Acerca de los materiales almacenados en facturas (Beta)
Tabla de contenido
Descripción general
La facturación de los materiales almacenados en un proyecto de construcción permite a los contratistas recuperar los costos de comprar y almacenar materiales en un sitio de trabajo. También requiere que los equipos se asegúren de que se cuenta con precisión para los materiales recibidos. Esto incluye documentar los socios comerciales, tipos de materiales, cantidades, costos y fechas de entrega. Debido a que los materiales almacenados no representan el trabajo completado, las facturas deben desglosarse para diferenciar entre lo instalado en un proyecto durante una período de facturación y lo que se almacena para el trabajo futuro.
Una vez que un contratista recibe un pago de factura, los materiales almacenados se convierten en la propiedad del cliente y el contratista es responsable de garantizar que los materiales almacenados se seguro. Para evitar malentendidos, asegúrese de que los requisitos en el glossary-of-terms#Commitment contrato o contrato primario de un proyecto sean claros sobre cómo facturar los materiales almacenados.
Los equipos que utilizan la solución de administración de facturas de Procore pueden administrar materiales almacenados manualmente o habilitar una opción de configuración que mueve los saldos de la columna "Materiales almacenados actualmente" en una factura anterior a la columna "Trabajo completado desde la aplicación anterior" en la siguiente factura. Los usuarios también facturan los materiales almacenados utilizando la método contable configurada para el contrato.
Además, los equipos pueden configurar una plantilla de proyecto de Procore, por lo que los ajustes de configuración de materiales almacenados se copian automáticamente en nuevos proyectos de Procore. Para más información, consulte ¿Qué se copia en un nuevo proyecto al aplicar una plantilla de proyecto?
Requisitos previos
Para facturar los materiales almacenados, su equipo debe:
- Realice un seguimiento de los materiales que recibe y documente en su inventario.
- Realice un seguimiento de los materiales instalados durante una período de facturación y aquellos almacenados para el futuro.
Recomendación
¿Necesita ayuda para realizar el seguimiento de los materiales? Para obtener consejos sobre cómo utilizar diferentes herramientas de Procore para rastrear los materiales recibidos e instalados, consulte ¿Cómo realizo un seguimiento de los materiales reales recibidos e instalados en un sitio de trabajo?
También necesita:
| Paso | En las facturas del propietario... | En contratista facturas... |
|---|---|---|
| Optar por la experiencia de factura moderna | Acerca de las facturas del propietario | Acerca de las requisiciones |
| Crear un contrato | Crear contratos primarios | Crear un contrato 1 |
| Crear una factura | Crear facturas de propietario | Crear una factura Contratista |
1 En Procore, un contrato es un orden de compra o un subcontrato.
Cuando su equipo crea facturas de propietario o contratista, factura por partidas como otros costos del proyecto. La única diferencia es que los materiales instalados y los materiales almacenados se documentan en la factura.
Limitaciones
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones:
- Procore siempre utiliza la misma método contable para un contrato y sus facturas. Si elige un contrato basado en montos, Procore genera facturas basadas en montos. Del mismo modo, un contrato basado en unidades/cantidades genera facturas basadas en unidades/cantidades.
- Una vez que las partidas se agregan a las Partidas de un contrato primario, los método contable para el contrato primario y sus facturas no se pueden modificar. Consulte Crear Contratos primarios.
Configurar ajustes
Para facturar los materiales almacenados, configure estos ajustes:
- Elija el método contable para el contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados para un contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados en la herramienta Facturación
Elija el método contable para el contrato
Configure el método contable para que un nuevo contrato primario facture los materiales almacenados en una factura. También puede configurar el método contable para órdenes de compra y contratos creados con la herramienta Contratos a nivel proyecto. Procore aplica la configuración que elija al contrato y cualquier factura relacionada con el contrato. Las opciones son:
- Basado en montos. Ingrese el suma global el monto de las partidas en las partidas del glossary-of-terms#Schedule_of_Values contrato y las facturas del contrato.
