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Procore

Guía del usuario Flujos de trabajo de autoservicio

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Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de autoservicio de Procore para crear y utilizar flujos de trabajo personalizados de principio a fin. Consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo.

Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen:
  • ¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?Un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "Aprobar" un ítem (como una subcontratista factura o contrato) en Procore.Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un ítem a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso está adaptado a las necesidades únicas y requisitos específicos del entorno comercial de su compañía.
  • Cómo migrar de legado a flujos de trabajo de autoservicio.Los flujos de trabajo de autoservicio reemplazan los flujos de trabajo personalizados heredados creados por el equipo de Soluciones personalizadas de Procore. Si ha utilizado flujos de trabajo heredados anteriormente, su compañía deberá actualizar cada herramienta utilizando flujos de trabajo de autoservicio antes de que su compañía pueda crear nuevos flujos de trabajo.
  • Cómo crear y administrar flujos de trabajo personalizados. Aprenda a crear y administrar sus propios flujos de trabajo personalizados en la herramienta Flujos de trabajo de la compañía.
  • Cómo asignar flujos de trabajo a proyectos. Después de crear flujos de trabajo personalizados a nivel compañía, asignándoles a proyectos individuales para que puedan usarse.
  • Cómo configurar flujos de trabajo para usar a nivel proyecto. El paso final antes de que se aplique un flujo de trabajo a un ítem. Configure roles, responsabilidades y notificaciones para su flujo de trabajo.
  • Cómo ver y responder a un flujo de trabajo. Utilice su propio flujo de trabajo personalizado para facilitar el proceso de aprobación de sus ítems.
  • Preguntas frecuentes.Obtenga más información leyendo preguntas comunes.

¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?

Un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "Aprobar" un ítem (como una subcontratista factura o contrato) en Procore.Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un ítem a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso está adaptado a las necesidades únicas y requisitos específicos del entorno comercial de su compañía.

El estatus aprobado de un ítem utilizando un flujo de trabajo personalizado está vinculado a los pasos únicos creados dentro del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo requiere que los usuarios especificados respondan a los pasos dentro del flujo de trabajo para que el ítem alcance su estatus deseado. Un ítem creado con un flujo de trabajo implementado está restringido a tener su estatus cambiado sin el uso del flujo de trabajo.

¿Cuáles son los requisitos mínimos de elegibilidad para participar en el programa beta?

Los requisitos mínimos de elegibilidad para el programa beta incluyen:

  • Su compañía debe utilizar estas herramientas de Procore:
    • Herramienta Contratos a nivel proyecto para crear órdenes de compra y contratos.
    • Herramienta facturación a nivel proyecto para administrar facturas subcontratista.
  • La cuenta Procore de su compañía debe ser:
  • Su compañía solo puede utilizar una versión de Flujos de trabajo (heredado o autoservicio) para cada herramienta. Por ejemplo, si tiene flujos de trabajo heredados habilitados para contratos y órdenes de compra, no puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en esos ítems. Sin embargo, puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en otros ítems, como subcontratista facturas.Además, si está utilizando flujos de trabajo heredados en otras herramientas de Procore, como Órdenes de cambio o Contratos primarios, los flujos de trabajo de autoservicio aún se pueden utilizar en la herramienta Contratos.

El objetivo esperado para la nueva herramienta Flujos de trabajo es proporcionar a los usuarios de Procore la capacidad de crear flujos de trabajo de autoservicio, flujos de trabajo personalizados para las herramientas de Procore que se utilizan para crear ítems que requieren un proceso de aprobación. El plan anticipado de Procore es realizar pruebas de investigación y usabilidad con participantes del programa beta.

Para esta versión beta, la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía solo estará disponible para los participantes que cumplen con los requisitos de elegibilidad anteriores y quién desea crear un flujo de trabajo personalizado para administrar el proceso de aprobación para la herramienta que se enumera a continuación.

Herramientas compatibles

La herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para usar con estas herramientas de proyecto de Procore:

Herramienta Procore Ítem(s) de flujo de trabajo Para obtener más información...
Contratos 1 Requisiciones 2 Crear un flujo de trabajo personalizado para requisiciones
Contratos  Contratos/Órdenes de compra Crear un flujo de trabajo personalizado para un contrato
Contratos primarios 1 Contrato primario Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para contratos primarios

1 Esta herramienta solo está disponible cuando su compañía tiene licencia para las herramientas Finanzas del proyecto de Procore.  

2 Este ítem solo está disponible cuando su compañía utiliza las vistas de Colaborador y Administrador para subcontratista facturación.  

