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Procore

Mejores prácticas para configurar hojas de tiempo

Con la herramienta Hojas de tiempo, puede configurar sus hojas de tiempo para satisfacer mejor las necesidades de su equipo. A continuación, se muestran diferentes formas en las que puede crear una fuerza laboral (los usuarios que aparecen en la lista de empleados de las hojas de tiempo) y las opciones de configuración que puede habilitar.

1. Empiece por configurar la información a nivel compañía para que pueda habilitar a sus usuarios y garantizar que la información sea coherente en todos sus proyectos.
¿Cómo desea configurar los permisos de sus empleados?  ¿Desea transferir rápidamente sus datos de cronometraje a
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Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/timesheets/tutorials/best-practices-for-configuring-timesheets), /content/body/table[2]/tbody/tr[1]/td[2]/span, line 1, column 1
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¿Desea transferir rápidamente sus datos de cronometraje a
UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details)
Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/timesheets/tutorials/best-practices-for-configuring-timesheets), /content/body/table[2]/tbody/tr[1]/td[3]/span, line 1, column 1
?

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Primero, conozca cómo configurar los permisos de usuario para el proceso de aprobación de varios niveles.
Y
A continuación, cree una plantilla de permisos de la compañía para las herramientas Tarjetas horarias y Hojas de tiempo a nivel de compañía.
Y
También debe crear una plantilla de permisos del proyecto para que los empleados accedan a la herramienta de hojas de tiempo a nivel de proyecto. 

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Para conocer cómo configurar un proceso simple de importación/exportación, consulte Transferir entradas de tarjetas horarias de Procore a QuickBooks® Desktop

export to QB 1.png

Para conocer cómo configurar un simple proceso de importación/exportación, consulte Configurar su nómina de exportación para usarla con

.

 
2. A continuación se muestran diferentes escenarios para ingresar el tiempo y la herramienta que mejor se usa para completar la tarea:
¿Necesita marcar su propio tiempo? ¿Necesita ingresar o actualizar el tiempo de su personal en todos los proyectos? ¿Necesita ingresar tiempo para un empleado o una cuadrilla?


Personal.png

Utilice la herramienta Mi tiempo en su dispositivo móvil. Consulte Agregar una entrada de Mi tiempo (Android) o Agregar una entrada de Mi tiempo (iOS).


Internal.png

Utilice la herramienta Tarjeta horaria de la compañía. Consulte Crear una tarjeta horaria o Editar una tarjeta horaria


Crew.png

Utilice la herramienta Hojas de tiempo del proyecto. Consulte Crear una hoja de horasCopiar una hoja de horas anterior o Ingresar entradas de tarjetas horarias en una hoja de tiempo de manera masivas.

 
3. Después de ingresar el tiempo para los empleados, revise, apruebe, analice y exporte un reporte de tiempo. 
¿Necesita revisar y aprobar la hora ingresada? ¿Necesita ver un reporte de tiempo? ¿Necesita crear su propio reporte de tiempo?

Approval.png

Conozca cómo revisar y aprobar el tiempo mediante el proceso de aprobación de varios niveles. Consulte Revisar una hoja de tiempoAprobar una hoja de tiempoMarcar una entrada de tarjeta horaria como completada en la herramienta Hojas de tiempo a nivel de compañía.


timecard report 1.png

Utilice el informe "Tarjetas horarias" en la herramienta Reportes. Consulte Ver el reporte de tarjetas horarias.

company reports 1.png

Utilice la herramienta Reportes. Consulte Crear un reporte de compañía personalizado o Crear un reporte de proyecto personalizado.

 

Configurar Hojas de tiempo

Establecer mano de obra
  • Configure las Clasificaciones de compañía para poder asignarlas a los perfiles de usuario de sus empleados y trabajadores. Consulte Agregar una clasificación y Habilitar clasificaciones en un proyecto.
  • Para que los usuarios aparezcan en la lista de empleados de las hojas de tiempo:
    • Agregue empleados en proyectos individuales.
      • Vaya al Directorio, agregue o edite el perfil de usuario de cada empleado y, en 'Información personal', desplácese hacia abajo para marcar la casilla de verificación que dice '¿Es empleado de [Nombre de la compañía]?'. El empleado deberá agregarse a cada directorio de proyectos del que desee realizar un seguimiento de su tiempo. Consulte Editar una cuenta de usuario en el directorio de proyectos para obtener más información.
      • Agregue un 'trabajador' a la herramienta Cuadrilla. NO se requiere una dirección de correo electrónico para crear un 'trabajador' ni es necesario agregarlos al directorio. Consulte Agregar un trabajador para obtener más información.
      • También puede asignar una "Clasificación" para sus empleados y trabajadores. 
    • Seleccione Empleados del directorio de compañía (solo si está marcada la opción "¿Se puede realizar un seguimiento de los empleados de la compañía en todos los proyectos?").
      • Los empleados se incluirán en la herramienta Hojas de tiempo para todos los proyectos si la pregunta  "¿Se puede realizar un seguimiento de los empleados de la compañía en todos los proyectos?" está habilitada y es un "Empleado de la Compañía". Consulte Configurar opciones avanzadas: Hojas de horas a nivel compañía.
    • Seleccione una cuadrilla (un grupo de empleados).
      • Primero se debe crear una cuadrilla en la herramienta Cuadrillas. Para obtener más información, consulte Crear una cuadrilla.
Configurar hojas de tiempo

