Acerca de los materiales almacenados en las facturas
Tabla de contenido
Descripción general
Consideraciones
Configuraciones avanzadas
Para facturar los materiales almacenados, configure estos ajustes:
- Elija el método contable para el contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados para un contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados en la herramienta Facturación
Elija el método contable para el contrato
Configure el método contable para un nuevo contrato primario para facturar los materiales almacenados en una factura. También puede configurar el método contable para las órdenes de compra y los contratos creados con la herramienta Contratos a nivel proyecto. Procore aplica la configuración que elija al contrato y a todas las facturas relacionadas con el contrato. Las opciones son:
- Basado en la cantidad. Ingrese el monto de la suma global para las partidas en las partidas del contrato glossary-of-terms#Schedule_of_Values y las facturas del contrato.
- Basado en unidades/cantidades. Ingrese una cantidad y un precio unitario para las partidas en las partidas del contrato y en las facturas del contrato.
Recomendación
¿Administrar licitaciones en Procore? Puede configurar el método contable para la herramienta de licitación a nivel de proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para las licitaciones?Ejemplos
Estos ejemplos le muestran cómo elegir el método contable para órdenes de compra y contratos en la herramienta Contratos del proyecto y en un nuevo contrato primario para un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato?
Contratos
Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos configura los ajustes de "Método contable predeterminado para órdenes de compra" y "Método contable predeterminado para contratos" en "Configuración predeterminada del contrato" en la página "Configurar ajustes" de la herramienta. Una vez establecidos, todos los contratos del proyecto utilizan el método configurado. Para obtener más información, consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos.
Contratos primarios
Un usuario que crea un contrato primario debe configurar su método contable predeterminado antes de agregar cualquier partida a sus Partidas. Una vez que se agregan las partidas, no puede cambiar el método contable. En Procore, el método contable predeterminado son los contratos basados en montos. Para cambiar al método basado en unidades/cantidades, haga clic en el botón en el banner en la parte superior de las Partidas de un contrato primario. Para obtener más información, consulte Crear contratos primarios.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para un contrato
Para habilitar la facturación de materiales almacenados en un contrato, un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puede marcar la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" en la pestaña Configuración avanzada de un contrato.
Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración de "Materiales almacenados" en un contrato. Esta configuración está disponible en la herramienta Contratos. Para habilitar la opción, marque la casilla de verificación "Habilitar facturas" y luego la casilla de verificación "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados".
Si sus facturas deben tener en cuenta la retención, su equipo también tiene la opción de marcar la casilla de verificación "Habilitar retención de material almacenado". Para configurar las facturas de los contratistas para ingresar la retención, consulte Habilitar retención en una orden de compra o subcontrato.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para la herramienta Facturación
Un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puede actualizar la configuración de Materiales almacenados en la herramienta Facturación a nivel proyecto. Cuando se activa activamente, Procore mueve automáticamente la cantidad ingresada en la columna "Materiales almacenados actualmente" en las partidas de la factura anterior a la columna "Trabajo completado de la aplicación anterior" en la siguiente factura.
Nota:
Para obtener los mejores resultados, Procore recomienda configurar esta opción antes de que su equipo cree facturas en un proyecto. Sin embargo, puede cambiar esta configuración a mitad del proyecto, como se muestra en este ejemplo.Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración "Materiales almacenados" en la herramienta Facturación a nivel proyecto.
Si activa esta configuración a mitad del proyecto, un mensaje informativo le informará cómo el cambio de la configuración afecta a sus contratos existentes. El usuario que realiza el cambio debe hacer clic en Actualizar para confirmar el mensaje.
Ingreso de datos basado en montos
Revise este ejemplo para aprender cómo facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para usar el método contable "Basado en montos".
Ingreso de datos en la primera factura basada en monto
Para la primera factura del contrato, el valor en la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $0.00 de forma predeterminada. Dado que el contratista recibió materiales en el sitio durante este período de facturación, el contacto de la factura ingresa $2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Esto representa la cantidad de moneda de los materiales recibidos. Una vez ingresados, Procore actualiza automáticamente estos valores en la partida (ver 2):
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
- Materiales almacenados en la actualidad. Procore actualiza esta columna con el monto en la columna Nuevos materiales almacenados ($2,000.00).
