Administración de documentos: notas de la versión

Masivo reiniciar o volver a aplicar flujo de trabajo plantillas en cualquier momento del ciclo de vida de un documento (05/06/2024)

¡Ahora puede aplicar una nueva plantilla de flujo de trabajo a varios documentos al mismo tiempo! Los documentos sin flujo de trabajo aplicados, con flujos de trabajo en curso o con flujos de trabajo completados se pueden masivo o un solo seleccionado para aplicar una nueva flujo de trabajo, flujo de trabajo adicionales o reiniciar la misma flujo de trabajo. Todas las adiciones flujo de trabajo y los cambios se convierten en parte del historial de flujo de trabajo del documento para un fácil registro. Consulte Iniciar un Flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos.

FLUJO DE TRABAJO preestablecidos al editar plantillas (05/02/2024)

Las configuraciones de flujo de trabajo de proyecto existentes ahora se conservan al publicar una nueva versión de una plantilla en la herramienta Flujos de trabajo.*  Los usuarios pueden realizar los siguientes cambios en la plantilla de flujo de trabajo sin necesidad de volver a configurarlo a nivel proyecto:

• Nombre del paso 
• Días para completar
• Estatus del ítem
• Campos y valores condicionales
• Adiciones o cambios de respuesta
• Persona asignada adiciones o remociones de roles*
• Eliminaciones de pasos
• Cambios de secuencia de pasos

*La creación de un nuevo rol de plantilla personalizado para un paso nuevo o existente aún requiere la configuración a nivel proyecto una vez que las actualizaciones se publiquen porque al menos un miembro del rol debe asignarse al paso a nivel proyecto. Consulte Configurar una plantilla de Flujo de trabajo personalizada en un proyecto. 

Filtrar documentos por "Formato" (15/03/2024)

Ahora puede filtrar rápidamente documentos por formatos de archivo (como pdf, dwg y jpg) con un nuevo filtro de "Formato". Este filtro está disponible desde cualquiera de las tres pestañas (todos los documentos, en revisión y cargas) en la herramienta Administración de documentos. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta Administración de documentos. El filtrado por formato de archivo pronto estará disponible en la iOS de Procore (v2024.0318) y Android (v2024.0311) aplicaciones móviles también! 

mejoras en los archivos adjuntos de administración de documentos en los correos electrónicos de correspondencia (03/04/2024)

Los correos electrónicos de la herramienta Correspondencias de Procore ahora proporcionan datos adicionales para los archivos adjuntos de Administración de documentos. Los correos electrónicos de correspondencia ahora tienen una tabla de archivos adjuntos que enumera cada nombre de documento, identificador de revisión y estatus al momento de transmittal. Esto asegura que la destinatario pueda identificar fácilmente qué revisiones se proporcionaron y el estatus de esas revisiones sin iniciar sesión en Procore. Consulte Ver y descargar archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia.

VER REVISIONES DE documentos ANTERIORES en la aplicación móvil procore (03/04/2024)

En la aplicación móvil Procore para iOS y Android, los usuarios de campo ahora pueden ver revisiones anteriores! Si se carga una nueva revisión de un documento durante el curso de la construcción, un usuario de campo ahora puede compararla con una revisión anterior para ver las diferencias y realizar cambios necesarios en el sitio. Consulte View documentos en la herramienta administración de documentos (iOS) o View documentos en la herramienta Administración de documentos (Android). 

Ver Ítem de correspondencia archivos adjuntos en vista de lista en la aplicación móvil procore (02/07/2024)

En la herramienta Correspondencias en la aplicación móvil Procore para iOS y Android, los usuarios ahora pueden tocar "Ver todo" para ver una lista de todos los archivos adjuntos del ítem. Esto facilita la encontrar un archivo específico cuando un ítem de correspondencia tiene muchos archivos adjuntos. Consulte View archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia (iOS) o View documentos archivos en un ítem de correspondencia (Android).

Nuevo botón "Revisar" para documentos en moda de cargas (02/07/2024)

Ahora puede revisar y completar rápidamente la información de los documentos cargados recientemente haciendo clic en un nuevo botón "Revisar" en el Modal de cargas. Consulte Upload Documents y Complete Información para documentos. Después de hacer clic en "Revisar", el documento se abrirá en el visualizador, donde puede completar metadatos y enviar documentos. La ventana Cargas se puede acceder desde cualquier pestaña hasta que esté cerrada manualmente.

