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Procore

Importar partidas del SOV del contrato desde un archivo CSV

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Objetivo

Para importar las partidas de las Partidas (SOV) para una orden de compra o contrato mediante un archivo de valores separados por comas (CSV). 

Contexto

Para ahorrar tiempo al agregar partidas manualmente a las partidas de una orden de compra o contrato, puede descargar un archivo CSV de su proyecto, agregar sus partidas a ese archivo y luego importarlo a Procore. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • Requerimientos:
  • Limitaciones:
    • NO agregue ni mueva columnas de datos en la plantilla. Si lo hace, fallará el proceso de importación. 
    • El proceso de importación solo admite archivos de valores separados por comas (CSV). 
    • Procore NO importará partidas cuando falten el ingreso de datos en estos campos:
      • Nombre del código de costo. Debe coincidir exactamente con el nombre del código de costo en la herramienta de administración del proyecto. 
      • Número de código de costo. Debe coincidir exactamente con el número de código de costo en la herramienta Administrador del proyecto. 
      • Tipo de partida. 
      • Monto o Cantidad/Descripción/Precio unitario . Este campo debe tener un valor ingresado. Sus requisitos de ingreso de datos dependen del método contable. Consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?
    • Códigos de presupuesto:
  • Información adicional:
    • Puede agregar varias partidas con los mismos códigos de costo, incluso si tienen la misma categoría. En el siguiente ejemplo, se crean dos partidas independientes.
      • 02-300 - Movimiento de tierras, M, 30,000
      • 02-300 - Earthwork, M, 60,500
    • Si ha habilitado la función de subproyectos (consulte Habilitar subproyectos y Agregar un subproyecto a un proyecto de Procore), puede agregar un subproyecto al contrato.
    • Los tipos/categorías de partidas se pueden encontrar navegando a la herramienta Administrador de la compañía en la página de Configuración del contrato. 
    • Si desea agregar ítems manualmente al SOV, consulte Agregar una partida a un cronograma valorado.

Requisitos previos

  • La orden de compra o el contrato debe estar en estatus Borrador.

Pasos

Descargue la plantilla CSV de partidas

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Haga clic en la pestaña Partidas.
  4. Desplácese hasta la parte inferior de la página hasta la sección Importar partidas desde CSV. 
  5. Opcional: haga clic en uno (1) de los enlaces de descarga:
    • Plantilla en blanco. Descarga un archivo en blanco llamado csv_import.csv a su computadora. 
    • Uno que muestra las partidas existentes. Descarga un archivo llamado csv_import.csv que contiene las partidas del SOV existentes en su computadora.
      import-sov-from-csv-download.png
  6. Continúe con Agregar partidas de SOV a la plantilla CSV.

Agregar partidas SOV a la plantilla CSV

  1. Abra el archivo csv_import.csv que descargó. 
  2. Identifique qué método de contabilidad utiliza la orden de compra o el contrato. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?
  3. Siga uno de estos pasos para agregar partidas al archivo CSV:

Método de contabilidad basado en montos

Cuando un contrato utiliza el método de contabilidad basado en la cantidad (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?), Ingrese las partidas en el archivo csv_import.csv de la siguiente manera:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en su proyecto, ingrese el código del subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Partida del presupuesto
    El número de la partida del presupuesto del Contrato primario SOV. No es necesario completar esto, ya que Procore unirá automáticamente todas las combinaciones de códigos de costos/categorías y las colocará en la herramienta Presupuesto.
  • Nombre del código de costo
    El nombre detallado del número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división - Título". Por ejemplo, 01-100 - Resumen.
  • Número de código de costo
    El número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división". Por ejemplo, 01-100).
  • Descripción
    Opcional: una descripción más detallada de la partida.
  • Tipo de partida
    Ingrese la abreviatura del tipo de costo correspondiente al código de costo.
     Notas
  • Cantidad
    Ingrese un valor numérico o el monto del contrato. (No se requiere el uso de comas ni el símbolo de dólar ($)). Por ejemplo, "15000" es la sintaxis correcta. Si no hay una cantidad en dólares para ingresar, asegúrese de ingresar 0.00 (la importación no aceptará una celda en blanco). 
    Nota: Las líneas en blanco aún cuentan como líneas en el proceso de importación, así que asegúrese de eliminarlas del final del archivo CSV antes de importar. 

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Cuando un contrato utiliza el método de contabilidad basado en unidades/cantidades (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?), Ingrese las partidas en el archivo csv_import.csv de la siguiente manera:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en su proyecto, ingrese el código del subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Anulación de subtotal
    Para anular el cálculo automático del subtotal, ingrese un valor aquí. Si ingresa un valor aquí, deje siempre los campos de Cálculo automático ("Cantidad", "Descripción de la unidad" y "Precio unitario") en blanco. NO complete ambos.
    O
  • Cálculo automático
    Para usar la función de cálculo automático de Procore, ingrese un valor en estos campos. NO complete los campos si ingresó un valor en el campo "Anulación de subtotal". 
     Nota:
    • Cantidad
      Ingrese un valor numérico que represente la cantidad de la unidad.
    • Descripción de la unidad
      Ingrese una descripción de la unidad.
    • Precio unitario
      Ingrese el precio por unidad.
    • Tipo de partida
      Ingrese una abreviatura de tipo de costo válida para el código de costo. Consulte ¿Cuáles son los tipos de costo predeterminados de Procore? y Establecer tipos de costos predeterminados. Si la entrada del tipo de costo NO coincide exactamente con un tipo de costo en la cuenta Procore de su compañía, Procore clasificará automáticamente la entrada como el tipo de costo "Otro".
  • Opcional: Descripción
    Ingrese una descripción detallada de la partida.
  • Número de código de costo
    Ingrese un número de código de costo con el siguiente formato: "Código de división". Por ejemplo 01-100.
  • Nombre del código de costo
    Ingrese un nombre detallado del número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división - Título". Por ejemplo 01-100 - Resumen.
  • Partida del presupuesto
    Ingrese una partida del presupuesto del SOV del contrato primario. No es necesario completar esto, ya que Procore unirá todas las Combinaciones de Código/Categoría de costo automáticamente y las colocará en la herramienta de Presupuesto.

Actualice la plantilla CSV completada a Procore

  1. Desplácese hasta el final de la página.
  2. Elija uno (1) de estos botones de opción:
     Nota:
    Un asterisco (*) indica la configuración predeterminada de Procore. 
    • Elimine las partidas existentes y agregue CSV como ítems nuevos. Elimina cualquier partida existente en el SOV y agrega las partidas del archivo CSV como nuevas partidas. 
    • * Conserve las líneas de pedido existentes y agregue CSV como elementos nuevos. Mantiene todas las líneas de pedido existentes en el SOV y agrega nuevas líneas de pedido del archivo CSV como nuevas líneas de pedido. 
      purchase-order-import-sov.png
  3. Seleccione el archivo CSV que actualizó.
  4. Haga clic en Importar.
     Nota:
  5. Espere unos segundos. Haga clic en la pestaña Partidas para actualizar su contenido.
  6. Verifique la importación y verifique que todos los ítems de su contrato se hayan importado correctamente.
  7. Si necesita realizar más cambios en el SOV, haga clic en Editar.
    • Agregue partidas adicionales manualmente. 
    • Eliminar partidas.
    • Actualice el número de código de costo.
    • Edite la descripción, el tipo o el monto de una partida.
  8. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en Guardar. Esto guarda sus actualizaciones. 
      O
    • Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico. Esto guarda sus actualizaciones y envía una copia del contrato a los destinatarios de correo electrónico que designe. 

 

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