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Procore

Crear una Hoja de tiempo

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Objetivo

Crear una nueva hoja de horas diarias con entradas de tarjetas horarias utilizando la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.

Contexto

En Procore, las tarjetas horarias y las entradas de tarjetas horarias se utilizan para registrar la cantidad de horas que los empleados y los trabajadores dedican a trabajar en un proyecto de construcción. Cada día, usted creará una nueva hoja de tiempo diaria. Una hoja de tiempo diaria contiene las entradas individuales de la hoja de tiempo enviadas por sus empleados y trabajadores para una fecha específica. De forma predeterminada, las entradas de la tarjeta de tiempo de Procore realizan un seguimiento del código de costo del trabajo, la ubicación del trabajo, la cantidad de horas trabajadas, el tipo de tiempo (por ejemplo, horas extra o regulares) y marcan si las horas de la entrada son facturables o no. Un administrador de herramientas también tiene la opción de configurar las hojas de tiempo de su proyecto para capturar datos de cronometraje como clasificaciones y subproyectos.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una hoja de tiempo en el estatus "Pendiente" , permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
    • Para crear una hoja de tiempo y colocarla en el estatus 'Revisado', permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" con el permiso granular Revisar y editar hojas de tiempo en la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
    • Para crear una hoja de tiempo y colocarla en el estatus Revisado" o "Aprobado", permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Hojas de tiempo del proyecto. 
  • Información adicional:
    • Puede crear una (1) hoja de tiempo diaria por fecha. 
    • Puede crear una hoja de tiempo diaria para cualquier fecha pasada, actual o futura. De forma predeterminada, el campo "Seleccionar fecha" en la página "Crear hoja de horas diarias" está configurado en la fecha actual.
    • Su hoja de tiempo diario debe incluir al menos una (1) entrada de tarjeta horaria para cualquier trabajador o empleado cuyas horas desee registrar en una fecha determinada. 
    • Cada empleado o trabajador puede tener varias entradas de tarjeta horaria en una hoja de tiempo diaria. 
    • Se admiten entradas de tarjeta horaria de cero (0) horas. Esto le brinda a su equipo la flexibilidad que necesita para ingresar tiempo libre y viáticos. 
    • Puede hacer clic en el botón "Entrada de tiempo masiva" para aplicar cambios a cualquier entrada de tarjeta horaria seleccionada en una hoja de horas. Consulte Ingresar entradas de tarjetas horarias de manera masiva de horas en una hoja de tiempo.
    • Puede crear reportes personalizados a nivel de proyecto y compañía y utilizar la herramienta Hojas de tiempo para los datos de origen. Consulte Crear un reporte de proyecto personalizado.
    • Entradas de tarjeta horaria "aprobadas":

Video

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto. 
  2. Haga clic en Crear y elija  Nueva hoja de tiempo diaria en la lista desplegable.
     Recomendación

    También puede utilizar estas opciones para crear una nueva hoja de tiempo diaria:


    create-timesheet.png
  3. En la ventana "Agregar empleados" en "Todos los empleados", seleccione la(s) casilla(s) de verificación que correspondan a los empleados y trabajadores para los que desea crear una hoja de tiempo.
    add-employees-to-timesheet.png
     Notas
    • Para aparecer en esta lista, se debe agregar a la persona a un directorio y debe aparecer una marca de verificación en la casilla "Es empleado de <su compañía>", en su perfil. Para obtener más información sobre cómo comprobar esta configuración en el perfil de un usuario, consulte Editar una cuenta de usuario en el Directorio del proyecto.
    • Los empleados que solo se ingresan en el Directorio de compañía se pueden seleccionar si la opción "¿Se puede rastrear a los empleados de la compañía en todos los proyectos?" está habilitada. Consulte Configurar opciones avanzadas: Hojas de tiempo a nivel compañía.
    • Con la configuración "Se puede realizar un seguimiento de los empleados en todos los proyectos" habilitada, debe tener al menos permisos de "Solo lectura" en la herramienta Directorio de compañía para ver a todos los empleados y trabajadores.
    • Para seleccionar una cuadrilla, primero se debe crear una cuadrilla en la herramienta Cuadrillas. Consulte Crear una cuadrilla.
  4. Haga clic en Agregar.
    Procore muestra la fecha actual en el campo Seleccionar fecha de forma predeterminada. 
  5. Elija entre estas opciones en el campo Seleccionar fecha:
    • Mantener la fecha actual.
      O
    • Elegir una fecha diferente en el control de calendario desplegable. Puede agregar una hoja de tiempo para una fecha pasada o futura. 
  6. Opcional: Si desea agregar más empleados o trabajadores a la hoja de tiempo, haga clic en el botón Agregar empleados para abrir la ventana Agregar empleados nuevamente. 
  7. Opcional: si desea aplicar la misma información de entrada de tiempo a varios empleados y trabajadores, siga estos pasos:
    1. Elija las personas que desea de la siguiente manera:
      • Para seleccionar a todas las personas, marque la casilla de verificación junto al botón Bloque de entradas de tiempo.  
      • Para seleccionar personas específicas, marque la casilla de verificación que corresponda a cada persona.
    2. Haga clic en Bloque de entradas de tiempo y luego aplique la misma información a varios trabajadores en la hoja de tiempo. Consulte Ingresar entradas de tarjetas horarias de manera masiva.
      bulk-enter-time.png
  8. Si desea ingresar información única para cada entrada de tarjeta horaria en la hoja de tiempo, haga lo siguiente para cada entrada de la hoja de tiempo: 
     Notas
    • Opcional: Clasificación: seleccione una clasificación de la lista desplegable. Para saber qué herramientas de Procore interactúan con las clasificaciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore son compatibles con "Clasificaciones"?
    • Opcional: Subproyecto:  seleccione de la lista desplegable. Las selecciones son agregadas por un administrador de herramientas. Consulte Agregar un subproyecto a un proyecto Procore.
    • *Código de costo: ingrese o seleccione del menú desplegable los códigos de costo asociados con la entrada de la tarjeta horaria.
       Recomendación

