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Procore

Importar partidas del SOV del contrato desde un archivo CSV

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Objetivo

Para importar las partidas de las Partidas (SOV) para una orden de compra o contrato mediante un archivo de valores separados por comas (CSV). 

Fondo

Para ahorrar tiempo al agregar partidas manualmente a las partidas de una orden de compra o contrato, puede descargar un archivo CSV de su proyecto, agregar sus partidas a ese archivo y luego importarlo a Procore. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con los permisos granulares "Actualizar contrato de orden de compra" y "Actualizar contrato deorden de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está desactivada en la página Configurar ajustes de la herramienta Contratos, la orden de compra o el contrato deben estar en el estatus Borrador . Esta es la configuración predeterminada de Procore. 
    • Si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está activada en la página Configurar ajustes de la herramienta Contratos, el contrato puede estar en cualquier estatus. Sin embargo, no puede reemplazar las partidas que se han facturado al realizar una importación. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?

  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  

    • Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:

Pasos

Personalice el delimitador y descargue una plantilla en blanco

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contratos , haga clic en el enlace Número del contrato para abrirlo.
  3. Haga clic en la pestaña Partidas .
  4. En la parte inferior de la página Partidas, haga clic en Importar partidas desde CSV. 
  5. En la ventana Importar partidas desde CSV , elija estas opciones:
    • Haga clic en Personalizar delimitador de CSV para revelar las opciones. 
    • En Elija Delimitador de CSV, elija una de estas opciones:
      customize-delimiter.png
       Recomendación
      ¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
      • Coma. Separa los datos usando una coma (,). Esta es la opción predeterminada de Procore. 
      • Semicolon. Separa los datos usando una semicolon (;). 
  6. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV en blanco .
    Procore descarga un archivo de plantilla en blanco llamado "Plantilla de partidas del contrato" la ubicación de descarga especificada para su navegador web.  

Agregar partidas a la plantilla en blanco

  1. En su computadora, abra la plantilla que acaba de descargar. 
  2. Siga uno (1) de estos pasos para agregar partidas a su plantilla en blanco:
     Recomendación
    ¿Qué método contable está configurado para el contrato, el contrato o la financiación? Vea los encabezados en la plantilla en blanco. Si ve una columna "Monto", está configurado para contabilidad basada en montos. Si ve "Unidad", está configurado para la contabilidad basada en unidades. Para saber cómo establecer la método contable en un contrato, contrato o financiamiento, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?

Método de contabilidad basado en montos

Cuando un contrato utiliza la método contable basada en montos (consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en su proyecto, ingrese el código del subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Partida del presupuesto
    El número de la partida del presupuesto del Contrato primario SOV. No es necesario completar esto, ya que Procore unirá automáticamente todas las combinaciones de códigos de costos/categorías y las colocará en la herramienta Presupuesto.
  • Nombre del código de costo
    El nombre detallado del número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división - Título". Por ejemplo, 01-100 - Resumen.
  • Número de código de costo
    El número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división". Por ejemplo, 01-100).
  • Descripción
    Opcional: una descripción más detallada de la partida.
  • Tipo de partida
    Ingrese la abreviatura del tipo de costo correspondiente al código de costo.
     Notas
  • Cantidad
    Ingrese un valor numérico o el monto del contrato. NO ingrese comas ni el símbolo de dólar ($). Por ejemplo, "15000" es la sintaxis correcta. Si no hay una cantidad en dólares para ingresar, asegúrese de ingresar 0.00. La importación NO aceptará una celda en blanco.
    Nota: Las líneas en blanco siguen contando como líneas en el proceso de importación, por lo que asegúrese de eliminarlas del final del archivo CSV antes de importar.

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Cuando un contrato utiliza la método contable basada en unidades/cantidad (consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese las partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en su proyecto, ingrese el código del subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Anulación de subtotal
    Para anular el cálculo automático del subtotal, ingrese un valor aquí. Si ingresa un valor aquí, deje siempre los campos de Cálculo automático ("Cantidad", "Descripción de la unidad" y "Precio unitario") en blanco. NO complete ambos.
    O
  • Cálculo automático
    Para usar la función de cálculo automático de Procore, ingrese un valor en estos campos. NO complete los campos si ingresó un valor en el campo "Anulación de subtotal". 
     Nota
  • Opcional: Descripción
    Ingrese una descripción detallada de la partida.
  • Número de código de costo
    Ingrese un número de código de costo con el siguiente formato: "Código de división". Por ejemplo 01-100.
  • Nombre del código de costo
    Ingrese un nombre detallado del número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división - Título". Por ejemplo 01-100 - Resumen.
  • Partida del presupuesto
    Ingrese una partida del presupuesto del SOV del contrato primario. No es necesario completar esto, ya que Procore unirá todas las Combinaciones de Código/Categoría de costo automáticamente y las colocará en la herramienta de Presupuesto.
  1. Guarde su ingreso de datos en la plantilla completa.

Importar la plantilla CSV completada a Procore

  1. Regrese a la ventana Importar partidas desde CSV . 
  2. Haga clic en el botón Cargar archivo . 
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Navegue hasta la plantilla completa en su computadora y cargóla. 
  4. Elija entre estas opciones:
    • Si las partidas del contrato tienen cero (0) partidas, simplemente haga clic en el botón Importar . 
      O
    • Si las partidas del contrato tienen partidas existentes, elija una (1) de estas opciones:
      • Agregue partidas adicionales. Esta opción agrega las partidas en la plantilla a las partidas existentes en las Partidas. Luego, haga clic en el botón Importar .
        O
      • Reemplazar partidas existentes. Esta opción elimina todas las partidas existentes de las Partidas y las reemplaza con las partidas de la plantilla.  Luego, haga clic en el botón Importar . Nota: Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos del proyecto, esta opción se muestra en gris y no está disponible para su uso una vez que se crea una factura y se facturan las partidas. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"? 
 Recomendaciones
  • ¿Cómo sé si la importación fue exitosa? Aparece un banner de éxito VERDE cuando el proceso de importación es exitoso. 
  • ¿Cómo obtengo detalles sobre un error de archivo? Aparece un banner de error ROJO donde hay un error de archivo. Haga clic en el botón Mostrar errores que se muestra a continuación para revelar información más específica sobre el error para corregir. 
    show-errors-button.png