Editar eventos extraordinarios

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Objetivo

Editar un evento extraordinario existente utilizando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Fondo

En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance original de un proyecto de construcción. Puede ser cualquier evento que afecte el alcance del trabajo que se completará, causa un cambio en el programa del proyecto o resulta en costos inesperados.Permite a los miembros del equipo y las partes interesadas de su proyecto prepararse para un cambio de costo antes de que se convierta en un costo real.

Ejemplo 1: crear un evento extraordinario para establecer una orden de cambio

Un evento extraordinario puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

Hacer lugar a una solicitud del propietario.
Contemplar un defecto de diseño.
Abordar un problema imprevisto causado por un documento o especificación imprecisos.

Ejemplo 2: crear un evento extraordinario para documentar un recargo

Un evento extraordinario también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un recargo. La intención de un recargo es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar.

Para asegurarse de haber documentado completamente las condiciones que resultaron en el pago atrasado, puede crear un evento extraordinario. Los escenarios comunes para documentar los pagos atrasados de esta manera incluyen:

Reparar algo que un subcontratista dañó.
Limpiar un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar.
Reemplazo de materiales defectuosos proporcionados por el subcontratista.
Reinstalar una instalación incorrecta realizada por un subcontratista.
Hacer que un problema desatendido cumpla con las normas de seguridad.
Proporcionar costos de uso y alquiler de equipos imprevistos.

Con la herramienta Eventos extraordinarios en Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar la razón de un cambio en un proyecto de construcción. También preparan a los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas para los costos potenciales asociados con el evento extraordinario. Una vez que se crea un evento extraordinario, puede enviar una Solicitud de cotización (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden entonces responder a las cotizaciones (o un contratista general puede ingresar una respuesta a una cotización en nombre del subcontratista). En la respuesta a la cotización se incluye toda la documentación requerida relacionada con el costo potencial del evento extraordinario y el impacto en el programa. Después de que se revisan las respuestas a las cotizaciones de su subcontratista, su equipo del proyecto tiene la información que necesita para proceder con la creación de una Orden de cambio potencial (OCP).

Aspectos a tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para editar los eventos extraordinarios que creó, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  O
- Para editar cualquier evento extraordinario, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
Formas alternativas de crear eventos extraordinarios:
- Para aprender a usar otras plataformas y herramientas de Procore para crear un evento extraordinario, consulte ¿Qué herramientas de Procore puedo usar para crear un evento extraordinario?

Pasos

Editar un evento extraordinario
Agregar partidas de eventos extraordinarios
Importar partidas
Actualizar cantidades de producción

Editar un evento extraordinario

Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
Busque el evento para editar en la tabla "Eventos extraordinarios". Luego haga clic en el botón Editar .
En la página "Editar evento extraordinario", actualice lo siguiente según sea necesario:
- Número.Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos extraordinarios en orden secuencial ascendente.
  Notas
  - El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
  - Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos extraordinarios en su proyecto en cualquier momento escribiendo un esquema de numeración alfanumérico sobre el valor predeterminado. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
  - Después de personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los eventos extraordinarios posteriores.
- Título. Ingrese un título descriptivo para el evento extraordinario.
- Estatus. Seleccione un estatus para el evento extraordinario de la lista desplegable.
  Para obtener más información sobre los estatus predeterminados de Procore, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para eventos extraordinarios en Procore?. Su administrador de Procore también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar estatus de eventos extraordinarios.
- Origen. Seleccione la herramienta y el ítem de Procore desde el que se origina su evento extraordinario.
- Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o Transferencia para indicar el tipo de costo para el que se está preparando. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
- Razón del Cambio. Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
- Descripción. Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos.
- Archivos adjuntos. Adjunte cualquier archivo relevante al evento extraordinario.
- Contrato primario (para estimaciones de sobreprecio). Seleccione un contrato primario para indicar qué configuración de sobreprecio del contrato primario se debe utilizar para calcular el sobreprecio en los valores de Estimación (ROM).Procore elegirá automáticamente el contrato primario con el número más bajo.
- Alcance. Seleccione una de las opciones de alcance disponibles de la lista: Dentro del alcance, Fuera de alcance o Por determinar.Consulte ¿Cuáles son las opciones de alcance predeterminadas para eventos extraordinarios en Procore?
- Espera de ingresos
  Seleccione Sí o No. Al seleccionar "No", se establecerá "Fuente de ingresos de la partida" en "No se esperan ingresos".
- Fuente de ingresos de partidas
  Seleccione una de las opciones de la lista: Coincida con los ingresos con el último costo, Ingrese manualmenteo Cantidad x Costo unitario.
Elija entre estas opciones:
- Si desea agregar partidas a su evento extraordinario ahora, continúe con los pasos en Agregar partidas de eventos extraordinarios.
  O
- Si desea guardar el evento extraordinario y agregar partidas más tarde, haga clic en Crear.

Agregar partidas de eventos extraordinarios

Recomendación

¿Sabía que un usuario con configuración de "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios puede activar y desactivar la configuración de "Visualización de columnas" de la herramienta Eventos extraordinarios?Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al comienzo de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos extraordinarios?

Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
Elija entre estas opciones:
- Haga clic en la pestaña Detalle. Luego busque el evento extraordinario para actualizar y haga clic en Editar.
  
