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Procore

Completar un subcontrato con DocuSign®

Objetivo

Completar una orden de compra o contrato con DocuSign®.

Contexto

Después de crear una orden de compra o un contrato, los usuarios de Procore con una cuenta de DocuSign® pueden preparar un sobre de DocuSign® para el contrato y enviarlo al destinatario correspondiente para solicitar una firma. Cuando envía correctamente un documento para su firma, el estado del contrato cambia a "Disponible para firmar". 

Si es el destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del compromiso a "Aprobado".

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto
  • Información adicional:

Pasos

Preparar un sobre DocuSign® para firmar

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. En Información general, coloque una marca en la casilla de verificación Firmar con DocuSign.


     
  4. Complete su ingreso de datos según sea necesario. Consulte Crear una orden de compra y Crear un contrato.
  5. Si desea agregar partidas al Cronograma valorado (SOV), haga clic en Crear e ingresar SOV
  6. Después de completar el ingreso de datos requerido, haga clic en Completar con DocuSign


     
  7. Si no ha iniciado sesión en DocuSign® desde Procore antes, complete los siguientes pasos:
    1. Ingrese su dirección de correo electrónico de DocuSign®.

    2. Haga clic en Continuar.
    3. Ingrese su contraseña.
    4. Haga clic en Iniciar sesión
      Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, el contrato se agregará automáticamente al sobre de DocuSign®, junto con los archivos adjuntos en el contrato.
  8. Prepare el sobre de DocuSign® con estas opciones:
     Nota:
    Para obtener más información sobre cómo preparar un sobre de DocuSign®, visite el  Sitio de soporte de DocuSign®
    • Agregar documentos al sobre
      Un PDF del contrato se carga automáticamente en DocuSign® junto con los archivos adjuntos que se agreguen al contrato. Si desea agregar documentos adicionales solo a DocuSign®,​haga clic en el botón Cargar u Obtener de la nube.
    • Agregar destinatarios al sobre
      Como remitente, su nombre y dirección de correo electrónico aparecerán automáticamente como destinatario. 
    • Agregar mensaje a todos los destinatarios
      Ingrese un asunto de correo electrónico y un mensaje de correo electrónico
  9. Haga clic en Siguiente
  10. Coloque los campos adicionales que desee. La integración coloca automáticamente los campos Firma y Fecha de firma.

    docusign-add-fields.png
  11. Cuando esté listo para enviar su sobre y documentos para que sean firmados, haga clic en el botón Enviar.

Revisar y firmar documentos en DocuSign®

Si recibió una solicitud para firmar un documento en DocuSign®, siga estos pasos:

  1. Vaya a su bandeja de entrada de correo electrónico.
  2. Busque el mensaje de correo electrónico de DocuSign® y ábralo. 
  3. Haga clic en el botón Revisar documento. 

    review-document-button.png
     
  4. En la ventana "Revisar y firmar documentos", haga lo siguiente:
    • Haga clic en Inicio. Haga clic en este botón para pasar al campo de la firma. Si hay varias firmas por recopilar, lo llevará a la primera firma. 
    • Haga clic en Firmar. Haga clic en este botón para agregar su firma electrónica a la página. 
    • Haga clic en Finalizar. Cuando haya completado todos los campos de firma obligatorios, haga clic en este botón para guardar una copia del documento en su cuenta de DocuSign®. 
 Nota:

Una vez que DocuSign® haya recopilado todas las firmas electrónicas, Procore actualizará automáticamente el contrato de la siguiente manera:

  • Cambia el estatus del contrato a "Aprobado".
  • Marca la casilla de verificación Ejecutado para indicar que se han obtenido odas las firmas requeridas.
  • Actualiza la fecha de recepción del contrato firmado con la fecha de finalización.

 

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