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Procore

Crear una nueva factura como contacto de facturación

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 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta el 2023 de septiembre. Después de septiembre de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota:
Si tiene la versión heredada de subcontratista facturas, siga los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura en lugar de los siguientes.

Objetivo

Crear una nueva factura subcontratista como contacto de factura después de aceptar una "Invitación a facturar". 

Contexto

Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o subcontrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la 'Fecha de facturación' para enviar su factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha de vencimiento.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
  • Información adicional:
    • Debe enviar la factura antes de la "Fecha de vencimiento" para la período de facturación actual. 

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: ingrese un número de factura

  1. En la página "Nueva factura para" en "Información general", haga lo siguiente:
    • Ingrese la número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura .
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Normalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo de forma gratuita para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato correspondiente. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
    • Verifique la información en los siguientes campos. Procore completa automáticamente las siguientes fechas.
       Nota:

      Las fechas del período de facturación son establecidas por el administrador de facturas. Si está utilizando un período de facturación diferente, puede cambiar los valores en estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.

      • Fecha de facturación
        Indica la fecha de vencimiento del período de facturación. 
      • Inicio del período
        Indica la fecha de inicio del período de facturación. 
      • Fin del período
        Indica la fecha de finalización del período de facturación. 
  2. Continue con el siguiente paso. 

Paso 2: actualice las partidas

  1. En la sección Partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZUL junto a "Partidas de contrato" o "Órdenes de cambio". Esto expanda la fila seleccionada en la tabla.
     Notas
    • La sección "Órdenes de cambio" solo está visible y disponible cuando el Administrador procore de la compañía ha habilitado la configuración de dos (2) o tres (3) niveles orden de cambio en el contrato. Consulte Configurar el número de niveles orden de cambio del contrato.
    • Después de expandir una línea en la sección "Órdenes de cambio", haga clic en las líneas de contrato orden de cambio y orden de cambio potencial para expandirlas hasta que alcance las partidas de ingreso de datos. 
  2. Determine qué método contable se estableció para el contrato. Esto determina qué formulario de ingreso de datos utiliza para actualizar las Partidas:

Método de contabilidad basado en montos

Utilice este método para facturar montos de suma global para las partidas de la factura en Partidas (Partidas). Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida por usted. Si desea liberar la retención, ingrese un monto en dólares según sea necesario. Dependiendo de su contrato específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura del subcontratista?

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en montos. 

La método contable basada en montos requiere ingreso de datos de suma global montos para cada partida en las Partidas. Tenga en cuenta que Procore utiliza sus entradas para calcular y actualizar automáticamente los valores en otras columnas. 

  1. Revise cada partida en las Partidas: 
    • Ítem número. Muestra el número de partida. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado al partida.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción de la partida. 
    • Valor programado. Muestra el valor programado para el partida en el contrato contrato. Este es el valor del contrato del partida. 
    • Trabajo completado de Aplicación anterior (%). Si se crearon facturas anteriores para esta contrato, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante períodos de facturación anteriores. 
  2. Ingrese su factura por el trabajo completado durante la período de facturación actual: 
    • Trabajo completado este período. Ingrese un monto para la período de facturación actual.
      Ejemplo
      Si completó la mitad del trabajo para la partida, ingrese la cantidad en la columna Trabajo completado este período. Por ejemplo, ingrese $250.00. Procore calcula y actualiza automáticamente estas columnas para la partida:
      • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Si el partida tiene un valor programado de $500.00, Procore agrega $250.00, que es 50%. Esto representa el monto del trabajo total para el partida en esta factura más cualquier monto(s) de períodos de facturación anteriores. 
      • Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Si el partida tiene un valor programado de $500.00, Procore cambia el valor de la columna a 50%, que corresponde a su entrada de $250.00. Esto representa el monto del trabajo total para el partida en esta factura más cualquier monto(s) de períodos de facturación anteriores. 
  3. Si recibió materiales de este período de facturación y los almacena en el sitio proyecto (o en una instalación de almacenamiento), tiene esta opción:
    • Condicional: nuevos materiales almacenados. Ingrese la cantidad de cualquier material nuevo que se almacena para la período de facturación actual. Su entrada debe excluir los costos ingresados en la columna "Trabajo completado este período". 
       Nota
      Si el administrador de facturas activa la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" para la contrato, ingrese una cantidad en dólares para los materiales para esta período de facturación. Su entrada calcula automáticamente los valores en estas columnas: "Total completado y almacenado hasta la fecha ($) y "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)."
    • Materiales anteriores almacenados. Si esta es la primera factura, este valor es de $0.00.
       Nota
      Si hay facturas anteriores, este valor muestra los montos acumulados ingresados en 'Nuevos materiales almacenados' en esas facturas. Para obtener más información, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura de subcontratista? Un contacto de factura no puede modificar esta configuración.
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra la cantidad de materiales que se almacenan durante la período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Muestra la cantidad del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio proyecto para la factura actual y en las facturas para período de facturación anteriores.  
  4. Si está enviando una factura que solicita liberar un monto de retención: 
    • Retención total liberada. Ingrese el monto de retención que solicita que se libere este período de facturación.
       Nota
      Tenga en cuenta que puede solicitar la liberación del monto, pero no se le permite cambiar la tasa de retención. 
    • Retención total. Muestra el monto acumulado de retención liberado para la partida. 
  5. Continúe con los pasos anteriores para cada partida. 

Método de contabilidad basado en unidades

Utilice este método cuando se facturan los materiales que ordenó en cantidad. Con este método, ingresa una columna de porcentaje "Progreso total" o un valor monetario en la columna "Progreso del trabajo". Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida para usted. Si desea liberar la retención, puede ingresar un monto en dólares en la columna "Liberación de retención" necesaria. 

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre la método contable basada en unidades.  

El método de contabilidad basado en unidades requiere que ingrese una cantidad y un precio unitario para cada partida en el SOV. Con este método, Procore calcula automáticamente los totales de los partidas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida SOV en su factura. 
  • Cantidad
    Muestra el número total de unidades de la partida. 
  • Precio unitario
    Muestra el gasto incurrido por cada unidad para la partida. 
  • Valor
    Muestra el monto total en dólares de la partida. Esta es la suma de los valores de Precio unitario + Cantidad. 
  • Cantidad anterior
    Muestra el número total de unidades facturadas en períodos de facturación anteriores. 
  • Valor anterior
    Muestra el monto total en dólares facturado en períodos de facturación anteriores.
  • % De progreso total.*
    Ingrese un monto porcentual que refleje su progreso total. Su entrada debe reflejar el progreso acumulativo de cualquier período de facturación anterior y el período de facturación actual. 
  • Nueva cantidad.*
    Ingrese una nueva cantidad para reflejar la cantidad que se factura este período en la nueva factura. 
  • Valor nuevo.*
    Ingrese un nuevo valor para reflejar el valor de la partida que se factura este período en la nueva factura. 
  • Liberación de retención.*
    Ingrese un monto en dólares de retención que se liberará este período de facturación. 
  • Retención total
    Muestra el monto total en dólares de retención que se liberará para la partida. 

 

Paso 3: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos o use una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área GRIS de la página. 
    attachments-attach-files.png
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde su computadora.
     Notas
    • Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto pueden usar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea "Aprobada".
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura más adelante, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:
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