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Procore

productividad de campo y presupuesto basado en cantidad unitaria: Guía de configuración

Tabla de contenido

Descripción general

Permisos

Para seguir los pasos de esta guía, los usuarios necesitan los siguientes permisos:

Nivel compañía

  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta administrador de la compañía.

Nivel proyecto

  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador del proyecto.
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio del proyecto.
  • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.

Algunas de estas tareas se pueden realizar con un nivel o permiso granular inferior. Consulte la Matriz de permisos de usuario para obtener la lista completa de acciones tomadas en todas las demás herramientas.

 

Configurar WBS a nivel compañía

Agregar segmentos personalizados

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador a nivel compañía. 
  2. En "Configuración de la compañía", haga clic en el enlace Estructura de desglose del trabajo
  3. En la tabla "Segmentos", haga clic en el botón Agregar segmento
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. En la ventana 'Nuevo segmento', haga lo siguiente:
     Nota:
    Un asterisco (*) en la lista siguiente indica un campo obligatorio. 
    wbs-new-segment.png
    • Nombre del segmento*. Ingrese un nombre para el nuevo segmento. Este es un campo obligatorio. NO se permiten nombres de segmentos duplicados. Aparecerá el mensaje "El nombre del segmento está en uso" para notificarle si intenta ingresar un nombre que ya existe. 
       Recomendación
      ¿No está seguro de qué segmentos personalizados crear? Para saber cómo otros clientes de Procore utilizan la estructura de desglose del trabajo, consulte ¿Qué segmentos personalizados deben crearse para la estructura de desglose del trabajo de nuestra compañía?
    • Estructura del segmento*. Seleccione un valor de la lista desplegable. Este es un campo obligatorio. Sus opciones incluyen:
  5. En la sección Acciones a nivel de proyecto, elija una (1) o todas estas opciones:
     Nota:
    Cuando la configuración de 'Acciones a nivel de proyecto' está activada, los administradores de su proyecto (usuarios con permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Administrador a nivel de proyecto) pueden realizar tareas específicas en segmentos e ítems de segmento a nivel de proyecto. Estos ajustes están desactivados de forma predeterminada. 
    • Agregar/editar/eliminar ítems de segmento a nivel proyecto. Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la habilidad agregar, editar y eliminar ítems de segmento no utilizados en un proyecto. Esta configuración está desactivada por defecto.
       Nota:

      Cuando esta configuración está activada, los administradores de proyectos pueden realizar estas tareas:

    • Eliminar ítems de segmento heredados de la compañía. Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la habilidad eliminar ítems de segmento heredados a nivel proyecto desde la herramienta Administrador a nivel compañía. Esto es útil para los administradores de proyectos que no desean que se utilicen nuevos ítems de segmento creados a nivel compañía en un proyecto. Consulte Eliminar ítems de segmento no utilizados de un proyecto.
  6. Haga clic en Crear
    Procore agrega el nuevo segmento al final de la lista 'Segmentos'. 
  7. Repita los pasos anteriores para agregar todos los segmentos nuevos.
 Recomendaciones
  • ¿Necesita editar la configuración de su nuevo segmento? El mejor momento para editar un nuevo segmento es antes de comenzar a usarlo en un proyecto. Una vez que se utiliza un segmento personalizado para crear un código de presupuesto del proyecto, puede editarlo en cualquier momento. Para obtener más información, consulte Editar configuración de segmento personalizada.
  • ¿Quiere eliminar un segmento personalizado? Es importante tener en cuenta que un segmento personalizado no se puede eliminar después de que se haya agregado a la estructura del código de presupuesto en uno (1) o más proyectos en la cuenta Procore de su compañía. Para obtener más información, consulte Eliminar segmentos personalizados
  • ¿Quiere agregar ítems de segmento? Si se crea su nuevo segmento, puede agregar nuevos ítems ahora. Para obtener instrucciones, consulte Agregar ítems de segmento personalizados
  • ¿Listo para definir la estructura del código de presupuesto predeterminado de su compañía? Puede organizar sus segmentos en el orden que desee. Esta disposición define la estructura del código de presupuesto de su compañía. Para obtener instrucciones, consulte Organizar segmentos para formar la estructura del código de presupuesto de la compañía.

