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Procore

Propietario

Guía del usuario de administración financiera

Para propietarios

Esta guía del usuario proporciona a los propietarios de proyectos información sobre cómo utilizar las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore para optimizar sus procesos comerciales financieros a lo largo del ciclo de vida de su proyecto. Aprenderá a configurar correctamente cada herramienta financiera, así como a realizar tareas financieras comunes de acuerdo con las mejores prácticas recomendadas por Procore.

Algunas de las cosas que aprenderá en esta guía incluyen:

  • Cómo configurar los códigos de costo de su proyecto. Revise la estructura del código de costo predeterminado de Procore y aprenda los conceptos básicos para configurar los códigos de costo del proyecto. Consulte Configuración de códigos de costo.
  • Cómo agregar o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a agregar partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias a su proyecto y cómo configurar una vista de previsión para identificar y realizar un seguimiento de los costos críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costos laborales de su proyecto y registrar las cantidades de producción en su presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos principales para su proyecto. Configure su herramienta de contrato principal y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiamiento o métodos de entrega. Administre el proceso de facturación del propietario y cree un registro de pago recibido. Ver Contratos primarios.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los subcontratos de su proyecto . Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Contratos y cómo crear órdenes de compra y subcontratos. Designe contactos de facturación en sus contratos. Consulte Contratos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión de los cambios del proyecto. Elija entre administrar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure sus ajustes a nivel orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios al campo, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Administración de cambios con eventos extraordinarios y Administración de cambios sin eventos extraordinarios.
  • Cómo administrar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina sus períodos de facturación y elija el método deseado de su proyecto para crear y enviar requisiciones. Consulte Facturas del propietario y requisiciones.
  • Cómo crear y registrar pagos. Una vez que se aprueban y completan las facturas del propietario y las facturas del subcontratista, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos. Ver Pagos.

Configuración de códigos de costo

El primer paso al configurar las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore en un proyecto de Procore es verificar que sus códigos de costo fueron configurados por la persona que creó su nuevo proyecto.

Contexto

Los códigos de costo predeterminados de Procore incluyen una estructura de código de costo de 16 divisiones que se alinea con CSI MasterFormat® . Consulte ¿Cuáles son los códigos de costo predeterminados de Procore? Sin embargo, algunos propietarios de proyectos pueden tener requisitos que lo lleven a crear una estructura de código de costo única. Cuando ese es el caso, puede importar códigos de costo personalizados en la herramienta de administración a nivel compañía. Consulte Importar códigos de costo a Procore.

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto muestra detalles sobre todos los costos estimados relacionados con un proyecto. El primer paso es crear su presupuesto directamente en Procore (o, alternativamente, puede importar un presupuesto existente). Los propietarios suelen utilizar el presupuesto como una herramienta interna para administrar los contratos del proyecto y los costos asociados con varios contratistas. También se utiliza para realizar un seguimiento del costo estimado de finalización, para mostrar dónde se encuentra por debajo o por encima de su presupuesto en todos los proyectos. Sin embargo, por razones de privacidad, la información presupuestaria generalmente se oculta a los colaboradores externos.

La herramienta de administración a nivel compañía le permite configurar una vista de presupuesto (consulte ¿Cuáles son las vistas de presupuesto estándar de Procore?), que es una forma personalizada de configurar y ver su presupuesto. Su vista de presupuesto personalizada puede incluir una amplia variedad de columnas de datos, como Importe de presupuesto original , Modificaciones de presupuesto , Presupuesto revisado , Cambios de presupuesto pendientes y más.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de destino de Presupuesto.

Proyección para completar

Las herramientas Finanzas del proyecto de Procore envían datos a la herramienta Budget a través de los códigos presupuestarios relacionados asignados a las partidas de cada herramienta. Como resultado, podrá utilizar la función Forecast to Complete de Procore para pronosticar con precisión el costo adicional estimado de cada partida.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de destino de Presupuesto.

