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Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de facturación (heredado)

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 Contenido heredado

Esta página detalla la experiencia heredada requisición. También hay una experiencia moderna. 

Objetivo

Para crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

En Procore, los usuarios finales pueden crear dos tipos de contratos de contrato: (1) una orden de compra, que es una solicitud legal para pedir un bien o servicio a un comprador, y (2) un subcontrato, que define el precio acordado legalmente. y condiciones de compra. Relacionado con la compra, está la factura, que es una declaración legal emitida por un vendedor a un comprador. La factura enumera los tipos y cantidades de bienes (por ejemplo, equipos, materiales, etc.) y/o servicios (por ejemplo, inspecciones, instalaciones, etc.) que se proporcionaron. A menudo acompaña a una factura, que especifica el monto monetario total adeudado a cambio de los bienes suministrados/servicios prestados. En muchas organizaciones, una orden de compra se inicia comúnmente por montos monetarios más pequeños y se inicia un subcontrato cuando el valor de los bienes/servicios es mayor.

En un proyecto de Procore, las facturas tanto de las órdenes de compra como de los contratos pueden crearse en la herramienta de Contratos a nivel Proyecto.  También están formateados en un formato típico de facturación de progreso con una portada y una página de detalle de partidas.  

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto o agregados como Contacto de factura. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
      Nota: Los usuarios con permisos de nivel 'Estándar' solo pueden crear facturas para períodos de facturación abiertos.
  • Información adicional:
    • Se pueden crear requisiciones para órdenes de compra o contratos.
    • Los subcontratistas pueden (1) pedirle a alguien con suficiente permiso de acceso que cree la factura en su nombre o (2) seguir los pasos en Enviar una factura como contacto de factura.
    • Solo puede editar las cantidades facturadas en la factura más reciente.
    • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna "Monto propuesto" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe estar habilitada en la herramienta Contrato del proyecto. Consulte Configurar ajustes: Contratos.

Requisitos previos

Video de capacitación

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Haga clic en Crear factura. 
     Notas
    • Los valores de Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación del período de facturación que ha creado se introducen para usted automáticamente.
    • Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta de contrato pueden seleccionar los períodos de facturación que se han creado. Solo se pueden seleccionar períodos de facturación que aún no estén vinculados a una factura. 
  4. Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
     Nota

    Aspectos importantes a tener en cuenta sobre la factura N° de obra:

    • No se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este obra en blanco.
    • Un Nº de factura es un formulario libre entrada obra que permite a los contactos de factura ingresar un número de referencia que corresponda con su propio sistema de numeración de facturas.
    • NO se permite un número de factura duplicado en una contrato. En una contrato, cada factura debe tener un número de factura único. 
    • Un número de factura NO se completa automáticamente en las facturas del propietario. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los montos en una factura ascendente?
  5. Seleccione uno de los siguientes estados:
    Nota: Debe ser un usuario con permisos de 'Administrador' en la herramienta Contratos para cambiar el estado.
    • Borrador. Indica que la factura debe ser aprobada. Los costos no se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Bajo revisión. Indica que la factura está siendo revisada por un aprobador. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Revisar y volver a enviar. Indica que las facturas deben revisarse y volver a enviarse. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Pendiente de la aprobación del propietario. Indica que la factura está esperando ser aprobada por el propietario. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado como se señaló. Indica que la factura está aprobada con las anotaciones incluidas en la respuesta. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado. Indica que la factura está aprobada. Los costos se reflejan en la columna de Costos de Trabajo hasta la Fecha en el presupuesto del proyecto.
       Notas
      • Cuando la compañía del contrato crea la factura (o cuando la crea en su nombre), puede cambiar el estado a "En revisión" cuando esté lista para su revisión. El revisor puede marcarlo como 'Aprobado' o como 'Revisar y volver a enviar' según corresponda.
      • Los contactos de las facturas solo pueden editar facturas cuando el estado de la factura se establece en 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar' durante el período de facturación abierta. Solo los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto pueden editar una factura en otros estados.
  6. Adjunte cualquier documentación de respaldo requerida. Por ejemplo, exenciones de gravámenes o liberaciones. 
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Dependiendo de la método contable del contrato (consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiación?), haga una de las siguientes acciones:

Agregar detalle de factura para un contrato basado en unidad/cantidad

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se pagará con la factura:
    • Este período (cantidad). Ingrese una cantidad para cada artículo de línea. Procore calcula la cantidad total en dólares automáticamente.
    • Retenido este período (%) (solo administrador). Ingrese la retención como un monto porcentual para el período de facturación actual. 
      Nota: Alternativamente, puede establecer la retención para todas las partidas en la factura ingresando valores en los cuadros Establecer retención en todas las partidas y haciendo clic en Establecer. 
    • Publicado este período ($). Ingrese la retención como un monto en dólares para el período de facturación actual.
  3. Opcional: para agregar una orden de cambio de contrato aprobada a la factura, haga clic en Agregar a la factura.
    Notas:
    • La entrada y la edición de las órdenes de cambio siempre ocurrirán a nivel de detalle de la partida.
    • Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la Factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un contrato.
  4. Haga clic en Guardar para guardar sus cambios. 

Agregar detalle de factura para un contrato basado en monto

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se pagará con la factura: 
    • Trabajo completado (este período). Introduzca la cantidad de trabajo realizado en dólares en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual de trabajo completado en su lugar, haga clic en el ícono de la calculadora e introduzca el porcentaje, y haga clic en Guardar. Procore traducirá automáticamente el porcentaje de trabajo en la cantidad equivalente en dólares. 
    • Materiales almacenados actualmente. Ingrese la cantidad en dólares de materiales almacenados actualmente en el sitio de trabajo o en la instalación de almacenamiento cerca que no se incluiron en los costos de las columnas "Trabajo completado" (D y E). Tenga en cuenta que los valores ingresados aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se mueva manualmente al Trabajo completado. Consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en Procore? (Heredado) para obtener más información.
  3. Establezca la retención según sea necesario:
     Recomendación
    ¿Desea establecer la retención en todas las partidas? Si es así, ingrese un valor en la barra lateral derecha y haga clic en Establecer.
    • Retención de trabajo (%) retenido este período (permisos de nivel "Administrador"). Ingrese un porcentaje para el trabajo retenido para este período de pago.
    • Retención de material (%) retenido este período (permisos de nivel "Administrador"). Ingrese el porcentaje de materiales retenidos durante este período.
  4. Libere la retención según sea necesario:
    • Retención de trabajo ($) liberada este período. Ingrese la cantidad de retención de trabajo que se liberará este período.
    • Retención de materiales ($) liberados este período. Ingrese la cantidad de retención de materiales que se liberarán este período.
  5. Opcional: Si la función de programa de pagos está habilitada (consulte Configurar opciones: Contratos) y el contratista creará un programa de pagos después de que la factura sea "Aprobada":
    • Monto propuesto. Ingrese el monto que se reclama por el trabajo este período.
  6. Opcional: Agregue cualquier orden de cambio del contrato "Aprobada" a la factura:
    • Agregar a factura. Junto a la(s) orden de cambio(s) en la sección "Órdenes de cambio del contrato aprobadas", haga clic en este botón.
      Nota: La entrada y la edición de las órdenes de cambio siempre ocurrirán a nivel de detalle de la partida.Puede seleccionar un nivel diferente de detalle para cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se vea o exporte desde Procore.Consulte Editar la configuración avanzada en un contrato.
  7. Haga clic en Guardar.