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Procore

Enviar una nueva factura como contacto de facturación

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 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para enviar una nueva factura como contacto de factura. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta del contrato rediseñado esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Administración financiera: Nueva vista de administrador para requisiciones.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de subcontratista factura, consulte el tutorial Enviar una nueva factura como contacto de facturación en la herramienta Facturación en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Para enviar una nueva requisición como una factura comuníquese con después de aceptar una "Invitación a facturar". 

Fondo

Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o contrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la "Fecha de vencimiento" para enviar su factura. Una vez que se crea el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario lo ha invitado a facturar". Esta invitación es un recordatorio de cortesía para ayudarlo a garantizar que cree y envíe su factura antes de la fecha de vencimiento. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una nueva requisición en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación,los permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y usted debe ser el "Contacto de factura" designado en la orden de compra pedido o contrato.
       Notas
      • Agregar un contacto de factura a una orden de compra o contrato también agrega a la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de facturación designado y desea enviar una factura después de la "Fecha de vencimiento", debe comunicarse con la compañía para la que realizó el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación. Los contactos de facturas no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha de vencimiento. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha de vencimiento", puede iniciar sesión en Procore y navegar a la herramienta Contratos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: ingrese un número de factura

 Notas
  • Si respondió a una "Invitación a facturar" haciendo clic en "Sí" (consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de factura), omita los pasos 1 a 3 y comience en el paso 4 a continuación.
  • Si ya ha iniciado sesión en Procore o no puede encontrar su "Invitación a facturar", puede crear una factura comenzando en el paso 1 a continuación.
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque el contrato en la tabla. Luego, haga clic en el enlace Número para abrirlo.

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Haga clic en el botón Crear factura.
    Esto abre la página "Crear nueva factura".
  4. Ingrese un número de factura en el cuadro Número de factura. 
     Nota
    • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
    • Normalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo de forma gratuita para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato correspondiente. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único. 
    • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
  5. Verifique la información en los siguientes campos. Procore completa automáticamente las siguientes fechas:
     Nota
    Las fechas de período de facturación de su factura son establecidas por el administrador de facturas del pagador. Si está enviando una factura para un período de facturación diferente, puede seleccionar una lista de períodos de facturación existentes. Todos los campos de período de facturación son obligatorios.
    • Fecha de facturación
      Indica la fecha de vencimiento del período de facturación.
    • Inicio del período
      Indica la fecha de inicio del período de facturación.
    • Fin del período
      Indica la fecha de finalización del período de facturación.
  6. Continúe con el siguiente paso.

Paso 2: actualice las partidas

  1. Desplácese hasta la sección Partidas completa .
    El formato de ingreso de datos depende del método contable establecido en el contrato por el administrador de facturas. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
  2. Elija el método a continuación que corresponda a lo que ve en la pantalla:
    • Método de contabilidad basado en montos
      1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Porcentaje (%). Ingrese el porcentaje de trabajo completado para la facturación de esta factura. Una entrada aquí actualiza automáticamente el valor en la columna "Desde este período" para usted. 
          O
        • Desde este período. Ingrese la cantidad en dólares del trabajo completado para el período de facturación de esta factura.
          Y
      2. Ingrese un monto en dólares en el campo Materiales almacenados actualmente . Este valor permanece en esta columna en facturas futuras. En una factura futura, puede actualizar la columna "Desde este período" para reflejar cualquier trabajo nuevo completado para el período de facturación de esa factura.  
      3. Actualice sus órdenes de cambio del contrato aprobadas y agregue cualquier archivo adjunto a su factura ahora.
    • Método de contabilidad basado en unidades/cantidades
      1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Ingrese el porcentaje completo en el cuadro %. Procore actualiza automáticamente las columnas 'Cantidad' y 'Valor'. 
          O
        • Ingrese una cantidad en el cuadro Cantidad . Procore actualiza automáticamente las columnas "%" y "Valor". 
      2. Opcional. Si necesita liberar la retención, ingrese el monto en dólares de la retención que está solicitando que se libere en esta factura en el campo Liberar este período. 
  3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 3: actualizar las órdenes de cambio del contrato aprobadas

  1. Desplácese hasta la sección Órdenes de cambio del contrato aprobadas.
  2. Ingrese el monto en dólares o el porcentaje completado para cada partida. 
    Solo aparecen órdenes de cambio en estatus Aprobado . Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio del contrato.
  3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. Cargue cualquier archivo adjunto que pueda ser necesario incluir con su factura.
     Propina
    ¿Necesita proporcionar una copia en PDF firmada de la factura? Si es sí, siga estos pasos en Exportar una requisición. Después de firmar el PDF, puede seguir los pasos anteriores para adjuntarlo a su factura.
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 5: guardar o enviar una factura

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

  • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
    O
  • Si está listo para enviar su factura al pagador para su revisión, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estatus de la factura en En revisión. A menos que un administrador de facturas cambie el estatus a Revisar y volver a enviar, NO se le permitirá editar la factura después de enviarla. 
 Nota
Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?