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Procore

Crear eventos extraordinarios

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Objetivo

Crear un nuevo evento extraordinario utilizando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Fondo

En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance original de un proyecto de construcción. También puede ser un evento que causa un cambio en el programa del proyecto o resultados en costos inesperados.En Procore, la creación de un evento extraordinario proporciona a los miembros del equipo de su proyecto y a las partes interesadas la habilidad para prepararse para un cambio de costo antes de que se convierta en un costo real.

Ejemplo 1: crear un evento extraordinario para establecer una orden de cambio

Un evento extraordinario puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Hacer lugar a la solicitud del propietario.
  • Contemplar un defecto de diseño.
  • Abordar un problema imprevisto causado por un documento o especificación imprecisos.
Ejemplo 2: crear un evento extraordinario para documentar un recargo

Un evento extraordinario también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un recargo. La intención de un recargo es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de haber documentado completamente las condiciones que resultaron en el pago atrasado, puede crear un evento extraordinario. Los escenarios comunes para documentar los pagos atrasados de esta manera incluyen:

  • Reparar algo que un subcontratista dañó.
  • Limpiar un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos proporcionados por el subcontratista. 
  • Reinstalar una instalación incorrecta realizada por un subcontratista. 
  • Hacer que un problema desatendido cumpla con las normas de seguridad. 
  • Proporcionar costos de uso y alquiler de equipos imprevistos.

Una vez creado un evento extraordinario, puede enviar una Solicitud de cotización (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden responder a las cotizaciones (o una contratista general pueden ingresar una respuesta a una cotización en nombre del subcontratista). Incluida en la respuesta a la cotización es toda la documentación requerida relacionada con el costo potencial y el impacto en el programa del evento extraordinario. Una vez revisadas las respuestas a las cotizaciones de su subcontratista, su equipo del proyecto tiene la información que debe continuar con la creación de una orden de cambio potencial (OCP) .

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  • Limitaciones:
    • Un evento extraordinario "Número" está limitado a un máximo de diez (1) caracteres.

  • Formas alternativas de crear eventos extraordinarios:

Requisitos previos

Pasos

 Recomendación
Consulte Eventos extraordinarios - Videos para obtener tutoriales de video de estos pasos y más. 

Crear un nuevo evento extraordinario

  1. Elija entre estas opciones:
    • Abra el menú Herramientas del proyecto y haga clic en Crear círculoicon-create-circle-mobile.png.
      project-tools-create-change-event.png
      O
    • Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto. Luego haga clic en el botón Crear .
      change-events-create-button.png
  2. En la página "Nuevo evento extraordinario", ingrese lo siguiente:
    • Origen
      Seleccione la herramienta y el ítem de Procore desde el que se origina su evento extraordinario.
    • Número de evento extraordinario
      Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos extraordinarios en orden secuencial ascendente.
       Notas
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos extraordinarios en su proyecto en cualquier momento escribiendo un esquema de numeración alfanumérico sobre el valor predeterminado. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Después de personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los eventos extraordinarios posteriores.
      • El número de evento extraordinario está limitado a un máximo de diez (10) caracteres.
    • Título
      Ingrese un título descriptivo para el evento extraordinario.
    • Estado
      Seleccione un estatus para el evento extraordinario de la lista desplegable.
       Recomendación
      ¿Qué estatus están disponibles para eventos extraordinarios? Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para los eventos extraordinarios en Procore?. El Administrador Procore de su compañía también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar estatus de eventos extraordinarios.
    • Alcance
      Seleccione una de las opciones de alcance disponibles de la lista: Dentro del alcance, Fuera de alcance o Por determinar.Consulte ¿Cuáles son las opciones de alcance predeterminadas para eventos extraordinarios en Procore?
    • Espera de ingresos
      Seleccione Sí o NO.  Si sí,  seleccione una de las opciones del campo Fuente de ingresos de la partida. Si NO, los montos monto estimado de los ingresos se establecerán en cero (0).
    • Fuente de ingresos de partidas
      Seleccione una de las opciones de la lista: Coincida con el último costo, No se esperan ingresos ni Cantidad x Costo unitario.
    • Tipo
      Seleccione el tipo de evento extraordinario. Sus opciones incluyen: Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o Transferencia. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Razón del Cambio
      Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Descripción
      Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos.
    • Accesorios
      Adjunte cualquier archivo relevante.
    • Contrato primario (para estimaciones de sobreprecio)
      Seleccione el contrato que contiene la configuración de sobreprecio que desea utilizar para calcular el sobreprecio en los valores de estimación (monto estimado). Procore selecciona automáticamente el contrato con el número más bajo.
      change-event-create-new.png
  3. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda el nuevo evento extraordinario.

Agregar partidas de eventos extraordinarios

 Recomendación
¿Sabía que un usuario con la configuración de 'Administrador' en la herramienta Eventos extraordinarios puede ENCENDER y APAGAR la configuración 'Visualización de columna' de la herramienta Evento extraordinario? Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al inicio de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos extraordinarios?
  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en la pestaña Detalle. Luego busque el evento extraordinario para actualizar y haga clic en Editar.
      edit-change-event.png
      O
    • Siga los pasos en Crear eventos extraordinarios.
  3. En la página "Editar evento extraordinario", desplácese hasta la tarjeta "Partidas".
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para agregar una (1) nueva partida en el evento extraordinario, haga clic en Agregar línea.
      O
    • Para agregar partidas de forma masiva utilizando partidas de todos los contratos del proyecto en el estatus "Aprobado", haga clic en Agregar partidas para todos los contratos. 
      O
    • Para importar partidas desde un archivo CSV, consulte Importar partidas de eventos extraordinarios desde un archivo CSV.
  5. Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
     
  6. Haga clic en Actualizar. 
 Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparece un mensaje de confirmación para que confirme que desea que Procore agregue estas partidas al presupuesto. Procore agrega las nuevas partidas al presupuesto del proyecto y aparece un signo de interrogación icon-help.png junto a cada partida del presupuesto parcial. Para obtener más información, consulte ¿Qué es una partida del presupuesto parcial? y Agregar una partida del presupuesto parcial.

 Actualizar cantidades de producción

Las cantidades de producción se relacionan con los contratos y el presupuesto a través de una combinación de subproyecto y código de costo. Los usuarios pueden editar estos campos al editar partidas de eventos extraordinarios en la página de edición de eventos extraordinarios. Sin embargo, si las cantidades de producción están asociadas con un orden de cambio potencial primario o un cambio de presupuesto, la cantidad de producción se bloqueará a menos que se desvincule de los objetos de cambio.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto. 
  2. Busque y abra un evento extraordinario existente en la pestaña Partidas.
    O
    Cree un nuevo evento extraordinario. Consulte Crear eventos extraordinarios. 
  3. Desplácese hasta la tarjeta Cantidades de producción.
  4. Haga clic en Agregar línea.
  5. Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
  6. Haga clic en Guardar.