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Procore

Importar costos indirectos

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Objetivo

Importar costos indirectos a la herramienta Costos indirectos de su proyecto para que pueda agregar varios costos indirectos a la vez. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Costos directos del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Costos directos del proyecto con el permiso granular "Crear costo directo" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    • Para consideraciones generales, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?
      • Ingrese los datos en la plantilla completada en el formato XLSX. Luego, guarde el archivo en el formato CSV.
    • Datos obligatorios de la columna:
      • ¡Importante! Para evitar errores de importación, no agregue filas vacías, NO agregue columnas en blanco, NO agregue nuevas columnas de datos y no elimine la fila de encabezado de la plantilla de importación. 
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos en Procore.
        • Los siguientes encabezados son obligatorios: Tipo, Nº de factura, Descripción, Correo electrónico del empleado, Estatus, Términos, Fecha, Fecha de recepción, Fecha de pago, Proveedor y Código de costo.
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de columna.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
    • Datos necesarios de la fila:
       Importante
      Para importar una partida de costo indirecto, se requieren los siguientes campos: Tipo, Estatus, Código de costo y Tipo de costo.
      • No hay límite para la cantidad de filas que puede importar.
      • DEBE ingresar el tipo de costo apropiado abreviatura. Por ejemplo, ingrese 'RENUNCIA DE DERECHO DE GRAVAMEN' para "Mano de obra","E" para "Equipo", "M" para"Materiales", "S" para "Contrato", 'OC' para "Costo del propietario", "SVC" para "Servicios profesionales" o "O" para "Otro") para tipo de costo. Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas.
      • Cada fila de la tabla corresponde a una partida de costo directo. Como mínimo, cada registro requiere un valor de Tipo. Si ingresa "Factura" en la celda Tipo, se requieren los valores de Proveedor y Número de factura.
      • Otras columnas y celdas en una sola fila pueden dejarse en blanco.
    • Formatos de fecha admitidos:
  • Limitaciones:
  • Información adicional:
    • Si necesita ayuda con el proceso de importación, envíe una solicitud de correo electrónico a: support@procore.com

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: Descargue la plantilla de importación de costos indirectos

  1. Navegue hasta la herramienta Costos indirectos del proyecto.
  2. Haga clic en una de las pestañas disponibles:
    • Resumen
    • Resumen por código de costo
  3. Haga clic en Crear. Luego, elija Importar costos directos en el menú contextual.
    create-import-direct-costs.png
  4. En la ventana Importar costos directos, elija el delimitador del archivo:

    import-dc-choose-delimiter.png
     Recomendación
    ¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
    • Coma. Separa los datos usando una coma (,). Esta es la opción predeterminada de Procore. 
    • Semicolon. Separa los datos usando una semicolon (;). 
  5. Haga clic en el enlace Descargar plantilla de importación de costos directos . 

    Esto descarga un archivo CSV que debe utilizar como plantilla de importación. 