Ver número de anotaciones de documento visibles y número de filtros aplicados (02/05/2024)

En la aplicación móvil Procore para iOS, los usuarios ahora pueden ver el número de sobreprecios visibles en comparación con los sobreprecios totales en un documento. Los usuarios también pueden ver la cantidad de filtros que se aplican a la lista de anotaciones. Consulte "Lista de anotaciones" en Ver documentos en la herramienta Administración de documentos (iOS) y Ver documentos en la herramienta administración de documentos (Android).

Masivo Responder a varios documentos en una Flujo de trabajo (02/01/2024)

Flujo de trabajo personas asignadas ahora tienen la habilidad para enviar su respuesta para varios documentos a la vez. Consulte Review un documento en un Flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos. 

Filtrar anotaciones en documentos por "Autoría por" y "Compañía" (01/23/2024)

Al ver anotaciones en un documento, ahora puede aplicar filtros de "Compañía" y "Autoría por" para mostrar anotaciones de compañías y personas específicas. Consulte View markups en la herramienta Administración de documentos.

El mismo código de proyecto permitido en todos los proyectos (01/18/2024)

Ahora puede usar el mismo código de proyecto abreviatura para varios proyectos de la misma compañía. Consulte ¿Qué es el campo 'Código' en la página de creación del proyecto?

Ver campos faltantes requeridos para un documento (01/02/2024)

Para facilitar la identificación de qué campos deben completarse antes de que se pueda enviar un documento, ahora puede colocar el cursor sobre el mensaje "Atributos faltantes" en la columna "Listo para enviar" para ver qué campos obligatorios aún están vacíos para un documento. Consulte Complete información para documentos en la herramienta Administración de documentos. Esto también es útil si los campos se han movido u oculto en la configuración de la tabla.

Ver archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia en la aplicación procore Android (12/18/2023)

En la aplicación móvil Procore para Android, los usuarios ahora pueden ver los archivos de administración de documentos que se han adjunto a un ítem de correspondencia. Consulte Ver archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia (Android).

Descargar un documento con o sin anotaciones en la Web (12/14/2023)

Ahora puede optar por descargar un documento individual con o sin anotaciones en la aplicación web de Procore. Consulte Descargar documentos desde la herramienta Administración de documentos.

Mostrar u ocultar anotaciones en documentos (12/12/2023)

Ahora puede optar por mostrar u ocultar todas las anotaciones en los documentos mientras está en el visualizador en la aplicación web de Procore. Consulte Ver documentos en la herramienta Administración de documentos. 

Ver archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia en la aplicación iOS Procore (11/29/2023)

En la aplicación móvil Procore para iOS, los usuarios ahora pueden ver los archivos de administración de documentos que se han adjunto a un ítem de correspondencia. Consulte Ver archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia (iOS).

Sincronizar vistas guardadas en la Móvil Aplicación de Procore (11/13/2023)

Los usuarios de la iOS o Android aplicación de Procore ahora pueden optar por sincronizar todos los documentos en una vista guardada a sus móvil dispositivo a la vez. Esto permite a los usuarios acceder rápidamente a los documentos que necesitan, independientemente de la fuerza o disponibilidad de Wi-Fi o conexión celular. Consulte Sincronizar y descargar documentos desde la herramienta de administración de documentos (iOS) o Sincronizar y descargar documentos desde la herramienta de administración de documentos (Android).

Agregar archivos adjuntos en una respuesta Flujo de trabajo (10/24/2023)

Ahora puede agregar archivos adjuntos a su respuesta en un flujo de trabajo. Consulte Responder a un flujo de trabajo personalizado y Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de administración de documentos.

Acceda rápidamente Planos y Especificaciones en un toque en la Móvil aplicación Procore (10/24/2023)

Los usuarios de la iOS de Procore o Android aplicación ahora pueden acceder a planos y especificaciones en la herramienta Administración de documentos en un toque tocando Planos o Especificaciones en la lista de herramientas. Consulte Best prácticas para los miembros del equipo Obra utilizando la herramienta administración de documentos.

Si bien estos documentos aún se pueden acceder abriendo la herramienta Administración de documentos, los mosaicos de herramientas 'Planos' y "Especificaciones" en la móvil aplicación Procore ahora se abrirán automáticamente a la vista guardada relevante en la herramienta Administración de documentos. 

Tabla de administración de documentos Datos para Correspondencias Ítem archivos adjuntos (10/17/2023)

La área de archivos adjuntos de los ítems en la herramienta Correspondencias ahora incluye la herramienta Administración de documentos datos tabla, que permite una mejor experiencia de adjuntar y ver documentos. En lugar de ver los nombres de los archivos, los usuarios ahora pueden ver todos los documentos adjuntos en la tabla datos con la información relevante y habilidad ordenar o ajustar columnas según sea necesario. Consulte View y Descargar archivos de administración de documentos en un Correspondencias Ítem.

