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Procore

Crear órdenes de compra

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Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

En Procore, una orden de compra (PO) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una orden de compra y ver/ingresar datos en la pestaña partidas (SOV):
      • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
        O
      • Los permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y la configuración "Permitir a los usuarios ver partidas de SOV" debe estar habilitada y su nombre debe seleccionarse en la lista desplegable "Seleccionar una persona".

  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png Integraciones de ERP herramienta: Requisitos previos, requisitos, limitaciones y consideraciones pueden aplicarse dependiendo de la sistema ERP su cuenta Procore está integrado. Visite Cosas para conocer sus ERP Integración para obtener más información.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga clic en el botón Crear y elija Orden de compra de la lista desplegable.
     Nota
    • El botón Crear está disponible cuando visualiza las pestañas Contratos y Bandeja de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se agregan a la pestaña Contratos. 
    • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar una lista de contratos.
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  3. Continúe con los siguientes pasos:

Agregar la información básica

Actualice la información básica de la siguiente manera:

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 Notas
  • No hay campos obligatorios al agregar la información básica.
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda el contrato, lo enumera como el creador y lo coloca automáticamente en el estatus Borrador .
  • Número de contrato
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfa numéricos en este cuadro. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los ejemplos a continuación le muestran cómo funciona la numeración consecutiva de Procore:

      • Si el contrato anterior fue 1, los siguientes contratos son 2, 3, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior fue DCA0010-12-G-0001, los próximos contratos son DCA0010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede ingresar manualmente un número único para cada orden de compra. Para ello, escriba sobre la entrada existente en el cuadro Número . NO se permiten números de contrato duplicados.
       Notas
  • Compañía contratista
    Seleccione la compañía responsable de cumplir con la orden de compra (por ejemplo, American Construction Co.).
    Notas:
  •  
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.
     Notas

Actualizar la información general

Actualice el contrato con más información general:

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  • Estado
    Procore asigna automáticamente los contratos con el estatus "Predeterminado". Para seleccionar un estatus diferente, elija una de las etiquetas de estatus de la lista desplegable.Las opciones incluyen
     Nota
    Para crear órdenes de cambio y facturas, el estatus de su contrato debe establecerse en Aprobado o Completado.
  • Ejecutado
    Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado por completo. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por representantes autorizados para cada parte.
     Notas
    • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
    • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro 'Ejecutado' siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
  • Retención predeterminada
    Ingrese un número para representar el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del contrato. Por ejemplo, si planea retener diez (10) porcentaje del valor de la partida, ingrese el 10%.
     Notas
  • Facturar a
    Ingrese la información de contacto comercial de la parte que paga por la orden. Procore utiliza esta información para completar automáticamente la dirección "Facturar a" en cualquier factura creada para este pedido.
  • Asignado a
    Ingrese el nombre de la persona asignada a la orden de compra.
  • Condiciones de pago
    Ingrese las condiciones de pago.Por ejemplo, Neto 30, Neto 45, y así sucesivamente.
  • Enviar a
    Ingrese la información de contacto comercial para el destino de envío. Procore utiliza esta información para completar automáticamente la dirección "Enviar a" en cualquier factura creada para este pedido.Tenga en cuenta esta dirección puede ser diferente de la dirección "Facturar a". Por ejemplo, puede optar por que la orden se entregue directamente al lugar del proyecto o a una ubicación de montaje fuera del sitio.
  • Enviar vía
    Ingrese el método de envío para el pedido. Por ejemplo, Air, Internacional, Ocean, Truckload, Train, así sucesivamente.
     Nota
    El campo "Enviar vía" es un campo de texto de forma libre, por lo que puede ingresar el método de envío apropiado, el transportista o el número de seguimiento del pedido.
  • Descripción
    Ingrese una descripción más detallada del contrato primario. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato a su texto.

Actualizar la privacidad del contrato

El uso de la configuración de privacidad solo permite que los administradores del proyecto y los usuarios seleccionados accedan a los usuarios que no son administradores. Para cambiar los permisos de acceso del contrato, haga lo siguiente:

  1. Marque o desmarque la casilla "Privado". Procore activa esta configuración de forma predeterminada. 
  2. Seleccione un empleado de la "Compañía contratista" de la lista desplegable Contacto de factura .

Actualizar las fechas del contrato

Para actualizar el contrato con fechas importantes, haga lo siguiente:

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 Notas
  • Orden de Compra Firmada Recibida
    Seleccione la fecha en que se recibió el orden de compra ejecutado.
  • Contrato
    Seleccione la fecha del contrato para el pedido.
  • Entrega
    Seleccione la fecha de entrega prevista o real para el pedido.
  • Emitido El
    Seleccione la fecha en que su compañía emitió la orden.

Establecer el método contable

El primer paso al actualizar una Partida es definir la método contable del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio o facturas para ese contrato.La método contable solo se puede cambiar ANTES de agregar partidas a SOV. Procore NO le permite cambiar la método contable de un contrato después de que se agreguen las partidas.

