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Procore

Crear una orden de cambio potencial del contrato

Objetivo

Crear una Orden de Cambio Potencial (OCP) para un contrato y completar su Partida( SOV).

Fondo

Cuando se inicia un cambio en la alcance de trabajo o el monto del contrato original durante un proyecto de construcción, comienza el proceso de administración de cambios. Puede crear una OCP si el Administrador Procore de su compañía configura la herramienta Contratos con el ajuste de configuración de dos (2)o tres (3)niveles orden de cambio. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
  • Información adicional:
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®:
      • Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en una OCCP es obligatorio.
        • El Código de artículo de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Se admiten las exportaciones de OCCP.
    • QuickBooks®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 100 Contractor®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE®:
      • Titulo El título de OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N°). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue a las Partidas (SOV) del orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas orden de cambio.Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta de integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de órdenes de cambio de contrato de exportación se ha cambiado en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Limitaciones:
      • Para crear un orden de cambio para un contrato, el contrato debe estar en el estatus "Aprobado".

Requisitos previos

Pasos

Crear una orden de cambio potencial

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Busque el contrato con el que trabajar. Luego haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear OC potencial.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
    • Número
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.
       Propina
      ¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Cómo se enumeran los contratos, los contratos y los cambios en Procore?
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha y hora de creación. Este valor no se puede cambiar.
    • Revisión
      Muestra el número de revisión. La primera versión es cero (0), las revisiones posteriores se asignan en orden secuencial.Una OCP puede tener varias revisiones, dependiendo de sus comentarios de revisor/aprobador.
    • Creado por
      Muestra el usuario de Procore que creó la OCP. Este valor no se puede cambiar.
    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía responsable de realizar el trabajo en el contrato.
    • Contrato
      Si se le han asignado permisos de acceso a la herramienta Contratos, haga clic en este enlace para abrir el contrato.
    • Título
      Ingrese un título para la OCP en este cuadro.
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la OCP.Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?
    • orden de cambio del contrato
      Elija un (1) botón de opción.
       Nota

      Esta configuración solo es obligatoria cuando la herramienta Contratos utiliza la configuración de orden de cambio de 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

      • Ninguno. Una OCP se puede vincular a un SOC en un momento posterior.
      • Agregar a existente. Vincular el OCP a una SOC existente.
      • Crear nuevo. Cree una nueva SOC. También tiene la opción de crear una nueva orden de cambio al mismo tiempo.
    • Razón del Cambio
      Seleccione el motivo de la OCP, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo atrasado o cualquier opción adicional creada para su entorno específico por el Administrador de Procore de su compañía.Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Privado
      Marque esta casilla de verificación si solo desea que la OCP sea visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Contratos.
    • Método contable
      Este campo hereda la método contable que se especificó en el contrato. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada del motivo de la OCP.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione el usuario de Procore para el que envía la OCP.
    • Impacto en el programa
      Si se conoce, proporcione una estimación para el número adicional de días necesarios para completar el trabajo cuando se apruebe la OCP.
       En versión beta
      Nota para los usuarios que participen en el programa beta de "Finalización estimada de subcontratistas".Cuando un usuario coloca una orden de cambio en el estatus "Aprobado" y incluye un valor en el campo "Impacto en el programa" de la orden de cambio, Procore actualiza automáticamente el campo "Fecha de finalización estimada" en el contrato por el número de días ingresados. Para obtener más información sobre este programa, consulte Contratos: (Beta) Fecha estimada de finalización del subcontratista.
    • Ubicación
      Utilice esta lista desplegable para seleccionar una ubicación relacionada con la OCP. Puede seleccionar una ubicación existente o Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. 
    • Referencia
      Agregue cualquier otra herramienta importante, materiales, planos o documentos que utilice como referencia para la OCP.
    • Cambio de campo
      Marque esta casilla si la OCP requiere un cambio de campo.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Archivos adjuntos
      Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
  6. Haga clic en Crear e ingresar partidas.

Agregar partidas a una orden de cambio potencial

Cuando hay costos asociados con una OCP, debe agregar partidas a las partidas.

  1. En la pestaña Partidas , haga clic en Agregar línea.
     Notas
  2. Para contratos que utilizan la método contable basada en montos:
    • Partida del Evento Extraordinario
      Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
    • Cantidad
      Ingrese el monto del costo.
    • Facturado hasta la fecha
      El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.
    • Monto restante
      Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual.
    • Código de Impuestos
      Ingrese un código de impuesto para usar para esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función códigos de impuesto. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuesto en un proyecto?
  3. Para contratos que utilizan la método contable basado en unidades/cantidades:
    • Partida del Evento Extraordinario
      Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
    • cantidad
      Ingrese el número de unidades.
    • UOM
      Ingrese la unidad de medida (UOM).
       Notas
    • Precio unitario
      Ingrese el costo unitario en el cuadro proporcionado.
    • Cantidad
      El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de cantidad, Unidad de medida y Precio unitario.
  4. Haga clic en Guardar.
    Aparece un banner VERDE para indicar que las Partidas se guardan.
     Importante
    Si asignó un código de presupuesto que no está representado actualmente en su presupuesto o si deja el campo del código de presupuesto en blanco, aparece un mensaje de confirmación. Para continuar, debe hacer clic en Aceptar para reconocer el mensaje. Esta acción agrega las partidas correspondientes al presupuesto de su proyecto como partidas no presupuestadas.

 

Si desea obtener más información sobre el software de contrato primario de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de contratos de construcción.