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Procore

Agregar contactos de factura a una orden de compra o Subcontrato (heredado)

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 Contenido heredado

Esta página detalla la experiencia heredada para la herramienta A nivel de proyecto Contratos. 

Objetivo 

Agregar un contacto de facturación a una orden de compra o contrato en un proyecto Procore.

Fondo

Para proporcionar a los colaboradores intermedios permisos para enviar nuevas facturas subcontratista en un proyecto de Procore, un administrador de facturas debe agregar un contacto de factura a su contrato. Si un colaborador tiene más de un contrato en su proyecto de Procore, los administradores pueden agregar un contacto de factura diferente a cada contrato. Alternativamente, el Administrador Procore de su compañía puede establecer un contacto de facturación predeterminado en el registro de la compañía del colaborador intermedio. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

  • Agregue una cuenta de usuario para el contacto de la factura al directorio de la compañía. Si necesita crear una cuenta de usuario para el contacto de la factura, consulte:
    • Agregue una cuenta de usuario al directorio del proyecto. Esto agrega automáticamente la cuenta de usuario al directorio de proyectos y de empresa.
      O
    • Agregue una cuenta de usuario al directorio de compañíaAgregar una cuenta de usuario al directorio de la compañía.Luego complete los pasos en Agregar un usuario existente a proyectos en la cuenta Procore de su compañía para asegurarse de que el usuario se agregue a su proyecto.
       Notas
      • Al agregar o actualizar la cuenta de usuario del contacto de la factura en el Directorio de la compañía, asegúrese de que:
        • La cuenta de usuario en la herramienta Directorio de nivel de empresa esté configurada como Activa.
        • La dirección de correo electrónico ingresada para la cuenta de usuario sea válida.
        • La opción "Enviar mensajes a este usuario" de la cuenta de usuario debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico de la lista desplegable.  
      • Al agregar o actualizar la "Información de contacto" en la pestaña "General" del registro de la compañía en el Directorio de la compañía, el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" para que aparezca como una selección en la lista desplegable "Contactos de factura" de la herramienta Directorio de la compañía.
      • Los usuarios que designe como 'Contactos de la factura' en el Directorio de la compañía estarán disponibles en la lista desplegable 'Contactos de la factura' en una orden de compra o contrato.
  • Verifique que la cuenta del usuario aparezca en la pestaña "Usuarios" del registro de la compañía para la "Compañía de contacto" en el Directorio de la compañía. Para obtener más información, consulte Agregar una compañía al Directorio de compañía. 
  • Habilite la configuración 'Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas'. Consulte Configurar ajustes: Contratos .
  • Complete los pasos en Crear una orden de compra o Crear un contrato. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Asegúrese de que la compañía apropiada esté seleccionada en la lista desplegable Compañía contratante. 
  4. Seleccione una o más personas de la lista desplegable Contactos de factura. Los usuarios que seleccione aquí se agregan automáticamente a la lista desplegable 'Privado'.
     Notas

    Para seleccionar un contacto de factura de la lista "Contactos de factura", debe cumplirse lo siguiente:

  5. Haga clic en Guardar.
     Recomendaciones
    • ¿Cuándo envía Procore correo electrónico notificaciones a los contactos de la factura?  Consulte ¿Los contactos de facturas reciben correos electrónicos de Procore? 
    • ¿Cuándo envía Procore correo electrónico notificaciones a los miembros de la lista "Factura Distribución"? Los miembros agregados a la lista 'Distribución de facturas' de la herramienta Compromiso (consulte Configurar ajustes: Compromisos) reciben notificaciones cuando:
      • El estado de las partidas de contratista cambia a "En revisión". Consulte Revisar SOV de contratista para un contrato.
      • Si su equipo NO utiliza un Contratista Flujo de trabajo de factura, cuando el estatus del requisición cambia a "En revisión". Nota: Si su equipo utiliza una Contratista factura Flujo de trabajo, se envía la notificación al Flujo de trabajo Persona asignada (s).