Crear la WBS de su proyecto

Objetivo

Ajustar la estructura de desglose del trabajo (WBS) de su compañía para un proyecto de Procore.

Fondo

Después de crear un nuevo proyecto en la cuenta de Procore de su compañía, puede usar las funciones integradas de WBS para definir la estructura de costos de las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore. Al definir la estructura de costos WBS de un proyecto, tiene dos opciones. Si no está seguro de qué decisión tomar, comuníquese con el administrador Procore de su compañía para obtener ayuda:

  • Aplicar la WBS predeterminada de su compañía
    Esta es la WBS definida por el administrador de Procore de su compañía y puede usarla exactamente como fue creada. 
  • Copiar la WBS de otro proyecto
    Esta es la WBS definida en una de sus plantillas de proyecto de Procore existentes. Tenga en cuenta que puede crear una WBS única para cada proyecto en la cuenta de su compañía. Para copiar la WBS de otro proyecto de origen a su nuevo proyecto de destino, primero debe guardar el proyecto de origen como una plantilla de proyecto. Consulte Configurar una plantilla de proyecto.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador a nivel proyecto.
  • Información adicional:
  • Limitaciones:
    • Para clientes que utilizan la herramienta de Integraciones de ERP a nivel compañía
      Los segmentos predeterminados en WBS son compatibles con la herramienta Integraciones de ERP de Procore. Sin embargo, algunas integraciones aún NO admiten segmentos personalizados. Para obtener más información, consulte Cosas que debe saber sobre su integración de ERP.
    • Para clientes que han desarrollado o comprado de forma independiente una solución de terceros para integrarla con Procore
      Para aprovechar las capacidades de segmento personalizado asociadas con WBS, cualquier integración de API existente que haya desarrollado o comprado de forma independiente para interactuar con Procore debe actualizarse para admitir la nueva API WBS de Procore.

Requisitos previos

 Recomendación
¿Desea copiar la WBS de un proyecto existente a su nuevo proyecto? Si es así, un usuario de Procore que tenga los permisos de usuario requeridos deberá configurar el proyecto de origen como una plantilla de proyecto. Un proyecto de origen es el proyecto que contiene la WBS que desea copiar en la nueva. Para obtener instrucciones, consulte Configurar una plantilla de proyecto. Una vez que haya completado ese paso, podrá seleccionar la opción 'Copiar la WBS de otro proyecto' que se detalla en los pasos a continuación. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta de Administrador a nivel de proyecto. 
  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en el enlace Estructura de desglose del trabajo .

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Revise la información sobre WBS, códigos de presupuesto, segmentos de código de presupuesto en la secuencia del cuadro de diálogo. Haga clic en Siguiente.
  4. En el cuadro de diálogo 'Crear proyecto WBS, elija una de estas opciones:
    • Aplicar la WBS predeterminada de la compañía
      Elija este botón de opción si desea que el proyecto utilice la WBS predeterminada de su compañía. El administrador de Procore de su compañía es responsable de crear esta estructura.

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copiar la WBS de otro proyecto
      Elija este botón de opción si desea utilizar la WBS de un proyecto existente.Luego, comience a escribir un nombre de proyecto y cuando aparezca la coincidencia, elijala en la lista Seleccionar un proyecto .

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Haga clic en Crear.
 Recomendación
¿Sabía que puede personalizar las descripciones del código de presupuesto para su proyecto?La personalización es útil cuando su equipo desea crear dos o más descripciones para un solo código de presupuesto. La personalización también puede mejorar la legibilidad de sus códigos en las partidas financieras para sus usuarios finales. Para obtener más información, consulte ¿Por qué y cómo creo una descripción de código de presupuesto personalizada para las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore?

