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Editar eventos extraordinarios

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Editar eventos extraordinarios

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Objetivo

Editar un evento extraordinario existente utilizando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Fondo

En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance original de un proyecto de construcción. Puede ser cualquier evento que afecte el alcance del trabajo que se completará, causa un cambio en el programa del proyecto o resulta en costos inesperados.Permite a los miembros del equipo y las partes interesadas de su proyecto prepararse para un cambio de costo antes de que se convierta en un costo real.

Ejemplo 1: crear un evento extraordinario para establecer una orden de cambio

Un evento extraordinario puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Hacer lugar a una solicitud del propietario.
  • Contemplar un defecto de diseño.
  • Abordar un problema imprevisto causado por un documento o especificación imprecisos.
Ejemplo 2: crear un evento extraordinario para documentar un recargo

Un evento extraordinario también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un recargo. La intención de un recargo es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de haber documentado completamente las condiciones que resultaron en el pago atrasado, puede crear un evento extraordinario. Los escenarios comunes para documentar los pagos atrasados de esta manera incluyen:

  • Reparar algo que un subcontratista dañó.
  • Limpiar un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos proporcionados por el subcontratista. 
  • Reinstalar una instalación incorrecta realizada por un subcontratista. 
  • Hacer que un problema desatendido cumpla con las normas de seguridad. 
  • Proporcionar costos de uso y alquiler de equipos imprevistos.

Con la herramienta Eventos extraordinarios en Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar la razón de un cambio en un proyecto de construcción. También preparan a los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas para los costos potenciales asociados con el evento extraordinario. Una vez que se crea un evento extraordinario, puede enviar una Solicitud de cotización (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden entonces responder a las cotizaciones (o un contratista general puede ingresar una respuesta a una cotización en nombre del subcontratista). En la respuesta a la cotización se incluye toda la documentación requerida relacionada con el costo potencial del evento extraordinario y el impacto en el programa. Después de que se revisan las respuestas a las cotizaciones de su subcontratista, su equipo del proyecto tiene la información que necesita para proceder con la creación de una Orden de cambio potencial (OCP).

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para editar los eventos extraordinarios que creó, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      O
    • Para editar cualquier evento extraordinario, Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

  • Alternate ways to create change events:

Pasos

Editar un evento extraordinario

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Busque el evento que desea editar en la tabla 'Eventos extraordinarios' y haga clic en el hipervínculo Número CE - Título para abrir el evento extraordinario. 
  3. Haga clic en Editar.
  4. En la página "Editar evento extraordinario", actualice lo siguiente según sea necesario:
    • Número.Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos extraordinarios en orden secuencial ascendente.
       Notas
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos extraordinarios en su proyecto en cualquier momento escribiendo un esquema de numeración alfanumérico sobre el valor predeterminado. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Después de personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los eventos extraordinarios posteriores.
    • Título. Ingrese un título descriptivo para el evento extraordinario.
    • Estatus. Seleccione un estatus para el evento extraordinario de la lista desplegable.
      Para obtener más información sobre los estatus predeterminados de Procore, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para eventos extraordinarios en Procore?. Su administrador de Procore también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar estatus de eventos extraordinarios.
    • Origen. Seleccione la herramienta y el ítem de Procore desde el que se origina su evento extraordinario.
    • Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o Transferencia para indicar el tipo de costo para el que se está preparando. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Razón del Cambio. Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Descripción. Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier archivo relevante al evento extraordinario.
    • Contrato primario para estimaciones de sobreprecio. Seleccione un contrato primario para indicar qué configuración de sobreprecio del contrato primario se debe utilizar para calcular el sobreprecio en los valores de orden de magnitud estimado (ROM). Procore elegirá automáticamente el contrato primario con el número más bajo.
    • Alcance. Seleccione una de las opciones de alcance disponibles de la lista: Dentro del alcance, Fuera de alcance o Por determinar.Consulte ¿Cuáles son las opciones de alcance predeterminadas para eventos extraordinarios en Procore?
    • Ingresos esperados. Seleccione Sí o No. Al seleccionar "No", se establecerá "Fuente de ingresos de la partida" en "No se esperan ingresos".
    • Fuente de ingresos de partida. Seleccione una de las opciones de la lista: Hacer coincidir los ingresos con el último costo, Ingresar manualmenteo Cantidad x Costo unitario.
  5. Elija entre estas opciones:
    • Si desea agregar partidas a su evento extraordinario ahora, continúe con los pasos en Agregar partidas de evento extraordinario.
      O
    • Si desea guardar el evento extraordinario y agregar partidas más tarde, haga clic en Guardar. 

Agregar partidas de eventos extraordinarios

 Recomendación
¿Sabía que un usuario con configuración de "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios puede activar y desactivar la configuración de "Visualización de columnas" de la herramienta Eventos extraordinarios?Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al comienzo de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos extraordinarios?
  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Busque el evento que desea editar en la tabla 'Eventos extraordinarios' y haga clic en el hipervínculo Número CE - Título para abrir el evento extraordinario. 
  3. Haga clic en Editar.
  4. En la página "Editar evento extraordinario", desplácese hasta la sección "Partidas".
  5. Elija entre estas opciones:
    • Añade línea. Seleccione esta opción para agregar una (1) nueva partida en el evento extraordinario.
      O
    • Agregue líneas para todos los Contratos. Seleccione esta opción para agregar partidas de forma masiva de todos los contratos del proyecto en el estatus "Aprobado".
  6. Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
    • Código de presupuesto. Seleccione un código de presupuesto existente de la lista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
       Nota
      Si la configuración de sincronización de códigos de presupuesto está habilitada, también se actualizará el código de presupuesto de cualquier ítem conectado a la partida del evento extraordinario. Consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios. 
    • Descripción. Ingrese una descripción para la partida. 
    • Proveedor. Seleccione el nombre de la empresa del proveedor en el menú desplegable. Consulte Agregar una empresa al directorio de proyectos.
    • Contrato. Seleccione la orden de compra o el subcontrato afectado en el menú desplegable. Consulte Crear una orden de compra o Crear un subcontrato.
    • Qty. Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
    • UOM (en inglés). Seleccione una unidad de medida (UOM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
    • Coste unitario. Ingrese el costo monetario en este cuadro para indicar el costo por unidad de medida.
    • ROM de costo. Ingrese una estimación numérica del orden de magnitud aproximado (ROM) del costo. Esta entrada NO tiene impacto financiero en los valores de otras herramientas de Procore. Puede agregar el monto estimado al presupuesto siguiendo los pasos en Agregar columnas de monto estimada de costo, cotización y origen de costo sin contrato a una vista de presupuesto.
       Nota
      • Si está utilizando las mejoras para las finanzas basadas en unidades, esta columna capturará los cambios de unidades en unidad de medida tanto en monto estimado de los ingresos como en monto estimado de costo.
      • Si sigue esos pasos para mostrar el valor del monto estimado en el presupuesto, y la partida del evento extraordinario termina sin costo, deberá poner a cero el monto estimado para eliminarlo del presupuesto.
  7. Haga clic en Actualizar.
 Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparece un mensaje de confirmación para que confirme que desea que Procore agregue estas partidas al presupuesto. Procore agrega la(s) nueva(s) partida(s) al presupuesto del proyecto y aparece un signo de interrogación icon-help.png junto a cada partida del presupuesto parcial. Para obtener más información, consulte ¿Qué es una partida del presupuesto parcial? y Agregar una partida del presupuesto parcial.

Importar partidas

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Actualizar cantidades de producción

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

Siguiente paso

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.