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Procore

(Beta) Editar fondos

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes en la finanzas del proyecto: Experiencia moderna para Contratos primarios programa beta. 
 Lanzamiento limitado
flag-us.png La herramienta Fondos está disponible como una versión limitada para los clientes de Procore en los Estados Unidos que han implementado el diccionario de Procore desde la perspectiva de propietario. Para obtener más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?

Objetivo

Editar una financiación.

Fondo

Puede editar una financiación en cualquier momento. Para proteger su financiación de los agregados, actualizaciones o eliminaciones inadvertidas, solo los usuarios con permisos de usuario requeridos pueden editar una financiación. Además, la configuración predeterminada de Procore es impedir que los usuarios editen las partidas (SOV) cuando el financiamiento está en el estatus "Aprobado".

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Fondos del proyecto.
  • Información adicional:
    • La configuración predeterminada de Procore es impedir que todos los usuarios editen las SOV de un financiamiento cuando un financiamiento está en el estatus "Aprobado". Por ejemplo, no puede editar las SOV en un financiamiento en el estatus "Aprobado". Esto también es verdadero cuando las SOV en la orden de cambio de fondos (órdenes de cambio de los fondos) o la factura del propietario están en el estatus "Aprobado".
    • Aunque es una configuración poco común para activar, puede configurar un financiamiento para que los usuarios con los "Permisos de usuario requeridos" puedan editar la financiación en cualquier estatus. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?

Requisitos previos

Pasos

Editar un financiamiento

  1. Navegue hasta la herramienta Fondos del proyecto.
  2. Busque la financiación para actualizar de la lista.
  3. Haga clic en su enlace Número para abrirlo.
  4. Haga clic en el botón Editar contrato .
  5. Elija entre estas opciones:

Editar la información básica

Actualice la información básica del contrato de la siguiente manera:

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 Notas
  • No hay campos obligatorios al agregar la información básica del contrato.
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda la financiación, lo enumera como el creador y lo coloca automáticamente en el estatus Borrador .
  • Número
    Para numerar sus fondos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfa numéricos en este cuadro. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los ejemplos a continuación le muestran cómo funciona la numeración consecutiva de Procore:

      • Si el contrato anterior fue 1, los siguientes contratos son 2, 3, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue DCA0010-12-G-0001, los próximos contratos son DCA0010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede ingresar manualmente un número único para cada financiamiento. Para ello, escriba sobre la entrada existente en el cuadro Número . NO se permiten números de contrato duplicados.
  • Financiación de la compañía
    Seleccione el nombre del propietario del proyecto o la compañía del cliente del proyecto en la lista desplegable. Esta es la compañía propietaria del proyecto de construcción o del cliente que ha contratado a su compañía para supervisar el trabajo del proyecto. Para aparecer como una opción de lista, Agregue una compañía al Directorio del proyecto.
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Editar la información general

Actualice el contrato con más información general:clipboard_e4ff8c1cb4f2238d8af6ed474621b0449.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente los contratos con el estatus "Predeterminado". Para seleccionar un estatus diferente, elija una de las etiquetas de estatus de la lista desplegable.Las opciones incluyen Borrador, Fuera de licitación, Fuera de firma, Aprobado, Completado o Terminado.
     Nota
    Para crear Órdenes de cambio de fondos (FCOs) y fondos inovices, el estatus de su financiamiento debe establecerse en Aprobado o Completo.
  • Ejecutado
    Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado por completo. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por representantes autorizados para cada parte.
  • Retención predeterminada
    Ingrese un número para representar el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del contrato. Por ejemplo, si planea retener diez (10) porcentaje del valor de la partida, ingrese el 10%.
  • Fuente de Financiamiento
    Seleccione la "Fuente de financiamiento" de esta lista desplegable. Esta es la compañía que su equipo contrate para realizar el trabajo. Para aparecer como una opción de lista, Agregue una compañía al Directorio del proyecto.
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto principal o ingeniero del proyecto de esta lista desplegable.Para aparecer como una opción en esta lista, la compañía debe tener un registro en el Directorio del proyecto.
  • Descripción
    Ingrese una descripción más detallada de la financiación. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Editar los privilegios de acceso

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Editar las fechas

Para actualizar la financiación con fechas importantes, haga lo siguiente:

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 Nota
El administrador de Procore de su compañía administra las fechas que aparecen en la sección "Fechas de financiamiento" utilizando la función conjuntos de campos configurables. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Fondos se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de Terminación Sustancial
    Seleccione la fecha de terminación sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario.
     Recomendación
    Si el campo "Fecha de terminación sustancial" está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de terminación sustancial" para que coincida con la "Fecha de terminación sustancial revisada" de cada orden de cambio de fondos (órdenes de cambio de los fondos) cuando cada orden de cambio es "Aprobado".
  • Actual Completion Date
    Seleccione la actual completion date del proyecto de construcción.
  • Fecha de financiamiento
    Seleccione la fecha del contrato en el control de calendario.
  • Fecha de recepción de fondos firmados
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario.La fecha de ejecución representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por representantes autorizados de todas las partes del contrato.
  • Emitido La Fecha
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha en que se devolvió el contrato.
  • Fecha de la Letter of Intent
    Seleccione la fecha de la Letter of Intent (LOI) en el control de calendario. 
  • Fecha de aprobación de la carta
    Seleccione la fecha de la Carta de aprobación (cartas de aprobación) en el control de calendario.
  • Fecha de terminación de fondos
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primario donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control de calendario.

