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Procore

Crear una factura Contratista para la liberación de retenciones en la herramienta Facturación

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Objetivo

Crear una factura subcontratista para la liberación de retenciones como pago final.

Fondo

En Procore, el término Retención se refiere a la práctica de retener una parte del monto del contrato hasta que el trabajo se considere completado satisfactoriamente. El monto retenido se especifica en un acuerdo entre la parte contratante (la parte que paga el trabajo) y una parte contratada (la persona o empresa que realiza el trabajo). Una práctica común es retener del 5 al 10% del valor total de un contrato hasta que se alcance un hito. Luego, la cantidad retenida se puede liberar como pago a cuenta. Cuando el trabajo está sustancialmente terminado, la cantidad retenida puede liberarse como pago final.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Establecer y liberar retención al editar la factura más reciente antes, durante o después de la "Fecha de vencimiento" de la período de facturación:
    • Para liberar la retención al editar la factura más reciente durante la período de facturación actual:
      • Debe tener permisos de nivel "Estándar" en la herramienta A nivel de proyectoContratos. 
        Y
      • Debe ser agregado al lista desplegable "Privado" en la contrato. 
    • Leer sobre los usuario permisos requeridos para los colaboradores intermedios: Mostrar/ocultar  
      • Algunos clientes de Procore optan por brindar a sus colaboradores posteriores acceso a la herramienta Compromisos a nivel de proyecto:
        • Para modificar los montos retenidos en la factura más reciente antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación:
          • Debe ser un contacto de facturación en el compromiso.   
            Y
          • Debe tener permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta A nivel de proyecto Contratos. 
  • Información adicional:
    • Si hay varias facturas para una sola período de facturación, solo puede editar los montos facturados en la factura más reciente.
    • Si está agregando un programa de pago después de que se apruebe la factura, ingrese el monto del trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de la factura. Para más información, consulte Crear un programa de pago. 
    • También puede administrar la retención utilizando la función de retención de escala móvil. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la retención de escala móvil?
    • Para saber cómo crear una factura para liberar la retención en una facturación progresiva, consulte Establecer o liberar la retención en una factura de subcontratista.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura subcontratista para actualizar en la tabla. Luego haga clic en su enlace Número de factura para abrirlo.
    Esto abre la factura en la herramienta Contratos del proyecto.
     Notas
    • Al navegar a una factura desde la herramienta Facturación, su cuenta usuario debe tener los permisos de usuario necesarios detallados anteriormente para ver y obtener acceso a la factura.
  4. En la factura, haga clic en la pestaña General. La pestaña General está activa por defecto cuando abre una factura.  
  5. Desplácese hacia abajo hasta Partidas. 

  6. Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

    1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
      • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
        O
      • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
    2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar . 
    3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
      • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
        Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
      • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
        • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
        • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
        • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Haga clic en Aplicar. 
    4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
      • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
        O
      • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
    5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
    6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
      • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
        O
      • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
    7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 
  7. Opcional: Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto".
    Nota: Para que aparezca la columna "Monto propuesto", la función de programa de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configurar ajustes: facturación.
  8. Haga clic en Guardar.
  9. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
    1. Elija Exportar > PDF.
    2. Firme el PDF.
       Recomendación

      ¿Cómo se agrega una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos comerciales específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

      • Firma húmeda. Puede imprimir el archivo PDF exportado y agregar una firma física. Luego use un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y agregarlo a su factura como adjunto.
      • Firma electrónica. Puede agregar una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign© y Adobe® Acrobat ™, que brindan capacidades de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, agréguelo a su factura como archivo adjunto.
  10. Haga clic en la pestaña Resumen.
  11. Haga clic en Editar.
  12. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como renuncias de derechos de gravamen y el PDF de exportación firmado.
  13. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estatus de la factura en Borrador.
      Nota: Una vez que envíe la factura al contratista, ya no podrá editarla a menos que el contratista cambie el estatus Revisar y volver a enviar.