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Procore

Crear una requisición para la liberación de retenciones

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Objetivo

Crear una factura subcontratista para la liberación de retenciones como pago final.

Fondo

En Procore, el término Retención se refiere a la práctica de retener una parte del monto del contrato hasta que el trabajo se considere completado satisfactoriamente. El monto retenido se especifica en un acuerdo entre la parte contratante (la parte que paga el trabajo) y una parte contratada (la persona o empresa que realiza el trabajo). Una práctica común es retener del 5 al 10% del valor total de un contrato hasta que se alcance un hito. Luego, la cantidad retenida se puede liberar como pago a cuenta. Cuando el trabajo está sustancialmente terminado, la cantidad retenida puede liberarse como pago final.

Aspectos a tener en cuenta

 Notas
  • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
  • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
    • Un usuario de Procore cuenta.
    • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
    • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
    • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Permisos de usuario requeridos:
    • Establecer y liberar retenciones al editar una factura antes, durante o después del período de facturación actual, Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
      O
    • Para liberar la retención al editar una factura solo durante el período de facturación actual, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe ser el "Contacto de factura" designado en el contrato. Los contactos de la factura se agregan automáticamente a la lista desplegable "Privado" en el contrato. Si tiene estos permisos, consulte estos tutoriales: Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación y Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
      O
    • Para liberar la retención al editar una factura solo durante el período de facturación actual, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe agregarse a la lista desplegable "Privado" en el contrato.
      O
    • Leer sobre las opciones de permisos alternativos: Mostrar/Ocultar  
      • Algunos clientes de Procore optan por otorgar permisos de acceso a usuarios externos a la herramienta Contratos del proyecto para permitirles crear facturas.Las siguientes opciones están disponibles, pero NO se recomienda:
        • Permiso de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y designado como un "Contacto de factura" en la orden de compra o contrato. Si a los usuarios se les otorgan estos permisos, tienen permiso para modificar el monto de retención que liberar en una factura antes de la "Fecha de vencimiento" de un período de facturación.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para órdenes de compra y contratos. 
    • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en una orden de compra o contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configurar ajustes: facturación.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura subcontratista para actualizar en la tabla. Luego haga clic en su enlace Número de factura para abrirlo.
    Esto abre la factura en la herramienta Contratos del proyecto.
     Notas
    • Al navegar a una factura desde la herramienta Facturación, su cuenta usuario debe tener los permisos de usuario necesarios detallados anteriormente para ver y obtener acceso a la factura.
  4. En la factura, haga clic en la pestaña General. La pestaña General está activa por defecto cuando abre una factura.  
  5. Desplácese hacia abajo hasta Partidas. 

  6. Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

    1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
      • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
        O
      • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
    2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar . 
    3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
      • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
        Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
      • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
        • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
        • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
        • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Haga clic en Aplicar. 
    4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
      • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
        O
      • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
    5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
    6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
      • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
        O
      • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
    7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 
  7. Opcional: Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto".
    Nota: Para que aparezca la columna "Monto propuesto", la función de programa de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configurar ajustes: facturación.
  8. Haga clic en Guardar.
  9. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
    1. Elija Exportar > PDF.
    2. Firme el PDF.
       Propina

      ¿Cómo se agrega una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos comerciales específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

      • Firma húmeda. Puede imprimir el archivo PDF exportado y agregar una firma física. Luego use un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y agregarlo a su factura como adjunto.
      • Firma electrónica. Puede agregar una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign© y Adobe® Acrobat ™, que brindan capacidades de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, agréguelo a su factura como archivo adjunto.
  10. Haga clic en la pestaña Resumen.
  11. Haga clic en Editar.
  12. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como renuncias de derechos de gravamen y el PDF de exportación firmado.
  13. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estatus de la factura en Borrador.
      Nota: Una vez que envíe la factura al contratista, ya no podrá editarla a menos que el contratista cambie el estatus Revisar y volver a enviar.