Crear una orden de cambio potencial del contrato

Crear una orden de cambio potencial

1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
2. Busque el contrato con el que trabajar. Luego haga clic en su enlace Número .
3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
4. Haga clic en Crear OC potencial.
   
5. Complete los siguientes campos:
   • Firmar con DocuSign®
     Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
   • Número
     Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.

      Recomendación

     ¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración para objetos financieros en Procore?
   • Fecha de creación
     Muestra la fecha y hora de creación. Este valor no se puede cambiar.
   • Revisión
     Muestra el número de revisión. La primera versión es cero (0), las revisiones posteriores se asignan en orden secuencial.Una OCP puede tener varias revisiones, dependiendo de sus comentarios de revisor/aprobador.
   • Creado por
     Muestra el usuario de Procore que creó la OCP. Este valor no se puede cambiar.
   • Compañía contratista
     Muestra el nombre de la compañía responsable de realizar el trabajo en el contrato.
   • Contrato
     Si se le han asignado permisos de acceso a la herramienta Contratos, haga clic en este enlace para abrir el contrato.
   • Título
     Ingrese un título para la OCP en este cuadro.
   • Estado
     Seleccione el estado actual de la OCP.Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?
   • orden de cambio del contrato
     Elija un (1) botón de opción.

      Nota

     Esta configuración solo es obligatoria cuando la herramienta Contratos utiliza la configuración de orden de cambio de 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

     • Ninguno. Una OCP se puede vincular a un SOC en un momento posterior.
     • Agregar a existente. Vincular el OCP a una SOC existente.
     • Crear nuevo. Cree una nueva SOC. También tiene la opción de crear una nueva orden de cambio al mismo tiempo.
   • Razón del Cambio
     Seleccione el motivo de la OCP, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo atrasado o cualquier opción adicional creada para su entorno específico por el Administrador de Procore de su compañía.Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
   • Privado
     Marque esta casilla de verificación si solo desea que la OCP sea visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Contratos.
   • Método contable
     Este campo hereda la método contable que se especificó en el contrato. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
   • Descripción
     Ingrese una descripción más detallada del motivo de la OCP.
   • Solicitud recibida de
     Seleccione el usuario de Procore para el que envía la OCP.
   • Impacto en el programa
     Si se conoce, proporcione una estimación para el número adicional de días necesarios para completar el trabajo cuando se apruebe la OCP.

      En versión beta

     Nota para los usuarios que participen en el programa beta de "Contratista finalización estimada" de la versión beta. Cuando un usuario coloca una orden de cambio en el estatus "Aprobado" y incluye un valor en el campo "Impacto en el programa" de la orden de cambio, Procore actualiza automáticamente el campo "Fecha de finalización estimada" en el contrato por el número de días ingresados. Para más información sobre este programa, consulte Contratos: (Beta) Contratista Fecha estimada de finalización.
   • Ubicación
     Utilice esta lista desplegable para seleccionar una ubicación relacionada con la OCP. Puede seleccionar una ubicación existente o Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. 
   • Referencia
     Agregue cualquier otra herramienta importante, materiales, planos o documentos que utilice como referencia para la OCP.
   • Cambio de campo
     Marque esta casilla si la OCP requiere un cambio de campo.
   • Pagado
     Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
   • Archivos adjuntos
     Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
6. Haga clic en Crear e ingresar SOV.

Agregar partidas a una orden de cambio potencial

Cuando hay costos asociados con una OCP, debe agregar partidas a las SOV.

1. En la pestaña Partidas , haga clic en Agregar línea.

    Notas

   • Si los subproyectos están habilitados (consulte Habilitar subproyectos en proyectos para WBS), la lista desplegable Subproyectos contiene todos los subproyectos agregados al proyecto. Consulte Agregar ítems de segmento "Subproyecto" a un proyecto de Procore.
   • Todos los códigos de costo relacionados con los subproyectos aparecerán en el siguiente campo.
2. Para contratos que utilizan la método contable basada en montos:
   • Partida del Evento Extraordinario
     Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
   • Código de presupuesto
     Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
   • Descripción
     Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
   • Cantidad
     Ingrese el monto del costo.
   • Facturado hasta la fecha
     El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.
   • Monto restante
     Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual.
   • Código de Impuestos
     Ingrese un código de impuesto para usar para esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función códigos de impuesto. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuesto en un proyecto?
3. Para contratos que utilizan la método contable basado en unidades/cantidades:
   • Partida del Evento Extraordinario
     Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
   • Código de presupuesto
     Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
   • Descripción
     Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
   • cantidad
     Ingrese el número de unidades.
   • UOM
     Ingrese la unidad de medida (UOM).

      Notas

     • Para ver las opciones predeterminadas en la lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore?
     • Para actualizar las opciones disponibles en la lista, consulte Actualizar una unidad de medida a la Lista maestra de unidades de medida.
   • Precio unitario
     Ingrese el costo unitario en el cuadro proporcionado.
   • Cantidad
     El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de cantidad, Unidad de medida y Precio unitario.
4. Haga clic en Guardar.
   Aparece un banner VERDE para indicar que las Partidas se guardan.

    Importante

   Si asignó un código de presupuesto que no está representado actualmente en su presupuesto o si deja el campo del código de presupuesto en blanco, aparece un mensaje de confirmación. Para continuar, debe hacer clic en Aceptar para reconocer el mensaje. Esta acción agrega las partidas correspondientes al presupuesto de su proyecto como partidas no presupuestadas.