- Basado en unidades/cantidades. Ingrese un cantidad y precio unitario para partidas en las partidas del contrato y las facturas del contrato.
Recomendación
¿Administra las ofertas en Procore? Puede configurar el método contable para la herramienta licitación a nivel proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para las ofertas?Ejemplos
Estos ejemplos le muestran cómo elegir la método contable para órdenes de compra y contratos en la herramienta Contratos del proyecto y en un nuevo contrato primario para un proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato?
Contratos
Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos configura el "Método de contabilidad predeterminado para órdenes de compra" y los ajustes de "Método de contabilidad predeterminado para contratos" en "Configuración de contrato predeterminada" en la página "Configurar ajustes" de la herramienta. Una vez establecido, todos los contratos del proyecto utilizan el método configurado. Para más información, consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos.
Contratos primarios
Un usuario que crea un contrato primario debe configurar su método contable predeterminado antes de agregar cualquier partida a sus Partidas. Una vez que se agregan partidas, no puede cambiar la método contable. En Procore, la método contable predeterminada es los contratos basados en montos. Para cambiar al método basado en unidades/cantidades, haga clic en el botón en el banner en la parte superior de la Partida de un contrato primario. Para más información, consulte Crear Contratos primarios.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para un contrato
Para habilitar la facturación de materiales almacenados en un contrato, un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puede marcar la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" en la configuración avanzada pestaña de un contrato.
Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración "Materiales almacenados" en un contrato. Esta configuración está disponible en la herramienta Contratos. Para habilitar la opción, marque la casilla de verificación "Habilitar facturas" y luego la casilla de verificación "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados".
Si sus facturas deben cuenta para la retención, su equipo también tiene la opción de marcar la casilla de verificación "Habilitar retención de material almacenado". Para configurar contratista facturas para ingresar la retención, consulte Habilitar retención en una orden de compra o Subcontrato.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para la herramienta Facturación
Un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puede actualizar la configuración de Materiales almacenados en la herramienta Facturación a nivel proyecto. Cuando se enciende, Procore mueve automáticamente el monto ingresado en la columna "Materiales almacenados actualmente" en la partida de la factura anterior a la columna "Trabajo completado desde la aplicación anterior" en la siguiente factura.
Nota:
Para obtener los mejores resultados, Procore recomienda configurar esta configuración antes de que su equipo cree facturas en un proyecto. Sin embargo, puede cambiar esta configuración a mitad del proyecto como se muestra en este ejemplo.Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración "Materiales almacenados" en la herramienta Facturación a nivel proyecto.
Si activa esta configuración a mitad del proyecto, un mensaje informativo le informa sobre cómo cambiar la configuración afecta a sus contratos existentes. El usuario que realiza el cambio debe hacer clic en Actualizar para reconocer el mensaje.
Ingreso de datos basado en montos
Revise este ejemplo para saber cómo facturar materiales almacenados en facturas cuando un contrato está configurado para usar la método contable "Basado en montos".
Ingreso de datos en la primera factura basada en montos
Para la primera factura del contrato, el valor de la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $0,00 por defecto. Dado que el contratista recibió materiales en el sitio durante esta período de facturación, la contacto de la factura ingresa $2,000,00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Esto representa el monto monetario de los materiales recibidos. Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente estos valores en la partida (consulte 2):
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza esta columna con la cantidad en la columna Nuevos materiales almacenados ($2.000.00).
- Total completado y almacenado ($). Procore agrega la entrada de $2.000.00 a esta columna (ver 2). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores en la columna Trabajo completado este período, Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados actualmente.
- Saldo para terminar. Esta columna solo es visible para administrador de facturación (s). Procore toma el monto del valor programado y resta la cantidad de nuevos materiales almacenados para calcular el saldo para terminar). Nota: En las facturas posteriores, esta columna muestra el descenso acumulado del monto contratado para la partida.
