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Procore

Enviar una nueva factura como contacto de facturación

Objetivo

Para enviar una nueva factura del subcontratista comuníquese con después de aceptar una "Invitación a facturar". 

Fondo

Si usted es el contacto de facturación designado para una orden de compra o subcontrato, la compañía para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la 'Fecha de facturación' para enviar su factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha de vencimiento.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una nueva requisición en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la "Fecha de vencimiento" del período de facturación,los permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y usted debe ser el "Contacto de factura" designado en la orden de compra pedido o contrato.
       Notas
      • Agregar un contacto de factura a una orden de compra o contrato también agrega a la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de facturación designado y desea enviar una factura después de la "Fecha de vencimiento", debe comunicarse con la compañía para la que realizó el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación. Los contactos de facturas no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha de vencimiento. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha de vencimiento", puede iniciar sesión en Procore y navegar a la herramienta Contratos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: ingrese un número de factura

  1. En la página "Nueva factura para" en "Información general", haga lo siguiente:
    • Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Normalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo de forma gratuita para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato correspondiente. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
    • Verifique la información en los siguientes campos.Procore completa automáticamente las siguientes fechas.
       Nota

      Las fechas del período de facturación son establecidas por el administrador de facturas. Si está utilizando un período de facturación diferente, puede cambiar los valores en estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.

      • Fecha de facturación
        Indica la fecha de vencimiento del período de facturación.
      • Inicio del período
        Indica la fecha de inicio del período de facturación.
      • Fin del período
        Indica la fecha de finalización del período de facturación.
  2. Continúe con el siguiente paso.

Paso 2: actualice las partidas

  1. En la sección Partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZULES junto a "Partidas de contrato" o "Órdenes de cambio". Esto expanda la fila seleccionada en la tabla.
     Notas
    • La sección "Órdenes de cambio" solo está visible y disponible cuando el Administrador procore de la compañía ha habilitado la configuración de dos (2) o tres (3) niveles orden de cambio en el contrato. Consulte Configurar el número de niveles orden de cambio del contrato.
    • Después de expandir una línea en la sección "Órdenes de cambio", haga clic en las líneas de contrato orden de cambio y orden de cambio potencial para expandirlas hasta que alcance las partidas de ingreso de datos.
  2. Determine qué método contable se estableció para el contrato. Esto determina qué formulario de ingreso de datos utiliza para actualizar las Partidas:

Método de contabilidad basado en montos

Utilice este método para facturar montos de suma global para las partidas de la factura en Partidas (Partidas). Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida por usted. Si desea liberar la retención, ingrese un monto en dólares según sea necesario. Dependiendo de su contrato específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura del subcontratista?

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en montos. 

La método contable basado en montos requiere que ingrese los montos de suma global en cada partida en las Partidas. Con este método, Procore utiliza automáticamente sus entradas para calcular y actualizar los valores en otras columnas. 

 Nota
  • Un asterisk ] en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida en la factura. 
  1. Revise los datos de cada partida en las Partidas de la factura: 
    • Número de ítem. Muestra el número de partida en las Partidas de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en las Partidas.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción ingresada en el contrato del contrato en la partida de la factura. 
    • Valor programado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado desde la aplicación anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante períodos de facturación anteriores para la partida en las Partidas. 
  2. Si enviará una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene esta opción: 
    • Trabajo completado este período. Ingrese una cantidad para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo para la partida, podría ingresar el monto de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, podría ingresar $250.00 en la columna (en lugar de 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si ingresa un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • El monto monetario en la columna Total completado y almacenado hasta la fecha ($). Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore agrega $250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de los períodos de facturación anteriores. 
      • La cantidad porcentual en la columna Total completado y almacenado hasta la fecha (%) Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore agrega $250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de los períodos de facturación anteriores. 
  3. Si ha recibido materiales de este período de facturación y los está almacenando en el sitio del proyecto (o en una instalación de almacenamiento), tiene esta opción:
    • Condicional: nuevos materiales almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacena en el lugar del proyecto (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. La cantidad que ingrese debe excluir los costos ingresados en la columna "Trabajo completado este período". 
       Nota
      Si el administrador de facturas activa la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" para el contrato, ingrese una cantidad en dólares para los materiales para este período de facturación. Su entrada calcula automáticamente los valores en el "Total completado y almacenado hasta la fecha ($) %" y "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". 
    • Materiales anteriores almacenados. Si esta es la primera factura, este valor es de $0.00. Si se han creado facturas anteriores, este valor muestra los montos acumulados ingresados en Nuevos materiales de facturas anteriores. Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura de subcontratista? Como contacto de facturación, no puede modificar esta configuración.
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra el monto monetario de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas para períodos de facturación anteriores.  
  4. Si está enviando una factura que solicita liberar un monto de retención: 
    • Retención total liberada. Ingrese el monto monetario de retención que solicita que se libere este período de facturación. Es importante tener en cuenta que puede solicitar la liberación del monto, pero NO se le permite cambiar la tasa de retención. 
    • Retención total. Muestra el monto acumulado de retención liberado para la partida. 
  5. Continúe con los pasos anteriores para cada partida. 

Método de contabilidad basado en unidades

Utilice este método cuando se facturan los materiales que ordenó en cantidad. Con este método, ingresa una columna de porcentaje "Progreso total" o un valor monetario en la columna "Progreso del trabajo".Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida para usted. Si desea liberar la retención, puede ingresar un monto en dólares en la columna "Liberación de retención" necesaria.

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre la método contable basada en unidades.  

El método de contabilidad basado en unidades requiere que ingrese una cantidad y un precio unitario para cada partida en el SOV. Con este método, Procore calcula automáticamente los totales de los partidas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida SOV en su factura. 
  • Cantidad
    Muestra el número total de unidades de la partida. 
  • Precio unitario
    Muestra el gasto incurrido por cada unidad para la partida. 
  • Valor
    Muestra el monto total en dólares de la partida. Esta es la suma de los valores de Precio unitario + Cantidad. 
  • Cantidad anterior
    Muestra el número total de unidades facturadas en períodos de facturación anteriores. 
  • Valor anterior
    Muestra el monto total en dólares facturado en períodos de facturación anteriores.
  • % De progreso total.*
    Ingrese un monto porcentual que refleje su progreso total. Su entrada debe reflejar el progreso acumulativo de cualquier período de facturación anterior y el período de facturación actual. 
  • Nueva cantidad.*
    Ingrese una nueva cantidad para reflejar la cantidad que se factura este período en la nueva factura. 
  • Valor nuevo.*
    Ingrese un nuevo valor para reflejar el valor de la partida que se factura este período en la nueva factura. 
  • Liberación de retención.*
    Ingrese un monto en dólares de retención que se liberará este período de facturación. 
  • Retención total
    Muestra el monto total en dólares de retención que se liberará para la partida. 

 

Paso 3: agregar archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para agregar como adjunto a la factura, puede agregarlo ahora. Por ejemplo, es posible que deba agregar una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos o use una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área GRIS de la página.
    attachments-attach-files.png
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde su computadora.
     Notas
    • Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto pueden usar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea "Aprobada".
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura más adelante, tiene la opción de guardar la factura.Elija una (1) de estas opciones:
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Si desea obtener más información sobre el software de administración de facturas de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de facturas de construcción.