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Procore

Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato

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 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para agregar contactos de factura a un orden de compra o contrato. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta del contrato rediseñado esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Administración financiera: Nueva vista de administrador para requisiciones.

¡Importante! Si está utilizando la experiencia beta de subcontratista factura, consulte el tutorial Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato en la herramienta Facturación en lugar de la información a continuación.

Objetivo 

Agregar un contacto de facturación a una orden de compra o contrato en un proyecto Procore.

Fondo

Al crear una orden de compra o un contrato, puede agregar uno o más contactos de facturación siguiendo los pasos a continuación.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

  • Agregue una cuenta de usuario para el contacto de la factura al directorio de la compañía. Si necesita crear una cuenta de usuario para el contacto de la factura, consulte:
    • Agregue una cuenta de usuario al directorio del proyecto. Esto agrega automáticamente la cuenta de usuario al directorio de proyectos y de empresa.
      O
    • Agregue una cuenta de usuario al directorio de compañíaAgregar una cuenta de usuario al directorio de la compañía.Luego complete los pasos en Agregar un usuario existente a proyectos en la cuenta Procore de su compañía para asegurarse de que el usuario se agregue a su proyecto.
       Notas
      • Al agregar o actualizar la cuenta de usuario del contacto de la factura en el Directorio de la compañía, asegúrese de que:
        • La cuenta de usuario en la herramienta Directorio de nivel de empresa esté configurada como Activa.
        • La dirección de correo electrónico ingresada para la cuenta de usuario sea válida.
        • La opción "Enviar mensajes a este usuario" de la cuenta de usuario debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico de la lista desplegable.  
      • Al agregar o actualizar la "Información de contacto" en la pestaña "General" del registro de la compañía en el Directorio de la compañía, el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" para que aparezca como una selección en la lista desplegable "Contactos de factura" de la herramienta Directorio de la compañía.
      • Los usuarios que designe como 'Contactos de la factura' en el Directorio de la compañía estarán disponibles en la lista desplegable 'Contactos de la factura' en una orden de compra o contrato.
  • Verifique que la cuenta del usuario aparezca en la pestaña "Usuarios" del registro de la compañía para la "Compañía de contacto" en el Directorio de la compañía. Para obtener más información, consulte Agregar una compañía al Directorio de compañía. 
  • Habilite la configuración 'Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas'. Consulte Configurar ajustes: Contratos .
  • Complete los pasos en Crear una orden de compra o Crear un contrato. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Asegúrese de que la compañía apropiada esté seleccionada en la lista desplegable Compañía contratante. 
  4. Seleccione una o más personas de la lista desplegable Contactos de factura. Los usuarios que seleccione aquí se agregan automáticamente a la lista desplegable 'Privado'.
     Notas

    Para seleccionar un contacto de factura de la lista "Contactos de factura", debe cumplirse lo siguiente:

  5. Haga clic en Guardar.
     Recomendaciones

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura? Un contacto de facturación recibe una notificación por correo electrónico de Procore cuando:

    • El estatus de una factura se actualiza a Revisar y volver a enviar.
    • El estatus Partidas del subcontratista en una factura posterior se actualiza a Revisar y volver a enviar.
    • Un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto hace lo siguiente:
      • Haga clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico o Guardar y enviar por correo electrónico en la pestaña General de una orden de compra o contrato.
      • Envía una "Invitación a facturar" al contacto de facturación.
        Nota: Procore NO envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura cuando:
        • Un administrador de facturas crea o actualiza las Partidas de subcontratista en una factura posterior en nombre de un contacto de facturación.
        • Un administrador de facturas cambia el estatus de una Partida de subcontratista en una factura posterior Aprobada, Borrador o En revisión.

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los miembros de la lista de distribución de una factura? Los miembros agregados a la lista de distribución de una factura reciben una notificación por correo electrónico en una factura posterior cuando:

    • Un contacto de facturación envía partidas de subcontratista.
    • Un contacto de facturación edita y vuelve a enviar una partida de subcontratista.
    • Un administrador de facturas cambia el estatus de las Partidas del subcontratista de cualquier estatus a "En revisión".