 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Lea el acuerdo beta de participantes.
  3. Haga clic en Aceptar

Instalación y configuración

La transición del motor del flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no está completa hasta que la actualización se active a través de la página de configuración de flujos de trabajo.Sin embargo, la versión beta de Flujos de trabajo de autoservicio permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a ítems (contratos y facturas) hasta actualizar la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de flujos de trabajo.

Consulte los pasos de la sección "Habilitar flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.

Crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas

Ahora está listo para comenzar a crear flujos de trabajo personalizados para su compañía. Los flujos de trabajo personalizados se pueden crear, editar y eliminar de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Las instrucciones a continuación lo guiarán a través de los pasos de crear un flujo de trabajo. Para obtener los mejores resultados, se recomienda que planifique su flujo de trabajo personalizado antes de la creación. 

Objetivo 

Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel compañía:
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía con el permiso granular "Ver flujos de trabajo personalizados" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.

Pasos

Agregar un flujo de trabajo personalizado

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Haga clic en el botón Crear.
  3. En el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo", haga lo siguiente:
    • Nombre *. Ingrese un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
    • Herramienta *. Seleccione la herramienta y ítem para la que está creando la nueva flujo de trabajoclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png.
      • Requisición
      • Correspondencia/Herramientas personalizadas
         Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un tipo antes de continuar con el siguiente paso.
      • Contrato primario
      • Contrato
      • Orden de compra
      • Cambio del presupuesto
      • Factura del propietario
      • Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
      • Orden de cambio de contrato primario: dos o tres niveles
      • orden de cambio del contrato - Nivel único
      • orden de cambio del contrato - Dos o tres niveles
      • Orden de Cambio Potencial Primaria
      • Orden de Cambio Potencial del Contrato
      • Administración de documentos
  4. Haga clic en Crear.
    Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted. 

Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado 

  1. Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará al inicio de la flujo de trabajo. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Siga las instrucciones del tipo de paso seleccionado:

Agregar un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado  

  1. Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
    • Tipo. Seleccione Paso de respuesta.
    • Estatus del ítem. Ingrese el estatus del ítem que se asociará con este paso de flujo de trabajo.
    • Días para completar. Ingrese la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Una vez que pase el número de días establecidos, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
    • Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
      • Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  2. Ingrese la siguiente información en la sección Personas asignadas :
    • Rol de persona asignada. Seleccione el rol del usuario asignado a este paso.
      • Opcional: Haga clic en Crear rol de plantilla para crear un rol único para este flujo de trabajo personalizado.
    • Tipo de decisión. Seleccione el tipo de decisión que se está realizando para este paso:
      • El primer responder decide. Puede haber varias personas asignadas pero solo se requiere una respuesta para progresar al siguiente paso en el flujo de trabajo.
      • Múltiples respuestas deciden. Puede haber varias personas asignadas y varias respuestas. Puede determinar el siguiente paso cuando todos los responder (no asignados) seleccionen la misma respuesta. También puede elegir el siguiente paso cuando todos los responder no estén de acuerdo.
  3. Ingrese la siguiente información en la sección Respuestas :
    • Si la respuesta es O si todos los responderes deciden. Seleccione una respuesta de la lista.
    • Ir a paso. Seleccione otro paso de flujo de trabajo para convertirse en el paso actual si se elige la respuesta anterior.
      • Opcional: Haga clic en Agregar paso si desea que el flujo de trabajo avance a un paso que aún no se haya creado. Se le pedirá que elija un tipo y un nombre para el nuevo paso.
    • De lo contrario. Si el tipo de decisión se establece en Múltiples respuestas decide, seleccione o cree el siguiente paso en el flujo de trabajo si las respuestas NO son afirmativas.
  4. Repita el paso anterior para continuar agregando respuestas a este paso del flujo de trabajo.
  5. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado 

Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrutar de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación. 

  1. Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
    • Tipo. Seleccione Paso de condición.
    • Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta. 
      • Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
        O
      • Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
      • Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
      • Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
      • Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
    • Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
    • De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Este es el paso que se realizará junto en el flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto de Cambio del Presupuesto La total general de todos los valores de partida ajuste de presupuesto "Para" y "Desde".
Monto de ajuste La suma del ajuste partida los montos positivos o el valor absoluto del ajuste partida los montos negativos . Se utilizará el mayor valor absoluto para determinar el resultado del paso de la condición.

Contratos... Mostrar/ocultar   

Condición Definición Ejemplo
Monto del contrato original El monto total de partidas del contrato que se aprueba.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Cantidad total de objetos de costo aprobados

El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados

Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos están por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo

La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo. Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar    

Condición Definición Ejemplo
Monto El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Cantidad total de objetos de costo aprobados

El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo

La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el conjunto de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo. Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Valor de impacto en el costo El monto ingresado en el campo "Impacto en el costo" en el ítem de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el conjunto de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.

Facturas del propietario... Mostrar/ocultar  

Condición Definición
Monto neto facturado este período La cantidad facturada antes de los impuestos. 
Facturación bruto este período La cantidad facturada después de los impuestos.

Contratos primarios... Mostrar/ocultar   

Condición Definición Ejemplo
Monto del contrato original El monto total de partidas del contrato que se aprueba. Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el conjunto de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo. Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar   

Condición Definición Ejemplo
Monto El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado. Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el conjunto de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo. Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Requisiciones... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto neto El monto facturado en la factura con retención aplicada.
Valor del contrato original El contrato de monto del SOV original asociado con la factura.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios en el conjunto de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.

*Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en la cantidad total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

 

Agregar un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado 

Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado está completo. 

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (exitoso).  
  2. Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
    • Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
    • Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen: 
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
      • Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a un flujo de trabajo personalizado 

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (no exitoso).
  2. Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
    • Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización no exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
    • Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen: 
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
      • Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

 

Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos

Una vez que se publiquen sus flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar flujos de trabajo a los proyectos en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. En la tabla "Flujos de trabajo", busque la versión que desea publicar.
     Nota
    Solo puede asignar versiones publicadas de un flujo de trabajo personalizado a un proyecto. Para saber cómo contar un borrador de una versión publicada, consulte ¿Cómo se actualizan los números de versión en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía?
  3. Haga clic en el hiperenlace en la columna "Proyectos asignados".

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. En el cuadro de diálogo "Asignar proyectos", haga lo siguiente:
    • Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su compañía, coloque una marca en la casilla de verificación Seleccionar todo .
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro de búsqueda . Luego coloque una marca en la(s)(s) casilla de verificación(s) que corresponda a los proyectos deseados.
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Haga clic en Actualizar.

Asignar una plantilla de flujo de trabajo a nuevos proyectos

Una plantilla de flujo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos. Esto es para evitar que tenga que asignar la misma plantilla a cada nuevo proyecto que cree.

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. En la tabla "Flujos de trabajo", busque la versión que desea asignar a todos los proyectos nuevos.
  3. Coloque el cursor sobre el espacio en la columna "Asignar a nuevos proyectos".
  4. Haga clic en Asignar.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Aparecerá una marca de verificación que muestra que se ha asignado a todos los proyectos nuevos
  6. Opcional: Si desea desasignar una plantilla de todos los proyectos nuevos, haga clic en la marca de verificación nuevamente.

 

Configurar plantillas de flujo de trabajo en un proyecto

Una vez que se asignan plantillas de flujo de trabajo a los proyectos, deben configurarse. Este es el proceso en el que se asignan los pasos del flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que deben responder. Un flujo de trabajo predeterminado también deberá establecerse para la herramienta con la que está asociado antes de que pueda aplicarse a un ítem.

Objetivo

Configurar un flujo de trabajo personalizado para usar en un proyecto de Procore.

Fondo

Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo personalizada, el siguiente paso es asignar ese flujo de trabajo a un proyecto. Una vez que se asigna el flujo de trabajo a un proyecto, puede actualizar sus ajustes de configuración para su proyecto específico. Esto incluye asignar a una persona para actuar como "Administrador de flujo de trabajo" y asignar los grupos de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo para las notificaciones automáticas de Procore.

Este artículo cubre las configuraciones a nivel proyecto para flujos de trabajo personalizados en todas las herramientas disponibles.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
      O
    • Los usuarios con el permiso granular "Configurar plantillas de flujo de trabajo" permisos granulares para la herramienta respectiva en su plantilla de permisos.
      Y
      Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta donde se configura el flujo de trabajo

Pasos

Asignar un administrador de flujo de trabajo de proyecto y un grupo de distribución a un flujo de trabajo personalizado

  1. Navegue hasta la herramienta a nivel proyecto donde se configura el flujo de trabajo.
    • Requisición (facturación)
    • Correspondencia/Herramientas personalizadas
    • Contratos primarios
    • Subcontrato (Contratos)
    • Orden de compra (Contratos)
    • Cambio de presupuesto (presupuesto)
    • Orden de cambio de contrato primario (contratos primarios)
    • orden de cambio del contrato (Contratos)
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
    Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico establecido en el flujo de trabajo.
  3. Haga clic en "Configuración del flujo de trabajo" en el panel derecho.
    Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página separada de "Configuración de flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de los ajustes de configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo.
  4. Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.
    Ejemplo
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. En la parte superior del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    • Asignar administrador de flujo de trabajo. Select the project user who is assigned to this role in the drop-down list at the top of the page. 
    • Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos usuarios son las personas que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando acciones se desencadenen por sus pasos de flujo de trabajo.
  6. Haga clic en Guardar en la esquina inferior derecha de la herramienta Flujos de trabajo.

Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado

  1. Navegue hasta la herramienta a nivel proyecto donde se configura el flujo de trabajo.
    • Requisición (contratos)
    • Correspondencia/Herramientas personalizadas
    • Contratos primarios
    • Subcontrato (Contratos)
    • Orden de compra (Contratos)
    • Cambio de presupuesto (presupuesto)
    • Orden de cambio de contrato primario (contratos primarios)
    • orden de cambio del contrato (Contratos)
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
    Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico del flujo de trabajo.
  3. Haga clic en "Configuración del flujo de trabajo" en el panel derecho.
    Nota: La herramienta Facturación no tiene una página separada de "Configuración del flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de los ajustes de configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo
  4. Busque el flujo de trabajo para actualizar en la tabla "Configuración del flujo de trabajo" y haga clic en Configurar.
    clipboard_e5a45ab9aaf88d462486d282bcaf7da1b.png
  5. Haga clic en un paso estándar en el flujo de trabajo personalizado para abrir el panel derecho de ese paso.
  6. Haga lo siguiente:
    • Persona(s) asignada(s). Seleccione uno (1) o más nombres de usuarios de Procore de esta lista desplegable. Para aparecer en esta lista, la persona debe agregarse a la herramienta Directorio del proyecto.Nota: Si se seleccionó "Creador del ítem" para el rol de la persona asignada de un paso en el creador de flujo de trabajo a nivel compañía, no se puede elegir otra persona asignada específica.
    • Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Esto define la cantidad de días en que las "Personas asignadas" tienen que completar el paso del flujo de trabajo. Si las "Personas asignadas" no completan estos pasos, Procore envía una notificación automática a las personas asignadas como recordatorio.
  7. Repita los pasos anteriores para cada paso estándar en el flujo de trabajo
  8. Haga clic en Guardar.Nota: Si hay campos obligatorios restantes para completarse, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso y campo deben abordarse.

Establecer un flujo de trabajo predeterminado

Un flujo de trabajo predeterminado debe configurarse y establecerse antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.

  1. Coloque el cursor sobre la columna "Flujo de trabajo predeterminado" en la tabla "Configuración del flujo de trabajo".
  2. Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desea que sea el predeterminado.Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción eliminará la selección predeterminada. 
  3. Una vez que se establece el flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminado" junto a esa plantilla.

 

Objetivo

 Atención
Este artículo describe los pasos para la transición entre flujos de trabajo heredados y de autoservicio. Antes de exportar los flujos de trabajo de su compañía de legado a autoservicio, se recomienda encarecidamente que comprenda las diferencias entre las dos versiones de la herramienta Flujos de trabajo. Antes de continuar con la migración de su herramienta Flujos de trabajo, revise el siguiente artículo: ¿Cuáles son las diferencias entre flujos de trabajo heredados y de autoservicio?.

Si su compañía ha comprometido previamente al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para desarrollar un flujo de trabajo personalizado (heredado) para una (1) o más herramientas de Procore, debe migrar al motor de flujo de trabajo de autoservicio para cada herramienta de Procore individualmente. Si NO ha creado flujos de trabajo previamente en el motor heredado, aún deberá pasar por el proceso de actualización para usar el motor de autoservicio. Revise este tutorial para ayudarlo con su transición del entorno de flujo de trabajo heredado de Procore a la nueva herramienta Flujos de trabajo de autoservicio.

Para conocer las diferencias entre el motor heredado de Procore y su nuevo entorno, lea ¿Cuáles son las diferencias entre los flujos de trabajo de autoservicio y los flujos de trabajo heredados? 

 Importante

Algunos aspectos importantes para conocer a medida que pasa la transición:

  • Una vez que una herramienta se ha cambiado de legado a autoservicio, sus plantillas de flujo de trabajo v1 existentes ya no estarán disponibles y deben reconstruirse en la herramienta Flujos de trabajo de autoservicio. 
     Recomendación
    Para que sus ítems con flujos de trabajo heredados existentes hereden los flujos de trabajo de autoservicio, se debe establecer un flujo de trabajo predeterminado para cada herramienta ANTES de convertir su compañía en flujos de trabajo de autoservicio.

     

  • Al actualizar, las plantillas de flujo de trabajo personalizadas existentes para subcontratista facturas, contratos y Contratos primarios están deshabilitadas inmediatamente. Esto no se puede deshacer. 
  • Una vez que seleccione una plantilla de flujo de trabajo predeterminada, Procore cambia el estatus de todos los ítems de flujo de trabajo en curso Borrador y aplica el flujo de trabajo predeterminado. Puede tardar hasta un (1) día para que Procore aplique las plantillas de autoservicio a sus flujos de trabajo en curso.
  • Cada herramienta se puede actualizar individualmente a un autoservicio para que algunas herramientas puedan permanecer en la versión heredada

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

Requisitos previos

  • Su compañía debe utilizar estas herramientas de Procore:
    • Para crear órdenes de compra y contratos, la herramienta Contratos a nivel proyecto
    • Para administrar subcontratista facturas, la herramienta Facturación a nivel proyecto.
  • La cuenta Procore de su compañía debe asegurarse de lo siguiente:

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Lea y acepte el<u> <a href="https://app.procore.com/38596/compan...ws&format=html">Acuerdo de participante beta.
  3. Haga clic en Configurar ajustes icon-settings-gear-android.png .

  4. Haga clic en Enviar solicitud en el banner en la parte superior de la página
    Nota: Si no ha utilizado flujos de trabajo heredados anteriormente, salte al paso seis (6).

  5. Una vez que su compañía haya sido aprobada para la transición de v1 a v2, puede revisar la lista de herramientas de Procore y su versión actual del flujo de trabajo en la página de configuración icon-settings-gear-android.png de flujos de trabajo.
     Nota:
    • Si una herramienta Procore utiliza la versión heredada de v1 y se puede actualizar a la nueva versión v2, Procore revela un botón Actualizar en la columna "Actualizaciones".
    • La habilitación de esta función actualizará su experiencia de flujo de trabajo para la herramienta seleccionada. Los flujos de trabajo en curso volverán a Borrador y se aplicará una nueva plantilla una vez que se seleccione un flujo de trabajo predeterminado. Esta transición no se puede deshacer.
    • Puede optar por actualizar una herramienta a autoservicio y dejar otras herramientas en la versión heredada
  6. Haga clic en Actualizar junto a la herramienta que desea migrar a autoservicio.
    workflows_migrate.png
  7. Revise la lista de proyectos a los que no se han aplicado flujos de trabajo predeterminados.
  8. Lea y acepte la declaración en Procore. Si está listo para continuar, haga clic en Actualizar.
    workflow_upgrade_agree.png

Iniciar un flujo de trabajo

Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la herramienta Flujos de trabajo configura los ajustes, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesita un flujo de trabajo (contrato o factura). Los flujos de trabajo en subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

 

Objetivo

Después de crear un nuevo contrato, contrato primario o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo para que sus miembros puedan responder.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

  • Se debe establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta en la que está trabajando.
  • Si el ítem es un contrato, debe estar en estatus Borrador

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta y el ítem que contiene el flujo de trabajo.
  2. Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en la esquina superior derecha del contrato.
    start-workflow-button.png

Responder a un flujo de trabajo personalizado

 

Objetivo 

Responder a un flujo de trabajo personalizado en un ítem a nivel proyecto.

Fondo

Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo en un ítem a nivel proyecto, las respuestas pueden agregarse al flujo de trabajo por las personas asignadas designadas.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
      • Debe tener permiso para ver la ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos Administrador de nivel" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem. 
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
    • Para responder a un flujo de trabajo en un contrato primario o orden de cambio de contrato primario:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
      • Debe tener permiso para ver la ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos Administrador de nivel" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem. 
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
    • Para responder a un flujo de trabajo en una factura de subcontratista:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
      • La factura debe estar asociada con un período de facturación abierto.
      • Debe tener permiso para ver la ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos Administrador de nivel" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem. 
    • Para responder a un flujo de trabajo en un cambio de presupuesto:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso actual del flujo de trabajo en el cambio del presupuesto.
    • Para responder a un flujo de trabajo en un ítem de correspondencia:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del ítem de correspondencia.

Pasos

  1. Navegue hasta el ítem a nivel proyecto que contiene el flujo de trabajo.
     Recomendación

    Puede navegar hasta el ítem en Procore haciendo clic en el botón "Tomar acción en Procore" en el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo.

  2. En el panel derecho del ítem, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo. 
    Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si la panel lateral se contrae.
  3. Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho. 
    Nota: Tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
  4. Opcional: Cargue o adjunte archivos a la flujo de trabajo. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Opcional: Ingrese un motivo para su respuesta.
  6. Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o Volver para volver a cambiar su respuesta.

 

Herramienta Flujos de trabajo: tutoriales

 

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