Habilitar códigos de tarea

Asignar tipo de costo predeterminado

Agregar herramientas al proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador del proyecto.
  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en Herramientas activas.
    admin-active-tools-0919.png
  3. Marque las casillas de verificación para agregar las siguientes herramientas a su proyecto:
    • Registro diario con el registro de tarjetas horarias (opcional)
    • Hojas de tiempo
  4. Haga clic en Actualizar.

Consideraciones

Importe su presupuesto

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador del proyecto.
  2. En "Configuración del proyecto" en la barra lateral, haga clic en Presupuesto basado en cantidad unitaria.

    unit quantity based budget button.jpg
  3. En "Importar documento de Presupuesto de Excel", haga clic en Descargar plantilla.

    import budget xlsx.jpg
    El sistema descarga una copia del presupuesto.xlsx archivo a la ubicación de descarga para su navegador web.
  4. En el archivo XLSX, ingrese la información de su presupuesto en las pestañas relevantes.
     Nota

    Hay tres pestañas:

    1. Las partidas del presupuesto se utilizan para presupuestar horas de mano de obra o equipo. Esto completará los selectores en las herramientas Hojas de tiempo y Mi tiempo para que sus equipos sepan qué se presupuesta para el proyecto. Agregue las horas de mano de obra y equipos a la columna cantidad unidad .
    2. Las cantidades de producción presupuestadas se utilizan para instalar unidades de presupuesto para que su equipo pueda registrar unidades instaladas al hacer entrada de horas en Hojas de tiempo.
    3. Los campos de datos del importador contienen los datos de los menús desplegables en la plantilla, según las configuraciones de su proyecto y compañía.

    NO realice los siguientes cambios en el archivo XLSX:

    • Cambie el nombre de los encabezados de las columnas en la plantilla.
    • Agregue, elimine o cambie el orden de las columnas en la plantilla.
    • Elimine los valores de los campos de datos del importador pestaña.
  5. Guarde sus cambios en el archivo XLSX.
    ¡Importante!  Guarde siempre el archivo en la .xlsx formato de archivo.
  6. Vuelva a la sección Presupuesto basado en cantidad unitaria de la herramienta Administrador del proyecto.
  7. En "Importar documento de Presupuesto de Excel", haga clic en Elegir archivo.
  8. Seleccione su archivo XLSX. Luego haga clic en Abrir.
  9. Haga clic en Importar.
  10. Verifique la importación y verifique que todas las horas presupuestadas y las cantidades de producción ingresadas se hayan importado correctamente viendo en la página Presupuesto basado en cantidad unitaria.
    production quantity report view.jpg

Ingrese el tiempo en Hojas de tiempo

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
  2. Seleccione la fecha para la que desea crear una hoja de tiempo. Puede utilizar las flechas para navegar día a día o seleccionar usando el control de calendario desplegable.
  3. Haga clic en Crear y seleccione Nueva hoja de tiempo diaria de la lista desplegable.
     Recomendación

    También puede utilizar estas opciones para crear una nueva hoja de tiempo diaria:

