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Procore

Crear una factura Contratista para la liberación de retenciones en la herramienta Facturación

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Objetivo

Crear una factura subcontratista para la liberación de retenciones como pago final.

Fondo

En Procore, el término Retención se refiere a la práctica de retener una parte del monto del contrato hasta que el trabajo se considere completado satisfactoriamente. El monto retenido se especifica en un acuerdo entre la parte contratante (la parte que paga el trabajo) y una parte contratada (la persona o empresa que realiza el trabajo). Una práctica común es retener del 5 al 10% del valor total de un contrato hasta que se alcance un hito. Luego, la cantidad retenida se puede liberar como pago a cuenta. Cuando el trabajo está sustancialmente terminado, la cantidad retenida puede liberarse como pago final.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Establecer y liberar retención al editar la factura más reciente antes, durante o después de la "Fecha de vencimiento" de la período de facturación:
    • Para liberar la retención al editar la factura más reciente durante la período de facturación actual:
      • Debe tener permisos de nivel "Estándar" en la herramienta A nivel de proyectoContratos. 
        Y
      • Debe ser agregado al lista desplegable "Privado" en la contrato. 
    • Leer sobre los usuario permisos requeridos para los colaboradores intermedios: Mostrar/ocultar  
      • Algunos clientes de Procore optan por brindar a sus colaboradores posteriores acceso a la herramienta Compromisos a nivel de proyecto:
        • Para modificar los montos retenidos en la factura más reciente antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación:
          • Debe ser un contacto de facturación en el compromiso.   
            Y
          • Debe tener permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta A nivel de proyecto Contratos. 
  • Información adicional:
    • Si hay varias facturas para una sola período de facturación, solo puede editar los montos facturados en la factura más reciente.
    • Si está agregando un programa de pago después de que se apruebe la factura, ingrese el monto del trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de la factura. Para más información, consulte Crear un programa de pago. 
    • También puede administrar la retención utilizando la función de retención de escala móvil. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la retención de escala móvil?

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Elija entre estas opciones en la Contratista pestaña:
    • Para modificar una factura existente, busque la factura "Borrador" para modificar y haga clic en su enlace Número de factura para abrirla. 
      O
    • Para crear una nueva factura, busque el enlace correcto Contrato para abrir el contrato. Luego haga clic en Crear > Crear factura. Procore crea una nueva factura en el estatus "Borrador".
  4. En la pestaña General de la factura, desplácese hasta las Partidas. 
  5. En las Partidas, busque los partida (s) para modificar y desplácese hacia la derecha de la página para ver las columnas de retención.
  6. Ingrese el monto que se liberará en la columna Liberación de retención total .
    Ejemplo

    Antes de ingreso de datos, el monto total acumulado retenido para cada partida se muestra en la columna Retención total. En partida 1, la retención total es de $2,500,00. En partida 2, es de $1,250.00. 

    retainage-before-data-entry.png

    Ingrese el monto de retención para liberar:

    • Para liberar todo el monto retenido, ingrese el 100% del valor de retención total. En partida 1, ingrese $2.500.00 para liberar el monto completo. 
    • Para liberar la mitad del monto retenido, ingrese el 50% del valor de retención total. En partida 2, ingrese $625.00 para liberar el 50% de la cantidad de $1250.00. 

    Después de ingreso de datos, Procore reduce el valor de retención total por el monto de su ingreso de datos:

    retainage-after-data-entry.png

  7. Actualice la cantidad de retención que liberará en cada partida en la factura según sea necesario. 
  8. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda la factura en su estatus actual. Aparece un banner en la parte superior de la pantalla para mostrar el monto total de retención que se libera en la factura. 
    Ejemplo

    Este es un ejemplo del banner que aparece para mostrar el monto total de retención que se libera en la factura. 

    banner-retainage-relesed.png

     Recomendaciones
    • ¿Necesita agregar archivos adjuntos a la factura? Desplácese hasta la tarjeta Archivos adjuntos y haga clic en Adjuntar archivos para cargar archivos desde su computadora o red.
    • ¿Desea descargar un PDF de la factura? Consulte Exportar una factura Contratista. 
    • ¿Necesita crear un programa de pagos después de que se apruebe la factura? Consulte Crear un programa de pago.
    • ¿Utiliza la integración de DocuSign para recopilar firmas? Para más información, consulte Completar Contratista facturas con DocuSign®.