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Procore

Crear una requisición para la liberación de retención

 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear una factura subcontratista para la liberación de retenciones. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta del contrato rediseñado esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Administración financiera: Nueva vista de administrador para requisiciones.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de subcontratista factura, consulte el tutorial Crear una factura para la liberación de retenciones en la herramienta Facturación en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Para crear una factura de subcontratista para la liberación de retención.

Fondo

El primer paso para liberar la retención en un proyecto es crear un subcontractor invoice. Hay dos formas de crear una factura en la herramienta Contratos: 

Los pasos a continuación resumen cómo crear y enviar una factura para liberar la retención.

 Importante
Al crear una factura para liberar retenciones, es importante asegurarse de que la factura esté en el estado 'Borrador' antes de ingresar los montos retenidos en la pestaña Detalles de la factura.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una factura y establecer y liberar la retención antes, durante o después del período de facturación actual, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
    • Para crear una factura y liberar la retención durante el período de facturación actual solo, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe ser el "Contacto de factura" designado en el contrato. Los contactos de la factura se agregan automáticamente a la lista desplegable "Privado" en el contrato.
  • Información adicional:
    • Para establecer el mismo porcentaje de retención en todos los artículos de línea en la factura, ingrese un valor para aplicar a todos los artículos de línea en la factura.
    • Para liberar la retención en todas las partidas, ingrese un valor para aplicar a todas las partidas. Esto mueve el porcentaje deseado de la columna 'Actualmente retenido' a la columna 'Liberar este período'.
    • Para clientes en Australiaflag-australia.png, también puede administrar la retención utilizando la función de retención de escala móvil. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la retención de escala móvil?

Pasos

Paso 1: cree un factura 'borrador'

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contratos , busque el contrato en la tabla. Luego, haga clic en el enlace Número para abrirlo.

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Haga clic en el botón Crear factura .
  4. En la página "Crear nueva factura", haga lo siguiente:

    create-new-draft-invoice.png
     
    1. Período de facturación: Seleccione un período de facturación de la lista desplegable. De forma predeterminada, Procore muestra el período de facturación actual si se ha creado. Para saber cómo crear un período de facturación, consulte Crear períodos de facturación manuales y Crear períodos de facturación automáticos.
    2. N° de factura: Ingrese un número de factura en este cuadro. Este es un campo de texto de formulario libre, por lo que puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfanuméricos que desee.
    3. Inicio de factura: Seleccione una fecha en el control de calendario. De forma predeterminada, Procore muestra la fecha de inicio establecida para el período de facturación actual.
    4. Fin de la factura: Seleccione una fecha en el control de calendario. De forma predeterminada, Procore muestra la fecha de finalización establecida para el período de facturación actual.
    5. Fecha de facturación: Seleccione una fecha en el control de calendario. De forma predeterminada, Procore muestra la fecha de facturación establecida para el período de facturación actual.
    6. Estado: Seleccione un estatus de la lista desplegable. De forma predeterminada, a las nuevas facturas se les asigna el estatus "Borrador".
    7. Fecha de pago: Seleccione una fecha de pago en el control de calendario.
    8. Presentado: Seleccione una fecha en el control de calendario para representar la fecha en que se envió la factura para el pago.
    9. Compañía contratista. Muestra la "Compañía contratista" asignada al contrato asociado con esta factura. Para cambiar este campo, debe editar la fecha en el contrato.
  5. En el campo "Archivos adjuntos", elija entre estas opciones:
    • Adjuntar archivos. Haga clic en este botón para agregar cualquier archivo adjunto utilizando la opción adecuada en el menú de acceso directo.
    • Arrastrar y soltar archivos. Utilice una operación de arrastrar y soltar para adjuntar cualquier archivo de su computadora a la factura.
  6. Haga clic en Guardar.

Paso 2: actualice las cantidades retenidas liberadas este período

 Importante
Recuerde que al crear una factura para liberar la retención, es importante asegurarse de que la factura esté en el estatus "Borrador" antes de ingresar los montos retenidos en la pestaña Detalles de la factura. Si usted es un subcontratista que ha sido invitado a enviar una factura y navega a esa factura desde la invitación, siempre verifique que la factura esté en el estatus "Borrador".  
  1. Haga clic en la pestaña Detalle en la requisición.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Desplácese hasta la sección "Retención" en el lado derecho de la tabla.
  4. En la sección "Liberado este período",  haga lo siguiente:
    • Retención de trabajo. Ingrese el monto que solicita que se libere durante este período de facturación utilizando el formato de moneda.
    • Retención de materiales. Ingrese el monto que solicita que se libere durante este período de facturación utilizando el formato de moneda.
       Nota
      • Las columnas "Retención de trabajo" y "Retención de materiales" debajo de la sección "Actualmente retenido" muestran la cantidad de dinero que el contratista aguas arriba está retenido actualmente del contratista intermedio.
      • Cuando ingresa montos en las columnas "Liberado este período", observe que Procore ajusta automáticamente los valores que aparecen en las columnas "Actualmente retenidos" para usted.

      enter-released-this-period.png
  5. Opcional: Si el contrato aguas arriba ha habilitado la configuración "Mostrar montos reclamados por subcontratistas" en la herramienta Contratos, tendrá la habilidad para ingresar los montos del trabajo que se reclaman para el período de facturación en la columna Monto propuesto.
     Nota
    La configuración "Mostrar montos que reclaman los subcontratistas" se diseñó para los clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda. Esto brinda a las compañías de construcción la capacidad de crear programas de pago para facilitar las aprobaciones de facturas y las reclamos de trabajos realizados por los contratistas. Para obtener más información, consulte Crear un calendario de pagos
  6. Haga clic en el botón Guardar .

Paso 3: exportar y firmar el PDF detallado de la factura

Si el contratista aguas arriba requiere que firme la información de "Detalle" en la factura,

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalle .

    invoice-detail.png
     
  2. Haga clic en Exportar y elija la opción PDF de la lista desplegable. 
  3. Proporcione su requisición firmada a la parte contratante según los términos de su contrato.
  4. Opcional. Si desea incluir una copia de su factura firmada como archivo adjunto, haga lo siguiente:
    • Haga clic en la pestaña Resumen.
    • Haga clic en Editar.
    • Desplácese hasta el área Archivos adjuntos y cargue una copia de su factura firmada. También puede adjuntar documentación complementaria relacionada con su factura, como cualquier exención de gravámenes.
  5. Haga clic en Guardar para guardar la factura como un 'Borrador'.

Paso 4: guarde y envíe la factura

 Precaución
  • Antes de enviar su factura, es importante revisarla para verificar si es exacta y está completa. Para saber cómo, consulte Revisar facturas como subcontratista.
  • Una vez que envíe la factura, NO podrá realizar cambios sin comunicarse con la parte contratante para cambiar el estado de su factura a Revisar y volver a enviar.

Cuando esté listo para enviar su factura, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.