  4. Marque la casilla de verificación (es) para los empleados para los que desea crear un hoja de tiempo.
     Notas
    • Para aparecer en esta lista, se debe agregar a la persona a un directorio y debe aparecer una marca de verificación en la casilla "Es empleado de <su compañía>", en su perfil. Para obtener más información sobre cómo comprobar esta configuración en el perfil de un usuario, consulte Editar una cuenta de usuario en el Directorio del proyecto.
    • Los empleados que solo se ingresan en el Directorio de compañía se pueden seleccionar si la opción "¿Se puede rastrear a los empleados de la compañía en todos los proyectos?" está habilitada. Consulte Configurar opciones avanzadas: Hojas de tiempo a nivel compañía.
    • Con la configuración "Se puede realizar un seguimiento de los empleados en todos los proyectos" habilitada, debe tener al menos permisos de "Solo lectura" en la herramienta Directorio de compañía para ver a todos los empleados y trabajadores.
    • Para seleccionar una cuadrilla, primero se debe crear una cuadrilla en la herramienta Cuadrillas. Consulte Crear una cuadrilla .
  5. Haga clic en Agregar.
  6. Seleccione la fecha.
  7. Opcional: Haga clic en el botón Agregar empleados para agregar empleados adicionales
  8. Ingrese la información de entrada de tiempo para cada empleado.
    Nota: Aplicar la misma información de entrada de tiempo a varios empleados Ingresar entradas de tarjetas horarias de forma masiva.
    • Clasificación: Seleccione una clasificación de la lista desplegable. Para saber qué herramientas de Procore interactúan con las clasificaciones, consulte Qué herramientas de Procore son compatibles con "Clasificaciones"
    • Subproyecto: Seleccione de la lista desplegable. Las selecciones son agregadas por un administrador de herramientas. Consulte Agregar ítems de segmento "Subproyecto" a un proyecto de Procore.
    • Código de costo: Ingrese o seleccione en el menú desplegable los códigos de costo asociados con la entrada de la tarjeta horaria.
       Recomendación

      Las selecciones que están disponibles en la lista desplegable "Códigos de costo" dependen de cómo se configura la configuración "Limitar códigos de costo por tipos de costo" en la herramienta Hojas de tiempo a nivel compañía. Consulte Configurar opciones avanzadas: hojas de tiempo a nivel compañía. Además, uno (1) de los siguientes ítems también debe cumplirse en su proyecto:

      • La combinación de código de costo/tipo de costo debe incluirse en una partida del presupuesto en el proyecto procore. Consulte Agregar una partida del presupuesto.
        O
      • La combinación de código de costo/tipo de costo debe haberse importado al presupuesto utilizando la página "Presupuesto basado en cantidad unitaria" de la herramienta Administrador de la compañía. Consulte Importar un presupuesto basado en cantidad unitaria.
      • Ubicación: Seleccione una ubicación de la lista desplegable. Esto debe corresponder a la ubicación donde el usuario realizó el trabajo. Si tiene los permisos adecuados para agregar una ubicación, consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem?
      • Entrada de tiempo. Ingrese las horas trabajadas.
        Nota: El formato para la entrada de tiempo se configura en Opciones avanzadas: Hojas de tiempo a nivel proyecto.
      • Tipo de tiempo: Seleccione el tipo de pago que se ingresa en el menú desplegable. Seleccione entre las siguientes opciones:
        • Hora regular
        • Horario doble
        • Exento
        • Feriado
        • Horas extra
        • Vacaciones pagas
        • Salario
        • Vacaciones
          Nota: Los tipos de tiempo se pueden crear en la herramienta Tarjeta horaria a nivel de compañía (consulte Agregar un tipo de tiempo personalizado) o en la herramienta Hojas de tiempo a nivel de compañía (consulte "Administrar tipos de tiempo" en Configurar opciones avanzadas: hojas de tiempo a nivel de compañía).
      • Facturable: elija Sí o No en la lista desplegable para indicar si las horas son facturables al proyecto. 
      • Agregar descripción: haga clic para ingresar comentarios adicionales a la entrada de tarjeta horaria.
      • Agregar partida: Haga clic en esta opción para crear partidas adicionales en una entrada de tarjeta horaria.
        Nota: Si se utiliza el método "Entrada de tiempo" de inicio y finalización, la hora de inicio de la nueva línea se cuenta por el tiempo ya ingresado y la hora de finalización del nuevo reflejará la hora de finalización predeterminada en su configuración.Cualquier hora ingresada después de que se agregue la hora de finalización predeterminada en incrementos de una hora.
      • Haga clic en Dividir para reasignar una sola entrada de tarjeta horaria en varias entradas de tarjeta horaria. Consulte Reasignar tiempo a nuevas tarjetas horarias en la herramienta Hojas de tiempo de la compañía.
  9. Revise el resumen de las horas de la hoja de tiempo y las horas diarias y semanales de todos los proyectos.
  10. Haga clic en EnviarEnviar y agregar cantidades para agregar las cantidades a su hoja de tiempo.
    Nota: Solo puede agregar cantidades si se han cargado cantidades en su proyecto. Consulte Agregar cantidades a una hoja de tiempo.

