Crear una nueva factura como contacto de facturación
Nota:
Si tiene la versión heredada de subcontratista facturas, siga los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura en lugar de los siguientes.Objetivo
Crear una nueva factura subcontratista como contacto de factura después de aceptar una "Invitación a facturar".
Contexto
Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o subcontrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la 'Fecha de facturación' para enviar su factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha de vencimiento.
- Si recibe y acepta la "Invitación a facturar" (consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de factura), puede seguir los pasos a continuación.
- Si no ha recibido una "Invitación a facturar", la compañía para la que realiza el trabajo puede optar por enviar la factura en su nombre. Si este es el caso, confirme el proceso que utilizará para enviar sus facturas. La compañía completará los pasos para crear una factura en nombre de un contacto de facturación.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Debe ser un contacto de facturación en el compromiso.
- Información adicional:
- Debe enviar la factura antes de la "Fecha de vencimiento" para la período de facturación actual.
- Debe enviar la factura antes de la "Fecha de vencimiento" para la período de facturación actual.
Requisitos previos
- Acepte la "Invitación a facturar". Consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación.
- Si extravió o eliminó inadvertidamente su "Invitación a facturar", consulte ¿Un contacto de facturación necesita una "Invitación a facturar" para enviar una factura?
Pasos
- Paso 1: ingrese un número de factura
- Paso 2: actualice las partidas
- Paso 3: agregar archivos adjuntos
- Paso 4: guardar o enviar una factura
Paso 1: ingrese un número de factura
- En la página "Nueva factura para" en "Información general", haga lo siguiente:
- Ingrese la número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura .
- Verifique la información en los siguientes campos. Procore completa automáticamente las siguientes fechas.
Nota:
Las fechas del período de facturación son establecidas por el administrador de facturas. Si está utilizando un período de facturación diferente, puede cambiar los valores en estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.
- Fecha de facturación
Indica la fecha de vencimiento del período de facturación. - Inicio del período
Indica la fecha de inicio del período de facturación. - Fin del período
Indica la fecha de finalización del período de facturación.
- Fecha de facturación
- Continue con el siguiente paso.
Paso 2: actualice las partidas
- En la sección Partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZUL junto a "Partidas de contrato" o "Órdenes de cambio". Esto expanda la fila seleccionada en la tabla.
Notas
- La sección "Órdenes de cambio" solo está visible y disponible cuando el Administrador procore de la compañía ha habilitado la configuración de dos (2) o tres (3) niveles orden de cambio en el contrato. Consulte Configurar el número de niveles orden de cambio del contrato.
- Después de expandir una línea en la sección "Órdenes de cambio", haga clic en las líneas de contrato orden de cambio y orden de cambio potencial para expandirlas hasta que alcance las partidas de ingreso de datos.
- Determine qué método contable se estableció para el contrato. Esto determina qué formulario de ingreso de datos utiliza para actualizar las Partidas:
- Método de contabilidad basado en montos
- Método de contabilidad basado en unidades
Recomendación
¿Cómo establece un administrador de facturas la método contable para un contrato? Para obtener instrucciones paso a paso, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiación?
Método de contabilidad basado en montos
Utilice este método para facturar montos de suma global para las partidas de la factura en Partidas (Partidas). Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida por usted. Si desea liberar la retención, ingrese un monto en dólares según sea necesario. Dependiendo de su contrato específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura del subcontratista?
Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en montos.
Método de contabilidad basado en unidades
Utilice este método cuando se facturan los materiales que ordenó en cantidad. Con este método, ingresa una columna de porcentaje "Progreso total" o un valor monetario en la columna "Progreso del trabajo". Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida para usted. Si desea liberar la retención, puede ingresar un monto en dólares en la columna "Liberación de retención" necesaria.
Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre la método contable basada en unidades.
Paso 3: agregar archivos adjuntos
Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura.
- Desplácese hasta la sección Adjuntos.
- Haga clic en Adjuntar archivos o use una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área GRIS de la página.
- Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde su computadora.
Notas
- Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto pueden usar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea "Aprobada".
- Continuúe con el siguiente paso.
Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión
Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura más adelante, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:
- Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar como borrador. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
Recomendación
Si desea enviar por correo electrónico una copia de su factura a otras personas antes de enviarla para su revisión, Procore recomienda seguir los pasos en Exportar una requisición1. Luego puede agregar su factura como un archivo adjunto a un mensaje utilizando el sistema de correo electrónico de su compañía. - Si está listo para enviar la factura, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estatus de la factura en En revisión .
Importante
- NO podrá editar la factura después de enviarla a menos que un administrador de facturas cambie el estado de la factura a "Revisar y volver a enviar". Para obtener más detalles, consulte Revisar una requisición como administrador.
- Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?