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Procore

Configurar ajustes: facturación

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Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación del proyecto.

Fondo

Si su equipo del proyecto planea utilizar la herramienta Facturación de Procore, se recomienda que configure los ajustes de la herramienta antes de que su equipo comience a crear facturas para el proyecto. La configuración de la factura controlada a nivel proyecto incluye:

  • Período de facturación predeterminado. La configuración de esta sección le permite definir el período de facturación predeterminado para la herramienta Facturación. Completar esta información le da a Procore la capacidad de completar automáticamente los campos de fecha en la ventana que aparece cuando los usuarios hacen clic en el botón +Crear período de facturación. 
  • Correos electrónicos. La configuración de esta sección le permite agregar el cuerpo de un mensaje saliente en sus invitaciones y mensajes recordatorios. 
  • Otro. La configuración de esta sección le permite elegir incluir un pie de página en sus facturas, para mostrar u ocultar los montos reclamados por los subcontratistas, y también le permite decidir si los subcontratistas pueden facturar en exceso. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png .
  3. En Configuración, tiene estas opciones:

Configurar el período de facturación predeterminado

En la sección Período de facturación predeterminado, establezca el rango de fechas predeterminado y la fecha de vencimiento para que Procore utilice al crear automáticamente nuevos períodos de facturación.Siempre haga clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios entren en vigencia.

invoicing-default-billing-period.png

  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha del calendario del mes para que comience el período de facturación. Procore utiliza esta configuración para:
    • Complete automáticamente la fecha desde la que crea un período de facturación manual. Consulte Crear períodos de facturación manual.Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación.
    • Complete automáticamente la "Fecha de inicio" cuando Procore crea un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática.
    • La "Fecha de inicio" predeterminada de Procore es el "1 del mes". Puede cambiar esta configuración a cualquier fecha que desee.
  • Fecha de Finalización
    Seleccione la fecha del calendario del mes para que finalice el período de facturación. Procore utiliza esta configuración para:
    • Complete automáticamente la fecha en un período de facturación manual. Consulte Crear períodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación.
    • Complete automáticamente la "Fecha de inicio" al crear un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática.
    • La "Fecha de finalización" predeterminada es el "31 del mes". Cambia esta configuración a cualquier fecha que desee.
  • Fecha de vencimiento
    Seleccione la fecha del calendario del mes para indicar la fecha en que se debe enviar la factura a la compañía que paga el trabajo completado en la factura. Procore utiliza esta configuración para:

Configurar las opciones de correo electrónico de la factura

En la sección Correos electrónicos, establezca la configuración predeterminada opcional para los mensajes de notificación por correo electrónico de la herramienta Facturación.Siempre haga clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios entren en vigencia.

invoicing-email-settings.png

  • Opcional: Mensaje personalizado de invitación y recordatorio
    Escriba un mensaje en este cuadro. Este texto se incluirá tanto en la "Invitación a facturar" como en los correos electrónicos de recordatorio automático que Procore envía a sus contactos de facturación. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación. 
  • Opcional: recuerde a los subcontratistas que facturen
    Cambiar esta opción ENCENDIDO para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de facturación. La configuración predeterminada está DESACTIVADA. Luego, establezca la cadencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia . Después de que pase la "Fecha de vencimiento" en una factura, Procore deja de enviar mensajes recordatorios automáticamente.
  • Opcional: envíe un resumen de requisiciones en revisión
    Alterna esta opción ENCENDIDO y seleccione Semanalmente de la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen de resumen semanal cada lunes. La configuración predeterminada está DESACTIVADA. Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando están en el estatus Borrador, En revisión o Revisar y volver a enviar . Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas", que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Configurar ajustes en la herramienta Contratos. Consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos.
  • Opcional: notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las requisiciones
    Cambie esta opción ENCENDIDO para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de facturación cuando el estatus de una factura cambia a Aprobado o Aprobado como anotó un administrador de facturas.La configuración predeterminada está DESACTIVADA. Consulte Revisar una requisición como administrador.

Configurar los ajustes "Otro"

En la sección Otro, tiene las opciones a continuación. Siempre haga clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios entren en vigencia.

invoicing-other-settings.png

  • Opcional: Texto de pie de página de un PDF de subfactura
    Ingrese cualquier texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos. Consulte Exportar una requisición. Este campo es útil para agregar una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.
     Importante
    El texto de "Pie de página de un PDF de subfactura" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de nivel de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos.
  • Opcional: Mostrar montos que reclaman los subcontratistas​​​​​​​Si habilita esta configuración, los contratistas generales podrán diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista general.
     Nota
    flag-australia.pngEn Australia y Nueva Zelanda, la habilitación de la configuración "Mostrar montos reclamados por subcontratistas" también permitirá a los contratistas generales crear un PDF del programa de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una requisición como administrador. Para crear un programa de pagos, consulte Crear un programa de pagos.
    • Monto total reclamado
             Este monto refleja la columna "Monto propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
    • Monto total aprobado
      Este monto refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención. 
      • Montos reclamados y aprobados línea por línea en la tabla de detalle.
      • El comentario general de la factura.
    • Razones para la diferencia
      Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los montos reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo agregar comentarios, consulte Revisar una requisición como administrador.
  • Permitir que los subcontratistas facturen más. Alternar esta opción para permitir que los usuarios de Procore envíen una factura cuando una factura tenga partidas que excedan el 100% del monto presupuestado. Los montos de más del 100% del monto presupuestado se incluyen en el PDF de la factura. Para obtener más información, consulte Permitir o evitar la sobrefacturación en una requisición.