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Procore

Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato desde la herramienta Facturación de progreso

 Lanzamiento limitado
flag-us.png flag-canada.pngLa herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

Objetivo

Agregar un contacto de facturación a una orden de compra o contrato en un proyecto Procore.

Fondo

Al crear una orden de compra o un contrato, puede agregar uno o más contactos de facturación siguiendo los pasos a continuación.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:

Requisitos previos

  • Agregue la cuenta de usuario del contacto de facturación al Directorio del proyecto. Consulte Agregar una cuenta de usuario al Directorio del proyecto.
     Notas
    • Al agregar o actualizar la cuenta de usuario del contacto de la factura en el Directorio de la compañía, asegúrese de que:
      • La cuenta de usuario en la herramienta Directorio de nivel de empresa esté configurada como Activa.
      • La dirección de correo electrónico ingresada para la cuenta de usuario sea válida.
      • La opción "Enviar mensajes a este usuario" de la cuenta de usuario debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico de la lista desplegable.  
    • Al agregar o actualizar la 'Información de contacto' en la pestaña 'General' del registro de la compañía en el Directorio de la compañía, el usuario debe aparecer en la pestaña 'Personas' para que aparezca como una selección en el menú desplegable 'Contactos de las facturas' de la lista desplegable de la herramienta Directorio de la compañía.
    • Los usuarios que designe como 'Contactos de la factura' en el Directorio de la compañía estarán disponibles en la lista desplegable 'Contactos de la factura' en una orden de compra o contrato.
  • Habilite la configuración "Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas" en la herramienta Contratos. Consulte Configurar ajustes: Contratos.
  • Complete los pasos en Crear una orden de compra o Crear un contrato.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación de progreso del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura con la que trabajar en la lista. Luego, haga clic en su enlace Contrato para abrir el contacto del contrato.
    inv-subcontractor-contract-link.png
  4. Haga clic en Editar.
  5. En "Información general", haga lo siguiente:
    inv-sc-gen-info-invoice-contacts.png
    • Asegúrese de que la compañía correcta esté seleccionada en la lista desplegable Compañía contratista. 
    • Seleccione una o más personas de la lista desplegable Contactos de factura. Los usuarios que seleccione aquí se agregan automáticamente a la lista desplegable 'Privado'.
       Notas

      Para seleccionar un contacto de factura de la lista "Contactos de factura", debe cumplirse lo siguiente:

  6. Haga clic en Guardar.
     Recomendaciones

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura? Un contacto de facturación recibe una notificación por correo electrónico de Procore cuando:

    • El estatus de una factura se actualiza a Revisar y volver a enviar.
    • El estatus Partidas del subcontratista en una factura posterior se actualiza a Revisar y volver a enviar.
    • Un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto hace lo siguiente:
      • Haga clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico o Guardar y enviar por correo electrónico en la pestaña General de una orden de compra o contrato.
      • Envía una "Invitación a facturar" al contacto de facturación.
        Nota: Procore NO envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura cuando:
        • Un administrador de facturas crea o actualiza las Partidas de subcontratista en una factura posterior en nombre de un contacto de facturación.
        • Un administrador de facturas cambia el estatus de una Partida de subcontratista en una factura posterior Aprobada, Borrador o En revisión.

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los miembros de la lista de distribución de una factura? Los miembros agregados a la lista de distribución de una factura reciben una notificación por correo electrónico en una factura posterior cuando:

    • Un contacto de facturación envía partidas de subcontratista.
    • Un contacto de facturación edita y vuelve a enviar una partida de subcontratista.
    • Un administrador de facturas cambia el estatus de las Partidas del subcontratista de cualquier estatus a "En revisión".