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Procore

Editar facturas de propietario (Beta)

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 En versión beta
Esta página detalla la experiencia de solicitud de pago moderna.

Objetivo

Editar una factura de propietario para un contrato primario.

Contexto

Después de crear una factura de propietario, puede abrirla utilizando la herramienta Contratos primarios o Facturación a nivel proyecto para editar según sea necesario. Los pasos a continuación le muestran cómo editar una factura de propietario utilizando la herramienta Contratos primarios. 

Aspectos para tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Abrir una factura

  1. Navegue hasta la herramienta de Contratos primarios del proyecto.
  2. En la tabla, busque el contrato para editar.
     Recomendación
    • ¿Buscas una factura específica? Para encontrar rápidamente una coincidencia en una larga lista de facturas, comience a escribir en el cuadro de búsqueda . Procore reduce la lista para mostrar solo las facturas que coinciden con sus palabras clave. 
    • ¿Quiere organizar las facturas en la lista de propietarios? Para organizar la tabla de facturas, utilice las opciones en los menús Agregar grupo y Agregar filtro . Para obtener más información, consulte Buscar, filtrar y agrupar facturas.
  3. Haga clic en el enlace Número del contrato para abrirlo. 
  4. Haga clic en la pestaña Facturas. 
  5. Busque la factura en la pestaña Facturas (Solicitudes de pago). 
  6. Haga clic en el enlace Posición de factura o N° de factura para abrirlo. 

Procore abre la factura. Tiene diferentes opciones de edición en cada tarjeta en la factura. 

Actualizar la información general

Para actualizar la información general de la factura:

  1. Desplácese hasta Información general. 
  2. Haga clic en Editar. 
  3. Actualice estos campos según sea necesario:
     Nota:
    Un asterisk ** a continuación indica que el campo es obligatorio. 
    edit-invoice-general-information.png
     
    • Estado
      Elija un estatus de la lista desplegable. El estatus predeterminado de una nueva factura es Borrador. Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
    • Invoice No. 
      Cambie el número de factura, si corresponde. 
    • Período de facturación.*
      Procore completa automáticamente el menú desplegable con el período de facturación abierto del proyecto. Si no hay un período de facturación abierto, Procore selecciona el período de facturación más reciente.
       Recomendaciones
      ¿No se ve una opción de menú para el período de facturación actual? Para saber cómo crear un período de facturación, consulte Crear períodos de facturación.
    • Inicio del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de inicio del período de facturación seleccionado.
    • Fin del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de finalización del período de facturación seleccionado.
  4. Haga clic en Guardar. 

Ver una vista previa de resumen

Para obtener una vista previa de la factura en su diseño terminado:

  1. Desplácese hasta la sección Vista previa resumida. 
  2. Haga clic en la flecha para expandirla.
    expand-summary-preview.png

Haga clic aquí para ver un ejemplo de la vista previa de resumen.  

Vista previa de resumen: requisición ascendente

La vista previa de resumen le permite ver el diseño terminado de su factura aguas arriba. 

Ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de una factura de propietario creada con la herramienta Contratos primarios. Notará ligeras diferencias de etiquetación de campo, si está viendo una factura aguas arriba creada con una de estas herramientas de proyecto:

El diseño de una vista previa resumida siempre coincide con el siguiente ejemplo.

summary-preview.png

Vista previa de resumen : información general

La siguiente tabla detalla cada campo en el área de Información general de una factura del propietario. 

Campo Descripción Herramienta de proyecto Campos de origen
Propietario/Cliente/Cliente/Cliente Muestra el nombre del Propietario/Cliente o GC/Cliente según se especifique en el contrato o fondos.  Directorio, Contratos primarios Propietario/Cliente o GC/Cliente
Proyecto Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Portafolio Número de proyecto
Application No. Muestra el número de factura especificado en la factura. Facturación Invoice No.
Período Muestra el período de facturación de la factura.  Facturación Período de facturación
Proyecto Nos. Muestre los números de proyectos de Procore.  Portafolio  
Desde contratista Muestra el nombre del contratista primario que administra el proyecto Contratos primarios Contratista
Via Arquitecto/Ingeniero Muestra el nombre del Arquitecto/Ingeniero como se especifica en el contrato.  Contratos primarios Arquitecto/ingeniero
Fecha del contrato Muestra la fecha de vigencia del contrato. Esta es la fecha en que el contrato entró en vigencia. Contratos primarios  
Contrato para Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Contratos primarios  

Vista previa resumida: solicitud de pago del contratista

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área solicitud de pago del contratista de una factura de propietario. 

