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Procore

(Beta) Revisar una requisición como administrador desde la herramienta Facturación de progreso

 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia beta de factura subcontratista rediseñada se activaron en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas Contratos y Facturación. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia nueva y heredada hasta octubre de 2022.Después de octubre de 2022, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota
Si tiene la versión generalmente disponible de subcontratista facturas, siga los pasos en Revisar una requisición como administrador en lugar de las siguientes.
 Lanzamiento limitado
flag-us.png flag-canada.pngLa herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

Objetivo

Aprobar o rechazar las partidas en una factura intermedio como administrador de facturas.

Fondo

Si es responsable de administrar las facturas de su proyecto, es importante asegurarse de que las facturas enviadas por sus proveedores, contratistas, subcontratistas y proveedores sean precisos. Para admitir eso, Procore le proporciona la habilidad para aprobar o rechazar partidas de factura individuales.Para ello, su cuenta usuario de Procore debe asignarse los permisos adecuados. Luego, puede seguir los pasos a continuación para navegar a una factura.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para revisar la requisición como administrador desde la herramienta Facturación, los permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:
    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas en cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente.Sin embargo, es importante tener en cuenta que la rechazo de una partida NO cambiará el valor de la factura.
    • Para saber cómo revisar una factura de proyecto utilizando la herramienta Contratos del proyecto, consulte Revisar facturas de subcontratistas como administrador.

Pasos

  1. Navegue hasta una de las herramientas Facturación de progreso del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura para revisar. Luego haga clic en su enlace Número de factura .
  4. Haga clic en la pestaña Detalle de la factura.
  5. Haga clic en el botón Editar.
  6. En la tabla Partidas, apruebe o rechace cada partida de la factura de la siguiente manera:
     Notas

    A medida que revise cada partida, tenga en cuenta:

    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas en cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente.Sin embargo, es importante tener en cuenta que la rechazo de una partida NO cambiará el valor de la factura.
    • Si ha habilitado la opción Habilitar montos propuestos por subcontratistas en Configuración de contrato, aparecerá la columna "Subcontratista reclama este período". Para obtener más información, consulte Crear un programa de pagos.
    • La columna "Subcontratista reclama este período" puede reflejar lo que envió un contacto de la factura, un usuario con permisos de nivel "Administrador" puede ajustar las columnas "Trabajo completado este período" y "Materiales almacenados actualmente" por separado para establecer las cantidades adecuadas.
    • Para obtener más información sobre las partidas en una factura subcontratista, consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación.
    • Para aprobar una partida, haga clic en la marca de verificación VERDE para que aparezca en un círculoicon-inspections-pass.png. Esto indica que ha aprobado la partida.
    • Para rechazar una partida:
      • Haga clic en la "x" icon-inspections-fail.pngROJA.
        Esto abre un cuadro Razón (Opcional).
      • Ingrese un motivo en el cuadro Razón (Opcional).
      • Haga clic en Agregar.
        sub-invoice-schedule-of-values-reject-reason.png
         Importante
        • Los comentarios ingresados en el cuadro "Razón (Opcional)" NO se incluyen en el correo electrónico automatizado que se envía al contacto de la factura. Sin embargo, puede exportar un PDF que incluya una tabla de "Razones de la diferencia" que muestra los comentarios tal como se ingresaron.Consulte Exportar una requisición.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. En el cuadro de diálogo Finalizar revisión , actualice el estatus según sea necesario y agregue cualquier información en el cuadro Comentarios generales .

    finish-review-popup.png
  9.  Haga clic en Actualizar para completar la revisión.
     Notas
    • Si rechazó alguna de las partidas, Procore establecerá automáticamente el estatus en Revisar y volver a enviar.
    • Si aprobó todas las partidas, Procore establecerá automáticamente el estatus en En revisión.