Esta versión también agrega mejoras a los ítems adjuntos en el modo Crear o Editar, como la opción de eliminar documentos seleccionados en masivo, y la habilidad para ver documentos adjuntos. Consulte Compartir archivos de administración de documentos en un Correspondencias Ítem.

Atributos adicionales agregados para otorgar Permiso a documentos (10/13/2023)

'Ubicación', el "Originador" y la "Etapa" ahora están disponibles para seleccionar como atributos para otorgar permisos a los documentos. Consulte Crear un grupo de Permiso para la herramienta administración de documentos. Esto le permite controlar el acceso a los documentos más adelante.

Nueva Permiso "Enviar nuevos archivos" (10/09/2023)

Ahora está disponible un nuevo permiso para controlar el envío de archivos para aplicar a grupos de permisos en la herramienta de administración de documentos. Esto es útil cuando desea permitir que ciertos usuarios carguen archivos y completen información, pero que otra persona revise y envíe archivos. Ver Enviar documentos en la herramienta de gestión de documentos , Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos , y ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta de gestión documental?

Edición masiva de información sobre documentos enviados (11/09/2023)

Ahora puede editar información de forma masiva para documentos en las pestañas Todos los documentos y En revisión. Consulte Editar información para documentos. Anteriormente, solo podía editar documentos de forma masiva en la pestaña Cargas. 

Descargar todos los archivos en un ítem de correspondencia (08/31/2023)

Los usuarios ahora pueden descargar todos los archivos de administración de documentos que se adjuntan a un ítem de correspondencia. Consulte View y Descargar archivos de administración de documentos en un Correspondencias Ítem.

Información completa para los archivos cargados en el Visualizador de documentos (08/23/2023)

Ahora puede completar campos y enviar documentos directamente desde el visualizador en la herramienta Administración de documentos. Consulte Completar información para documentos en la herramienta Administración de documentos. Esto es útil si desea ver el contenido de los documentos cargados mientras completa la información necesaria.

Responder de flujo de trabajo paralelo para la herramienta Administración de documentos (07/31/2023)

La herramienta Flujos de trabajo en Procore ahora admite flujos de trabajo paralelos, que se pueden configurar para la herramienta Administración de documentos. Esto significa que ahora puede tener varios revisores en el mismo paso de flujo de trabajo, lo que le permite aprobar documentos más rápido. Consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada y revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de administración de documentos.

Compartir documentos con la herramienta Correspondencias (07/31/2023)

Ahora puede compartir archivos desde la herramienta Administración de documentos adjuntandolos a un ítem de correspondencia en la herramienta de correspondencia. Consulte Compartir archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia. 

Se aplicarán los mismos permisos de la herramienta Administración de documentos. Los destinatarios de los ítems de correspondencia pueden ver y descargar los archivos desde el correo electrónico, PDF exportar o la herramienta de correspondencia. Consulte Ver y descargar archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia.

Crear vistas guardadas para documentos (06/22/2023)

Ahora puede crear vistas guardadas en la herramienta Administración de documentos para acceder rápidamente y fácilmente a documentos específicos mientras mantiene una única fuente de verdad para cada archivo. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Administración de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente documentos relevantes basados en filtros aplicados y permisos de documento.

Las vistas guardadas están separadas en Vistas del proyecto (que son creadas por usuarios con permisos de "Administrador" y están disponibles para todos los usuarios del proyecto) y Mis vistas (vistas que cree que solo son visibles para usted). Consulte Ver documentos en la herramienta Administración de documentos.  Todos los usuarios con acceso a la herramienta Administración de documentos pueden crear sus propias vistas guardadas para hacer referencia fácilmente a los documentos más importantes para ellos, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta pueden crear vistas guardadas para que todos en el proyecto lo utilicen. 

Nivel de permiso "Ninguno" agregado para la herramienta Administración de documentos (06/05/2023)

La herramienta administración de documentos ahora tiene un nivel de permiso "Ninguno" que se puede asignar a los usuarios que no necesitan acceso a la herramienta. Los permisos se pueden administrar en la herramienta Permisos a nivel compañía y en el Directorio a nivel proyecto. Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Administración de documentos?

Exportar a CSV (04/25/2023)

Ahora puede exportar información de la herramienta Administración de documentos a un archivo CSV. Consulte Exportar información de la herramienta Administración de documentos. 

