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Procore

Configurar ajustes: facturación

Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación del proyecto.

Contexto

Si su equipo del proyecto planea utilizar la herramienta Facturación de Procore, se recomienda que configure los ajustes de la herramienta antes de que su equipo comience a crear facturas para el proyecto. La configuración de la factura controlada a nivel proyecto incluye:

  • Período de facturación predeterminado. La configuración de esta sección le permite definir el período de facturación predeterminado para la herramienta Facturación. Completar esta información le da a Procore la capacidad de completar automáticamente los campos de fecha en la ventana que aparece cuando los usuarios hacen clic en el botón +Crear período de facturación. 
  • Correos electrónicos. La configuración de esta sección le permite agregar el cuerpo de un mensaje saliente en sus invitaciones y mensajes recordatorios. 
  • Otro. La configuración de esta sección le permite elegir incluir un pie de página en sus facturas, para mostrar u ocultar los montos reclamados por los subcontratistas, y también le permite decidir si los subcontratistas pueden facturar en exceso. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
        • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
        • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  .
  3. En Configuración, especifique la configuración predeterminada para los períodos de facturación y las facturas de su proyecto de la siguiente manera:

    invoicing-settings.png

  4. En la sección Período de facturación predeterminado, configure el intervalo de fechas predeterminado y la fecha de vencimiento para usar al crear nuevos períodos de facturación: 
    • Fecha de inicio
      Seleccione la fecha del calendario del mes para que comience el período de facturación. Esta configuración se utiliza para completar automáticamente la fecha predeterminada "Desde" en un período de facturación manual (consulte Crear períodos de facturación manual) y la "Fecha de inicio" en un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación. 
    • Fecha final
      Seleccione la fecha del calendario del mes para que finalice el período de facturación. Esta configuración se utiliza para completar automáticamente la fecha "Hasta" predeterminada en un período de facturación manual (consulte Crear períodos de facturación manual) y la "Fecha de inicio" en un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación. 
    • Fecha de vencimiento
      Seleccione la fecha del calendario del mes para indicar la "Fecha de vencimiento" que aparece por defecto al crear un período de facturación automático o manual. Una vez transcurrida esta fecha, los contactos de facturación ya no pueden realizar los pasos incluidos en Enviar una nueva factura como contacto de factura. Sin embargo, el contacto de facturación puede editar una factura después de que pase la "Fecha de vencimiento", si la factura está en el estatus Borrador o Revisar y volver a enviar. Además, un administrador de facturas puede crear una factura en nombre de un contacto de facturación después de que pase la "Fecha de vencimiento". 
  5. En la sección Correos electrónicos , establezca la configuración predeterminada para los mensajes de la herramienta Facturación:
    • Opcional: Mensaje personalizado de invitación y recordatorio
      Escriba un mensaje en este cuadro. Este texto se incluirá tanto en la "Invitación a facturar" como en los correos electrónicos de recordatorio automático que Procore envía a sus contactos de facturación. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación
    • Opcional: Recordar a los subcontratistas que facturen
      Active esta opción para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de facturación. Luego, configure la cadencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia. Después de que pase la "Fecha de vencimiento" en una factura, Procore deja de enviar mensajes recordatorios automáticamente. 
    • Opcional: Enviar un resumen de las facturas en revisión
      Active esta opción y seleccione Semanalmente en la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen semanal todos los lunes. Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando están en el estatus Borrador, En revisión o Revisar y volver a enviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas", que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Configurar opciones de la herramienta Contratos. Consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos
    • Opcional: notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas
      Active esta opción para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de facturación cuando el estatus de una factura cambia a Aprobado o Aprobado como anotó un administrador de facturas. Consulte Revisar una requisición como administrador.
  6. En la sección Otro, haga lo siguiente:
    • Opcional: Texto de pie de página de un PDF de subfactura
      Ingrese cualquier texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos. Consulte Exportar una requisición. Este campo es útil para agregar una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.
       Importante
      El texto de "Pie de página de un PDF de subfactura" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de nivel de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos.
    • Opcional: Mostrar montos que reclaman los subcontratistas​​​​​​​Si habilita esta configuración, los contratistas generales podrán diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista general.
       Nota:
      flag-australia.png En Australia y Nueva Zelanda, la habilitación de la configuración "Mostrar monto que reclaman los subcontratistas" también permitirá a los contratistas generales crear un PDF de programa de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una requisición como administrador. Para crear un programa de pagos, consulte Crear un programa de pagos.
      • Monto total reclamado
         
        Este monto refleja la columna "Subcontratista reclama este período" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
      • Monto total aprobado
        Este monto refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención. 
        • Montos reclamados y aprobados línea por línea en la tabla de detalle.
        • El comentario general de la factura.
      • Razones para la diferencia
        Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los montos reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo agregar comentarios, consulte Revisar una requisición como administrador.
    • Permitir que los subcontratistas facturen en exceso. Active esta opción para permitir que un contacto de facturación envíe una factura por más del 100%. Esto incluido en el PDF.
  7. Haga clic en Actualizar.

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
  • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
    • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
    • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
  • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
    • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
    • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
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