Introducción a la administración de documentos: introducción a la herramienta
Acerca de la herramienta
La herramienta Administración de documentos de Procore es un sistema de administración de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con confianza en que está abriendo la última revisión aprobada y que solo las personas que deban verla tengan acceso.
Esta herramienta está diseñada para compañías que necesitan una solución unificada y configurable para administrar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Administración de documentos, las compañías pueden:
- Configure los permisos del documento según los atributos de cada revisión, como estatus, tipo o disciplina.
- Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y administrar documentos de una manera optimizada desde un sistema centralizado.
- Tenga los mismos beneficios que se gana con la herramienta Documentos originales en Procore, mientras agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura exigibles.
Para tutoriales, videos y recursos adicionales, consulte Administración de documentos (Web) ] (iOS) ] (Android).
Vídeo
Ver las funciones
Proceso de herramienta general
Una vez configurada la configuración (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general de la herramienta Administración de documentos incluye los siguientes acciones que se realizan:
Nota:
Los temas como la configuración y los permisos de las herramientas, las vistas guardadas y los flujos de trabajo de aprobación se incluirán más adelante en esta guía.diagrama de Flujo de trabajo
Carga, revisión y envío de documentos
Vídeo
Cargar documentos
Los documentos se cargan en la herramienta Administración de documentos, de manera similar a cómo se cargan los archivos en la herramienta Documentos originales de Procore. Sin embargo, la herramienta Administración de documentos utiliza aprendizaje automático en el contenido del documento y el nombre del archivo para completar automáticamente los datos (como el tipo de documento, el número de plano y la descripción del plano).
Nota: Configurará sus campos, estándares de nomenclatura y requisitos de carga en la siguiente sección de esta guía.
VER TUTORIALRevisar y completar atributos de documento
Una vez que las cargas hayan terminado de procesarse, cualquier campo obligatorio restante deberá revisarse y completarse antes de que pueda enviarse al proyecto para un acceso más amplio.
Nota: Podrá configurar estos requisitos en una sección posterior de esta guía.
Enviar y aprobar documentos
Una vez que los documentos tengan todos los campos obligatorios completados, se pueden enviar al proyecto y acceder a ellos en la pestaña "Todos los documentos".
Revisar documentos con flujos de trabajo
Si los documentos tienen flujos de trabajo de aprobación configurados con la herramienta Flujos de trabajo, se moverán al pestaña "En revisión", donde flujo de trabajo personas asignadas podrán revisar, proporcionar comentarios y responder con un resultado de aprobación.
Ver, descargar y compartir documentos
Video
Una vez que se envían documentos al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan.
Nota: Configurará los permisos del documento más tarde en esta guía.
Ver documentos
Los documentos enviados se muestran en las pestañas "Todos los documentos" y "En revisión". La información del documento se puede ver en la tabla o abrirla en el visualizador de documentos de Procore. La última revisión dentro de un contenedor de documentos determinado se muestra de forma predeterminada, pero también se puede acceder rápidamente a las revisiones anteriores.
Los documentos también se pueden acceder fácilmente y ver en la aplicación móvil de Procore para iOS y Android.
Descargar documentos
Los documentos se pueden descargar individualmente desde la tabla o el visualizador, y en masivo desde la tabla en la aplicación web de Procore.
Compartir documentos
Los documentos se pueden agregar como archivos adjuntos para ítems (como transmittals) en la herramienta de correspondencia.
Los documentos pueden ser vistos y descargados por destinatarios de la correspondencia que tienen permiso a esos documentos en la herramienta Administración de documentos.
