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Procore

Enviar una nueva factura como contacto de facturación

 Nota:

El viernes 18 de diciembre de 2020, Procore comenzó la primera fase de una implementación gradual de la nueva vista de colaborador para la herramienta Facturación a nivel proyecto. En esa fecha, esta función se lanzó a un número limitado de cuentas de clientes de Procore.  Luego, durante las siguientes semanas , la función continuará implementándose para otros clientes de Procore hasta que se complete el proceso de implementación. Para obtener más información, consulte Administración financiera: (¡Próximamente!) Nueva vista de colaborador para la herramienta Facturación.

Si es un contacto de facturación que necesita instrucciones para la versión de acceso anticipado, consulte Enviar una nueva factura como contacto de factura y ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura de subcontratista? en lugar de las instrucciones de esta página.

¡Importante!   Si es un cliente de Procore que ha comprado un flujo de trabajo personalizado (consulte  Soluciones   personalizadas de Procore), la cuenta de su compañía NO recibirá esta actualización. Esto se debe a que la herramienta de facturación de su proyecto requiere una ruta de aprobación personalizada para procesar las facturas de sus subcontratistas. Si tiene alguna pregunta sobre la facturación y su flujo de trabajo personalizado, comuníquese con el punto de contacto de Procore de su compañía.  

Objetivo

Para enviar una nueva requisición como una factura comuníquese con después de aceptar una "Invitación a facturar". 

Contexto

Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o contrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la "Fecha de vencimiento" para enviar su factura. Una vez que se crea el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario lo ha invitado a facturar". Esta invitación es un recordatorio de cortesía para ayudarlo a garantizar que cree y envíe su factura antes de la fecha de vencimiento. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una nueva requisición en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación,los permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y usted debe ser el "Contacto de factura" designado en la orden de compra pedido o contrato.
       Notas
      • Agregar un contacto de factura a una orden de compra o contrato también agrega a la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de facturación designado y desea enviar una factura después de la "Fecha de vencimiento", debe comunicarse con la compañía para la que realizó el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación. Los contactos de facturas no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha de vencimiento. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha de vencimiento", puede iniciar sesión en Procore y navegar a la herramienta Contratos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: ingrese un número de factura

  1. En la página "Crear nueva factura" en Procore, los siguientes campos se completan automáticamente:
     Nota:
    Si la información de esta página no es correcta, comuníquese con el administrador de facturas para obtener una resolución. 
    • Inicio de factura. Indica la fecha de inicio del período de facturación. 
    • Fin de la factura. Indica la fecha de finalización del período de facturación. 
    • Fecha de facturación. Indica la fecha de vencimiento del período de facturación. 
  2. Ingrese un número en el cuadro Número de factura. Por lo general, ingresará un número de referencia que corresponda al número de factura de su organización. Si NO está seguro de qué ingresar aquí, comuníquese con el administrador de facturas para obtener una resolución. 
  3. Continue con el siguiente paso. 

Paso 2: actualice las partidas

  1. Desplácese hasta la sección Lista completa de partidas.
    El formato de ingreso de datos depende del método de contabilidad establecido. Consulte ¿Cómo establezco el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?
  2. Elija el método a continuación que corresponda a lo que ve en la pantalla:
    • Método de contabilidad basado en montos
      1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Porcentaje (%). Ingrese el porcentaje de trabajo completado. Esto actualiza automáticamente el valor en la columna "Desde este período". 
          O
        • Desde este período. Ingrese la cantidad en dólares del trabajo completado para el período de facturación.
          Y
      2. Ingrese un monto en dólares en el campo Materiales actualmente almacenados. Este valor permanecerá en esta columna en facturas futuras, que luego puede actualizar la columna 'Desde este período' para reflejar cualquier trabajo nuevo completado. 
      3. Opcional. Si necesita liberar la retención, elija una de estas opciones:
        • Para liberar la retención total en todos los ítems:
          • Actualice sus órdenes de cambio del contrato aprobadas y agregue cualquier archivo adjunto a su factura ahora.
          • Haga clic en Guardar como borrador.
          • En "Liberar retención en todos los ítems", ingrese 100% en el cuadro Trabajo completado.
          • Haga clic en Liberar.
          • Haga clic en Enviar para revisión (encima de la tabla junto al botón Editar).
            O
        • Para liberar un porcentaje de retención diferente:
          • Actualice sus órdenes de cambio del contrato aprobadas y agregue cualquier archivo adjunto a su factura ahora.
          • Haga clic en Guardar como borrador.
          • Haga clic en Editar.
          • En "Liberar retención en todos los ítems", ingrese el porcentaje en el cuadro Trabajo completado.
          • Haga clic en Guardar.
          • Haga clic en Enviar para revisión (encima de la tabla junto al botón Editar).
    • Método de contabilidad basado en unidades/cantidades
      1. Elija una de estas opciones de ingreso de datos:
        • Ingrese el porcentaje completo en el cuadro %. Procore actualiza automáticamente las columnas 'Cantidad' y 'Valor'. 
          O
        • Ingrese una cantidad en el cuadro Cantidad . Procore actualiza automáticamente las columnas "%" y "Valor". 
      2. Opcional. Si necesita liberar la retención, ingrese el monto en dólares de la retención que está solicitando que se libere en el campo Liberar este período
  3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 3: actualizar las órdenes de cambio del contrato aprobadas

  1. Desplácese hasta la sección Órdenes de cambio del contrato aprobadas.
  2. Ingrese la cantidad en dólares o el porcentaje completo para cada partida. 
    Aquí solo aparecen las órdenes de cambio en estado Aprobado. Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio del contrato (OCC) .
  3. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde su computadora.
     Recomendación
    ¿Necesita proporcionar una copia en PDF firmada de la factura? En caso afirmativo, siga estos pasos en Exportar una factura de subcontratista. Después de firmar el PDF, puede seguir los pasos anteriores para adjuntarlo a su factura.
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 5: guardar o enviar una factura

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

  • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
    O
  • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto establece automáticamente el estado de la factura en En revisión. A menos que el contratista cambie el estado a Revisar y volver a enviar, NO podrá editar la factura después de enviarla.

 

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