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Procore

Crear contratos

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Objetivo

Crear un contrato en Procore utilizando la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga clic en el botón Crear y elija Contrato de la lista desplegable.

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  3. Continúe con los siguientes pasos:

Agregar la información básica

Actualice la información básica de la siguiente manera:

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 Notas
  • No hay campos obligatorios al agregar la información básica.
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda el contrato, lo enumera como el creador y lo coloca automáticamente en el estatus Borrador .
  • Número de contrato
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfa numéricos en este cuadro. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los ejemplos a continuación le muestran cómo funciona la numeración consecutiva de Procore:

      • Si el contrato anterior fue 1, los siguientes contratos son 2, 3, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue DCA0010-12-G-0001, los próximos contratos son DCA0010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede ingresar manualmente un número único para cada contrato primario. Para ello, escriba sobre la entrada existente en el cuadro Número . NO se permiten números de contrato duplicados.
  • Compañía contratista
    Seleccione el nombre del propietario del proyecto o la compañía del cliente del proyecto en la lista desplegable. Esta es la compañía propietaria del proyecto de construcción o del cliente que ha contratado a su compañía para supervisar el trabajo del proyecto. Para aparecer como una opción de lista, Agregue una compañía al Directorio del proyecto.
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.
  • Opcional: firme con DocuSign®
    Mueva este interruptor a la derecha para recopilar firmas con la integración de Procore + DocuSign®. Para saber cómo activar la integración en Procore, consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore.

Actualizar la información general

Actualice el contrato con más información general:

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  • Estado
    Procore asigna automáticamente los contratos con el estatus "Predeterminado". Para seleccionar un estatus diferente, elija una de las etiquetas de estatus de la lista desplegable.Las opciones incluyen
     Nota
    Para crear órdenes de cambio y facturas, el estatus de su contrato debe establecerse en Aprobado o Completado.
  • Ejecutado
    Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado por completo. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por representantes autorizados para cada parte.
  • Retención predeterminada
    Ingrese un número para representar el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del contrato. Por ejemplo, si planea retener diez (10) porcentaje del valor de la partida, ingrese el 10%.
  • Descripción
    Ingrese una descripción más detallada del contrato primario. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Actualizar el acceso al contrato

El uso de la configuración de privacidad solo permite que los administradores del proyecto y los usuarios seleccionados accedan a los usuarios que no son administradores. Para cambiar los permisos de acceso del contrato, haga lo siguiente:

  1. Marque o desmarque la casilla "Privado". Procore activa esta configuración de forma predeterminada. 
  2. Seleccione un empleado de la "Compañía contratista" del lista desplegable contacto de facturación. 

Actualizar las fechas del contrato

Para actualizar el contrato con fechas importantes, haga lo siguiente:

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 Nota
El administrador de Procore de su compañía administra las fechas que aparecen en la sección "Fechas de contrato" utilizando la función conjuntos de campos configurables. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Finalización estimada
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario.
     En versión beta
    Nota para los usuarios que participen en el programa beta de versión limitada de Órdenes de cambio iniciadas en campo. La siguiente información detalla una configuración que está disponible para los usuarios de Procore que participan en el Programa beta de participantes para órdenes de cambio iniciadas por campo. Para obtener más información sobre esta versión, consulte Contratos: Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo. 
  • Finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Contrato firmado recibido
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.

Agregar el alcance del trabajo

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que está incluido y NO incluido en el precio del contrato y alcance de trabajo. Para actualizar la tarjeta "Inclusiones y exclusiones" del contrato, haga lo siguiente:

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  • Inclusiones
    Agregue las inclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.
  • Exclusiones
    Agregue las exclusiones del contrato en este cuadro.Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Establecer el método contable

El primer paso al actualizar partidas es definir la método contable del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio o facturas para ese contrato.La método contable solo se puede cambiar ANTES de agregar partidas a SOV. Procore NO le permite cambiar la método contable de un contrato después de que se agreguen las partidas.

 Recomendación
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en monto y basado en unidades/cantidades? Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad .
  • Para cambiar el método contable a basado en montos, haga clic en el botón Cambiar a basado en montos .

Actualizar las partidas

Hay dos (2) métodos para actualizar las SOV del contrato:

Agregar partidas a las partidas

De forma predeterminada, puede ingresar partidas en las SOV del contrato en cualquier momento, siempre que NO esté en el estatus "Aprobado".

 Nota
Si su equipo del proyecto ha activado la configuración "Habilitar siempre editable partidas" en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar contratos pueden agregar partidas a las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener información específica sobre esta configuración, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar partidas siempre editables"?

Para agregar manualmente partidas a las Partidas:

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  1. Elija entre estas opciones:
    • Si las SOV están en blanco, haga clic en Agregar línea debajo de "Aún no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Agregar línea.
      Procore crea nuevas partidas a partir del número "1". Las líneas posteriores se crean en orden numérico.
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en el cuadro de búsqueda y seleccione el código coincidente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los ítems de segmento adecuados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos de patrón de código de presupuesto de su proyecto. Luego, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo de la método contable que esté utilizando, elija los pasos adecuados para agregar una partida:
    • Para un contrato basado en montos: 
      SOV basadas en montos requieren este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Cantidad
        Ingrese el monto total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      SOV basadas en unidades/cantidades requieren este ingreso de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      • UOM
        Seleccione la unidad de medida (UOM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Precio unitario
        Ingrese el costo unitario en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
        Ejemplo
        Si está comprando 50,000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un precio unitario de $20.1325. 
      • Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Monto restante
        Más tarde, cuando cree facturas, esta columna mostrará automáticamente la cantidad que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para agregar tantas partidas como sea necesario.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en las SOV del contrato.
Importar partidas a las partidas desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "Partidas", haga clic en el botón Importar SOV desde CSV.

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  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya cualquier dato de partida existente del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: TBD
  3. Abra la plantilla que descargó en su computadora.
  4. Ingrese los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganiza los encabezados de columna en el archivo de plantilla.
  5. Después de ingresar los datos de su partida, asegúrese de guardar las actualizaciones de su archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Vuelva a Procore. Luego, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Cargar archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar en la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Agregue partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del contrato y reemplazarla por datos en su plantilla. 
       Nota

      Si la opción de configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos del proyecto, la opción "Reemplazar partidas existentes" está atenuada y no está disponible para su uso una vez que se crea una factura y se facturan las partidas. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?

  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos

Para agregar archivos adjuntos al contrato:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se cargan. Las opciones incluyen:
    • Mi computadora. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su computadora. Seleccione los archivos para cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación de la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos para cargar.
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos para cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos para cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena los archivos para cargar y luego resalte ellos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

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    Un indicador de progreso muestra el estatus de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. 

Guardar el contrato

 Nota
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Si el N° de contrato que está creando se ha utilizado anteriormente en cualquier proyecto de su compañía, aparecerá una ventana de confirmación para preguntar cómo desea continuar. Si elige ignorar este mensaje, haga clic en Guardar y se creará el contrato. Además, si no desea recibir este mensaje al crear contratos futuros, puede marcar la casilla junto al texto Don'at de nuevo. 

Para guardar el contrato, haga clic en uno (1) de estos botones:

  • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en modo de visualización. 
    O
  • Completo con DocuSign®. Haga clic en este botón para iniciar la integración de Procore + DocuSign® y preparar el sobre para su firma. Para obtener más información, consulte DocuSign®.
    O
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