- Total completado y almacenado ($). Procore agrega la entrada de $2,000.00 a esta columna (ver 2). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores de la columna Trabajo completado este período, Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados actualmente.
- Saldo para terminar. Esta columna solo es visible para los administradores de facturación. Procore toma el monto del valor programado y resta el monto de los nuevos materiales almacenados para calcular el saldo para terminar). Nota: En las facturas posteriores, esta columna muestra la disminución acumulada del monto contratado para la partida.
Ingreso de datos en la segunda factura basada en el monto
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $0.00 de forma predeterminada (consulte 1). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriormente en la factura actual (consulte 1 a 2). Antes de realizar un ingreso de datos adicional, observe que los valores resaltados (ver 3) coinciden con la primera factura (arriba).
A continuación, realice un ingreso de datos adicional en la partida.
Para esta entrada, el contratista recibió $2,500.00 adicionales en materiales nuevos que ahora están almacenados en el lugar de trabajo (o en una instalación de almacenamiento). El contacto de la factura ingresa $2,500.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (ver 1). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (ver 2).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore actualiza este valor del 16 % al 36 %.
- Materiales almacenados en la actualidad. Procore actualiza este valor de $2,000.00 a $4,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore actualiza este valor de $2,000.00 a $4,500.00.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anteriormente" de la cantidad de "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor de Trabajo completado a partir de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios (ver 3).
A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en el lugar de trabajo durante el período de facturación actual. Para solucionar esto, el contacto de la factura toma $1,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriormente (ver 1) y mueve esos $1,000.00 a la columna Trabajo completado este período (ver 2).
Nota:
Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriormente, el sistema en el que se centra el sistema salta a la columna Retención de trabajo este período ($). Esto ocurre si el administrador de facturación habilita la configuración de retención en el contrato. Para cumplir con el propósito de facturación de los materiales almacenados, el ingreso de datos de retención no se incluye en este ejemplo. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible:
- Para saber cómo habilitar la retención en un contrato, consulte Habilitar retención en una orden de compra o subcontrato.
- Para saber cómo establecer y liberar la retención en una factura, consulte Establecer o liberar retención en una facturade subcontratista.
Después de mover la cantidad de materiales almacenados anteriormente a la columna Trabajo completado este período , Procore considera las entradas para calcular estos valores:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore mantiene el valor en 36%.
- Materiales almacenados en la actualidad. Procore mantiene el valor en $3,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore mantiene el valor en $4,500.00.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anteriormente" de la cantidad de "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor de Trabajo completado a partir de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios.
Ingreso de datos en la tercera factura basada en el importe
Para el siguiente período de facturación, el contratista recibe materiales adicionales, los materiales previamente almacenados han sido instalados. El contacto de la factura crea su tercera factura.
En la tercera factura:
- Procore mueve el monto de la columna Nuevos materiales almacenados en la segunda factura y lo agrega al monto de la columna Materiales almacenados anteriormente (consulte 1).
- El contacto de la factura toma $3,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriormente en la segunda factura y lo mueve a la columna Trabajo completado este período (ver 1) Esto deja $500.00 en la columna Materiales almacenados anteriormente (ver 2).
- El contacto de la factura también ingresa $2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (ver 1). Esto representa los nuevos materiales recibidos durante el período de facturación actual que ahora se están almacenando. Procore agrega el valor de los materiales almacenados actualmente al valor de los materiales almacenados anteriormente (consulte 2) para calcular el valor de los materiales almacenados actualmente (consulte 3).
- Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore calcula el valor al 52%.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore calcula el valor en $6,500.00
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anteriormente" de la cantidad de "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Puede continuar creando facturas e ingresando nuevas entradas de partidas hasta que el valor de Saldo para terminar en una partida alcance $0.00.
Ingreso de datos basado en la cantidad unitaria
Aprenda a facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para usar el método contable "Basado en unidades/cantidades".