Línea  Campo Descripción Herramienta de proyecto Campos de origen
1 Suma del contrato original Muestre el monto registrado en el campo "Monto del contrato original" en el contrato.  Contratos primarios Monto del contrato original
2 Cambio neto por órdenes de cambio Muestra el monto total de las órdenes de cambio en el estatus Aprobado que afectan esta factura.  Contratos primarios, órdenes de cambio  
3 Suma del contrato hasta la fecha (Línea 1 ± 2) Muestra la suma o la diferencia de la suma del contrato original (línea 1) combinada con el monto neto de las órdenes de cambio (línea 2). Esto muestra el costo positivo o negativo resultante de cualquier orden de cambio aprobada. Consulte la vista previa resumida - Resumen de órdenes de cambio.  Contratos primarios, órdenes de cambio  
4 Total completado y almacenado hasta la fecha (columna G en la hoja de detalles) Procore agrega los valores Trabajo completado y materiales almacenados actualmente para mostrar la suma acumulada del costo de cada partida en la factura.  Facturación  
5 Retención Muestra el porcentaje del pago que se está reteniéndose hasta que el trabajo esté completo. Este valor se especifica en el contrato. Por lo general, el valor es entre 5% y 10% para cada pago por progreso. 

Debido a que algunas regiones requieren retención variable, la cantidad de "Retención" solo se puede reducir una vez que se completa un cierto porcentaje del contrato. 		 Contratos primarios  
5a % del trabajo completado Muestra el porcentaje de trabajo completado de solicitudes de pago anteriores más el trabajo completado para este período de facturación.  Facturación  
5b % de los materiales almacenados Muestra el porcentaje de materiales que se almacenan en el sitio. Esto refleja el valor de los materiales que se compraron, pero no se utilizaron en, el proyecto hasta el final del período de facturación de la factura.  Facturación  
- Retención total (Línea 5a + 5b o Total en la columna I en la hoja de detalles) Muestra la tasa de retención variable. Una tasa de retención variable puede representar una de dos tasas: (1) La cantidad de retención que se reduce después de que se complete un cierto porcentaje de trabajo, o (2) la cantidad de retención que la retención se aplica solo a la mano de obra y NO a los materiales. 

Nota: Si está retenido un porcentaje fijo durante todo el proyecto, no utilizará este campo. 		 Facturación  
6 Total ganado menos retención (Línea 4 menos Línea 5 Total) Muestra la cantidad de trabajo completado y materiales almacenados Facturación  
7 Menos certificaciones anteriores para el pago (línea 6 del certificado anterior) Muestra todos los pagos anteriores para el contrato. En la primera factura, este número es cero (0). En las facturas posteriores, el monto coincide con la línea 6 en la factura anterior.  Facturación Total ganado menos retención (de la factura anterior)
8 Pago actual adeudado Muestra el pago actual adeudado para el período de facturación de la factura. Este cálculo toma el valor de "Total completado y almacenado hasta la fecha" en la factura menos "Retención" y cualquier pago completado de facturas pasadas.  Facturación Calculado
9 Saldo para terminar, incluida la retención Muestra el monto restante que se pagará en el contrato, incluido el monto de "Retención".  Facturación Calculado

Vista previa de resumen: resumen de órdenes de cambio

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área Resumen de órdenes de cambio de una factura del propietario. 

Campo Descripción Herramienta de proyecto Campos de origen
Cambios totales aprobados en meses anteriores por propietario/cliente Muestra el monto total de las órdenes de cambio que fueron Aprobadas durante períodos de facturación anteriores.  Contratos primarios, contratos del cliente, fondos, órdenes de cambio, facturación, facturación de progreso Calculado
Total aprobado este mes Muestra el monto total de las órdenes de cambio que fueron Aprobadas durante el período de facturación actual.  Contratos primarios, contratos del cliente, fondos, órdenes de cambio, facturación, facturación de progreso Calculado
Totales Muestra el monto total de todas las órdenes de cambio aprobadas.  Facturación Calculado
Cambios netos por orden de cambio Muestra el cambio neto al monto total de esta factura. Contratos primarios, contratos del cliente, fondos, órdenes de cambio Calculado

Revisar y agregar cambios aprobados

Si su equipo aprueba nuevos budget cambia o órdenes de cambio de contrato primario después de crear un solicitud de pago, aparece un banner de notificación en la parte superior de la lista de valores de la factura.