Editar las inclusiones y exclusiones

De forma predeterminada, puede ingresar partidas en las SOV del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO esté en el estatus "Aprobado".

 Nota
Su equipo del proyecto puede optar por habilitar una configuración de contrato, que permite a los usuarios editar los permisos de edición de las SOV para realizar cambios en las SOV en cualquier momento. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar partidas siempre editables"?
Agregar partidas a las SOV de financiamiento

Para agregar manualmente partidas a las SOV del financiamiento:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si las SOV están en blanco, haga clic en Agregar línea debajo de "Aún no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Agregar línea.
      Procore crea nuevas partidas a partir del número "1". Las líneas posteriores se crean en orden numérico.
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en el cuadro de búsqueda y seleccione el código coincidente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los ítems de segmento adecuados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos de patrón de código de presupuesto de su proyecto. Luego, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo de la método contable que esté utilizando, elija los pasos adecuados para agregar una partida:
    • Para un contrato basado en montos: 
      Las SOV basadas en montos requieren este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Cantidad
        Ingrese el monto total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Las SOV basadas en unidades/cantidades requieren este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      • UOM
        Seleccione la unidad de medida (UOM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Precio unitario
        Ingrese el costo unitario en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
        Ejemplo
        Si está comprando 50,000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un precio unitario de $20.1325. 
      • Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para agregar tantas partidas como sea necesario.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en las SOV del contrato.
Importar partidas a las SOV de financiamiento desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "SOV", haga clic en el botón Importar SOV desde CSV.
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya cualquier dato de partida existente del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Plantilla SOV de fondos.csv
  3. Abra la plantilla que descargó en su computadora.
  4. Ingrese los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganiza los encabezados de columna en el archivo de plantilla.
  5. Después de ingresar los datos de su partida, asegúrese de guardar las actualizaciones de su archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Vuelva a Procore. Luego, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Cargar archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar en la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Agregue partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del financiamiento y reemplazarla por datos en su plantilla.
  8. Haga clic en Importar. 

Editar el método contable

El primer paso al actualizar una Partida es definir la método contable del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio o facturas para ese contrato.La método contable solo se puede cambiar ANTES de agregar partidas a SOV. Procore NO le permite cambiar la método contable de un contrato después de que se agreguen las partidas.

 Recomendación
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en monto y basado en unidades/cantidades? Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad .
  • Para cambiar el método contable a basado en montos, haga clic en el botón Cambiar a basado en montos .

Editar las partidas

Tiene estas opciones al editar las SOV:

Editar una partida

Puede editar una partida existente utilizando la función de edición en línea. Simplemente haga clic en una de las celdas de datos y reemplace el contenido existente.

Agregar y eliminar partidas
  1. Navegue hasta la financiación.
  2. Haga clic en la pestaña Cronograma valorado de obras.
  3. Haga clic en el puntos suspensivos verticales (⋮). Luego elija una de estas opciones:
    • Añadir arriba. Seleccione esta opción para agregar una partida encima de la partida actual. Las partidas agregadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del financiamiento.
    • Agregar a continuación. Seleccione esta opción para agregar una partida debajo de la partida actual. Las partidas agregadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del financiamiento.
    • Eliminar. Seleccione esta opción para eliminar la partida actual. Las partidas eliminadas se registran en la pestaña "Historial de cambios" del financiamiento.
  4. Haga clic en Guardar.
Reorganizar Las Partidas

Para mover una partida a la parte superior de la lista, haga clic en la celda que desea mover. Luego escriba "1" en la lista. Esto mueve la línea seleccionada a la parte superior de la lista y ajusta todas las partidas existentes en orden consecutivo ascendente.

Editar los archivos adjuntos

Puede agregar o eliminar archivos adjuntos de una financiación. Puede agregar y eliminar archivos adjuntos cuando el financiamiento esté en cualquier estatus.

Agregar archivos adjuntos

Para agregar archivos adjuntos a una financiación:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se cargan. Las opciones incluyen:
    • Mi computadora. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su computadora. Seleccione los archivos para cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación de la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos para cargar.
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos para cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos para cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena los archivos para cargar y luego resalte ellos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso muestra el estatus de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. 
Eliminar archivos adjuntos

Para eliminar un archivo adjunto:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en la (x) del archivo que desea eliminar.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Haga clic en Guardar en la tarjeta "Archivos adjuntos".