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Procore

Revisar una requisición de subcontratista como administrador

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 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta el 2023 de septiembre. Después de septiembre de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota:
Si ha vuelto a la versión heredada de subcontratista facturas, siga los pasos en Revisar una requisición como administrador en lugar de los siguientes.

Objetivo

Aprobar o rechazar las partidas en una factura intermedio como administrador de facturas.

Fondo

Si es un administrador de facturas de su proyecto, es importante asegurarse de que las facturas enviadas por sus colaboradores intermedios sean precisas. Para admitir eso, Procore le proporciona la habilidad para aprobar o rechazar partidas individuales en la tarjeta partidas de una factura. Para aprobar o rechazar partidas, su cuenta de usuario de Procore debe asignarse los permisos de usuario necesarios que se detallan a continuación. Una vez que se le hayan otorgado los permisos adecuados, puede seguir los pasos a continuación para revisar las facturas enviadas a su equipo para su pago. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para revisar la requisición como administrador desde la herramienta Facturación, los permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:
    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas en cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente.Sin embargo, es importante tener en cuenta que la rechazo de una partida NO cambiará el valor de la factura.
    • Para saber cómo revisar una factura de proyecto utilizando la herramienta Contratos del proyecto, consulte Revisar facturas de subcontratistas como administrador.

Requisitos previos

La factura debe estar en estatus "En revisión". Dependiendo de quién esté creando la factura, consulte los siguientes tutoriales. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura que desea revisar y haga clic en su enlace Factura. 
  4. Desplácese hasta la tarjeta Partidas .
  5. Haga clic en el botón Editar . 
  6. En la columna Aprobación de partidas, apruebe o rechace cada partida en la factura de la siguiente manera:
     Notas

    A medida que revise cada partida, tenga en cuenta:

    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas en cualquier factura:
      • NO está limitado a revisar solo la factura más reciente.
      • La(s) partida(s) rechazada(s) NO cambia el monto(s) de las partidas. Los montos deben ser actualizados por un administrador de facturas o un contacto de facturación.
      • Los contactos de factura intermedio solo pueden actualizar las facturas cuando se les otorguen los permisos de usuario necesarios para enviar facturas. Consulte Revisar y volver a enviar una factura como contacto de factura.
    • Si ha activado el interruptor "Mostrar montos reclamados por subcontratistas" en la herramienta Facturación, aparecerá la columna "Monto propuesto".
    • La columna "Monto propuesto" puede reflejar lo que envió un contacto de facturación, un usuario con permisos de nivel "Administrador" puede ajustar las columnas "Trabajo completado este período" y "Materiales almacenados actualmente" por separado para establecer las cantidades adecuadas.
    • Para obtener más información sobre las partidas en una factura de subcontratista, consulte Crear una factura en nombre de un contacto de factura o enviar una nueva factura como contacto de factura.
    • Para aprobar una partida, haga clic en la marca de verificación GRIS para aprobarla. Una marca de verificación VERDE indica que ha aprobado la partida.
       sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Para rechazar una partida:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Haga clic en la "x" GRIS para rechazarla. Una "x" ROJA indica que ha rechazado la partida. 
        Esto abre el cuadro Razón (Opcional). 
      2. Ingrese un motivo en el cuadro Razón (Opcional).
      3. Haga clic en Agregar.
         Importante

        Los comentarios ingresados en el cuadro "Razón (Opcional)" NO se incluyen en el correo electrónico automatizado que se envía al contacto de la factura. Sin embargo, puede exportar un PDF que incluya una tabla de "Razones de la diferencia" que muestra los comentarios tal como se ingresaron.Consulte Exportar una requisición.

  7. Haga clic en una (1) de las opciones de guardar:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar la factura y mantenerla en el estatus "En revisión". 
      O
    • Salvar & Cambiar estatus. Haga clic en este botón para abrir la ventana "Guardar ediciones y cambiar estatus". Luego, seleccione el estatus deseado e ingrese cualquier información que desee enviar al contacto de la factura en el cuadro Comentarios generales. Luego haga clic en Guardar & estatus de cambio.
       Recomendaciones
      ¿A qué estatus cambio la factura? Para obtener más información sobre los estatus disponibles, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?