Ingreso de datos en la factura basada en segundo monto
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la columna Nuevos materiales almacenados siempre está configurada como $0,00 por defecto (consulte 1). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriores en la factura actual (consulte 1 a 2). Antes de realizar ingreso de datos adicionales, tenga en cuenta que los valores resaltados (consulte 3) coinciden con la primera factura (anterior).
A continuación, realice algunos ingreso de datos adicionales en la partida.
Para esta entrada, el contratista recibió un adicional de $2,500,00 en nuevos materiales que ahora se almacenan en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento). La contacto de la factura ingresa $2.500.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (consulte 2).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore actualiza este valor de 16% a 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza este valor de $2,000.00 a $4,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore actualiza este valor de $2,000.00 a $4,500.00.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado.
Nota: El valor Trabajo completado de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios (consulte 3).
A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en el lugar del proyecto durante la período de facturación actual. Para abordar esto, la contacto de la factura toma $1.000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1) y mueve esos $1.000.00 a la columna Trabajo completado este período (consulte 2).
Nota:
Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriores, el sistema el enfoque del sistema salta a la columna Retención de trabajo este período ($). Esto ocurre si la administrador de facturación habilita la configuración de retención en el contrato. Para mantener al propósito de la facturación de los materiales almacenados, la ingreso de datos de retención no está incluida en este ejemplo. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible:
- Para saber cómo habilitar la retención en un contrato, consulte Habilitar retención en una orden de compra o Subcontrato.
- Para saber cómo establecer y liberar la retención en una factura, consulte Establecer o liberar retención en una facturaContratista.
Después de mover la cantidad de materiales almacenados anteriores a la columna Trabajo completado este período , Procore considera las entradas para calcular estos valores:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore mantiene el valor en un 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore mantiene el valor en $3,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore mantiene el valor en $4,500.00.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado.
Nota: El valor trabajo completado de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios.
Ingreso de datos en la tercera factura basada en montos
Para el siguiente período de facturación, el contratista recibe materiales adicionales, se han instalado los materiales almacenados anteriormente. La contacto de la factura crea su tercera factura.
En la tercera factura:
- Procore mueve la cantidad de la columna Nuevos materiales almacenados en la segunda factura y la agrega a la cantidad en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1).
- La contacto de la factura toma $3.000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores en la segunda factura y la mueve a la columna Trabajo completado este período (consulte 1) Esto deja $500.00 en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 2).
- La contacto de la factura también ingresa $2.000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Esto representa los nuevos materiales recibidos durante la período de facturación actual que ahora se están almacenando. Procore agrega el valor de materiales almacenados actualmente a los materiales almacenados anteriores (consulte 2) para calcular el valor de los materiales almacenados actualmente (consulte 3).
- Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore calcula el valor al 52%.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore calcula el valor en $6,500,00
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado.
Puede continuar creando facturas e ingresando nuevas entradas de partida hasta que el saldo termine en un partida alcanza los $0,00.
Ingreso de datos basado en unidades/cantidades
Aprenda a facturar materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para usar la método contable "Basado en unidades/cantidades".
Ingreso de datos en la primera factura basada en unidades/cantidades
Antes de ingreso de datos, la cantidad en la columna Nueva cantidad se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura.
En este período de facturación, el contratista instaló 100 unidades. Un contacto de la factura ingresa 100 en la columna Nueva cantidad (consulte 1). Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 2):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto nueva cantidad por el precio unitario.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore actualiza este valor de $0,00% a $12,500,00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (20%) para mostrar el progreso total.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo valor ($12,5000.00) del valor programado ($62,500.00). El saldo de $50.000.00 para terminar muestra la disminución acumulada del monto contratado.