Descargar documentos con estándar de nomenclatura aplicado (03/30/2023)

Los documentos ahora se descargan con los nombres de archivo que se muestran en el campo Nombre de la herramienta Administración de documentos. Anteriormente, los documentos descargados con sus nombres de archivo originales. Consulte Descargar documentos desde la herramienta Administración de documentos. Esto ayuda a mantener los archivos organizados, conformes y en el formato correcto para que se detecten revisiones durante la carga.

Eliminación masiva de documentos cargados (03/30/2023)

Ahora puede eliminar documentos de forma masiva que se han cargado en la herramienta Administración de documentos. Consulte Eliminar documentos cargados en la herramienta Administración de documentos. Actualmente, los documentos solo se pueden eliminar de la pestaña "Cargas".

Eliminar un documento cargado (03/07/2023)

Ahora puede eliminar un documento que se ha cargado en la herramienta Administración de documentos. Consulte Eliminar un documento cargado en la herramienta Administración de documentos. Actualmente, un documento solo se puede eliminar de la pestaña "Cargas".

Flujos de trabajo de aprobación (01/31/2023)

Ahora puede configurar plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía para la administración de documentos. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. Una vez configurado y asignado a un proyecto, puede asignar un Administrador de flujo de trabajo y asignar documentos en la pestaña Cargas a una plantilla de flujo de trabajo.

Enviar un documento con una plantilla de flujo de trabajo asignada iniciará el flujo de trabajo y enviará automáticamente por correo electrónico cada persona asignada cuando sea su tiempo para responder. Las personas asignadas del flujo de trabajo pueden agregar anotaciones, comentarios y seleccionar una lista de respuestas configuradas. Consulte Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos. A medida que los documentos avanzan a través de los pasos del flujo de trabajo, sus estatus se actualizarán automáticamente según la plantilla configurada.

Nota: Las anotaciones solo pueden ser agregadas por personas asignadas de flujo de trabajo. Puede editar los permisos que una persona asignada de flujo de trabajo tiene en la configuración de la herramienta Administración de documentos. Consulte Configurar ajustes: Administración de documentos.

Manipulación de revisión (01/31/2023)

Puede ingresar el número de revisión inicial de los documentos en la pestaña Cargas. Cuando se carga una nueva revisión con un nombre coincidente, se consolidará en una sola fila con el número de revisión incrementado incrementalmente en uno. A continuación, puede hacer clic en el número de revisión para ver y editar revisiones anteriores. También puede alternar entre revisiones en el Visualizador de documentos. Consulte Editar revisiones en la herramienta administración de documentos y ver documentos en la herramienta Administración de documentos.

Detección de atributos de documento con aprendizaje automático (01/13/2023)

Ahora verá los atributos Tipo, Descripción y Número detectados y rellenados automáticamente dentro de la pestaña Cargas por nuestro servicio de aprendizaje automático. La detección de atributos de tipo solo se aplica a los planos y especificaciones; si no reconoce el Tipo como plano o especificación, no completará el atributo. Consulte ¿Qué puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos?

Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados (01/13/2023)

Ahora puede crear y administrar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta Administración de documentos. Consulte Administrar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta Administración de documentos. Puede configurar los valores disponibles para los siguientes atributos de documento: Clasificación, Disciplina, Estatus, Tipo, Volumen/Sistema. Esto incluye personalizar la descripción del valor, el código y si es un valor activo en los proyectos. También puede elegir qué de los atributos predeterminados de 20+ desea marcar opcionales o obligatorios para su proyecto para garantizar la conformidad y la coherencia en su portafolio de proyectos.

Asignar grupo de permisos de documento desde el directorio (01/13/2023)

Ahora puede asignar un grupo de permisos de administración de documentos a usuarios nuevos y existentes desde la herramienta Directorio al agregar nuevos usuarios. Consulte Establecer un grupo de permisos de administración de documentos para un nuevo usuario.

Historial de cambios de atributos (01/09/2023)

Ahora puede ver el historial de atributos de un documento dentro del Panel de información del visualizador de documentos. Consulte Ver historial de cambios para documentos en la herramienta Administración de documentos.

Requisitos de carga condicional (01/04/2023)

Ahora puede requerir atributos de documento condicionales que se requieren según el tipo de documento al momento de la carga. También puede optar por utilizar el estándar de nomenclatura configurado o no se puede utilizar ningún estándar de nomenclatura para diferentes tipos de documentos. Consulte Editar requisitos de carga para la herramienta de administración de documentos.