Ingrese las cantidades de producción en Hojas de tiempo

Ahora que ha completado su hoja de tiempo, realice las siguientes acciones antes de enviar:

  1. Haga clic en Enviar y agregar cantidades.
    Nota: Este botón estará deshabilitado si no se han cargado cantidades al proyecto. Consulte Importar un presupuesto basado en cantidad unitaria.
    add-timesheet-quantities.png

  2. En la página 'Agregar cantidades', ingrese una cantidad en el campo Unidades instaladas.

     Notas
    • La página Agregar cantidades solo muestra los códigos de costo que tienen una cantidad presupuestada importada asociada.
    • Si la función Subproyectos está habilitada en su proyecto (consulte Habilitar subproyectos en proyectos para WBS), el "Subproyecto" asociado con su entrada "Unidades instaladas" aparecerá en la ventana Agregar cantidades. Si los subproyectos están deshabilitados, el campo "Subproyecto" mostrará la palabra "Ninguno".
    • El porcentaje completado (%) y la unidad de medida (UOM) y el porcentaje completado (%) correspondientes automáticamente con los datos que se importaron. Consulte Importar un presupuesto basado en cantidad unitaria.
  3. Haga clic en Enviar.
    submit-timesheet-quantities.png

Ver el reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual

Ver un reporte de la herramienta Reportes del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Informes del proyecto.
  2. Desplácese hasta la sección Reportes del proyecto.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra vs. actual.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del Reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual son las siguientes:
    • % de horas de uso: El porcentaje de horas utilizadas que ha importado contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje utilizado
    • Horas presupuestadas: El número de Horas presupuestadas que importó a la herramienta de Administrador de proyectos de Procore.
    • Horas reales: El número de horas que ha introducido hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de tiempo, Tarjeta horaria de la Compañía y Registro diario).
    • Horas restantes: El número de horas que le quedan de las horas que importó contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver un reporte de la herramienta Hojas de tiempo del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
  2. Haga clic en Reportes.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra vs. actual.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del Reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual son las siguientes:
    • % de horas de uso: El porcentaje de horas utilizadas que ha importado contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje utilizado
    • Horas presupuestadas: El número de Horas presupuestadas que importó a la herramienta de Administrador de proyectos de Procore.
    • Horas reales: El número de horas que ha introducido hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de tiempo, Tarjeta horaria de la Compañía y Registro diario).
    • Horas restantes: El número de horas que le quedan de las horas que importó contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver el reporte de producción de campo

Desde la herramienta de Reportes del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Informes del proyecto.
  2. Desplácese hasta Reportes del proyecto.
  3. Haga clic en Reporte de producción de campo.

    field production report reports tool.jpg

    Esto revela el Reporte de producción de campo. Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos se encuentran en un reporte de producción de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Agregar filtro para limitar los resultados de visualización.
    filter button.jpg
     
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Código de costo
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida

Desde la herramienta Hojas de tiempo del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
  2. Haga clic en Reportes.
  3. Haga clic en Reporte de producción de campo.

    field production report timesheets.jpg

    Esto revela el Reporte de producción de campo.Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos se encuentran en un reporte de producción de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Agregar filtro para limitar los resultados de visualización.

    filter button.jpg
     
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Código de costo
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida