Liberar este período. 
3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: actualizar los Contrato Órdenes de cambio aprobados

1. Desplácese hasta la sección Órdenes de cambio del contrato aprobadas.
2. Ingrese el monto en dólares o el porcentaje completado para cada partida. 
   Solo aparecen órdenes de cambio en estatus Aprobado . Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio del contrato.
3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 5: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
2. Haga clic en Adjuntar archivos.
3. Cargue cualquier archivo adjunto que pueda ser necesario incluir con su factura.

    Recomendación

   ¿Necesita proporcionar una copia en PDF firmada de la factura? Si es sí, siga estos pasos en Exportar una requisición. Después de firmar el PDF, puede seguir los pasos anteriores para adjuntarlo a su factura.
4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 6: guardar o enviar una factura

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

• Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
  O
• Si está listo para enviar su factura al pagador para su revisión, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estatus de la factura en En revisión. A menos que un administrador de facturas cambie el estatus a Revisar y volver a enviar, NO se le permitirá editar la factura después de enviarla.