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Procore

Configurar ajustes: facturación

 Para clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png  Cuando su compañía aplica el "Inglés de propietarios" o el "Inglés de contratistas especializados" del diccionario de puntos de vista, verá diferentes nombres de herramientas y cambios de término en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario. 

  • Para saber las diferencias: Mostrar/Ocultar      
    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (negrita) y términos en los diccionarios de punto de vista para finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés de EE. UU. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su compañía y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas generales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Propietarios

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología Contratista especialidad)

      Facturación Facturación Facturación de progreso
      Propietario Financiamiento Propietario
      Propietario/cliente Propietario/cliente GC/Cliente
      Orden de cambio del contrato primario (OCCP) Orden de cambio de financiamiento Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos primarios Financiamiento Contratos de cliente
      Ingresos Financiamiento Ingresos
      Contrato Contrato Contrato
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Partida de subcontratista (SSOV) Contratista Partidas (CSOV) Partida de subcontratista (SSOV)

Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación a nivel proyecto como administrador de facturas.

Fondo

Un administrador de facturas debe configurar los ajustes de la herramienta Facturación antes de que los miembros de su equipo creen cualquier factura en un proyecto de Procore. 

Aspectos a tener en cuenta

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png .
  3. En Configuración, configure las opciones.

Período de facturación predeterminado

Esta configuración completa los campos de fecha en el mensaje "Configurar período de facturación" cuando los usuarios crean períodos de facturación manual con la herramienta Facturación

 Recomendación
¿Cansado de configurar nuevas fechas cada vez que cree un período de facturación manual? Un administrador de facturas puede configurar fechas de período de facturación predeterminadas para configurar las fechas en los campos De, Hasta y Fecha de vencimiento en el mensaje "Configurar período de facturación". Ver Crear facturación manual Períodos con la herramienta Facturación. Si no completa esta configuración, no se muestran fechas preestablecidas. En su lugar, verá: mm/dd/aaaa

Para configurar los ajustes de período de facturación predeterminados :

  1. Elija estas fechas:
    • Fecha de inicio. Acepte la fecha de inicio predeterminada del "1 del mes" o elija una fecha diferente. Esto completa la fecha "Desde" en el mensaje.
    • Fecha de finalización. Acepte la fecha de finalización predeterminada del "31 del mes" o elija una fecha diferente. Esto completa la fecha "Hasta" en el mensaje.
    • Fecha de vencimiento. Acepte la fecha de vencimiento predeterminada del "25 del mes" o elija una fecha diferente. Esto completa el campo "Fecha de vencimiento" en el mensaje.
      default-billing-period.png
  2. Haga clic en Actualizar.

Exención de gravámenes

Estas configuraciones solo están disponibles con Procore Pay. Para obtener instrucciones:

Correos electrónicos

Utilice esta configuración para ajustar los mensajes de correo electrónico de la herramienta Facturación. 

Para configurar los ajustes de Correos electrónicos

  1. Escriba un mensaje para sus contactos de facturación en el cuadro Mensaje personalizado de invitación y recordatorio.

    invoicing-settings-emails.png
     Recomendación
    ¿Dónde se utiliza este texto? Procore incluye este texto en los correos electrónicos de "Invitación a facturar" y recordatorio automático. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación.
  2. Mueva el interruptor hacia la derecha para activar una opción. Moverlo a la izquierda para desactivarlo. La configuración predeterminada para estas opciones está DESACTIVADA:
    • Recuerde a los subcontratistas que facturen. Para esta opción ENCENDIDO para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de facturación. Luego, establezca la cadencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia . Después de que pase la "Fecha de vencimiento" en una factura, Procore deja de enviar mensajes recordatorios automáticamente. 
    • Envíe un resumen de requisiciones en revisión. Alterna esta opción ENCENDIDO y seleccione Semanalmente de la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen de resumen semanal cada lunes. Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando están en el estatus Borrador, En revisión o Revisar y volver a enviar . Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas", que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Configurar ajustes en la herramienta Contratos. Consulte Configurar ajustes: Contratos
    • Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las requisiciones. Alterna esta opción ENCENDIDO para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de facturación cuando el estatus de una factura cambia a Aprobado o Aprobado como anotó un administrador de facturas. Consulte Revisar una requisición como administrador de facturas.
  3. Haga clic en Actualizar.

otros

Utilice estas configuraciones para configurar el comportamiento del sistema para subcontratista facturas:

Para configurar los otros ajustes:

  1. Opcional: texto de pie de página en PDF de subfactura. Ingrese cualquier texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos. Consulte Exportar una requisición. Este campo es útil para agregar una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.

    invoicing-settings-other.png
     Nota
    El texto de "Pie de página de un PDF de subfactura" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de nivel de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos.
  2. Opcional: muestre los montos que reclaman los subcontratistas. Si habilita esta configuración, los contratistas generales pueden diferenciar entre lo que afirma un subcontratista y lo que aprueba la contratista general.
     Nota
     En Australia y Nueva Zelanda, la habilitación de la configuración "Mostrar montos reclamados por subcontratistas" también permitirá a los contratistas generales crear un PDF del programa de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una requisición como administrador.  Para crear un programa de pagos, consulte Crear un programa de pagos.
    • Monto total reclamado. Este monto refleja la columna "Monto propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
    • Monto total aprobado. Esta cantidad refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención.  
    • Razones de la diferencia. Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los montos reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo agregar comentarios, consulte Revisar una requisición como administrador de facturas.
  3. Permitir que los subcontratistas facturen más. Elija la opción adecuada:
     Recomendaciones
    • ¿Cómo funciona esta configuración? Consulte ¿Cómo puedo evitar o permitir la sobrefacturación en una factura subcontratista?
    • ¿Quiere evitar la sobrefacturación en todos los proyectos Procore de su compañía? Un administrador de Procore puede activar la configuración "Evitar la sobrefacturación en todos los proyectos" en la herramienta Administrador de la compañía. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del monto presupuestado en el contrato en todos los proyectos Procore de su compañía. Consulte Establecer los valores predeterminados para sus proyectos. Cuando está ACTIVADO, los usuarios no pueden cambiar la configuración "Permitir que los subcontratistas sobre facturen" en un proyecto.
    • Evitar la sobrefacturación. Mueva el interruptor hacia la izquierda para desactivar la opción. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del monto presupuestado en el contrato en este proyecto de Procore.
      O
    • Permitir sobrefacturación. Mueva el interruptor hacia la derecha para alternar para alternar para activar la función. Esta es la configuración predeterminada. Esta configuración evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del monto presupuestado en el contrato en todos los proyectos Procore de su compañía.
  4. Haga clic en Actualizar.

Configuración beta  Contratista de Flujo de trabajo de factura

Estas configuraciones solo están disponibles si su compañía habilita la herramienta Flujos de trabajo y se asigna una plantilla de flujo de trabajo al proyecto. Consulte Asignar una plantilla de flujo de trabajo personalizada a un proyecto. Para saber cómo configurar los ajustes, consulte Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada para las requisiciones de subcontratistas en un proyecto.