Completar un subcontrato con DocuSign®
Objetivo
Completar una orden de compra o contrato con DocuSign®.
Contexto
Después de crear una orden de compra o un contrato, los usuarios de Procore con una cuenta de DocuSign® pueden preparar un sobre de DocuSign® para el contrato y enviarlo al destinatario correspondiente para solicitar una firma. Cuando envía correctamente un documento para su firma, el estado del contrato cambia a "Disponible para firmar".
Si es el destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del compromiso a "Aprobado".
Cosas para considerar
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto
- Información adicional:
- Para solicitar firmas mediante la integración de Procore + DocuSign®, debe tener una cuenta de DocuSign® activa. Para obtener más información, consulte:
- Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign® a través de Procore, no tendrá que volver a iniciar sesión.
Requisitos previos
Pasos
Preparar un sobre DocuSign® para firmar
- Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
- En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
- En Información general, coloque una marca en la casilla de verificación Firmar con DocuSign.
- Complete su ingreso de datos según sea necesario. Consulte Crear una orden de compra y Crear un contrato.
- Si desea agregar partidas al Cronograma valorado (SOV), haga clic en Crear e ingresar SOV.
- Después de completar el ingreso de datos requerido, haga clic en Completar con DocuSign.
- Si no ha iniciado sesión en DocuSign® desde Procore antes, complete los siguientes pasos:
- Ingrese su dirección de correo electrónico de DocuSign®.
- Haga clic en Continuar.
- Ingrese su contraseña.
- Haga clic en Iniciar sesión.
Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, el contrato se agregará automáticamente al sobre de DocuSign®, junto con los archivos adjuntos en el contrato.
- Ingrese su dirección de correo electrónico de DocuSign®.
- Prepare el sobre de DocuSign® con estas opciones:
Nota:
Para obtener más información sobre cómo preparar un sobre de DocuSign®, visite elSitio de soporte de DocuSign®.
- Agregar documentos al sobre
Un PDF del contrato se carga automáticamente en DocuSign® junto con los archivos adjuntos que se agreguen al contrato. Si desea agregar documentos adicionales solo a DocuSign®,haga clic en el botón Cargar u Obtener de la nube. - Agregar destinatarios al sobre
Como remitente, su nombre y dirección de correo electrónico aparecerán automáticamente como destinatario. - Agregar mensaje a todos los destinatarios
Ingrese un asunto de correo electrónico y un mensaje de correo electrónico.
- Agregar documentos al sobre
- Haga clic en Siguiente.
- Coloque los campos adicionales que desee. La integración coloca automáticamente los campos Firma y Fecha de firma.
- Cuando esté listo para enviar su sobre y documentos para que sean firmados, haga clic en el botón Enviar.
Revisar y firmar documentos en DocuSign®
Si recibió una solicitud para firmar un documento en DocuSign®, siga estos pasos:
- Vaya a su bandeja de entrada de correo electrónico.
- Busque el mensaje de correo electrónico de DocuSign® y ábralo.
- Haga clic en el botón Revisar documento.
- En la ventana "Revisar y firmar documentos", haga lo siguiente:
- Haga clic en Inicio. Haga clic en este botón para pasar al campo de la firma. Si hay varias firmas por recopilar, lo llevará a la primera firma.
- Haga clic en Firmar. Haga clic en este botón para agregar su firma electrónica a la página.
- Haga clic en Finalizar. Cuando haya completado todos los campos de firma obligatorios, haga clic en este botón para guardar una copia del documento en su cuenta de DocuSign®.
Nota:
Una vez que DocuSign® haya recopilado todas las firmas electrónicas, Procore actualizará automáticamente el contrato de la siguiente manera:
- Cambia el estatus del contrato a "Aprobado".
- Marca la casilla de verificación Ejecutado para indicar que se han obtenido odas las firmas requeridas.
- Actualiza la fecha de recepción del contrato firmado con la fecha de finalización.