(Beta) Guía del usuario de flujos de trabajo de autoservicio
Tabla de contenido
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Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de autoservicio de Procore para crear y utilizar flujos de trabajo personalizados de principio a fin. Consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo. Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen: |
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¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?
Un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "Aprobar" un ítem (como una subcontratista factura o contrato) en Procore.Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un ítem a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso está adaptado a las necesidades únicas y requisitos específicos del entorno comercial de su compañía.
El estatus aprobado de un ítem utilizando un flujo de trabajo personalizado está vinculado a los pasos únicos creados dentro del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo requiere que los usuarios especificados respondan a los pasos dentro del flujo de trabajo para que el ítem alcance su estatus deseado. Un ítem creado con un flujo de trabajo implementado está restringido a tener su estatus cambiado sin el uso del flujo de trabajo.
¿Cuáles son los requisitos mínimos de elegibilidad para participar en el programa beta?
Los requisitos mínimos de elegibilidad para el programa beta incluyen:
- Su compañía debe utilizar estas herramientas de Procore:
- Herramienta Contratos a nivel proyecto para crear órdenes de compra y contratos.
- Herramienta facturación a nivel proyecto para administrar facturas subcontratista.
- La cuenta Procore de su compañía debe ser:
- Con licencia para las herramientas financieras del proyecto de Procore.
- Se actualizó para las nuevas vistas de Colaborador y Administrador para subcontratista facturación en el entorno utilizado en la versión beta. Para obtener más información sobre estas actualizaciones, consulte Administración financiera: (¡Próximamente!) Nueva vista de colaborador para la herramienta facturación y la administración financiera: (Fase I) nueva vista de administrador para requisiciones.
- Su compañía solo puede utilizar una versión de Flujos de trabajo (heredado o autoservicio) para cada herramienta. Por ejemplo, si tiene flujos de trabajo heredados habilitados para contratos y órdenes de compra, no puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en esos ítems. Sin embargo, puede utilizar flujos de trabajo de autoservicio en otros ítems, como subcontratista facturas.Además, si está utilizando flujos de trabajo heredados en otras herramientas de Procore, como Órdenes de cambio o Contratos primarios, los flujos de trabajo de autoservicio aún se pueden utilizar en la herramienta Contratos.
El objetivo esperado para la nueva herramienta Flujos de trabajo es proporcionar a los usuarios de Procore la capacidad de crear flujos de trabajo de autoservicio, flujos de trabajo personalizados para las herramientas de Procore que se utilizan para crear ítems que requieren un proceso de aprobación. El plan anticipado de Procore es realizar pruebas de investigación y usabilidad con participantes del programa beta.
Para esta versión beta, la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía solo estará disponible para los participantes que cumplen con los requisitos de elegibilidad anteriores y quién desea crear un flujo de trabajo personalizado para administrar el proceso de aprobación para la herramienta que se enumera a continuación.
Herramientas compatibles
La herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para usar con estas herramientas de proyecto de Procore:
| Herramienta Procore | Ítem(s) de flujo de trabajo | Para obtener más información... |
| Contratos 1 | Requisiciones 2 | Crear un flujo de trabajo personalizado para requisiciones |
| Contratos | Contratos/Órdenes de compra | Crear un flujo de trabajo personalizado para un contrato |
| Contratos primarios 1 | Contrato primario | Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para contratos primarios |
1 Esta herramienta solo está disponible cuando su compañía tiene licencia para las herramientas Finanzas del proyecto de Procore.
2 Este ítem solo está disponible cuando su compañía utiliza las vistas de Colaborador y Administrador para subcontratista facturación.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
- Lea el acuerdo beta de participantes.
- Haga clic en Aceptar
Instalación y configuración
La transición del motor del flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no está completa hasta que la actualización se active a través de la página de configuración de flujos de trabajo.Sin embargo, la versión beta de Flujos de trabajo de autoservicio permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a ítems (contratos y facturas) hasta actualizar la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de flujos de trabajo.
Consulte los pasos de la sección "Habilitar flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.
Crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas
Ahora está listo para comenzar a crear flujos de trabajo personalizados para su compañía. Los flujos de trabajo personalizados se pueden crear, editar y eliminar de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Las instrucciones a continuación lo guiarán a través de los pasos de crear un flujo de trabajo. Para obtener los mejores resultados, se recomienda que planifique su trabajo personalizado antes de la creación.
Importante
Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Algunas funciones enumeradas se encuentran en una versión beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la versión beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.Objetivo
Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel compañía:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía con el permiso granular "Ver flujos de trabajo personalizados" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
- Para ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel compañía:
Pasos
Agregar un flujo de trabajo personalizado
- Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
- Haga clic en el botón Crear.
- En el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo", haga lo siguiente:
- Nombre *. Ingrese un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
- Herramienta *. Seleccione la herramienta y el ítem para los que está creando el nuevo flujo de trabajo
.
- Requisición
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un tipo antes de continuar con el siguiente paso. - Contrato primario
- Contrato
- Orden de compra
- Cambio del presupuesto
- Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
- orden de cambio del contrato - Nivel único
- Orden de Cambio Potencial Primaria
- Orden de Cambio Potencial del Contrato
- Haga clic en Crear.
Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.
Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado
- Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará para el comienzo del flujo de trabajo.
- En el creador de flujo de trabajo, nombre el primer paso del flujo de trabajo de la siguiente manera:
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho.
O - Haga clic en el título actual en el panel derecho y escriba sobre el paso "Sin título".
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho.
- Opcional: Si está utilizando un paso de condición para el paso inicial, consulte Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado.
- En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
- Rol de persona asignada*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. Sus opciones para roles son:
- Creador del ítem
- Contacto de factura
- Asignado a
- Agregar asignado en el rol del proyecto
- Revisor designado
- Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Rol de persona asignada" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un recordatorio automatizado una vez por día hasta que se complete el paso.
- Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que el ítem debe estar en la lista desplegable. Esto define el estatus en el que debe estar el contrato antes de que se pueda realizar el paso en el flujo de trabajo personalizado. Sus opciones para este paso inicial son:
- Borrador
- Fuera de licitación
- Fuera de firma
- Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados anteriormente. Los grupos predeterminados incluyen:
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
- Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
- Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
- Elija entre las siguientes opciones para agregar los siguientes pasos a su flujo de trabajo personalizado:
Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado
Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrutar de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.
- Resalte un paso existente en el flujo de trabajo personalizado o haga clic en el
icono en un paso en el creador de flujo de trabajo y elija "Condicional".
O
En la sección "Respuestas" en el panel derecho de un paso existente, haga lo siguiente:- Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada de la lista desplegable. Estas opciones corresponden al acciones realizado por el "Rol de persona asignada" asignado al paso de flujo de trabajo.
- Devolución
- Rechazar
- Aprobar
- Ir a paso. Seleccione el tipo de paso que desea crear.
- Haga clic en Agregar paso.Nota: Si ya ha creado el paso condicional que desea utilizar, puede seleccionarlo de la lista desplegable "Ir a paso" en lugar de hacer clic en Agregar paso.
- Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada de la lista desplegable. Estas opciones corresponden al acciones realizado por el "Rol de persona asignada" asignado al paso de flujo de trabajo.
- Elija Paso de condición de la lista de tipos de pasos y nombre el paso.
- Haga clic en Crear nuevo paso.
- Después de crear el paso condicional, haga clic en él en el creador de flujo de trabajo para comenzar a definir las condiciones:
- Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
- Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
O - Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
- Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
- Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
- Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
- Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
- Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso. Este es el paso que será el siguiente si no se cumplen las condiciones del paso.
Declaraciones condicionales por herramienta
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Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar
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Contratos... Mostrar/ocultar
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Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar
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Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar
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Contratos primarios... Mostrar/ocultar
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Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar
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Requisiciones... Mostrar/ocultar
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*Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en la cantidad total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.
Agregar un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado
- Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso.
Propina
También se pueden realizar nuevos pasos al crear respuestas para los pasos existentes. En el menú desplegable "Ir a paso", elija Agregar paso.
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
O - Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
- Rol de persona asignada*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. De forma predeterminada, "Creador del ítem" es la única opción disponible. Para contratos, un "Creador de ítems" es la persona que creó un contrato en un proyecto.
- Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que debe estar el ítem para activar el paso en el flujo de trabajo.
- Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados anteriormente. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
- Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
- Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
Agregar un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado
Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Por ejemplo, en su flujo de trabajo de contrato, agregaría un paso final para indicar que se ha aprobado un contrato o orden de compra y que se han cumplido todas las condiciones. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado está completo.
- Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (exitoso).
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
O - Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- En el panel derecho, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
- Estatus del ítem*.
- Aprobado
- Completo
- Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
- Estatus del ítem*.
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
- Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
- Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
- Elija entre estas opciones:
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
O - Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a un flujo de trabajo personalizado
- Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (no exitoso).
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
O - Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- En el panel derecho, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
- Estatus del ítem*.
- Rescindido
- Anulado
- Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
- Estatus del ítem*.
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
- Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
- Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
- Elija entre estas opciones:
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
O - Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
Siguiente paso
Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos
Una vez que se publiquen sus flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar flujos de trabajo a los proyectos en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Configurar plantillas de flujo de trabajo en un proyecto
Una vez que se asignan plantillas de flujo de trabajo a los proyectos, deben configurarse. Este es el proceso en el que se asignan los pasos del flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que deben responder. Un flujo de trabajo predeterminado también deberá establecerse para la herramienta con la que está asociado antes de que pueda aplicarse a un ítem.
Importante
Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Algunas funciones enumeradas se encuentran en una versión beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la versión beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.
Configurar un flujo de trabajo personalizado para usar en un proyecto de Procore.
Fondo
Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo personalizada, el siguiente paso es asignar ese flujo de trabajo a un proyecto. Una vez que se asigna el flujo de trabajo a un proyecto, puede actualizar sus ajustes de configuración para su proyecto específico. Esto incluye asignar a una persona para actuar como "Administrador de flujo de trabajo" y asignar los grupos de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo para las notificaciones automáticas de Procore.
Este artículo cubre las configuraciones a nivel proyecto para flujos de trabajo personalizados en todas las herramientas disponibles.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
O - Los usuarios con el permiso granular "Configurar plantillas de flujo de trabajo" permisos granulares para la herramienta respectiva en su plantilla de permisos.
Y
Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta donde se configura el flujo de trabajo
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
Requisitos previos
Pasos
- Asignar un administrador de flujo de trabajo de proyecto y un grupo de distribución a un flujo de trabajo personalizado
- Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado
- Establecer un flujo de trabajo predeterminado
Asignar un administrador de flujo de trabajo de proyecto y un grupo de distribución a un flujo de trabajo personalizado
- Navegue hasta la herramienta a nivel proyecto donde se configura el flujo de trabajo.
- Requisición (facturación)
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
- Contratos primarios
- Subcontrato (Contratos)
- Orden de compra (Contratos)
- Cambio de presupuesto (presupuesto)
- Orden de cambio de contrato primario (contratos primarios)
- orden de cambio del contrato (Contratos)
- Haga clic en el icono Configurar ajustes
.
Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico establecido en el flujo de trabajo. - Haga clic en "Configuración del flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página separada de "Configuración de flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de los ajustes de configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo. - Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.
Ejemplo
- En la parte superior del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
- Asignar administrador de flujo de trabajo. Select the project user who is assigned to this role in the drop-down list at the top of the page.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos usuarios son las personas que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando acciones se desencadenen por sus pasos de flujo de trabajo.
- Haga clic en Guardar en la esquina inferior derecha de la herramienta Flujos de trabajo.
Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado
- Navegue hasta la herramienta a nivel proyecto donde se configura el flujo de trabajo.
- Requisición (contratos)
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
- Contratos primarios
- Subcontrato (Contratos)
- Orden de compra (Contratos)
- Cambio de presupuesto (presupuesto)
- Orden de cambio de contrato primario (contratos primarios)
- orden de cambio del contrato (Contratos)
- Haga clic en el icono Configurar ajustes .
Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico del flujo de trabajo. - Haga clic en "Configuración del flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: La herramienta Facturación no tiene una página separada de "Configuración del flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de los ajustes de configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo - Busque el flujo de trabajo para actualizar en la tabla "Configuración del flujo de trabajo" y haga clic en Configurar.
- Haga clic en un paso estándar en el flujo de trabajo personalizado para abrir el panel derecho de ese paso.
- Haga lo siguiente:
- Persona(s) asignada(s). Seleccione uno (1) o más nombres de usuarios de Procore de esta lista desplegable. Para aparecer en esta lista, la persona debe agregarse a la herramienta Directorio del proyecto.Nota: Si se seleccionó "Creador del ítem" para el rol de la persona asignada de un paso en el creador de flujo de trabajo a nivel compañía, no se puede elegir otra persona asignada específica.
- Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Esto define la cantidad de días en que las "Personas asignadas" tienen que completar el paso del flujo de trabajo. Si las "Personas asignadas" no completan estos pasos, Procore envía una notificación automática a las personas asignadas como recordatorio.
- Repita los pasos anteriores para cada paso estándar en el flujo de trabajo
- Haga clic en Guardar.Nota: Si hay campos obligatorios restantes para completarse, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso y campo deben abordarse.
Establecer un flujo de trabajo predeterminado
Un flujo de trabajo predeterminado debe configurarse y establecerse antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.
- Coloque el cursor sobre la columna "Flujo de trabajo predeterminado" en la tabla "Configuración del flujo de trabajo".
- Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desea que sea el predeterminado.Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción eliminará la selección predeterminada.
- Una vez que se establece el flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminado" junto a esa plantilla.
Objetivo
Atención
Este artículo describe los pasos para la transición entre flujos de trabajo heredados y de autoservicio. Antes de exportar los flujos de trabajo de su compañía de legado a autoservicio, se recomienda encarecidamente que comprenda las diferencias entre las dos versiones de la herramienta Flujos de trabajo. Antes de continuar con la migración de su herramienta Flujos de trabajo, revise el siguiente artículo: ¿Cuáles son las diferencias entre flujos de trabajo heredados y de autoservicio?.Si su compañía ha comprometido previamente al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para desarrollar un flujo de trabajo personalizado (heredado) para una (1) o más herramientas de Procore, debe migrar al motor de flujo de trabajo de autoservicio para cada herramienta de Procore individualmente. Si NO ha creado flujos de trabajo previamente en el motor heredado, aún deberá pasar por el proceso de actualización para usar el motor de autoservicio. Revise este tutorial para ayudarlo con su transición del entorno de flujo de trabajo heredado de Procore a la nueva herramienta Flujos de trabajo de autoservicio.
Para conocer las diferencias entre el motor heredado de Procore y su nuevo entorno, lea ¿Cuáles son las diferencias entre los flujos de trabajo de autoservicio y los flujos de trabajo heredados?
Importante
Algunos aspectos importantes para conocer a medida que pasa la transición:
- Una vez que una herramienta se ha cambiado de legado a autoservicio, sus plantillas de flujo de trabajo v1 existentes ya no estarán disponibles y deben reconstruirse en la herramienta Flujos de trabajo de autoservicio.
- Al actualizar, las plantillas de flujo de trabajo personalizadas existentes para subcontratista facturas, contratos y Contratos primarios se desactivan inmediatamente. Esto no se puede deshacer.
- Una vez que seleccione una plantilla de flujo de trabajo predeterminada, Procore cambia el estatus de todos los ítems de flujo de trabajo en curso Borrador y aplica el flujo de trabajo predeterminado. Puede tardar hasta un (1) día para que Procore aplique las plantillas de autoservicio a sus flujos de trabajo en curso.
- Cada herramienta se puede actualizar individualmente a un autoservicio para que algunas herramientas puedan permanecer en la versión heredada
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Requisitos previos
- Su compañía debe utilizar estas herramientas de Procore:
- Para crear órdenes de compra y contratos, la herramienta Contratos a nivel proyecto
- Para administrar subcontratista facturas, la herramienta Facturación a nivel proyecto.
- La cuenta Procore de su compañía debe asegurarse de lo siguiente:
- Su compañía tiene una licencia válida para las herramientas Finanzas del proyecto de Procore.
- También debe elegir estas opciones:
- Debe optar por la experiencia beta de facturación rediseñada de Procore subcontratista. Para obtener más información sobre esta experiencia, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
- Debe optar por la experiencia rediseñada de Procore para la herramienta Contratos a nivel proyecto. La experiencia de flujos de trabajo de v2 requiere que esté utilizando la nueva experiencia de orden de compra y contrato. Para obtener más información, consulte Finanzas del proyecto: (Beta) Experiencia moderna para contratos.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
- Lea y acepte el acuerdo beta de participantes.
- Haga clic en Configurar ajustes
. -
Haga clic en Enviar solicitud en el banner en la parte superior de la página
Nota: Si no ha utilizado flujos de trabajo heredados anteriormente, salte al paso seis (6).
- Una vez que su compañía haya sido aprobada para la transición de v1 a v2, puede revisar la lista de herramientas de Procore y su versión actual del flujo de trabajo en la página de configuración de flujos de trabajo.
Nota
- Si una herramienta Procore utiliza la versión heredada de v1 y se puede actualizar a la nueva versión v2, Procore revela un botón Actualizar en la columna "Actualizaciones".
- La habilitación de esta función actualizará su experiencia de flujo de trabajo para la herramienta seleccionada. Los flujos de trabajo en curso volverán a Borrador y se aplicará una nueva plantilla una vez que se seleccione un flujo de trabajo predeterminado. Esta transición no se puede deshacer.
- Puede optar por actualizar una herramienta a autoservicio y dejar otras herramientas en la versión heredada
- Haga clic en Actualizar junto a la herramienta que desea migrar a autoservicio.
- Revise la lista de proyectos a los que no se han aplicado flujos de trabajo predeterminados.
- Lea y acepte la declaración en Procore. Si está listo para continuar, haga clic en Actualizar.
Iniciar un flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la herramienta Flujos de trabajo configura los ajustes, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesita un flujo de trabajo (contrato o factura). Los flujos de trabajo en subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
Objetivo
Después de crear un nuevo contrato, contrato primario o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo para que sus miembros puedan responder.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
O - Los usuarios en la herramienta Presupuesto, Contratos o Contratos primarios con el permiso granular "Puede iniciar flujos de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
O - Los usuarios en la herramienta Presupuesto, Contratos o Contratos primarios con el permiso granular "Puede ser Administrador de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
Requisitos previos
- Se debe establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta en la que está trabajando.
- Si el ítem es un contrato, debe estar en estatus Borrador
Pasos
- Navegue hasta la herramienta y el ítem que contiene el flujo de trabajo.
- Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en la esquina superior derecha del contrato.
Responder a un flujo de trabajo personalizado
Objetivo
Responder a un flujo de trabajo personalizado en un ítem a nivel proyecto.
Fondo
Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo en un ítem a nivel proyecto, las respuestas pueden agregarse al flujo de trabajo por las personas asignadas designadas.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato primario o orden de cambio de contrato primario:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en una factura de subcontratista:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
- La factura debe estar asociada con un período de facturación abierto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un cambio de presupuesto:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso actual del flujo de trabajo en el cambio del presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un ítem de correspondencia:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del ítem de correspondencia.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
Requisitos previos
- Se ha iniciado un flujo de trabajo y un paso requiere su atención para que se complete un paso.
Pasos
- Navegue hasta el ítem a nivel proyecto que contiene el flujo de trabajo.
Propina
Puede navegar hasta el ítem en Procore haciendo clic en el botón "Tomar acción en Procore" en el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo.
- En el panel derecho del ítem, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si la panel lateral se contrae. - Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso. - Opcional: Cargue o adjunte archivos al flujo de trabajo.
- Opcional: Ingrese un motivo para su respuesta.
- Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o Volver para volver a cambiar su respuesta.
Ver también