(Beta) Guía del usuario de flujos de trabajo de autoservicio
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Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de autoservicio de Procore para crear y utilizar flujos de trabajo personalizados de principio a fin. Consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo. Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen: |
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¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?
Un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "Aprobar" un ítem (como una subcontratista factura o contrato) en Procore.Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un ítem a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso está adaptado a las necesidades únicas y requisitos específicos del entorno comercial de su compañía.
El estatus aprobado de un ítem utilizando un flujo de trabajo personalizado está vinculado a los pasos únicos creados dentro del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo requiere que los usuarios especificados respondan a los pasos dentro del flujo de trabajo para que el ítem alcance su estatus deseado. Un ítem creado con un flujo de trabajo implementado está restringido a tener su estatus cambiado sin el uso del flujo de trabajo.
¿Cuáles son los requisitos mínimos de elegibilidad para participar en el programa beta?
Los requisitos mínimos de elegibilidad para el programa beta incluyen:
- Su compañía debe utilizar estas herramientas de Procore:
- Herramienta Contratos a nivel proyecto para crear órdenes de compra y contratos.
- Herramienta facturación a nivel proyecto para administrar facturas subcontratista.
- La cuenta Procore de su compañía debe ser:
- Con licencia para las herramientas financieras del proyecto de Procore.
- Se actualizó para las nuevas vistas de Colaborador y Administrador para subcontratista facturación en el entorno utilizado en la versión beta. Para obtener más información sobre estas actualizaciones, consulte Administración financiera: (¡Próximamente!) Nueva vista de colaborador para la herramienta facturación y la administración financiera: (Fase I) nueva vista de administrador para requisiciones.
- Su compañía solo puede utilizar una versión de Flujos de trabajo (heredado o autoservicio) para cada herramienta. Por ejemplo, si tiene flujos de trabajo heredados habilitados para contratos y órdenes de compra, no puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en esos ítems. Sin embargo, puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en otros ítems, como subcontratista facturas.Además, si está utilizando flujos de trabajo heredados en otras herramientas de Procore, como Órdenes de cambio o Contratos primarios, los flujos de trabajo de autoservicio aún se pueden utilizar en la herramienta Contratos.
El objetivo esperado para la nueva herramienta Flujos de trabajo es proporcionar a los usuarios de Procore la capacidad de crear flujos de trabajo de autoservicio, flujos de trabajo personalizados para las herramientas de Procore que se utilizan para crear ítems que requieren un proceso de aprobación. El plan anticipado de Procore es realizar pruebas de investigación y usabilidad con participantes del programa beta.
Para esta versión beta, la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía solo estará disponible para los participantes que cumplen con los requisitos de elegibilidad anteriores y quién desea crear un flujo de trabajo personalizado para administrar el proceso de aprobación para la herramienta que se enumera a continuación.
Herramientas compatibles
La herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para usar con estas herramientas de proyecto de Procore:
Herramienta Procore | Ítem(s) de flujo de trabajo | Para obtener más información... |
Contratos 1 | Requisiciones 2 | Crear un flujo de trabajo personalizado para requisiciones |
Contratos | Contratos/Órdenes de compra | Crear un flujo de trabajo personalizado para un contrato |
Contratos primarios 1 | Contrato primario | Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para contratos primarios |
1 Esta herramienta solo está disponible cuando su compañía tiene licencia para las herramientas Finanzas del proyecto de Procore.
2 Este ítem solo está disponible cuando su compañía utiliza las vistas de Colaborador y Administrador para subcontratista facturación.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
- Lea el acuerdo beta de participantes.
- Haga clic en Aceptar
Instalación y configuración
La transición del motor del flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no está completa hasta que la actualización se active a través de la página de configuración de flujos de trabajo.Sin embargo, la versión beta de Flujos de trabajo de autoservicio permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a ítems (contratos y facturas) hasta actualizar la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de flujos de trabajo.
Consulte los pasos de la sección "Habilitar flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.
Crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas
Ahora está listo para comenzar a crear flujos de trabajo personalizados para su compañía. Los flujos de trabajo personalizados se pueden crear, editar y eliminar de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Las instrucciones a continuación lo guiarán a través de los pasos de crear un flujo de trabajo. Para obtener los mejores resultados, se recomienda que planifique su trabajo personalizado antes de la creación.
Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos
Una vez que se publiquen sus flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar flujos de trabajo a los proyectos en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Configurar plantillas de flujo de trabajo en un proyecto
Una vez que se asignan plantillas de flujo de trabajo a los proyectos, deben configurarse. Este es el proceso en el que se asignan los pasos del flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que deben responder. Un flujo de trabajo predeterminado también deberá establecerse para la herramienta con la que está asociado antes de que pueda aplicarse a un ítem.
Iniciar un flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la herramienta Flujos de trabajo configura los ajustes, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesita un flujo de trabajo (contrato o factura). Los flujos de trabajo en subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
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