Editar una orden de compra (heredado)

Objetivo

Editar una orden de compra usando la herramienta Contratos del proyecto. 

Fondo

Después de crear una orden de compra, puede editarla en cualquier momento. 

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos:
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
    O
  • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con los permisos granulares "Actualizar contrato de orden de compra" habilitados en su plantilla de permisos.

• Para compañías que utilizan el ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
  • Si está editando una orden de compra que aún NO se ha sincronizado con el sistema ERP integrado de su compañía, puede seguir los pasos a continuación. Para determinar si una orden de compra se ha sincronizado con un sistema ERP, consulte ¿Qué significan los íconos de ERP?
  • Si está editando un orden de compra que ya se ha sincronizado con el sistema de ERP integrado de su compañía, consulte Editar un contrato sincronizado con ERP.

Requisitos previos

• Crear una orden de compra

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra. 
3. Haga clic en el enlace Número para abrir la orden de compra. 
4. En la pestaña General, haga clic en Editar. 
5. En Información general, edite lo siguiente:
   • Firmar con DocuSign
     Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea firmar el orden de compra con DocuSign®, quite la marca de verificación.
   • Número
     Ingrese o confirme el identificador único para la orden de compra. Si está creando la primera orden de compra para su proyecto, Procore enumera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, etc.

      Notas

     • Para las compañías que utilizan la herramienta Integraciones ERP, su sistema ERP integrado puede imponer un límite máximo de caracteres. Consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Número (N°)" de un contrato? ¡Importante! Cuando Ryvit exporta un contrato a Integración, debe tener un número de contrato único.
     • Puede personalizar el esquema de numeración para las órdenes de compra y los contratos de su proyecto. Para más información, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore?
   • Título
     Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra. 

      Notas

     • Si su empresa ha habilitado la herramienta de integración ERP, tenga en cuenta que algunos sistemas ERP integrados imponen límites de caracteres en el campo "Título" cuando los datos exportados desde Procore se importan a su sistema.
     • Para obtener detalles sobre los límites de caracteres, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el 'Título' de un contrato?
   • Facturar a
     Ingrese la información de contacto comercial del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como la dirección "Facturar a" en cualquier factura creada para esta orden de compra. Por lo general, esto incluye el nombre comercial, la dirección comercial y otra información de contacto importante. 
   • Enviar a
     Ingrese la información de contacto comercial para la parte de la nave. Esta información aparecerá como la dirección "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra.Tenga en cuenta que esto puede ser diferente de la dirección facturar para, como la dirección del lugar del proyecto u otra ubicación de puesta en marcha fuera del sitio donde desea que se entreguen los materiales.
     Compañía contratista
     Seleccione el proveedor/compañía que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, American Construction Co.). Este proveedor/compañía debe existir en el Directorio de proyectos de Procore.Consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos.
   • Factura Contactos
     Seleccione uno (1) o más empleados de la "Compañía contratista" para designarlos como contactos de la factura. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario agregado aquí se añadirá a la lista "Privada". Debe seleccionar una "Compañía contratista" antes de poder seleccionar los contactos de la factura. 

      Notas

     • Es importante agregar siempre al menos un "Contacto de la factura" en una orden de compra o contrato. Esto garantiza que las invitaciones y las notificaciones automáticas por correo electrónico importantes se envíen al contacto apropiado.
     • Para obtener más información sobre la importancia de incluir contactos de la factura en sus contratos, consulte Agregar contactos de la factura a una orden de compra o contrato y ¿Qué es un contacto de la factura? 
   • Estatus Asigne un estatus a la orden de compra. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
   • Ejecutado
     Coloque una marca en esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.

      Notas

     • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
     • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro 'Ejecutado' siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
   • Privado
     Elija entre estas opciones:
     • Haga que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
       Coloque una marca de verificación en esta casilla para limitar la visibilidad de la orden de compra para los usuarios "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y los usuarios especificados en la lista desplegable Seleccionar una persona. 
     • Permitir que estos usuarios vean partidas de SOV
       Coloque una marca de verificación en esta casilla para limitar la visibilidad de los ítems de las partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable Seleccionar una persona. 

        Importante

       Cuando la configuración "Permitir que estos usuarios vean partidas de SOV" está activada, la pestaña "Partidas" solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y las personas nombradas en la lista desplegable "Seleccionar una persona".

       Seleccionar una persona
       Seleccione una o más personas de la lista.Puede permitir que los usuarios que no son de nivel administrador vean la orden de compra. Además, puede permitir que los usuarios seleccionados que no son Administradores tengan acceso de solo lectura a las partidas individuales en la pestaña "Partidas". Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto.

   • Asignado a
     Seleccione la persona del proveedor/compañía que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
   • Retención predeterminada
     Especifique el monto de porcentaje de retenciones a retener en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.

      Notas

     • La cantidad de 'Retención predeterminada' establecida en el contrato solo afectará la cantidad en la primera requisición. La edición de este valor después de crear la primera requisición NO afectará el monto retenido en las facturas posteriores.
     • Para establecer o liberar el monto de retención en una factura posterior, complete los pasos en Habilitar retención en una orden de compra o contrato.
     • A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura:
       • Contratos. Establecer o liberar retenciones en una requisición.
       • Facturación.Establecer o liberar retención en una requisición.
     • Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los montos retenidos en sus facturas subcontratista, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato.
   • Descripción
     Proporcione información adicional, según sea necesario.
   • Archivos adjuntos.
     Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
6. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
   • Fecha de creación. Muestra la fecha en que se creó la orden de compra. Esto no se puede cambiar. 
   • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo "Enviar a".
7. En Información adicional, haga lo siguiente:
   • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
   • Enviar vía.Ingrese el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, UPS Ground, etc.).
8. Elija entre estas opciones:
   • Haga clic en Guardar. Esta acción guarda sus actualizaciones. Elija esta opción si desea agregar una partida a las Partidas de un contrato.
     O
   • Haga clic en el botón Guardar y enviar por correo electrónico. Esta acción guarda sus actualizaciones y crea un nuevo mensaje en la pestaña Correos electrónicos para que pueda reenviar la orden de compra. Continúe con Enviar un contrato por correo electrónico.
     O
   • Haga clic en Completar con DocuSign. Si la integración de Procore + DocuSign® está habilitada, esta opción le permite completar un subcontrato con DocuSign®.

Próximos pasos

• Enviar un contrato por correo electrónico
• Completar un subcontrato con DocuSign®

Ver también

• Crear una orden de compra