Si desea agregar cambios recién aprobados al solicitud de pago más reciente, siga estos pasos:

  1. En la parte superior de las Partidas, haga clic en Revisar y agregar el banner de notificación. 
    banner-review-and-add-active.png
     Recomendaciones
    • ¿No ve un banner de notificación?  Ya sea (1) no hay cambios aprobados para agregar a la factura, o (2) los ajustes requeridos de "Cambios de presupuesto" no están configurados. Consulte Configurar ajustes: Presupuesto. 
    • ¿No se puede hacer clic en el botón Revisar y agregar? Los cambios aprobados solo se pueden agregar a la factura más reciente de un contrato primario. Si está editando una factura anterior, no puede hacer clic en el botón Revisar y agregar.
    • ¿Se agregan cambios aprobados a las nuevas facturas del propietario automáticamente? Sí. Los cambios aprobados se agregan automáticamente a las Partidas en una nueva factura. No es necesario agregar cambios aprobados a las nuevas facturas de propietario. 
  2. En la ventana Revisar y agregar cambios aprobados, revise los detalles del ajuste.
  3. Marque las casillas de verificación junto a los cambios que agregar.  
     Importante
    Agregar cambios aprobados es un acción permanente. Una vez agregados, no se pueden eliminar. 

    review-and-add-budget-change.png
  4. Elija entre las opciones:
    • Para agregar los cambios seleccionados, marque las casillas de verificación que corresponden al cambio y luego, haga clic en Agregar. 
      Aparece un banner VERDE cuando el cambio se agrega correctamente.
      O
    • Para omitir agregar los cambios, haga clic en Cancelar. 

Actualizar las partidas

Antes de actualizar las partidas, es útil comprender los métodos de edición disponibles. También es importante saber que el método contable establecido en el contrato primario impacta qué columnas están disponibles para el ingreso de datos en las Partidas. 

Para actualizar una partida:

Ver las partidas en pantalla completa

Puede ver las Partidas en pantalla completa y cerrarla cuando finalice sus actualizaciones. 

open-fullscreen.png
close-fullscreen.png

Para abrir o cerrar la vista de pantalla completa de las Partidas:

  • Haga clic en el enlace Abrir pantalla completa en la esquina superior derecha de las Partidas. 
    O
  • Haga clic en el botón Cerrar pantalla completa para volver a la vista de tarjetas.  

Establecer la vista de columna para las exportaciones de PDF

Puede configurar la vista de columna de las SOV antes Export Factura del propietario.

column-view-when-exported.png

Elija una opción del lista desplegable:

  • Estándar de la industria. Esto exporta el diseño de columna predeterminado de Procore, que es compatible con la mayoría de los formularios estándar de la industria. 
  • Configuración actual. Esto exporta su vista de columna SOV actual. 

Buscar partidas coincidentes

Puede buscar las partidas coincidentes para editar.  

search-schedule-of-values.png
Acerca del alcance de búsqueda

El alcance de una búsqueda incluye:

  • Código de presupuesto
  • Descripción del trabajo
Buscar partidas

Para buscar partidas coincidentes:

  1. En la búsqueda obra, escriba una palabra clave o frase. 
  2. Presione la tecla PESTAÑA o haga clic en el icono de la lupa. 

Administrar grupos personalizados

Puede crear, editar o eliminar opciones de agrupación personalizadas. Una vez que haya creado sus grupos, puede aplicarlos usando el menú desplegable a la izquierda del botón "Administrar grupos personalizados".

manage-custom-groups.png
Agregar, editar o eliminar grupos personalizados
  1. En las Partidas, haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Administrar grupos personalizados.
  3. En el panel "Administrar grupos personalizados", haga clic en Agregar nuevo grupo. 
  4. En el cuadro Nombre del grupo , escriba un nombre para el grupo.
  5. Opcional. Elija entre estas opciones: 
    • Para agregar grupos adicionales, haga clic en Agregar nuevo grupo. Puede crear uno o más grupos.
    • Para agregar un grupo secundario, escriba un nombre en el cuadro Ingresar nombre del grupo. Debe crear al menos un (1) subgrupo para cada grupo. 
    • Para cambiar el nombre de un grupo o grupo, escriba sobre el nombre existente según sea necesario. 
    • Para eliminar un grupo o grupo, haga clic en el icono Eliminar . 
  6. Haga clic en Guardar.
assign-to-custom-groups.png
Asignar partidas a grupos personalizados
  1. En las Partidas, haga clic en Editar.
  2. Seleccione las casillas de verificación que correspondan a las partidas para agregar a un grupo personalizado. 
  3. Haga clic en Asignar a grupos personalizados. 
    Esto abre la panel Asignar a grupos personalizados en el lado derecho de la página. 
  4. Seleccione el grupo deseado de la lista desplegable de grupo. 
apply-custom-groups.png
Aplicar grupos personalizados

