Crear un PDF configurable de una factura de fondos
Lanzamiento limitado
La herramienta Fondos está disponible como una versión limitada para los clientes de Procore en los Estados Unidos que han implementado el diccionario de Procore desde la perspectiva de propietario. Para obtener más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?Objetivo
Crear un PDF personalizado para una factura de financiamiento utilizando las opciones de PDF configurables.
Fondo
Al trabajar con una factura de financiamiento en Procore, la pestaña Detalle y la pestaña PDF configurable de la factura muestran sus partidas. La pestaña PDF configurable le permite personalizar la forma en que se muestran las partidas en una factura de fondos. Con las funciones de esta pestaña, puede agrupar y resumir los datos de su factura de la manera que desee antes de presentarla al propietario al que está facturando.
En un PDF configurable, un grupo es un objeto que organiza las partidas de la factura juntos. En Procore, los grupos predeterminados están disponibles en un PDF configurable son subproyecto (si están habilitados), División, Código de costo y Tipo de costo. También puede crear grupos personalizados que contengan ítems personalizados para luego aplicar esos ítems personalizados a su PDF.
Ejemplos
- Cómo organizar un PDF configurable usando un grupo predeterminado
Supongamos que su equipo creó diferentes subproyectos en un proyecto de Procore para representar diferentes fases del proyecto). En este ejemplo, desea crear un PDF configurable que agrupe las partidas de la solicitud de pago en la fase de proyecto adecuada. Suponiendo que ha creado subproyectos con los nombres 'Fase 1', 'Fase 2' y 'Fase 3', puede elegir 'Subproyecto' en la lista desplegable 'Agregar grupo'. A continuación, puede colocar todas las partidas que se han clasificado como "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3" en grupos separados. - Cómo organizar un PDF utilizando un grupo personalizado
Supongamos que su equipo utiliza su propio sistema de códigos de facturación personalizados. Puede crear un nuevo grupo para el PDF configurable llamado "Grupo de facturación 1" para alojar sus códigos. Luego, puede crear nuevos ítems en el grupo para representar sus códigos de factura. Por ejemplo, "Facturar código A", "Código de factura B", "Código de factura C", así sucesivamente. Una vez que se crean su grupo y códigos, puede aplicar el grupo al PDF configurable y luego asignar sus códigos de factura personalizados a las partidas individuales en la factura.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Fondos del proyecto.
- Para ver un PDF configurable en un financiamiento, permisos de "Solo lectura" en la herramienta Fondos
- Información adicional:
- Puede exportar una copia en PDF de la pestaña PDF configurable para compartirla con el propietario. Consulte Exportar un PDF configurable de una factura de fondos.
- Puede enviar por correo electrónico la pestaña Detalles de una factura. Para obtener más información, consulte Enviar una factura de financiamiento por correo electrónico.
Requisitos previos
- Cree una financiación. Consulte Crear fondos.
- Agregue las partidas SOV a la financiación. Consulte Actualizar las SOV en una financiación.
- Confirme que todas las partes del financiamiento estén de acuerdo antes de cambiar su estatus a "Aprobado". Consulte Aprobar un financiamiento.
- Agregue una factura de fondos a la financiación. Consulte Crear una factura de financiamiento.
Pasos
Administrar grupos personalizados
Estos pasos le muestran cómo navegar a la ventana Administrar grupos personalizados.
- Navegue hasta la herramienta Fondos del proyecto.
- Busque la financiación asociada con la factura del propietario que contiene el PDF configurable. Luego haga clic en el enlace Número .
- Haga clic en la pestaña Facturas.
- Busque la factura que desea personalizar en la lista. Luego haga clic en Ver.
- Haga clic en la pestaña PDF configurable .
- Abra la lista desplegable Agregar grupo .
- Seleccione cualquiera de los grupos predeterminados de la lista.
- Opcional: haga clic en Administrar grupos personalizados.
- En la ventana Administrar grupos personalizados, continúe con:
Agregar un nuevo grupo al menú Agregar grupo
Estos pasos le muestran cómo crear un grupo personalizado para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Agregar grupo" en la pestaña PDF configurable.
- En la ventana Administrar grupos personalizados, haga clic en Agregar grupo.
- Escriba una etiqueta para el grupo en el cuadro de etiqueta Ingresar nombre de grupo . Luego presione ENTER. Agregue tantos grupos como desee.
Nota
- Después de presionar ENTER, el sistema guarda automáticamente el nombre del grupo y lo agrega como una selección en la lista desplegable Agregar grupo en la pestaña PDF configurable.
- Para eliminar un grupo, haga clic en la (x) junto al nombre del grupo para eliminarlo permanentemente y cualquier ítem asociado con el grupo seleccionado.
- Continúe con Agregar ítems a un grupo.
Agregar ítems a un grupo
Estos pasos le muestran cómo agregar códigos de factura a un grupo personalizado.
- En la ventana Agregar grupos personalizados, busque el grupo al que desea agregar códigos de facturación.
- Haga clic en Agregar ítem.
- En el cuadro Ingresar nombre del ítem , escriba una etiqueta para el código. Luego presione ENTER.
Nota
- Agregue tantos ítems como desee para cada grupo.
- Haga clic en el botón Guardar .
Aparece un banner VERDE "Grupos guardados" en la parte inferior de la página. - Continúe con Asignar partidas de la factura a un ítem en un grupo.
Asignar las partidas de la factura a un ítem en un grupo
Una vez que haya creado los grupos e ítems que desea utilizar para su factura, puede comenzar a organizar sus partidas para que aparezcan como desee.
- Haga clic en la pestaña PDF configurable.
- Coloque una marca de verificación junto a las partidas de la factura que desea asignar a un ítem personalizado.
Nota: Esta acción cambia la etiqueta en la lista desplegable "Agregar grupo" a "Editar". - En la lista desplegable Editar , seleccione el grupo que contiene los ítems personalizados que desea asignar a las partidas de su factura.
- Haga clic en Guardar.
Consejos
- Cualquier partida de factura no asignada a un ítem personalizado en un grupo aparecerá en una sección titulada "Sin especificar [Nombre del grupo de facturación]". No hay opción de eliminar esa convención de nomenclatura.
- Si no desea que aparezca el "Nombre del grupo de facturación" en su factura, se recomienda que agregue un ítem llamado "Ninguno" o "Otro" (o un término de su elección) a su grupo. Luego, asigne las partidas de su factura a ese ítem en el grupo.