Los ajustes de configuración predeterminados de la hoja de tiempo pueden ser administrados por usuarios que tengan permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Hojas de tiempo a nivel de compañía. Consulte Configurar ajustes avanzados: Hojas de tiempo a nivel de compañía para obtener más información. Los ajustes que se pueden gestionar en esa página se enumeran a continuación:

  • Elija la semana laboral predeterminada:
    • Puede seleccionar cuál desea que sea la semana laboral de su compañía en las herramientas Hojas de tiempo, Tarjeta horaria de la compañía y Registro diario.
      Nota: Esta configuración se mostrará como el filtro "semana laboral actual" o "última semana laboral" en los reportes personalizados de hojas de tiempo.
  • ¿Se puede realizar un seguimiento de los empleados de la compañía en todos los proyectos?:
  • Administrar tipos de tiempo:
  • Administración de códigos de costo por tipo de costo:
    • Marque los tipos de costo con los códigos de costo correspondientes que desea mostrar en la lista desplegable Código de costo.
      Nota: Consulte Establecer tipos de costos predeterminados para obtener información sobre cómo agregar tipos de costos personalizados.
  • Tipo de costo predeterminado para las nuevas entradas de tarjetas horarias:
    • Seleccione del menú desplegable el tipo de costo predeterminado que se asignará a las nuevas entradas de tarjetas horarias. Los usuarios podrán cambiarlos en nuevas entradas. 
  • Texto de firma personalizado:
    • Puede ingresar un texto personalizado que se mostrará en el campo Firma cuando un usuario esté firmando una entrada de tiempo.
  • Configuración de nómina:
    • Puede configurar la exportación de su nómina para utilizarla con el software QuickBooks® Desktop. Consulte Configurar su exportación de nómina para usar con el software QuickBooks®.

Los ajustes de configuración de hojas de tiempo a nivel proyecto se pueden configurarse y administrarse en la herramienta Hojas de tiempo a nivel proyecto. Ver Configurar ajustes avanzados: Hojas de tiempo para saber cómo habilitar estos ajustes basados en proyectos que se enumeran a continuación:

  • Configuración de entrada de tiempo:
    • Puede mostrar la hora de inicio y la hora de finalización o el total de horas.
      Nota: Una vez enviadas, las entradas de la tarjeta horaria individuales que no están aprobadas se pueden editar para incluir información actualizada del proyecto o de la nómina de varias entradas. Consulte Reasignar tiempo a nuevas hojas de tiempo en la herramienta Hojas de tiempo de la compañía.
  • Habilite campos adicionales en todas las tarjetas horarias:
    •  Puede seleccionar qué campos opcionales desea mostrar en las tarjetas horarias.
  • Seguimiento de la ubicación de los empleados:
    • Puede habilitar la instalación de una cerca geográfica alrededor de la ubicación del proyecto y realizar un seguimiento de la ubicación de los empleados de campo solo cuando marcan la entrada y la salida.
Configurar reportes
  • Reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual:
    • Realice un seguimiento del porcentaje de horas de mano de obra presupuestadas frente a las horas de mano de obra reales utilizadas en tiempo real. Consulte Importar horas presupuestadas para obtener más información.
  • Reporte de cantidades de producción:
  • Reporte de producción de campo:
    • Realice un seguimiento de las tasas de productividad comparando las horas de mano de obra y las cantidades de producción con los valores presupuestados. Consulte Configurar un reporte de producción de campo para obtener más información.
  • Reporte personalizado:
    • Cree un reporte personalizado o utilice una de nuestras plantillas, como "Hojas de tiempo semanales por empleado" o "reporte de nómina" para obtener conocimientos en tiempo real sobre el seguimiento de la mano de obra. Consulte Crear un reporte de proyecto personalizado.

Video

 

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