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Procore

Crear períodos de facturación automática

Objetivo

Crear períodos de facturación automática para las requisiciones de subcontratistas de un proyecto. 

Fondo

Un período de facturación define el ciclo de facturación utilizado por el equipo de un proyecto y los contactos de facturación en las facturas y la facturación de progreso de Procore. Además de definir la frecuencia del ciclo de facturación (por ejemplo, mensual o semanal), un período de facturación también define la fecha de inicio/finalización del ciclo de facturación y la fecha de vencimiento de la factura o facturación en progreso. 

Ejemplos

Los períodos de facturación más comunes incluyen:

  • Mensual
    A continuación, se muestran ejemplos de períodos de facturación mensual habituales:
    • Comienza el primer día del mes y termina el 30 del mismo mes.
    • Comienza el 15 de un mes y termina el 14 del mes siguiente. 
  • Semanal 
    A continuación, se presentan ejemplos de períodos de facturación semanales comunes:
    • Comienza el domingo de esta semana y termina el sábado de esta semana.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
    Información adicional: 
    • Solo puede crear períodos de facturación en la herramienta Facturación del proyecto. No puede crear períodos de facturación a nivel compañía.
    • Solo puede tener un (1) período de facturación con el estatus "Abierto" a la vez. 
    • Cuando crea un nuevo período de facturación, Procore establece automáticamente su estatus en "Abierto". El estatus del período de facturación anterior se establece automáticamente en "Cerrado".
    • Para los proyectos que utilizan la herramienta Costos indirectos, un período de facturación también determina qué costos indirectos se incluyen en una factura. 
    • Para compilar correctamente copias de seguridad de facturas, los períodos de facturación que corresponden a las facturas seleccionadas deben existir. Para obtener más información, consulte Crear períodos de facturación automáticos y Crear períodos de facturación manual.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación o Facturación en progreso del proyecto.
     Nota
    El nombre de la herramienta Procore en su entorno depende del idioma o del diccionario de puntos de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
  2. Opcional: haga clic en la pestaña Períodos de facturación.
  3. Haga clic en el botón Crear período de facturación.
    start-new-billing-period.png
  4. En el cuadro de diálogo "Configurar período de facturación", haga clic en Automático .
  5. En "Automático", configure los ajustes del período de facturación de la siguiente manera:
    set-up-automatic-billing-period.png
    • Frecuencia
      • Mensual. Seleccione esta opción y luego elija la fecha en la que desea que comience el período de facturación. 
      • Semanalmente. Seleccione esta opción y luego elija la fecha en la que desea que comience el período de facturación. 
      • Nunca. Seleccione esta opción para no crear nunca un período de facturación automático.
         Propina
        ¿Cuándo elegiría la opción 'Nunca'?  Si ha configurado anteriormente Procore para crear automáticamente nuevos períodos de facturación, puede cancelar ese proceso más adelante haciendo clic en Crear período de facturación y seleccionando la opción 'Nunca' en la pestaña Automático como se describe arriba. Esto anula la configuración de creación del período de facturación anterior de la herramienta y evita que Procore cree otros nuevos. 
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha de cada mes en que desea que comience el período de facturación. 
       Nota
      • Para crear períodos de facturación automáticos que ocurren después de la "Fecha de inicio" seleccionada, debe crear manualmente el primer período de facturación en su proyecto con la herramienta Facturación. Consulte Crear períodos de facturación manual.
      • Tenga en cuenta que Procore crea períodos de facturación automática para períodos futuros en la fecha de inicio del período futuro. Por ejemplo, si desea crear automáticamente períodos de facturación que comiencen el primer día del mes, Procore crea automáticamente el nuevo período de facturación el primero de cada mes. 
    • Fecha de finalización. Seleccione la fecha de cada mes en que desea que finalice el período de facturación.
    • Fecha de vencimiento. Seleccione la fecha de cada mes en que desea que venza la factura. 
  6. Haga clic en Guardar.
     Propina

    ¿Cuál es el siguiente paso? Después de crear un período de facturación, elija una de estas opciones para crear una factura:

 

Si desea obtener más información sobre el software de administración de facturas de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de facturas de construcción.