 Recomendaciones
  • ¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en monto y basado en unidades/cantidades? Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiación?
  • ¿El método contable del contrato se aplica automáticamente a los eventos extraordinarios de un contrato? No. Si desea que su equipo ingrese los montos por unidad/cantidad en los eventos extraordinarios, debe marcar la "Mostrar unidad de medida (UOM), cantidad de ingresos, costo unitario de ingresos, cantidad de unidad de estimación y columnas de costo unitario de monto estimado casilla de verificación" en la página Configurar ajustes de la herramienta Eventos extraordinarios. Consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios.
  • ¿La método contable del contrato se aplica automáticamente a las órdenes de cambio y las facturas de un contrato? Sí. Si elige un contrato basado en montos, Procore genera órdenes de cambio y facturas basadas en montos. Del mismo modo, un contrato basado en unidades/cantidades produce órdenes de cambio basadas en unidades/cantidades y facturas.
  • ¿El archivo de exportación de PDF de un contrato refleja la método contable del contrato? Sí. Si elige un contrato basado en montos, el archivo de exportación PDF se basa en monto. Del mismo modo, una base de unidades/cantidades genera un archivo de exportación PDF basado en unidades/cantidades. Si tiene un contrato basado en montos y desea incluir información de unidades/cantidades en el archivo de exportación PDF, el administrador de Procore de su compañía debe solicitar servicios de Soluciones personalizadas.
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad .
  • Para cambiar el método contable a basado en montos, haga clic en el botón Cambiar a basado en montos .

Actualizar las partidas

Hay dos (2) método para actualizar las SOV del orden de compra:

Agregar partidas a las partidas

De forma predeterminada, puede ingresar partidas en las SOV del orden de compra en cualquier momento, siempre que NO esté en el estatus "Aprobado".

 Nota
Si su equipo del proyecto ha activado la configuración "Habilitar siempre editable partidas" en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar órdenes de compra pueden agregar partidas a las partidas cuando un orden de compra está en cualquier estatus. Para obtener información específica sobre esta configuración, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar partidas siempre editables"?

Para agregar manualmente partidas a las Partidas:

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  1. Elija entre estas opciones:
    • Si las SOV están en blanco, haga clic en Agregar línea debajo de "Aún no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Agregar línea.
      Procore crea nuevas partidas a partir del número "1". Las líneas posteriores se crean en orden numérico.
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • To assign an existing budget code to the line item, start typing a code in the Search box and select the matching code from the list. 
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los ítems de segmento adecuados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos de patrón de código de presupuesto de su proyecto. Luego, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo de la método contable que esté utilizando, elija los pasos adecuados para agregar una partida:
    • Para un contrato basado en montos: 
      SOV basadas en montos requieren este ingreso de datos:
      • #
        Procore ingresa automáticamente un número de partida en orden secuencial.
      • Partida del Evento Extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Cantidad
        Ingrese el monto del costo.
      • Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.
      • Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual.
      • Código de Impuestos
        Ingrese un código de impuesto para usar para esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función códigos de impuesto. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuesto en un proyecto?
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      SOV basadas en unidades/cantidades requieren este ingreso de datos:
      • #
        Procore ingresa automáticamente un número de partida en orden secuencial.
      • Partida del Evento Extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe vincularse a un evento extraordinario.
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      • UOM
        Ingrese la unidad de medida (UOM).
         Nota
      • Precio unitario
        Ingrese el costo unitario en el cuadro proporcionado.
      • Cantidad
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de cantidad, Unidad de medida y Precio unitario.
      • Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.
      • Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual.
      • Código de Impuestos
        Ingrese un código de impuesto para usar para esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función códigos de impuesto. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuesto en un proyecto?
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para agregar tantas partidas como sea necesario.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en las SOV del contrato.
Importar partidas a las partidas desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "Partidas", haga clic en el botón Importar SOV desde CSV.

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  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya cualquier dato de partida existente del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: TBD
  3. Abra la plantilla que descargó en su computadora.
  4. Ingrese los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganiza los encabezados de columna en el archivo de plantilla.
  5. Después de ingresar los datos de su partida, asegúrese de guardar las actualizaciones de su archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Vuelva a Procore. Luego, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Cargar archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar en la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Agregue partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del contrato primario y reemplazarla por datos en su plantilla.
       Nota
       Si la opción de configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos del proyecto, la opción "Reemplazar partidas existentes" está atenuada y no está disponible para su uso una vez que se crea una factura y se facturan las partidas. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos

Para agregar archivos adjuntos al contrato:

  1. En la tarjeta "Archivos adjuntos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se cargan. Las opciones incluyen:
    • Mi computadora. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su computadora. Seleccione los archivos para cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación de la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos para cargar.
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos para cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos para cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena los archivos para cargar y luego resalte ellos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

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    Un indicador de progreso muestra el estatus de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos. 

Guardar el contrato

Para guardar el contrato, haga clic en uno (1) de estos botones:

  • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en modo de visualización. 
    O
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    O
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