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Complete una orden de cambio del contrato con DocuSign®

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Complete una orden de cambio del contrato con DocuSign??

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Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para una orden de cambio de contrato utilizando la integración de Procore + DocuSign® .

Fondo

Después de crear orden de cambio de contrato para un contrato, los usuarios de Procore con una DocuSign cuenta® pueden preparar un sobre de DocuSign® y enviar el documento de Procore a los destinatarios adecuados para solicitar una firma.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
      Y
    • Si la herramienta Eventos extraordinarios se agrega al proyecto, permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  • Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su DocuSign® cuenta de Procore, NO deberá volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión expira. Una vez expirado, aparecerá el banner "Autenticación requerida" en Procore. Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore? 

Requisitos previos

Pasos

Abrir una orden de cambio del contrato en Procore

Los pasos a continuación le muestran cómo abrir un contrato orden de cambio en Procore.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contratos , busque el contrato con el que trabajar y haga clic en la flecha para expandir las órdenes de cambio del contrato.
  3. Haga clic en el enlace Orden de cambio para abrirlo. 

    expand-commitment-change-orders.png
  4. En la orden de cambio, haga clic en Editar.
  5. Marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign . 

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Completar con DocuSign. 

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore lanza la aplicación web DocuSign®. Si NO ha iniciado sesión en su cuenta de DocuSign®, debe seguir los pasos en Iniciar sesión en DocuSign®. Si ya ha iniciado sesión, proceda a preparar el sobre de DocuSign® . 

Inicie sesión en DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Prepare el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF de la orden de cambio se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en el contrato. Por ejemplo, el contratista general o contratista cuyo contrato se ve afectado por la orden de cambio. Esto incluye el 'Nombre' y la 'Dirección de correo electrónico' de cada usuario. Para obtener más información, consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.
  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    DocuSign® desarrolla y mantiene las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre". Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

Para agregar destinatarios al sobre:

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se agregan al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®.Si los datos se especificaron en Procore, los valores en los campos "Nombre" y "Dirección de correo electrónico" de los bloques de destinatarios corresponden a estos campos en Procore:
    • Contratista. Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del contrato asociado con la orden de cambio. 
    • Contratista General. Esta es la persona designada en el campo "Contacto primario" en el Directorio del proyecto para la compañía designada en el campo "Contratista" del contrato asociado con la orden de cambio. 
       Tip
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el documento DocuSign®.Los campos de firma corresponden a roles específicos en Procore. Por ejemplo, el contratista general y el subcontratista que son partes en el contrato asociado con este orden de cambio.La integración de Procore + DocuSign® agrega automáticamente estos campos al sobre DocuSign®.

  1. Desplácese hasta la parte inferior del documento de DocuSign® para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. En el documento DocuSign®, deje los campos de firma en sus posiciones predeterminadas.Esto asegura que el proceso de recopilación de Procore + DocuSign® funcione como está diseñado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    DocuSign® desarrolla y mantiene las opciones en el área "Campos estándar". Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.®Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. Una vez que se aplican las firmas requeridas al documento, el comportamiento predeterminado de Procore es cambiar el estatus del ítem en Procore a "Aprobado".
     Important

Siguiente paso

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.