Prácticas recomendadas para configurar fichas de T&M
Con la herramienta Fichas de T&M, puede asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén informados sobre el estado del trabajo adicional sin tener que completar tickets impresos o etiquetas.
Para obtener instrucciones sobre cómo agregar la herramienta Fichas de T&M a sus proyectos, consulte Agregar y quitar herramientas de proyectos.
1. Empiece por configurar la información a nivel compañía para que pueda habilitar a sus usuarios y garantizar que la información sea coherente en todos sus proyectos. |
| ¿Desea crear un nuevo conjunto de campos configurable y/o nuevos campos personalizados para usar con la herramienta Fichas de T&M? | ¿Ha configurado Clasificaciones de compañía y las ha asignado a su equipo para que se asignen automáticamente en las hojas de tiempo o en una ficha de tiempo y materiales? | ¿Ha decidido qué usuarios deberían poder crear y administrar Fichas de T&M? |
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Crear nuevos conjuntos de campos configurables y Crear nuevos campos personalizados. |
Agregue una clasificación, habilite clasificaciones en un proyecto y asigne clasificaciones a usuarios o contactos al edite una cuenta de usuario en el Directorio del proyecto o edite un trabajador. |
Siga los pasos de Administrar usuarios en Editar una plantilla de permisos del proyecto. |
2. Configure su proyecto para que sea más fácil para el equipo en el sitio seleccionar Empleados, Equipos y Firmantes. |
| ¿Se han agregado todos los empleados y trabajadores al proyecto? | ¿Se han configurado todos los equipos del proyecto que se encuentran actualmente en el sitio? | ¿Ha agregado quién verificará las fichas o quién puede autorizar trabajo adicional? |
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Agregue trabajadores a Cuadrillas o agregue empleados al Directorio. |
Agregue equipos a su proyecto utilizando la herramienta de Administrador del proyecto. |
Agregue una cuenta de usuario al Directorio del proyecto con permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Fichas de tiempo y materiales. |
3. Agilice la comunicación entre su oficina, los equipos de campo y su cliente. |
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| ¿Desea recibir notificaciones cuando su cliente cree o verifique una ficha de T&M en el sitio para que pueda tomar medidas? | ||
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Seleccione quién debe recibir notificaciones por correo electrónico cuando se creen o verifiquen las fichas de tiempo y materiales en el sitio siguiendo los pasos en Configurar opciones avanzadas: Fichas de tiempo y materiales. |
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| ¿Necesita entender mejor el estatus del trabajo de T&M en sus proyectos? | ¿Necesita exportar información sobre mano de obra, materiales o equipos a una hoja de cálculo? | ¿Necesita descargar su boleto de T&M para obtener documentos de respaldo? |
 Cree un informe de "Ficha de tiempo y materiales" en la herramienta de reportes del proyecto y distribuya una instantánea de un reporte de proyecto personalizado. |
 Siga los pasos en Editar un informe de empresa personalizado y Exportar unreporte de compañía personalizado. |
 Consulte Exportar una ficha de tiempo y materiales como PDF desde la aplicación web Procore o desde su correo electrónico. |
Configurar fichas de T&M
- Configurar permisos
- Establecer una fuerza laboral
- Configurar equipos
- Configurar notificaciones
- Configurar reportes
Configurar permisos
- Para asignar permisos a los usuarios para la herramienta Fichas de T&M:
- Asigne los permisos adecuados al usuario en la herramienta de permisos de la empresa.
Establecer mano de obra
- Para que los usuarios aparezcan en la herramienta Fichas de tiempo y materiales:
- Agregue empleados en proyectos individuales.
- Vaya al Directorio, agregue o edite el perfil de usuario de cada empleado y, en 'Información personal', desplácese hacia abajo para marcar la casilla de verificación que dice '¿Es empleado de [Nombre de la empresa]?'. El empleado deberá agregarse a cada directorio de proyectos del que desee realizar un seguimiento de su tiempo. Consulte Editar una cuenta de usuario en el directorio de proyectos para obtener más información.
- Agregue un 'trabajador' a la herramienta Cuadrilla. NO se requiere una dirección de correo electrónico para crear un 'trabajador' ni es necesario agregarlos al directorio. Consulte Agregar un trabajador para obtener más información.
- Seleccione empleados del directorio Compañía (solo si la configuración 'Se puede rastrear en todos los proyectos' está marcada).
- Los empleados se incluirán en la herramienta Hojas de tiempo para todos los proyectos si la opción '¿Se puede realizar un seguimiento de los empleados de la empresa en todos los proyectos?' está habilitado y es un "Empleado de la Compañía". Consulte Configurar opciones avanzadas: hojas de horas a nivel de empresa.
- Seleccione una cuadrilla (un grupo de empleados).
- Primero se debe crear una tripulación en la herramienta Crews. Para obtener más información, consulte Crear una tripulación.
- Agregue empleados en proyectos individuales.
Configurar equipo
- Para agregar equipo para usar en la herramienta Fichas de T&M:
- Agregue equipo en la herramienta Administración de nivel de proyecto.
- Cree equipos a partir de una ficha de tiempo y materiales en la herramienta Fichas de tiempo y materiales.
Configurar notificaciones
- Para configurar los ajustes de notificación para los usuarios:
- Configure los ajustes del administrador de fichas de T&M para designar quién recibe notificaciones sobre las fichas de T&M.
Configurar informes
- Para capturar datos sobre boletos de T&M:
- Cree un informe de proyecto personalizado para obtener información en tiempo real.