Aplique los grupos a la tabla usando el menú desplegable a la izquierda del botón "Administrar grupos personalizados". Tiene estas opciones:

  • Para aplicar un grupo a la tabla, selecciónelo en el menú desplegable. 
  • Para mover un grupo activo, haga clic y mantenga presionada la elipsis doble y use un movimiento de arrastrar y soltar para moverlo a la posición que desee. 
  • Para eliminar un grupo activo, haga clic en la X a la derecha. La eliminación de un grupo también elimina cualquier grupo en él. No puede recuperar un grupo eliminado, debe volver a crearlo. 
  • Para eliminar cualquier personalización de la tabla, haga clic en Restablecer a valores predeterminados.

Administrar la configuración de tablas

Puede cambiar la altura de la fila para las Partidas. También puede mostrar u ocultar las columnas que aparecen. 

owner-invoice-table-settings.png
Establecer altura de fila
  1. Haga clic en el botón Configuración de la tabla .
    Esto abre el panel Configuración de tabla. 
  2. En Altura de fila, haga clic en una (1) opción: 
    • Pequeño 
    • Medio
    • Grande
Configurar columnas
  1. Haga clic en el botón Configuración de la tabla . 
    Esto abre el panel Configuración de tabla. 
  2. En Configurar columnas, elija entre estas opciones:
    • Para mostrar una columna, mueva el interruptor hacia la derecha. 
    • Para ocultar una columna, mueva el interruptor hacia la izquierda. 
    • Para mostrar todas las columnas, haga clic en Mostrar todo. Esta es la configuración predeterminada. 

Elija su método de edición

Es útil comprender las diferencias entre los dos (2) métodos de ingreso de datos disponibles para contratos. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato? Una vez que conozca el método de contabilidad vigente, haga clic en el botón Editar para colocar la Lista de valores en modo de edición. Solo puede editar la factura más reciente. Si hay una factura más reciente, aparece un mensaje informativo en la parte superior de la Lista de Valores. 

  • Editar partidas individuales en línea  Mostrar/Ocultar  

    • Edite las partidas en línea escribiendo en los cuadros de texto que aparecen en las celdas editables.

      owner-invoice-sov-inline-item-entry.png

  • Editar partidas en masivo Show/Hide  

    • Para editar partidas de SOV en masivo:

      1. Haga clic en Editar en la esquina superior derecha de la tarjeta SOV. 
        Esto coloca las SOV en modo de edición.
      2. Coloque marcas de verificación en las casillas a la izquierda de cada partida. Tiene estas opciones:
        • Para seleccionar todas las partidas SOV, marque la casilla en la columna Número de Ítem (consulte 1).
        • Para seleccionar todas las partidas de un grupo, marque la casilla en un grupo partida (consulte 2).
        • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillas deseadas junto a cada partida (consulte 3).

          owner-invoice-edit-values-panel.png
      3. Haga clic en el botón Editar valores (consulte 4). 
      4. En el panel Editar valores a la derecha (ver 5), ingrese los valores porcentuales según sea necesario.
        Los campos de entrada de datos en el panel Editar valor en las SOV de la factura son diferentes, dependiendo de si el contrato se configuró para utilizar el método de contabilidad basado en cantidades o en unidades. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?
      5. Haga clic en Aplicar (consulte 6).

Actualizar las partidas utilizando el método de contabilidad del contrato

Los requisitos de ingreso de datos para las partidas en una Partida están determinados por la método contable establecida en el contrato primario de la factura. En Procore, se puede configurar un contrato primario para usar uno (1) de dos (2) métodos contables: basado en monto o basado en unidades/cantidades. La método contable establecida en los impactos en el contrato primario que las columnas están disponibles para el ingreso de datos en las Partidas. Una vez que se crean partidas en un contrato, todas las facturas de ese contrato utilizan la misma método contable. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?

 Recomendaciones

¿Cómo sabe qué método contable se está utilizando? Un contrato basado en montos incluye columnas para ingresar dólares y montos porcentuales. Un contrato basado en unidades/ cantidades incluye columnas para ingresar un cantidad y montos porcentuales. Simplemente compare las columnas en las Partidas de su factura a las que se muestran en los siguientes ejemplos.

