Configurar ajustes: Administración de documentos

Edición masiva de personas asignadas de flujo de trabajo

Para editar las personas asignadas o el administrador de flujo de trabajo de una plantilla de flujo de trabajo, siga estos pasos:

1. Busque la plantilla que desea modificar y haga clic en el icono de personas en la columna "Roles".

2. Seleccione si desea que los cambios se apliquen a la plantilla de flujo de trabajo y a los flujos de trabajo en curso o solo a la plantilla de flujo de trabajo para los documentos que utilicen la plantilla en el futuro.
   Nota: Si elige incluir flujos de trabajo en curso, una vez que haga clic en "Guardar", esos flujos de trabajo reflejarán sus cambios y las personas asignadas eliminadas no podrán responder a los pasos actuales o futuros del flujo de trabajo. Sin embargo, se conservan las respuestas ya realizadas en los pasos anteriores.

3. Modifique las personas asignadas según sea necesario. Haga clic en el campo para agregar un nuevo nombre o haga clic en la x junto a un nombre para eliminarlo.

4. Haga clic en Guardar.

El administrador del proyecto puede cambiar las funciones adicionales del flujo de trabajo:

• Si surgen ciertos tipos de errores de documentos, resuélvalos en la vista guardada "Acción requerida".

• Restrinja el acceso a las plantillas de flujo de trabajo para diferentes equipos. Esto reduce la posibilidad de que un equipo elija accidentalmente una plantilla que no se ajuste a sus necesidades.

• Para obtener más flujo de trabajo opciones de configuración de plantillas, consulte Acerca de Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos o Configurar una plantilla de Personalizado Flujo de trabajo en un proyecto.

Presentación de documentos

Notifique a los usuarios o grupos de distribución seleccionados cuando se envíe a la herramienta de Gestión de documentos un nuevo documento que coincida con los criterios de filtro de una vista guardada. La notificación es un correo electrónico con enlaces a todos los documentos relevantes y un .csv archivo que los enumera.

1. Haga clic en el botón + Agregar destinatarios en la columna "Destinatarios" de la vista guardada con la que desea alinear las notificaciones.
   Nota: Si está agregando o modificando una lista de destinatarios existente, este es un enlace en lugar de un botón.

2. Haga clic en el campo Compañías, Grupos de distribución o Usuarios para seleccionar o buscar el grupo o usuario al que desea que se le notifique cuando se envíe un nuevo documento a esta vista guardada.

3. Haga clic en Actualizar.

Notificaciones de marcador de posición

Notifique a los usuarios, compañías o grupos de distribución seleccionados sobre eventos importantes que ocurran con marcadores de posición en un proyecto. La notificación se agrega diariamente en un solo resumen por correo electrónico enviado a las 4:00 p. m. zona horaria local del proyecto con enlaces a todas las vistas guardadas relevantes y una opción para descargar un .csv Resumen del archivo.

Puede configurar notificaciones para cinco tipos de eventos de marcador de posición distintos:

1. Marcadores de posición asignados: Se envía cuando se asignan uno o más marcadores de posición a los usuarios. Al igual que otras notificaciones, se envía a los usuarios configurados en lugar de a las personas asignadas reales.

2. Vencimiento mañana: se envía cuando la fecha límite de envío de un marcador de posición expira al día siguiente. 

3. Vencido: se envía diariamente para marcadores de posición con fechas límite anteriores en los últimos 90 días.

4. Archivo cargado: se envía cuando se carga un archivo en un marcador de posición.

5. Enviado: Se envía cuando se envía un marcador de posición como revisión.

Para configurar los destinatarios de marcador de posición, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón + Agregar destinatarios (o enlace) en la columna Destinatarios junto al tipo de evento que desea configurar.

2. Haga clic en el campo Compañías, Grupos de distribución o Usuarios para seleccionar o buscar los grupos o usuarios individuales que desea notificar.

3. Haga clic en Actualizar.

4. Asegúrese de que el interruptor Activo esté configurado en su preferencia de encendido o apagado.
   Nota: El número que aparece en la columna Destinatarios puede ser menor de lo esperado porque la Gestión de documentos solo cuenta cada usuario una vez.

Consulte ¿Qué son los marcadores de posición en la herramienta de gestión de documentos? y cómo crear y administrar marcadores de posición en la herramienta Gestión de documentos.