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Procore

Contratista general

Guía del usuario de gestión financiera

Para contratistas generales

Esta guía del usuario proporciona a los contratistas generales información sobre cómo utilizar las herramientas de Project Financials de Procore para optimizar sus procesos comerciales financieros a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.

Algunas de las cosas que aprenderá en esta guía incluyen:

  • Cómo configurar los códigos de costo de su proyecto. Revise la estructura del código de costo predeterminado de Procore y aprenda los conceptos básicos para configurar los códigos de costo del proyecto. Consulte Configuración de códigos de costo.
  • Cómo agregar o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a agregar partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias a su proyecto y cómo configurar una vista de previsión para identificar y realizar un seguimiento de los costos críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costos laborales de su proyecto y registrar las cantidades de producción en su presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos primarios para su proyecto. Configure su herramienta de contrato primario y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiamiento o métodos de entrega. Administre el proceso de facturación del propietario y cree un registro de pago recibido. Consulte la herramienta Contratos primarios.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los subcontratos de su proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Compromisos y cómo crear órdenes de compra y subcontratos. Designe contactos de facturación en sus contratos y cree un registro de pago emitido. Ver Herramienta de compromisos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión de cambios en los proyectos. Elija entre administrar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure sus ajustes de nivel de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios al campo, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Herramientas de gestión de cambios.
  • Cómo administrar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina sus períodos de facturación y elija el método deseado de su proyecto para crear y enviar facturas de subcontratistas. Consulte Herramienta de facturación.
  • Cómo gestionar los costes directos de su proyecto. Aprenda a administrar los costos no asociados con sus órdenes de compra y compromisos. Consulte la Herramienta de costos directos.

 

Configuración de códigos de costo

El primer paso al configurar las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore en un proyecto de Procore es verificar que sus códigos de costo fueron configurados por la persona que creó su nuevo proyecto.

Antecedentes

 

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo de proyecto a administrar de manera eficiente el presupuesto de su proyecto. Está diseñado para ayudar a su equipo a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto a su presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, ingresar pronósticos detallados y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero de su proyecto.

  • Agregue los datos presupuestarios de su proyecto. Al comenzar con un proyecto, el primer paso es establecer un presupuesto en un nuevo proyecto Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) Agregar un artículo de línea de presupuesto directamente a la herramienta de presupuesto o (2) Descargar y completar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para Importar un presupuesto.
  • Configure las vistas presupuestarias de su proyecto. Después de agregar los datos presupuestarios de su proyecto, su Administrador de Procore podría querer explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto . Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como Importe de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Presupuesto revisado, Cambios de presupuesto pendientes y más. También puede administrar y monitorear activamente el presupuesto de su proyecto utilizando la función 'Previsión para completar'. Para obtener más detalles, consulte Utilice la función de pronóstico para completar.
  • Identifique y realice un seguimiento de las tendencias con la vista de previsión de Procore. Diseñado para propietarios (y contratistas) que desean evitar sobrecostos, su administrador de Procore también puede solicitar habilitar la vista de pronóstico en Procore. Esto le permite ver cómo fluye el efectivo de su proyecto de construcción a lo largo del tiempo al distribuir el valor de la columna 'Costo del proyecto para completar' (o cualquier columna que defina) a lo largo de un período de tiempo. Luego, puede realizar un análisis línea por línea para realizar ajustes informados en su asignación presupuestaria. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de pronóstico.
  • Utilice los datos recopilados en el campo para rastrear los costos laborales y las cantidades de producción. Para los clientes que han comprado las herramientas de productividad de campo y administración de recursos de Procore, su presupuesto puede configurarse para Agregar automáticamente una vista de presupuesto para el cálculo de costos de mano de obra en tiempo real y Configurar la vista de presupuesto de costos de productividad de trabajo de Procore.
  • Reasignar fondos de una partida a otra mediante modificaciones presupuestarias. Una vez que haya bloqueado su presupuesto original y haya configurado las otras herramientas enumeradas en esta guía, puede usar la función de modificaciones del presupuesto para transferir dinero entre códigos de costo. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de costo porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de costo supere el presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de costo y agregarlo al último código de costo como un contingencia. Las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear una modificación de presupuesto.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.

Herramienta Contratos primarios

Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos primarios para su proyecto. Con la herramienta Contratos primarios, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los costosos costos de la impresora con una ubicación central para la administración de contratos digitales.

  • Configure su contrato primario. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único contrato primario para un solo proyecto de construcción, los equipos de proyecto tienen la opción de crear varios contratos primarios en la herramienta Contratos primarios. Para obtener más detalles, consulte Crear contactos principales. De manera similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar su contrato principal: (1) Puede actualizar manualmente las Partidas (SOV) en un Contrato primario o (2) puede Importar una partida de contrato primario desde un archivo CSV. Cuando termine con la configuración inicial, simplemente apruebe. Ver Aprobar un Contrato primario.
     Recomendación
    ¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de financiamiento o métodos de entrega? Descubra por qué algunos clientes de Procore deciden crear varios contratos primarios en su proyecto Procore. Esto es útil cuando tiene la necesidad de dividir el alcance del trabajo en un proyecto en múltiples fases o etapas; sin embargo, hacerlo presenta algunas consideraciones. Para obtener más información, consulte ¿Existe alguna limitación del sistema cuando los proyectos tienen varios contratos primarios?
  • Crear y administrar facturas de propietario. Una vez que haya establecido su contrato primario y haya configurado la herramienta Compromisos como se describe a continuación, también puede crear y administrar sus facturas de propietario. Una factura de propietario es un registro detallado de una transacción financiera entre el propietario de un proyecto y una empresa responsable de completar el trabajo. Por lo general, lo emite un contratista general y se envía al propietario del proyecto para indicar que se debe realizar un pago por el trabajo completado. Consulte Crear una factura de propietario.
  • Cree un registro de pagos recibidos. Después de recibir su pago, también puede crear un registro para rastrear los pagos que ha recibido. Sus informes de presupuesto y presupuesto se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Para obtener más información, consulte Crear un pago recibido.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos primarios, consulte Contratos primarios.

Herramienta de compromisos

Una vez que su(s) contrato(s) se aprueban y completan en la herramienta Contratos primarios, puede comenzar a configurar los compromisos financieros de su proyecto. En Procore, puede crear dos tipos de 'compromisos': subcontratos y órdenes de compra.

  • Configure la configuración, las fechas, las listas de distribución y los ajustes de su contrato. El administrador de Procore de su empresa puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de comenzar a crear compromisos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de órdenes de cambio para sus compromisos. También puede habilitar una variedad de fechas para usar en sus contratos de forma predeterminada. La configuración también incluye la configuración predeterminada de la lista de distribución, los métodos de contabilidad predeterminados, la configuración de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el margen financiero o los pagos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Configurar opciones: Compromisos.
  • Cree las órdenes de compra de su proyecto. En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general ) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista ) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra.
  • Cree los subcontratos de su proyecto. Un subcontrato es un acuerdo contractual entre una empresa contratista general y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un subcontrato: (1) Puede Conceder una oferta ganadora y convertirla en un subcontrato, o puede (2) directamente Crear un subcontrato en la herramienta Compromisos.
  • Cree facturas de subcontratistas y administre contactos de facturas. Con la herramienta Compromisos o Facturación, también puede crear una factura en nombre de un contacto de factura o puede proporcionar a los contactos de facturación de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y subcontratos. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato. Los usuarios con permiso de 'Administrador' en la herramienta Compromisos también pueden usar esos permisos para administrar facturas con la Herramienta de facturación.
  • Cree un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Sus informes de presupuesto y presupuesto se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Consulte Agregar pagos emitidos.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Compromisos, consulte Compromisos.

Herramientas de gestión de cambios

A continuación, comience a aprender sobre las herramientas de gestión de cambios de Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Habilite las herramientas de Órdenes de cambio y Eventos de cambio o, (2) Habilite solo la herramienta Órdenes de cambio.

Órdenes de cambio con eventos de cambio

Los eventos de cambio se crean para cualquier cosa en un proyecto que parezca que puede generar un costo adicional. La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el costo de un cambio antes de que se convierta en un costo real. Después de crear un evento de cambio, puede crear una RFQ (Solicitud de cotización), que se envía a los subcontratistas correspondientes para la fijación de precios. Cuando los subcontratistas asignados crean y responden a las RFQ, las órdenes de cambio se pueden crear en función de la cotización enviada.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Cambiar eventos, consulte Cambiar eventos.

Órdenes de cambio sin eventos de cambio

Si su equipo decide no habilitar la herramienta Eventos de cambio, aún puede usar la herramienta Órdenes de cambio para contabilizar los costos adicionales. Para la mayoría de los clientes de Procore, este flujo de trabajo de gestión de cambios comienza con la creación de una orden de cambio potencial (OCP).

  • Cree una orden de cambio potencial (OCP). Utilice una posible orden de cambio para gestionar los costes adicionales que afecten al contrato primario. Al crear una OCP, solo puede ingresar una cantidad en dólares. Más tarde, cuando actualice las Partidas (SOV) para la OCP, tendrá la opción de seleccionar un código de costo. Idealmente, la OCP afectará un código de costo que ya está en el presupuesto del proyecto. Esto le permite ver el aumento de presupuesto en la herramienta Presupuesto del proyecto. Consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP)
  • Cree una orden de cambio de compromiso (OCC). Una vez creado la OCP, pasa a crear una OCC. La OCC actúa como una solicitud de precios del subcontratista que será responsable de completar el alcance del trabajo que describió en la OCP. Puede comparar el OCC con la OCP correspondiente y ver su variación entre los dos. Para obtener más información, consulte Crear una OCC desde una OCP.
  • Cree una solicitud de orden de cambio (SOC). Una vez que haya creado OCP, puede empaquetar uno o varios OCP en Solicitudes de orden de cambio (SOC). Las SOC suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar OCP individuales o para agrupar OCP con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC).
  • Cree una orden de cambio de contrato primario (OCCP). A continuación, puede comenzar a crear órdenes de cambio. Tenga en cuenta que cuando establece el estado de una orden de cambio en Pendiente, aparece en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto. Una vez que la OCCPO se establece en Aprobado, el cambio de la cantidad total en dólares se refleja en la columna 'CO aprobados' de la herramienta de presupuesto. Las OCCP aprobados se pueden agregar a las facturas del propietario. Para obtener más información, consulte Crear una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
  • Cree una orden de cambio de compromiso (OCC). Una orden de cambio de compromiso describe las variaciones en los costos que afectan el contrato entre la empresa de contratación general y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado la OCC como aprobada, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los compromisos y las OCC potenciales con un estado de "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de compromiso (OCC).

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio.

Herramienta de facturación

La herramienta Facturación de Procore utiliza el permiso de usuario otorgado en la herramienta Contratos y Contratos primarios. A medida que avanza su proyecto y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de requisiciones. También puede crear facturas de propietario, que luego se pueden enviar por correo electrónico al propietario o la parte a la que se solicita el pago.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta de facturación, consulte Facturación.

Herramienta de costos directos

En Procore, el término costo directo se usa para referirse a un costo en un proyecto de construcción que NO está asociado con un compromiso. Con la herramienta Costos directos, puede crear estos elementos:

  • Facturas Cree un costo directo para una factura en papel de un proveedor no contratado para ítems como tinta de impresora, papel de computadora o estampillas. 
  • Gastos. Cree un costo directo para los gastos que pueden incluir equipos informáticos, teléfonos o alquiler de equipos internos.
  • Nómina. Cree un costo directo para los costos de nómina mensuales clasificados por código de costo, de modo que los montos de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para saber cómo crear un costo directo, consulte Crear un costo directo.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Costos directos, consulte Costos directos

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