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Procore

Completar un subcontrato con DocuSign®

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para un contrato utilizando la integración de Procore + DocuSign® .

Fondo

Después de crear un orden de compra o contrato, los usuarios de Procore con una DocuSign® cuenta pueden preparar un sobre de DocuSign® para el contrato y enviarlo al destinatario apropiado para solicitar una firma.

Si es el destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del contrato a "Aprobado".

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto
  • Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su DocuSign® cuenta de Procore, NO deberá volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión expira. Una vez expirado, aparecerá el banner "Autenticación requerida" en Procore. Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?

Requisitos previos

Pasos

Abrir el contrato en Procore

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contratos , busque el contrato con el que trabajar.
  3. Haga clic en su enlace Número para abrirlo.
  4. En la tarjeta información general del contrato, haga clic en Editar contrato. 
  5. Asegúrese de que aparezca una marca en la DocuSign de inicio de sesión casilla de verificación.
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Complete su ingreso de datos según sea necesario. Consulte Crear una orden de compra y Crear un contrato.
     Nota
    Para agregar partidas a las Partidas (SOV), haga clic en Crear e ingresar PARTIDAs.
  7. Una vez completada su ingreso de datos, elija entre estas opciones:
    • Si se trata de un contrato existente, haga clic en el botón Enviar con DocuSign en la parte superior de la página.

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • Si este es un nuevo contrato que acaba de crear, haga clic en Crear y enviar con DocuSign en la parte inferior de la página.
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore lanza la aplicación web DocuSign®. Si NO ha iniciado sesión en su® DocuSign cuenta, debe seguir los pasos en Iniciar sesión para DocuSign®. Si ya ha iniciado sesión, continúe con Preparar el sobre DocuSign®.

Inicie sesión en DocuSign®

Prepare el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF del contrato se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en el contrato. Por ejemplo, el contratista general o el subcontratista que son partes en el contrato.Esto incluye cada usuario "Nombre" y "Dirección de correo electrónico". Para obtener más información, consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.
  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los cuadros de firma predeterminados.
     Nota

    Como se ilustra a continuación, la siguiente información de Procore, si está disponible, se completa automáticamente en DocuSign®:

    • Si los datos existen en la aplicación Procore, los cuadros de firma muestran los destinatarios "Rol" en el proceso del contrato. En la siguiente ilustración, los roles son Contratista general o Subcontratista. Si su compañía ha implementado uno de los diccionarios de idioma o punto de vista de Procore en su entorno, los roles que aparecen en su entorno pueden ser diferentes. Para obtener más información sobre los diccionarios de Procore, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?
    • Cada cuadro de firma también muestra el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario de Procore.
    • Las otras opciones de la sección "Agregar destinatarios al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

  1. En la sección "Mensaje a todos los destinatarios", haga lo siguiente:
    • Asunto de correo electrónico
      Ingrese una línea de asunto para el mensaje de correo electrónico saliente.
    • Mensaje de correo electrónico
      Ingrese la copia del cuerpo del mensaje de correo electrónico saliente.
  2. Haga clic en Siguiente

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles en Procore. For example, the General Contractor and Subcontractor who are parties to the commitment contract. Estos campos se agregan automáticamente al sobre DocuSign® por la integración de Procore + DocuSign®.

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo.

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.®Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. Una vez que se recopilan todas las firmas y se aplican al documento, Procore cambia el estatus del contrato a "Aprobado". También tiene la opción de actualizar el estatus del contrato manualmente.

     

Ver también

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.