Introducción de datos en la primera factura unitaria/cuantitativa
Antes del ingreso de datos, la cantidad de la columna Nueva cantidad se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura.
En este período de facturación, el contratista instaló 100 unidades. Un contacto de la factura ingresa 100 en la columna Nueva cantidad (ver 1). Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 2):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore actualiza este valor de $0.00% a $12,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (20%) para mostrar el progreso total.
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($12,5000.00) del Valor Programado ($62,500.00). El saldo de $50,000.00 para terminar muestra la disminución acumulada del monto contratado.
A continuación, la cantidad de la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura. En este período de facturación, se almacenaron 50 unidades en el lugar de trabajo. Un contacto de la factura ingresa 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad). Es la cantidad de materiales recibidos y almacenados in situ. Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 2):
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de Nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore actualiza esta cantidad de 0 a 50.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (50) a una cantidad de moneda ($6,250.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore agrega $6,250.00 a $12,500.00 y muestra $18,750.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (30%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($12,5000.00) y los Nuevos Materiales Almacenados ($) ($6,250.00) del Valor Programado ($62,500.00) importe. $43,750.00 muestra la disminución acumulada del monto del contrato.
Introducción de datos en la segunda factura unitaria/cuantitativa
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la nueva cantidad es 0 por defecto (ver 1). La cantidad anterior muestra la "Nueva cantidad" presentada en la primera factura (ver 2) y los materiales almacenados anteriormente (cantidad) muestra los "Nuevos materiales almacenados (cantidad)" de la factura anterior (ver 3).
A continuación, realice un ingreso de datos adicional en la partida.
En este ejemplo, el contratista instaló las 50 unidades previamente almacenadas en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada de Materiales almacenados anteriormente (Cantidad) a 0 y mueve esa cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (ver 1). El contratista también recibió 100 unidades adicionales, colocándolas todas en almacenamiento. El contacto de la factura ingresa 100 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) (ver 2).
Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de materiales almacenados anteriormente (cantidad) por el precio unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de Nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) a una cantidad de moneda ($12,500.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore agrega el nuevo valor ($6,250.00) de la nueva factura, resta los materiales almacenados anteriormente ($6,250.00) de la factura anterior, y luego agrega los Nuevos materiales almacenados (cantidad)($18,750.00) para calcular el total de $31,250.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado hasta la fecha ($) a un valor porcentual (50,00%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del nuevo valor ($6,250.00) y los Nuevos Materiales Almacenados ($) ($12,500.00) del Valor Programado ($62,500.00) importe. $31,250.00 Muestra la disminución acumulada del monto del contrato.
Introducción de datos en la tercera factura unitaria/cuantitativa
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la nueva cantidad es 0 por defecto (ver 1). La cantidad anterior muestra la "Nueva cantidad" presentada en la factura anterior (ver 2) y los materiales almacenados anteriormente (cantidad) muestra los "Nuevos materiales almacenados (cantidad)" de la factura anterior (ver 3).
A continuación, realice un ingreso de datos adicional en la partida.
En este ejemplo, el contratista instaló 50 de las unidades previamente almacenadas en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada de Materiales almacenados (Cantidad) anteriores de 100 a 50 y mueve la cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (ver 1). El contratista también recibió 50 unidades adicionales, colocándolas todas en almacenamiento. El contacto de la factura ingresa 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) (ver 2).
Una vez ingresado, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el monto de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de materiales almacenados anteriormente (cantidad) por el precio unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de Nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del subcontrato.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) a una cantidad de moneda ($12,500.00).
- Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Procore agrega el nuevo valor ($6,250.00) de la nueva factura, resta los materiales anteriores almacenados ($) ($6,250.00) de la factura anterior y luego agrega los Nuevos materiales almacenados (cantidad)($6,2500.00) para calcular el total de $37,500.00.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado hasta la fecha ($) a un valor porcentual (60,00%).
- Saldo para terminar. Procore resta la suma del nuevo valor ($6,250.00) y los Nuevos Materiales Almacenados ($) ($6,250.00) del Valor Programado ($62,500.00) importe. $25,000.00 muestra la disminución acumulada del monto del contrato.