Paso 2: Complete la plantilla de importación de costos indirectos

  1. Abra el archivo CSV en Microsoft Excel.
    direct-cost-import-headings.png
  2. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
    Nota: Un asterisco (*) a continuación indica un campo obligatorio. 
    • Tipo*
      Ingrese "Invoice'' (Factura), "Expense'' (Gastos) o "Payroll'' (Nómina). Este es un campo obligatorio.
       Importante
      • Si ingresa un valor que no sea "Invoice'' (Factura), "Expense'' (Gastos) o "Payroll'' (Nómina), fallará la importación.
      • La primera letra de la entrada en la celda "Tipo" siempre debe estar en mayúscula. 
      • La entrada en la celda "Tipo" distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    • N.° de factura
      Ingrese el número de factura.
       Notas
      • Si ingresó "Factura" en la celda Tipo, debe ingresar un número de factura en esta celda.
      • Puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfanuméricos. 
      • Si ingresa "Gastos" o "Nómina", deje esta celda en blanco. 
    • Descripción
      Ingrese una descripción detallada del costo directo. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos.
    • Correo electrónico del empleado
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa de la persona de quien recibió el costo directo. 
       Notas
    • Estatus*
      Ingrese "Draft'' (Borrador), "Pending'' (Pendiente), "Revise and resubmit'' (Revisar y volver a enviar) o "Approved'' (Aprobado). Este es un campo obligatorio.
       Nota
      Si ingresa algo que no sea "Borrador" en la celda "Estatus", quedará visible el valor del costo en la columna "Costo indirecto" en la herramienta Presupuesto).
    • Condiciones
      Ingrese las condiciones de pago del proveedor. Debe ingresar "Pago al recibirlo", "Neto 10", "Neto 15", "Neto 30", "Neto 45", "Neto 60", "Neto 90" o "Neto 120".
       Notas
      • Si deja la celda "Términos" en blanco, no se aplicará ningún término.
      • Las entradas en la celda "Términos" distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 
    • Fecha
      Ingrese la fecha de creación. Para conocer los requisitos de formato, consulte ¿Qué formatos de fecha se admiten al importar costos indirectos desde un archivo CSV?
    • Fecha de recepción
      Ingrese la fecha de creación. Para conocer los requisitos de formato, consulte ¿Qué formatos de fecha son compatibles al importar costos indirectos desde un archivo CSV?
    • Fecha de pago
      Ingrese la fecha de creación. Para conocer los requisitos de formato, consulte ¿Qué formatos de fecha se admiten al importar costos indirectos desde un archivo CSV?
    • Proveedor
      Ingrese el nombre del proveedor/compañía exactamente como aparece en el Directorio del proyecto.
       Notas
      Asegúrese de ingresar el nombre del proveedor/compañía exactamente como aparece en el directorio del proyecto, ya que no se puede modificar más adelante.
    • Opcional. Subproyecto
      Ingrese la descripción del subproyecto exactamente como aparece en la herramienta Administrador del proyecto. Consulte Agregar ítems de segmento "Subproyecto" a un proyecto de Procore.
       Nota
    • Código de costo*
      Ingrese el código de costo apropiado para el artículo. Por ejemplo 01-510. Este es un campo obligatorio.
       Notas
    • Tipo de costo*
      Ingrese la abreviatura del tipo de costo correspondiente. Este es un campo obligatorio.
       Notas
      • Los tipos de costo se administran como ítems de segmento en el segmento "Tipo de costo" predeterminado de Procore. Consulte Estructura de desglose del trabajo.
      • Por ejemplo: ingrese 'RENUNCIA DE DERECHO DE GRAVAMEN' para "Mano de obra", "E" para "Equipo", "M" para "Materiales", "S" para "Contrato", 'OC' para "Costo del propietario", "SVC" para "Servicios profesionales" o "O" para "Otro".
      • Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas.
      • Para obtener más información sobre los tipos de costos, consulte ¿Cuáles son los tipos de costos predeterminados de Procore?
    • Descripción de la partida
      Ingrese una explicación descriptiva que describa la partida de costo directo. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos. 
    • Cantidad
      Ingrese un número total de unidades como valor de cantidad de la partida. Por ejemplo, ingrese: 1 o 100
    • Unidades
      Ingrese una unidad de medida para la partida.
       Importante
      Su entrada en la celda "Unidades" debe coincidir exactamente con el "Nombre para mostrar" para una (1) de las unidades de medida en la lista maestra de su compañía. Para obtener más información, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
    • Precio unitario
      Ingrese el costo por unidad (por ejemplo, 160.00 o 1600.00) y omita el signo de dólar ($).
    • Cantidad
      Ingrese el total de la partida. 
  3. Guarde el archivo en formato de archivo CSV.
     Importante

    El único formato que admite la importación es el de valores separados por comas (CSV). El formato de archivo CSV siempre debe usar la coma como delimitador y NO un punto y coma. En Microsoft Excel, elija Archivo> Guardar como. 

Paso 3: Importe los costos indirectos

  1. Navegue hasta la herramienta Costos indirectos del proyecto.
  2. Haga clic en Resumen o Resumen por código de costo.
  3. Haga clic en Crear. Luego, elija Importar costos indirectos en el menú desplegable.
  4. En la ventana Importar costos directos , haga clic en Adjuntar archivo.
    Esto adjunta su plantilla completa para el proceso de importación, como se muestra a continuación. 

    import-direct-costs.png
  5. Haga clic en Importar.
     Nota
    Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no están presupuestados para una partida, esta partida se agregará directamente al presupuesto con un "?" junto a la partida. Consulte Agregar una partida del presupuesto parcial.
  6. Una vez que el sistema valida sus datos, Procore le presenta estas opciones:
    • Errores. Si uno o más registros contienen un error de datos, se enumeran en la columna Error.  Solucione estos problemas en la plantilla de importación y luego cargue el archivo de importación corregido. El botón Importar de la esquina superior derecha de la página permanecerá en gris y no estará disponible. 
      O
    • Importar. Si no se encuentran errores, el botón Importar estará habilitado. Cuando esté listo para continuar con el proceso de importación, haga clic en Importar.