      Las selecciones que están disponibles en la lista desplegable "Códigos de costo" dependen de cómo esté configurada la opción "Limitar códigos de costo por tipos de costo" en la herramienta Hojas de tiempo a nivel compañía. Consulte Configurar opciones avanzadas: Hojas de tiempo a nivel compañía. Además, uno (1) de los siguientes ítems también debe ser verdadero en su proyecto:

      • La combinación de código de costo/tipo de costo debe incluirse en una partida del presupuesto en el proyecto de Procore. Consulte Agregar una partida del presupuesto.
      • La combinación de código de costo/tipo de costo debe haberse importado al presupuesto mediante la página "Presupuesto basado en cantidad unitaria" de la herramienta Administrador de la compañía. Consulte Importar horas presupuestadas.
    • Ubicación:  seleccione una ubicación de la lista desplegable. Esto debe corresponder a la ubicación donde el usuario realizó el trabajo. Si tiene los permisos adecuados para agregar una ubicación, consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem?
    • Entrada de tiempo
      • Método de ingreso de tiempo de inicio y finalización
        Si su compañía está configurada para utilizar este método de "Entrada de tiempo", verá los siguientes campos:
        • *Hora de inicio: Ingrese o seleccione la hora en que el usuario comenzó a trabajar.
        • *Hora de finalización: Ingrese o seleccione la hora en que el usuario dejó de trabajar.
          Nota: Solo verá los campos Iniciar y Detener si ha configurado sus ajustes para mostrar estos campos. Consulte Configurar opciones avanzadas: hojas de tiempo a nivel proyecto. 
        • Hora del almuerzo: seleccione en el menú desplegable la cantidad de tiempo necesario para una pausa para el almuerzo. La cantidad de tiempo que seleccione se resta del tiempo total. Las opciones son:
          • 0 min (Predeterminado)
          • 30 min
          • 45 min
          • 60 min
      • Método de ingreso de horas totales
        Si su compañía está configurada para usar este método de "Entrada de tiempo", ingrese el número total de horas trabajadas en el campo Horas.
    • Tipo de tiempo: Seleccione el tipo de pago que se ingresa en el menú desplegable. Seleccione entre las siguientes opciones:
    • Facturable: elija Sí o No en la lista desplegable para indicar si las horas son facturables al proyecto. 
    • Agregar descripción: haga clic para ingresar comentarios adicionales a la entrada de tarjeta horaria.
    • Agregar partida: Haga clic en esta opción para crear partidas adicionales en una entrada de tarjeta horaria. 
    • Opcional: Haga clic en Dividir para reasignar los datos de la tarjeta horaria en varias entradas de tarjeta horaria. Consulte Reasignar tiempo a nuevas tarjetas horarias en la herramienta Hojas de tiempo a nivel de compañía.
  9. Haga clic en Enviar y agregar cantidades para agregar las cantidades a su hoja de tiempo.
    Nota: Este botón estará deshabilitado si no se han cargado cantidades a su proyecto. Consulte Agregar cantidades a una hoja de tiempo.
  10. Haga clic en Enviar.
    Aparecerá un banner en la parte inferior de la página que confirma que la hoja de tiempo se creó correctamente.