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Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de facturación

Objetivo

Para crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de facturación.

Contexto

En Procore, los usuarios finales pueden crear dos tipos de contratos de compromiso: (1) una orden de compra, que es una solicitud legal para pedir un bien o servicio a un comprador, y (2) un subcontrato, que define el precio acordado legalmente. y condiciones de compra. Relacionado con la compra, está la factura, que es una declaración legal emitida por un vendedor a un comprador. La factura enumera los tipos y cantidades de bienes (por ejemplo, equipos, materiales, etc.) y/o servicios (por ejemplo, inspecciones, instalaciones, etc.) que se proporcionaron. A menudo acompaña a una factura, que especifica el monto monetario total adeudado a cambio de los bienes suministrados/servicios prestados. En muchas organizaciones, una orden de compra se inicia comúnmente por montos monetarios más pequeños y se inicia un subcontrato cuando el valor de los bienes/servicios es mayor.

En un proyecto de Procore, las facturas tanto de las órdenes de compra como de los contratos pueden crearse en la herramienta de Compromisos a nivel Proyecto.  También están formateados en un formato típico de facturación de progreso con una portada y una página de detalle de partidas.  

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto o agregados como Contacto de factura. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
      Nota: Los usuarios con permisos de nivel 'Estándar' solo pueden crear facturas para períodos de facturación abiertos.
  • Información adicional:
    • Se pueden crear facturas de subcontratistas para órdenes de compra o subcontratos.
    • Los subcontratistas pueden (1) pedirle a alguien con suficiente permiso de acceso que cree la factura en su nombre o (2) seguir los pasos en Enviar una factura como contacto de factura.
    • Solo puede editar las cantidades facturadas en la factura más reciente.
    • Si el contratista creará un programa de pago una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos por el trabajo que está reclamando durante este período en la columna 'Subcontratista reclama este período' del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de programación de pagos debe estar habilitada en la herramienta Compromiso del proyecto. Consulte Configurar ajustes: Compromisos.

Video de entrenamiento

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Haga clic en Crear factura
     Notas
    • Los valores de Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación del período de facturación que ha creado se introducen para usted automáticamente.
    • Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta de contrato pueden seleccionar los períodos de facturación que se han creado. Solo se pueden seleccionar períodos de facturación que aún no estén vinculados a una factura. 
  4. Ingrese el Número de la factura, si corresponde.
  5. Seleccione uno de los siguientes estados:
    Nota: Debe ser un usuario con permisos de 'Administrador' en la herramienta Compromisos para cambiar el estado.
    • Borrador. Indica que la factura debe ser aprobada. Los costos no se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Bajo revisión. Indica que la factura está siendo revisada por un aprobador. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Revisar y volver a enviar. Indica que las facturas deben revisarse y volver a enviarse. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Pendiente de la aprobación del propietario. Indica que la factura está esperando ser aprobada por el propietario. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado como se señaló. Indica que la factura está aprobada con las anotaciones incluidas en la respuesta. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado. Indica que la factura está aprobada. Los costos se reflejan en la columna de Costos de Trabajo hasta la Fecha en el presupuesto del proyecto.
       Notas
      • Cuando la empresa de compromiso crea la factura (o cuando la crea en su nombre), puede cambiar el estado a "En revisión" cuando esté lista para su revisión. El revisor puede marcarlo como 'Aprobado' o como 'Revisar y volver a enviar' según corresponda.
      • Los contactos de facturas solo pueden editar facturas cuando el estado de la factura se establece en 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar' durante el período de facturación abierta. Solo los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto pueden editar una factura en otros estados.
  6. Adjunte cualquier documentación de respaldo requerida. Por ejemplo, exenciones o exenciones de gravámenes.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Según el método de contabilidad del compromiso (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un compromiso o contrato primario?), realice una de las siguientes acciones:

Agregar detalle de factura para un compromiso basado en unidad/cantidad

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se pagará con la factura:
    • Este período (cantidad). Ingrese una cantidad para cada artículo de línea. Procore calcula la cantidad total en dólares automáticamente.
    • Retenido este período (%) (solo administrador). Ingrese la retención como un monto porcentual para el período de facturación actual. 
      Nota: Alternativamente, puede establecer la retención para todas las partidas en la factura ingresando valores en los cuadros Establecer retención en todas las partidas y haciendo clic en Establecer
    • Publicado este período ($). Ingrese la retención como un monto en dólares para el período de facturación actual.
  3. Opcional: para agregar una orden de cambio de compromiso aprobada a la factura, haga clic en Agregar a la factura.
    Notas:
    • La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la línea de pedido.
    • Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la Factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un compromiso.
  4. Haga clic en Guardar para guardar sus cambios. 

Agregar detalle de factura para un contrato basado en monto

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se pagará con la factura: 
    • Trabajo completado (este período). Introduzca la cantidad de trabajo realizado en dólares en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual de trabajo completado en su lugar, haga clic en el ícono de la calculadora e introduzca el porcentaje, y haga clic en Guardar. Procore traducirá automáticamente el porcentaje de trabajo en la cantidad equivalente en dólares. 
    • Materiales almacenados actualmente. Ingrese la cantidad en dólares de los materiales actualmente almacenados en el sitio de trabajo o en las instalaciones de almacenamiento cercanas que no se incluyeron en los costos de las columnas "Trabajo completado" (D y E). Tenga en cuenta que los valores ingresados aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se mueva manualmente a Trabajo completado. Consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados? para más información.
    • Retención de trabajo (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca un porcentaje por el trabajo retenido para este período de pago. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de materiales (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca el porcentaje de materiales retenidos durante este período. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de trabajo ($) Liberado este período. Indique el importe en dólares de la retención de trabajo que se liberará durante este período. 
    • Retención de materiales ($) liberados este período. Ingrese la cantidad en dólares de los materiales retenidos que se liberarán este período.
  3. Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Subcontratista reclamó este período. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en la Configuraciones avanzadas’de la herramienta Contrato. Ver Configuraciones avanzadas: Contratos.
  4. Si desea agregar una orden de cambio de compromiso aprobada a la factura, haga clic en Agregar a factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio de compromiso aprobadas para agregar a esta factura.
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la línea de pedido. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la Factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un compromiso.
  5. Haga clic en Guardar.

 

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