  O
- Siga los pasos en Crear eventos extraordinarios.
En la página "Editar evento extraordinario", desplácese hasta la tarjeta "Partidas".
Elija entre estas opciones:
- Para agregar una (1) nueva partida en el evento extraordinario, haga clic en Agregar línea.
  O
- Para agregar partidas de forma masiva utilizando partidas de todos los contratos del proyecto en el estatus "Aprobado", haga clic en Agregar líneas para todos los contratos.
Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
- Código de presupuesto
  Seleccione un código de presupuesto existente de la lista.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
  
  Nota
  
  Si la configuración de sincronización de códigos de presupuesto está habilitada, también se actualizará el código de presupuesto de cualquier ítem conectado a la partida del evento extraordinario. Consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios.
- Descripción
  Ingrese una descripción para la partida.
- Proveedor
  Seleccione el nombre de la compañía del proveedor en el menú desplegable. Consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos.
- Contrato
  Seleccione el orden de compra o contrato afectado en el menú desplegable. Consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato.
- Cantidad
  Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
- UOM
  Seleccione una unidad de medida (UOM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
- Precio unitario
  Ingrese el costo monetario en este cuadro para indicar el costo por unidad de medida.
- Monto estimado de costo
  Ingrese una estimación numérica del orden de magnitud (ROM) del costo. Esta entrada NO tiene ningún impacto financiero en valores en otras herramientas de Procore. Puede agregar el monto estimado al presupuesto siguiendo los pasos en Agregar monto estimado de costo, cotización y columnas de origen de costo sin contrato a una vista de presupuesto.
  Notas
  - Si está utilizando las mejoras para las finanzas basadas en unidades, esta columna capturará los cambios de unidades en unidad de medida tanto en monto estimado de los ingresos como en monto estimado de costo.
  - Si sigue esos pasos para mostrar el valor del monto estimado en el presupuesto y la partida del evento extraordinario no tiene costo, deberá poner a cero en el monto estimado para eliminarlo del presupuesto
Haga clic en Actualizar.

Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparece un mensaje de confirmación para que confirme que desea que Procore agregue estas partidas al presupuesto. Procore agrega las nuevas partidas al presupuesto del proyecto y aparece un signo de interrogación junto a cada partida del presupuesto parcial. Para obtener más información, consulte ¿Qué es una partida del presupuesto parcial? y Agregar una partida del presupuesto parcial.

Importar partidas

Descargue la plantilla CSV de partidas

Cree un nuevo evento extraordinario o edite un evento extraordinario existente.
Haga clic en Importar partidas desde CSV en la parte inferior de la tarjeta "Partidas".
Haga clic en Descargar plantilla CSV en blanco.

Después de completar los pasos anteriores, continúe con Agregar partidas a la plantilla CSV.

Agregar partidas a la plantilla CSV

Abra la plantilla CSV que descargó.
Nota: Los campos Subproyecto, Código de costo y Tipo de costo se completarán previamente con los segmentos de código de presupuesto que se encuentran actualmente en uso en su proyecto.
Complete los siguientes campos en la plantilla de importación para cada línea que desee importar:
Nota: Solo se importarán líneas con valores ingresados en al menos una de las siguientes columnas. No hay campos obligatorios.

Descripción.Ingrese una descripción para la partida.
Proveedor. Ingrese el nombre de la compañía tal como aparece en el Directorio del proyecto.
Contrato. Ingrese el número y el título del contrato.
NOTA: El formato obligatorio para este campo es "Nº"Número de contrato": "Título del contrato". Por ejemplo, un contrato con un número de "SC-001" y se ingresa un título de "Contrato de prueba" como "#SC--001: Contrato de prueba"
cantidad. Ingrese la cantidad de unidades para las partidas.
Uom. Ingrese el unidad de medida (UOM) para las partidas (Sensible de mayúsculas y minúsculas).
Precio unitario. Ingrese el valor de costo unitario.

Después de completar los pasos anteriores, continúe con Importar la plantilla CSV completada a Procore.

Importar la plantilla CSV completada a Procore

Haga clic en Importar partidas desde CSV.
Haga clic en Cargar archivo y seleccione su plantilla completa o arrastre y suelte el archivo en el cuadro "Arrastrar y soltar".
Nota: Si hay algún error en la plantilla aparecerá al evitar que se importe. Para revisar los errores, haga clic en Mostrar errores y realice las correcciones necesarias a la plantilla.
Haga clic en Importar.
Nota: Al hacer clic en "Importar", se completará el proceso de creación del evento extraordinario.La configuración de monto estimado de los ingresos de las partidas de eventos extraordinarios se aplicará en función del alcance que se elija para el evento extraordinario antes de importar.

Actualizar cantidades de producción

Las cantidades de producción se relacionan con los contratos y el presupuesto a través de una combinación de subproyecto y código de costo. Los usuarios pueden editar estos campos al editar partidas de eventos extraordinarios en la página de edición de eventos extraordinarios. Sin embargo, si las cantidades de producción están asociadas con un orden de cambio potencial primario o un cambio de presupuesto, la cantidad de producción se bloqueará a menos que se desvincule de los objetos de cambio.

Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
Busque y abra un evento extraordinario existente en la pestaña Partidas.
O
Cree un nuevo evento extraordinario. Consulte Crear eventos extraordinarios.
Desplácese hasta la tarjeta Cantidades de producción.
Haga clic en Agregar línea.
Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
- Subproyecto
  Seleccione un subproyecto de la lista.
- Código de costo
  Seleccione un código de costo de la lista.
- Descripción
  Ingrese una descripción para la partida.
- cantidad
  Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
- Uom
  Seleccione una unidad de medida (UOM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
Haga clic en Guardar.

Siguiente paso

Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario

Ver también

Configurar ajustes: eventos extraordinarios