A continuación, la cantidad en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura. En este período de facturación, se almacenaron 50 unidades en el lugar del proyecto. Un contacto de la factura ingresa 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad). Esta es la cantidad de los materiales recibidos y almacenados en el sitio. Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 2):
- Materiales nuevos almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario de la subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore actualiza esta cantidad de 0 a 50.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (50) a un monto monetario ($6,250.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore agrega $6,250.00 a $12,500.00 y muestra $18,750.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (30%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo valor ($12,5000,00) y los Nuevos materiales almacenados ($) ($6,250,00) desde el valor programado ($62,500.00) importe. $43,750.00 muestra la disminución acumulada del monto del contrato.
Ingreso de datos en la segunda factura basada en unidades/cantidades
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la Nueva cantidad es 0 de forma predeterminada (consulte 1). La cantidad anterior muestra la "Nueva cantidad" enviada en la primera factura (consulte 2) y los materiales almacenados anteriores (cantidad) muestran el "Nuevos materiales almacenados (cantidad)" de la factura anterior (consulte 3).
A continuación, realice algunos ingreso de datos adicionales en la partida.
En este ejemplo, la contratista instaló las 50 unidades almacenadas anteriormente en la factura anterior. La contacto de la factura actualiza la entrada de materiales anteriores almacenados (cantidad) a 0 y mueve esa cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (consulte 1). El contratista también recibió 100 unidades adicionales, colocandolas en almacenamiento. La contacto de la factura ingresa 100 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) ( ver 2).
Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de materiales anteriores almacenados (cantidad) por el precio unitario.
- Materiales nuevos almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario de la subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de los materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte el cantidad (100) a un monto monetario ($12,500.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore agrega el nuevo valor ($6,250.00) de la nueva factura, resta los materiales anteriores almacenados ($6,250,00) de la factura anterior, y luego agrega los nuevos materiales almacenados (cantidad)($18,750,00) para calcular el total de $31,250,00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado hasta la fecha ($) a un valor porcentual (50,00%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo valor ($6,250,00) y los nuevos materiales almacenados ($) ( $12,500,00) desde el valor programado ($62,500.00) importe. $31,250.00 muestra el descenso acumulado del monto del contrato.
Ingreso de datos en la factura basada en tercera unidad/cantidad
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la Nueva cantidad es 0 de forma predeterminada (consulte 1). La cantidad anterior muestra la "Nueva cantidad" enviada en la factura anterior (consulte 2) y los materiales anteriores almacenados (cantidad) muestran el "Nuevos materiales almacenados (cantidad)" de la factura anterior (consulte 3).
A continuación, realice algunos ingreso de datos adicionales en la partida.
En este ejemplo, la contratista instaló 50 de las unidades almacenadas anteriormente en la factura anterior. La contacto de la factura actualiza la entrada de materiales almacenados (cantidad) de 100 a 50 y mueve la cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (consulte 1). El contratista también recibió 50 unidades adicionales, colocandolas en almacenamiento. La contacto de la factura ingresa 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) (consulte 2).
Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de materiales anteriores almacenados (cantidad) por el precio unitario.
- Materiales nuevos almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario de la subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de los materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte el cantidad (100) a un monto monetario ($12,500.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore agrega el nuevo valor ($6,250.00) de la nueva factura, resta los materiales almacenados anteriores ($) ( $6,250,00) de la factura anterior, y luego agrega los nuevos materiales almacenados (cantidad)($6,2500.00) para calcular el total de $37,500,00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado hasta la fecha ($) a un valor porcentual (60,00%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo valor ($6,250,00) y los nuevos materiales almacenados ($) ( $6,250,00) desde el valor programado ($62,500.00) importe. $25.000.00 muestra el descenso acumulado del monto del contrato.
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que optar por las experiencias de requisiciones modernas?
Sí. Para facturar los materiales almacenados utilizando los métodos descritos, debe optar por la experiencia moderna para las facturas del propietario y contratista facturas. Para más información, consulte Acerca de las facturas del propietario y Acerca de Contratista facturas.
Más
Para más información acerca de las facturas del propietario, consulte estos enlaces: