Crear una requisición para la liberación de retenciones
Objetivo
Crear una factura subcontratista para la liberación de retenciones como pago final.
Fondo
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Establecer y liberar retenciones al editar una factura antes, durante o después del período de facturación actual, Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
O - Para liberar la retención al editar una factura solo durante el período de facturación actual, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe ser el "Contacto de factura" designado en el contrato. Los contactos de la factura se agregan automáticamente a la lista desplegable "Privado" en el contrato. Si tiene estos permisos, consulte estos tutoriales: Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación y Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
O - Para liberar la retención al editar una factura solo durante el período de facturación actual, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe agregarse a la lista desplegable "Privado" en el contrato.
O - Leer sobre las opciones de permisos alternativos: Mostrar/Ocultar
- Algunos clientes de Procore optan por otorgar permisos de acceso a usuarios externos a la herramienta Contratos del proyecto para permitirles crear facturas.Las siguientes opciones están disponibles, pero NO se recomienda:
- Permiso de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y designado como un "Contacto de factura" en la orden de compra o contrato. Si a los usuarios se les otorgan estos permisos, tienen permiso para modificar el monto de retención que liberar en una factura antes de la "Fecha de vencimiento" de un período de facturación.
- Algunos clientes de Procore optan por otorgar permisos de acceso a usuarios externos a la herramienta Contratos del proyecto para permitirles crear facturas.Las siguientes opciones están disponibles, pero NO se recomienda:
- Establecer y liberar retenciones al editar una factura antes, durante o después del período de facturación actual, Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
- Información adicional:
- Puede crear facturas para órdenes de compra y contratos.
- Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en una orden de compra o contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
- Solicite a alguien con suficiente permiso de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
O - Siga los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura.
- Solicite a alguien con suficiente permiso de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
- Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
- Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configurar ajustes: facturación.
Requisitos previos
Pasos
- Navegue hasta la herramienta de facturación del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Subcontratista.
- Busque la factura subcontratista para actualizar en la tabla. Luego haga clic en su enlace Número de factura para abrirlo.
Esto abre la factura en la herramienta Contratos del proyecto.Notas
- Al navegar a una factura desde la herramienta Facturación, su cuenta usuario debe tener los permisos de usuario necesarios detallados anteriormente para ver y obtener acceso a la factura.
- En la factura, haga clic en la pestaña General. La pestaña General está activa por defecto cuando abre una factura.
- Desplácese hacia abajo hasta Partidas.
- Opcional: Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto".
Nota: Para que aparezca la columna "Monto propuesto", la función de programa de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configurar ajustes: facturación. - Haga clic en Guardar.
- Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
- Elija Exportar > PDF.
- Firme el PDF.
Propina
¿Cómo se agrega una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos comerciales específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:
- Firma húmeda. Puede imprimir el archivo PDF exportado y agregar una firma física. Luego use un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y agregarlo a su factura como adjunto.
- Firma electrónica. Puede agregar una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign© y Adobe® Acrobat ™, que brindan capacidades de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, agréguelo a su factura como archivo adjunto.
- Haga clic en la pestaña Resumen.
- Haga clic en Editar.
- En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como renuncias de derechos de gravamen y el PDF de exportación firmado.
- Elija entre las siguientes opciones:
- Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
- Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estatus de la factura en Borrador.
Nota: Una vez que envíe la factura al contratista, ya no podrá editarla a menos que el contratista cambie el estatus Revisar y volver a enviar.