  • Actualizar las partidas con la método contable Mostrar/ocultar   montos

    • Para actualizar las partidas en partidas (SOV) de solicitud de pago cuando el contrato primario utiliza la método contable basado en montos:

      1. Desplácese hasta las SOV. 
        Cada partida en las SOV de un solicitud de pago corresponde a un partida del contrato. 
      2. Haga clic en Editar.
        Esto coloca las Partidas en modo de edición. 
      3. Ingrese valores en estos campos según sea necesario:
        Las columnas de sus SOV pueden ser diferentes. Para mostrar y ocultar columnas, haga clic en el icono Configuración icon-ag-grid-table-filter.png de tabla. Para obtener más información, consulte Administrar configuración de tabla.
        • Trabajo completado este período (%)
          Ingrese un porcentaje para representar el valor monetario del trabajo completado para esta período de facturación. 
          Nota: Si el usuario que creó la factura marcó la "Completar las partidas con costos del período de facturación seleccionado casilla de verificación", Procore completa automáticamente la entrada en la columna oculta "Trabajo completado este período ($)" con valores de facturas contratista, costos indirectos y contrato órdenes de cambio.
        • Trabajo total completado (%)
          Ingrese un porcentaje para representar el trabajo completado hasta la fecha a través de esta período de facturación. Procore utiliza esta entrada para mostrar el "% del trabajo completado" (línea 5a) en la vista previa resumida. 
          Nota: Este número representa la cantidad acumulada de trabajo completado desde la primera factura del contrato a través del período de facturación actual para esta factura.
        • Retención de trabajo este período (%)
          Ingrese un porcentaje para representar el retención de trabajo para publicar este período de facturación. 
          Nota: Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)" de las Partidas. 
        • Retención de materiales (%)
          Ingrese un porcentaje para representar el retención de materiales de este período de facturación. 
          Nota:  Un entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de materiales este período ($)". 
        • Retención de trabajo liberada (%)
          Ingrese un porcentaje para representar la retención de materiales que está solicitando que se libere para el trabajo completado este período de facturación. 
  • Actualizar las partidas con la método contable   basado en unidades/cantidades

    • Para actualizar las partidas en las Partidas de una factura de propietario cuando el contrato primario utiliza el método contable basado en unidades/cantidades:

      1. Desplácese hasta las Partidas. 
        Cada partida en las Partidas de la factura corresponde a un partida en la contrato primario de la factura. 
      2. Haga clic en Editar.
        Esto coloca las Partidas en modo de edición. 
      3. Ingrese los valores en estas celdas según sea necesario:
        • Trabajo completado: este período (cantidad). 
          Ingrese una cantidad de cantidad para representar el trabajo completado para este período de facturación. Esto actualiza automáticamente el monto en la celda "Trabajo completado: este período (%)". 
        • Trabajo completado: este período (%). 
          Esta celda se actualiza automáticamente cuando ingresa un valor en la celda "Trabajo completado: este período (cantidad)". Puede escribir sobre este valor para cambiar las otras entradas de esta fila. 
        • Total completado y almacenado hasta la fecha: total hasta la fecha (%). 
          Esto se actualiza automáticamente cuando ingresa un valor en las celdas "Trabajo completado: este período (cantidad)" o "Trabajo completado: este período (%)". Puede escribir sobre este valor para cambiar las otras entradas de esta fila.

Cargar archivos adjuntos

Al crear una factura, los usuarios tienen la opción de colocar una marca en la casilla Incluir copia de seguridad de costos indirectos y facturas en el cuadro de período de facturación seleccionado . La experiencia que ve dependerá de si la configuración está activada o DESACTIVADA. 

incluya copia de seguridad de costos indirectos y facturas en el período de facturación seleccionado

Si la configuración Incluir copia de seguridad de costos indirectos y facturas en la configuración del período de facturación seleccionado está activada. 

  1. Desplácese hasta Archivos adjuntos. 
  2. Haga clic en Editar. 
    Desplácese hasta la tarjeta Archivos adjuntos. 
     Nota:
    Cuando se activa la copia de seguridad de costos indirectos y facturas en la configuración del período de facturación seleccionado , la tarjeta Adjuntos contiene estas secciones: Archivos adjuntos cargados, Archivos adjuntos de requisiciones y Archivos adjuntos de costos indirectos. 

    attachments-with-prefill.png
  3. En la sección Archivos adjuntos cargados , haga clic en el botón Cargar archivos adjuntos. 
  4. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Cargar archivos adjuntos

Si la opción Incluir copia de seguridad de costos indirectos y facturas en la configuración del período de facturación seleccionado está desactivada en la factura. 

  1. Desplácese hasta Archivos adjuntos. 
  2. Haga clic en Cargar archivos adjuntos.

    upload-attachments.png
     
  3. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Ver también