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Procore

(Beta) Editar contratos primarios

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes en la finanzas del proyecto: Experiencia moderna para Contratos primarios programa beta. 

Objetivo

Editar un contrato primario.

Fondo

Puede editar un contrato en cualquier momento. Para proteger los datos financieros de su contrato de agregar, actualizar o eliminar inadvertidas, solo los usuarios con permisos de usuario requeridos pueden editar un contrato. Además, la configuración predeterminada de Procore es impedir que los usuarios editen las partidas (SOV) cuando el contrato está en el estatus "Aprobado".

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  • Información adicional:
    • La configuración predeterminada de Procore es impedir que todos los usuarios editen las SOV de un contrato primario cuando un contrato está en el estatus "Aprobado".Por ejemplo, no puede editar SOV en un contrato primario en el estatus "Aprobado". Esto también es verdadero cuando las SOV en la Orden de cambio de contrato primario (OCCP) o la factura del propietario están en el estatus "Aprobado".
    • Aunque es una configuración poco común para activar, puede configurar un contrato para que los usuarios con los "Permisos de usuario requeridos" puedan editar el contrato en cualquier estatus. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?

Pasos

Editar un contrato primario

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto. 
  2. Busque el contrato para actualizar en la lista.
  3. Haga clic en su enlace Número para abrirlo.
  4. Haga clic en el botón Editar contrato .
  5. Elija entre estas opciones:

Editar la información básica

Actualice la información básica del contrato de la siguiente manera:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al agregar la información básica del contrato.
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda el contrato primario, lo enumera como el creador y lo coloca automáticamente en el estatus Borrador .
  • Número
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfa numéricos en este cuadro. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los ejemplos a continuación le muestran cómo funciona la numeración consecutiva de Procore:

      • Si el contrato anterior fue 1, los siguientes contratos son 2, 3, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue DCA0010-12-G-0001, los próximos contratos son DCA0010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede ingresar manualmente un número único para cada contrato primario. Para ello, escriba sobre la entrada existente en el cuadro Número . NO se permiten números de contrato duplicados.
  • Compañía contratista
    Seleccione el nombre de la compañía que realiza el trabajo o suministrar materiales para este contrato. Para aparecer como una opción de lista, consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Editar la información general

Actualice el contrato con más información general:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente los contratos con el estatus "Predeterminado". Para seleccionar un estatus diferente, elija una de las etiquetas de estatus de la lista desplegable.Las opciones incluyen Borrador, Fuera de licitación, Fuera de firma, Aprobado, Completado o Terminado.
     Nota
    Para crear Órdenes de cambio de contrato primario (OCCP) y facturas de propietario, el estatus de su contrato primario debe establecerse en Aprobado o Completo.
  • Ejecutado
    Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado por completo. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por representantes autorizados para cada parte.
  • Retención predeterminada
    Ingrese un número para representar el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del contrato. Por ejemplo, si planea retener diez (10) porcentaje del valor de la partida, ingrese el 10%.
  • Contratista
    Seleccione el "Contratista" de esta lista desplegable. Esta es la compañía que su equipo contrate para realizar el trabajo. Para aparecer como una opción de lista, Agregue una compañía al Directorio del proyecto.
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto principal o ingeniero del proyecto de esta lista desplegable.Para aparecer como una opción en esta lista, la compañía debe tener un registro en el Directorio del proyecto.
  • Descripción
    Ingrese una descripción más detallada del contrato primario. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Editar los privilegios de acceso

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Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/prime-contracts/tutorials/edit-prime-contracts), /content/body/div[6]/div/div[3]/div/pre, line 2, column 121

Editar las fechas

Para actualizar el contrato primario con fechas importantes, haga lo siguiente:

prime-contract-contract-dates.png

 Nota
El administrador de Procore de su compañía administra las fechas que aparecen en la sección "Fechas de contrato" utilizando la función conjuntos de campos configurables. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos primarios se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de Terminación Sustancial
    Seleccione la fecha de terminación sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario.
     Recomendación
    Si el campo "Fecha de Terminación sustancial" está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de Terminación sustancial" para que coincida con la "Fecha de Terminación sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato primario (OCCP) cuando cada orden de cambio es "Aprobada".
  • Actual Completion Date
    Seleccione la actual completion date del proyecto de construcción.
  • Fecha del contrato
    Seleccione la fecha del contrato en el control de calendario.
  • Fecha de recepción del contrato firmado
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario.La fecha de ejecución representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por representantes autorizados de todas las partes del contrato.
  • Emitido La Fecha
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha en que se devolvió el contrato.
  • Fecha de la Letter of Intent
    Seleccione la fecha de la Letter of Intent (LOI) en el control de calendario. 
  • Fecha de aprobación de la carta
    Seleccione la fecha de la Carta de aprobación (cartas de aprobación) en el control de calendario.
  • Fecha de terminación del contrato
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control de calendario.

Editar las inclusiones y exclusiones

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que está incluido y NO incluido en el precio del contrato y alcance de trabajo. Para actualizar la tarjeta "Inclusiones y exclusiones" del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Agregue las inclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.
  • Exclusiones
    Agregue las exclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Editar el método contable

Editar las partidas

Tiene estas opciones al editar SOV:

Editar una partida

Puede editar una partida existente utilizando la función de edición en línea. Simplemente haga clic en una de las celdas de datos y reemplace el contenido existente.

Agregar y eliminar partidas
  1. Navegue hasta contrato.
  2. Haga clic en la pestaña Partidas.
  3. Haga clic en el puntos suspensivos verticales (⋮). Luego elija una de estas opciones:
    • Añadir arriba. Seleccione esta opción para agregar una partida encima de la partida actual. Las partidas agregadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del contrato.
    • Agregar a continuación. Seleccione esta opción para agregar una partida debajo de la partida actual.Las partidas agregadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del contrato.
    • Eliminar. Seleccione esta opción para eliminar la partida actual. Las partidas eliminadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del contrato.
  4. Haga clic en Guardar.
Reorganizar Las Partidas

Para mover una partida a la parte superior de la lista, haga clic en la celda que desea mover. Luego escriba "1" en la lista. Esto mueve la línea seleccionada a la parte superior de la lista y ajusta todas las partidas existentes en orden consecutivo ascendente.

Editar los archivos adjuntos

Puede agregar o eliminar archivos adjuntos de un contrato primario. Puede agregar y eliminar archivos adjuntos cuando el contrato está en cualquier estatus.

Agregar archivos adjuntos

Para agregar archivos adjuntos a un contrato primario:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se cargan. Las opciones incluyen:
    • Mi computadora. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su computadora. Seleccione los archivos para cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación de la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos para cargar.
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos para cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos para cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena los archivos para cargar y luego resalte ellos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso muestra el estatus de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. 
Eliminar archivos adjuntos

Para eliminar un archivo adjunto:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en la (x) del archivo que desea eliminar.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Haga clic en Guardar en la tarjeta "Archivos adjuntos".