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Procore

Contratista de especialidad

Guía del usuario de administración financiera

Para contratistas especializados

Esta guía del usuario proporciona a los contratistas especializados información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos comerciales financieros a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.

Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen:

  • Cómo configurar los códigos de costo de su proyecto. Aprenda los conceptos básicos para configurar códigos de costos a nivel compañía y proyecto. Consulte Configuración de código de costo.
  • Cómo agregar o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a agregar partidas del presupuesto a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias a su proyecto y cómo configurar una vista de proyección para identificar y realizar un seguimiento de los costos críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costos de mano de obra de su proyecto y registrar las cantidades de producción en su presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida del presupuesto a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos primarios para su proyecto. Configure su herramienta de contrato primario y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de fondos o métodos de entrega. Administre el proceso de facturación del propietario y cree un registro de pago recibido. Consulte la  herramienta Contratos primarios.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los contratos de su proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta contratos y cómo crear órdenes de compra y contratos. Designe contactos de facturación en sus contratos y cree un registro de pago emitido. Ver Herramienta Contratos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la administración de cambios en los proyectos. Elija entre administrar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos extraordinarios. Configure sus ajustes de nivel de orden de cambio para sus contratos. Lleve la administración de cambios al campo, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Herramientas de gestión de cambios.
  • Cómo administrar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina sus períodos de facturación y elija el método deseado de su proyecto para crear y enviar requisiciones. Consulte Herramienta de facturación.
  • Cómo gestionar los costos directos de su proyecto. Aprenda a administrar los costos no asociados con sus órdenes de compra y contratos.  la herramienta Costos directos.
 Nota:

Para las compañías que utilizan Procore con la herramienta Integraciones de ERP a nivel compañía, consulte una de estas guías:

Configuración de código de costo

El primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore en Procore es verificar que se hayan configurado sus códigos de costo. Los códigos de costo son el componente básico de su presupuesto. Mediante el uso de códigos de costo, puede crear un presupuesto granular o tan básico como necesite. 

Si es un contratista especializado, Procore recomienda lo siguiente:

  1. Cree una lista maestra de códigos de costo en la herramienta Administrador a nivel compañía. Se recomienda crear códigos específicos para su especialidad. Para aprender cómo agregar códigos de costo a nivel compañía, consulte Agregar, editar y eliminar códigos de costo de compañía.
  2. Agregue códigos de costo a sus proyectos según sea necesario. Puede copiar los códigos de costo a nivel compañía a su proyecto o agregar nuevos a un proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Agregar y editar códigos de costo del proyecto.

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo del proyecto a administrar de manera eficiente el presupuesto de su proyecto. Está diseñado para ayudar a su equipo a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto a su presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, ingresar pronósticos detallados y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero de su proyecto. Con el uso de códigos de costo, puede crear un presupuesto tan detallado o tan básico como lo necesite.

  • Agregue los datos presupuestarios de su proyecto. Al comenzar con un proyecto, el primer paso es establecer un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) Agregar una partida del presupuesto directamente a la herramienta Presupuesto o (2) Descargar y completar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para Importar un presupuesto. 
  • Configure las vistas presupuestarias de su proyecto. Después de agregar los datos presupuestarios de su proyecto, su Administrador de Procore quizás desee explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como Monto de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Presupuesto revisado, Cambios de presupuesto pendientes y más. También puede administrar y monitorear activamente el presupuesto de su proyecto utilizando la función "Proyección para completar". Para obtener más información, consulte  Utilice la función Proyección para completar
  • Utilizar los datos recopilados en el campo para rastrear los costos de mano de obra y las cantidades de producción . Para los clientes que han comprado las herramientas de productividad de campo y administración de recursos de Procore, su presupuesto puede configurarse para  Agregar automáticamente una vista de presupuesto para el cálculo de costos de mano de obra en tiempo real y  Configurar la vista de presupuesto de costos de productividad de mano de obra de Procore.
  • Reasignar fondos de una partida a otra mediante modificaciones presupuestarias. Una vez que haya bloqueado su presupuesto original y haya configurado las otras herramientas enumeradas en esta guía, puede usar la función de modificaciones del presupuesto para transferir dinero entre códigos de costo. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de costo porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de costo supere el presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de costo y agregarlo al último código de costo como un contingencia. Las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear una modificación de presupuesto.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.

Herramienta Contratos primarios

Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos primarios para su proyecto. Con la herramienta Contratos primarios, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los costosos costos de la impresora con una ubicación central para la administración de contratos digitales. 

  • Configure su Contrato primario. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único Contrato primario para un solo proyecto de construcción, los equipos del proyecto tienen la opción de crear varios contratos primarios en la herramienta Contratos primarios. Para obtener más información, consulte Crear contactos primarios. De manera similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar su Contrato primario: (1) Puede actualizar manualmente la partida (SOV) en un Contrato primario o (2) puede  Importar un SOV de Contrato primario desde un archivo CSV . Cuando termine con la configuración inicial, simplemente apruebe. Consulte Aprobar un contrato primario.
     Recomendación

    ¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de fondos o requisitos de facturación? Descubra por qué algunos contratistas especializados deciden crear varios contratos primarios en su proyecto de Procore. Esto es útil cuando tiene la necesidad de dividir el alcance del trabajo en un proyecto en múltiples fases o etapas; sin embargo, hacerlo presenta algunas consideraciones. Para obtener más información, consulte ¿Existe alguna limitación del sistema cuando los proyectos tienen varios contratos primarios? 

    Una forma alternativa de gestionar este tipo de requisitos es utilizar la función Subproyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la diferencia entre un trabajo, un proyecto principal y un subproyecto? 

  • Crear y administrar facturas de propietario. Una vez que haya establecido su contrato primario y haya configurado la herramienta Contratos como se describe a continuación, también puede crear y administrar sus facturas de propietario. Una factura del propietario es un registro detallado de una transacción financiera entre su cliente y usted. Por lo general, el contratista general dicta el desglose detallado y luego usted les envía los datos de su factura, para que luego puedan enviar su factura al propietario del proyecto cuando vence el pago. Consulte Crear una factura de propietario.
  • Cree un registro de pagos recibidos. Después de recibir su pago, también puede crear un registro para rastrear los pagos que ha recibido. Para obtener más información, consulte Crear un pago recibido.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Prime Contracts, consulte Contratos primarios.

Herramienta Contratos

Una vez que sus contratos se aprueban y completan en la herramienta Contratos primarios, puede comenzar a configurar los contratos de su proyecto. Normalmente, creará contratos cuando su compañía subcontrate el trabajo. 

En Procore, puede crear dos tipos de "compromisos": contratos y órdenes de compra.

  • Establezca la configuración, las fechas, las listas de distribución y los ajustes de su contrato. El administrador de Procore de su compañía puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de comenzar a crear contratos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de órdenes de cambio para sus contratos. También puede habilitar una variedad de fechas para usar en sus contratos por defecto. La configuración también incluye la configuración predeterminada de la lista de distribución, los métodos de contabilidad predeterminados, la configuración de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el sobreprecio o los pagos por defecto. Para obtener más información, consulte Configurar opciones: contratos
  • Cree las órdenes de compra de su proyecto. En Procore, una orden de compra (OC) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, un contratista especializado) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un proveedor) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra
     Recomendación

    En Procore, las órdenes de compra y los contratos se utilizan exclusivamente para facturar los costos predeterminados registrados en el presupuesto de su proyecto. Es importante tener en cuenta que las órdenes de compra no están diseñadas para usarse como una pestaña en ejecución. Por ejemplo, si la práctica de su compañía es crear una factura para pagar sus órdenes de compra a medida que se entregan los artículos, le conviene crear un costo directo en lugar de una orden de compra. Consulte la herramienta Costos directos

  • Cree los contratos de su proyecto . Un contrato es un acuerdo contractual entre la compañía contratante y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato: (1) Puede adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato, o puede (2) directamente Crear un contrato en la herramienta Contratos. 
  • Cree requisiciones y administre contactos de facturas. Con la herramienta Contratos o Facturación, también puede crear una factura en nombre de un contacto de factura o puede proporcionar a los contactos de facturación de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y contratos. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato. Los usuarios con permiso de "Administrador" en la herramienta Contratos también pueden usar esos permisos para administrar facturas con la herramienta Facturación
  • Cree un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Su presupuesto y reportes de presupuesto se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Consulte Agregar pagos emitidos

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos, Contratos.

 Recomendación
Para las compañías que utilizan el conector de Procore + Quickbooks®, sincroniza los pagos de requisiciones de Procore con Quickbooks®. También puede sincronizar sus pagos con el registro de problemas de pagos de Procore. Para obtener más información, consulte Sincronizar los pagos de facturas de QuickBooks® con los pagos emitidos en los contratos.

Herramientas de administración de cambios

A continuación, comience conocer las herramientas de administración de cambios de Procore. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Órdenes de cambio con eventos extraordinarios o (2) Órdenes de cambio sin eventos extraordinarios.

Órdenes de cambio con eventos extraordinarios

La creación de un evento extraordinario le permite prepararse para el impacto del cambio antes de que se convierta en un costo real, que es una parte importante de la estrategia de administración de contratos de un contratista especializado al contratar subcontratistas externos para realizar tareas.

Después de crear un evento extraordinario, puede crear una cotización (Solicitud de cotización), que se envía a los subcontratistas correspondientes para la fijación de precios. Cuando los subcontratistas asignados crean y responden a las cotizaciones, las órdenes de cambio se pueden crear en función de la cotización enviada.

  • Configure sus ajustes de niveles de orden de cambio. Puede elegir entre una configuración de orden de cambio de uno (1), dos (2) y tres (3) niveles. Cada nivel agrega una capa al flujo de trabajo de administración de cambios general de su equipo. Un número menor de niveles ofrece el flujo de trabajo más sencillo. Un mayor número de niveles proporciona a su equipo un flujo de trabajo más complejo, pero le da a su equipo más control sobre los cambios. La configuración más común entre los usuarios de Procore es utilizar la configuración de uno (1) o dos (2) niveles.
    Ejemplo
    Un ejemplo común de un caso de uso de nivel de contrato primario (2) es cuando desea imitar la agrupación de órdenes de cambio de su contratista general en su cuenta de Procore. Si suele emitir órdenes de cambio de inmediato y facturarlas una a una (independientemente del paquete de aprobación), una configuración de orden de cambio de nivel (1) podría ser la mejor opción. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio?
    Una vez que haya decidido qué configuración de nivel usar, puede continuar configurando el número de niveles de orden de cambio de contrato primario y configurar el número de niveles de orden de cambio de contrato.
  • Crear eventos extraordinarios. En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecta (o potencialmente afecta) el alcance original de un proyecto de construcción. Existen numerosas formas de crear eventos extraordinarios en Procore. Además de utilizar la herramienta Eventos extraordinarios (consulte Crear un evento extraordinario), también puede utilizar cualquiera de las opciones disponibles en las herramientas compatibles de Procore o utilizar la plataforma móvil de Procore. Para obtener detalles sobre esas opciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore puedo usar para crear un evento extraordinario? 
  • Cree cotizaciones a partir de eventos extraordinarios y revise las respuestas a cotizaciones. Si necesita crear una cotización para que sus subcontratistas envíen precios, consulte Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario. Luego, puede revisar las cotizaciones de su subcontratista para determinar si desea seguir adelante con la creación de una orden de cambio. Consulte Revisar respuestas a cotizaciones
  • Crear órdenes de cambio. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore: 

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Evento extraordinario, consulte Evento extraordinario.

Órdenes de cambio sin eventos extraordinarios

Cuando la herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada, su equipo creará cambios utilizando las herramientas Contratos y Contratos primarios. La mayoría de las órdenes de cambio comienzan con una Orden de cambio potencial (OCP) que se generaría en la herramienta Contratos primarios. A continuación se muestra una descripción del proceso cuando los tres (3) niveles están habilitados para las órdenes de cambio de Contrato primario.

  • Cree una orden de cambio potencial (OCP) . Cree una OCP para describir cualquier cambio potencial en los costos que afectaría el contrato primario. Cuando complete una partida (SOV) para una OCP, tendrá la opción de seleccionar un código de costo e ingresar el monto en dólares. Idealmente, será un código de costo que ya está en el presupuesto, por lo que puede ver el aumento del presupuesto en la pestaña Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP).
  • Cree una orden de cambio de contrato (OCC). Después de crear un OCP, puede crear un OCC que actúa como una solicitud de precios del subcontratista que será responsable del alcance del trabajo descrito en el OCP. Puede comparar el OCC con el OCP correspondiente y ver su variación entre los dos. Consulte Crear un OCC a partir de un OCP
  • Cree una solicitud de orden de cambio (SOC). Una vez que haya creado los OCP, puede incluirlos en Solicitudes de orden de cambio (SOC). Las solicitudes de órdenes de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar órdenes de cambio potenciales (OCP) individuales o para agrupar a los OCP con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC)
  • Cree una orden de cambio de contrato primario (OCCP). Las órdenes de cambio con un estatus establecido en "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto del proyecto. Los OCCP aprobados se pueden agregar a las facturas del propietario. Una vez que haya marcado el OCCP como aprobado, el cambio en el monto total en dólares se reflejará en la columna "OC aprobados" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
  • Cree una orden de cambio de contrato (OCC). Un OCC describe las variaciones en los costos que afectan el contrato entre la compañía contratante y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado el OCC como aprobado, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los contratos y los OCC potenciales con un estatus de "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto.  Consulte Crear una orden de cambio de contrato (OCC).

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio.

Herramienta Facturación

La herramienta Facturación de Procore utiliza el permiso de usuario otorgado en la herramienta contratos y Contratos primarios. A medida que avanza su proyecto y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de requisiciones. También puede crear facturas de propietario, que luego se pueden enviar por correo electrónico al propietario o la parte responsable de la aprobación del pago.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Facturación, consulte Facturación.

Herramienta Costos directos

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