Modificaciones del presupuesto

La columna Modificación de presupuesto le permite reasignar fondos en su presupuesto para transferir dinero entre partidas presupuestarias. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque se encuentra por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto supere el presupuesto, puede extraer fondos del código de presupuesto anterior y agregarlo al último como una contingencia. Dado que las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, los miembros del equipo externo o los proveedores no verán los ajustes presupuestarios internos. Sin embargo, le brindará un método mejor para equilibrar estratégicamente las partidas presupuestarias durante el transcurso de la construcción para asegurarse de que se mantenga por debajo del presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de destino de Presupuesto.

Proyección avanzada

Con la vista de pronóstico avanzado de Procore, su compañía puede distribuir los valores presupuestarios en los meses futuros para ayudar a los equipos de proyecto a evaluar las condiciones de costos potenciales creando vistas de pronóstico avanzadas personalizadas y asignando esas vistas a los presupuestos del proyecto. Las cosas importantes a tener en cuenta incluyen:

  • El administrador de Procore de su compañía puede crear plantillas de pronóstico personalizadas utilizando la vista predeterminada del sistema "Pronóstico estándar de Procore" (consulte Acerca de la vista de pronóstico estándar de Procore) en la herramienta Administrador a nivel compañía.
  • Los pasos para configurar columnas y asignar la vista a los proyectos son similares a los pasos que se usan para crear vistas de presupuesto, pero están diseñados específicamente para usar con una nueva pestaña Proyección que está disponible en la herramienta Presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar una nueva vista de proyección.

Costos indirectos

Los costos directos son los costos en los que incurre su compañía que no están asociados con los contratos (por ejemplo, gastos reembolsables y costos generales). Los diferentes tipos de costos directos que los usuarios pueden crear en Procore son facturas, gastos y nómina. Las facturas se reciben de un proveedor y son costos que no están vinculados a un contrato con ese proveedor. Los gastos se utilizan para rastrear los costos que se asignan desde la empresa al proyecto, para cosas como computadoras, teléfonos, viajes, etc. También puede realizar un seguimiento de los costos de nómina mensuales y clasificarlos por código de costo para que los montos de la nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Costos indirectos, consulte la página de inicio de Costos indirectos.

Herramienta contratos primarios

Los propietarios con un requisito de aprobación de presupuesto inicial (o un contratista general interno) a menudo encuentran valor utilizando la herramienta Contrato primario para configurar contratos y facturas upstream. Una vez que su presupuesto está configurado y visible en la herramienta Presupuesto del proyecto, puede crear el contrato primario de su proyecto. Aquí es donde se crearán y gestionarán todas sus facturas por cobrar (también llamadas, facturación ascendente) y órdenes de cambio de contrato primario. Si el presupuesto y el contrato primario de un proyecto son idénticos, o si el contrato primario es un resumen del presupuesto a nivel división, el presupuesto se puede utilizar para crear el contrato primario. A menudo, el presupuesto interno y el contrato primario externo tienen diferentes niveles de detalle, por lo que el contrato primario no es solo un resumen del presupuesto a nivel división.

Puede configurar la Partida del contrato primario directamente en Procore, o puede importar uno. Una vez completada la configuración, su contrato primario debe aprobarse antes de que los usuarios del proyecto puedan crear órdenes de cambio o facturas de propietario. Si no se desean contratos primario, se puede eliminar la herramienta Contrato primario. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.

Para obtener más información sobre la herramienta Contrato primario, consulte la página de inicio de Contrato primario.

Si la herramienta Contrato primario está desactivada, consulte los enlaces a continuación:

Herramienta Contratos

Una vez que se aprueba el contrato primario (o si elige eliminar la herramienta de su proyecto), puede configurar sus órdenes de compra y contratos.

Ordenes de compra

En Procore, una orden de compra (OC) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, el propietario de un proyecto) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un contratista general, subcontratista o contratista especializado) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes.

Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra.

Para obtener más información sobre la herramienta Contratos, consulte la página de inicio de Contratos.

Los contratos representan el acuerdo contractual entre la compañía propietaria y los contratistas/proveedores que realizarán un alcance de trabajo. Los contratos se crean a partir de una oferta ganadora o se crean manualmente desde la herramienta Contratos. Cuando vincula una partida de contrato a una partida de contrato principal, la conexión se reflejará en los reportes de contrato primario como el reporte de compra y el reporte de comparación del costo del proyecto y el presupuesto. (Nota: Esta opción solo está disponible cuando no se utilizan eventos extraordinarios). Cuando selecciona el código de presupuesto relacionado para el contrato o la orden de compra con el que está asociado, la conexión se refleja automáticamente en todos los reportes de presupuesto (reporte de detalle de presupuesto, reporte de resumen de presupuesto, etc.). Las partidas de contrato aparecerán en el presupuesto como órdenes de cambio de contrato.

Administración de cambios con eventos extraordinarios

La herramienta Evento extraordinario se crea para cualquier cosa en un proyecto que parezca que puede generar un costo adicional. La creación de un evento extraordinario le permite prepararse para el costo de un cambio antes de que se convierta en un costo real. Después de crear un evento extraordinario, puede crear una cotización (solicitud de cotización), que se envía a los subcontratistas correspondientes para la fijación de precios. Cuando los subcontratistas asignados crean y responden a las cotizaciones, las órdenes de cambio se pueden crear en función de la cotización enviada. Puede configurar el flujo de trabajo de su orden de cambio estableciendo el número de niveles de orden de cambio: uno, dos o tres niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero brindan una mayor cantidad de control.

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos de cambio, consulte la página de inicio de Eventos extraordinarios.

Administración de cambios sin eventos extraordinarios

Después de crear sus subcontratos, puede crear órdenes de cambio para contabilizar los costos adicionales. Si bien la mayoría de los propietarios prefieren comenzar utilizando los niveles de orden de cambio de 2 niveles, existe la opción de configurarlo para usar una configuración de 1 nivel, 2 niveles o 3 niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero brindan una mayor cantidad de control.

Contratos primario habilitados

  • ¿Cuáles son los diferentes niveles de la orden de cambio?
  • Cree una OCP para describir cualquier cambio potencial en los costos que afectaría el contrato primario. Solo puede ingresar una cantidad en dólares a nivel OCP. Cuando complete una lista de valores para una OCP, tendrá la opción de seleccionar un código de costo. Idealmente, será un código de costo ya incluido en el presupuesto. Con la herramienta Contrato primario OCP, para que pueda ver el aumento de presupuesto en la pestaña Presupuesto.
  • Después de crear una OCP, puede crear una OCC que actúa como una solicitud de precios del contratista, quien será responsable del alcance del trabajo descrito en el OCP. Puede comparar la OCC con la OCP correspondiente y ver su variación entre los dos.
  • Una vez que haya creado las OCP del contrato primario, puede incorporarlos a Solicitudes de orden de cambio (SOC). Las solicitudes de órdenes de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar órdenes de cambio potenciales (OCP) individuales o para agrupar a las OCP con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación.
  • Una vez que haya marcado la OCC como aprobada, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos de contrato" en la herramienta Presupuesto. Los contratos y las OCC potenciales con un estatus "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Contratos primarios no habilitados

  • Solo puede ingresar una cantidad en dólares a nivel OCP. Cuando complete una lista de valores para una OCP, tendrá la opción de seleccionar un código de costo.
    • Crear una solicitud de orden de cambio (SOC)
    • Las órdenes de cambio con un estatus establecido en "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" en la herramienta de presupuesto. Las OCCP aprobadas se pueden agregar a las facturas del propietario. Una vez que haya marcado la OCCP como aprobada, el cambio total en dólares se reflejará en la columna "OC aprobadas" en la herramienta Presupuesto.
  • Después de crear una OCP, puede crear una OCC que actúa como una solicitud de precios del contratista, quien será responsable del alcance del trabajo descrito en el OCP. Puede comparar la OCC con la OCP correspondiente y ver su variación entre los dos.
  • Una vez que haya marcado la OCC como aprobada, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos de contrato" en la herramienta Presupuesto. Los contratos y las OCC potenciales con un estatus "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Órdenes de cambio, consulte la página de inicio Órdenes de cambio.

Facturas de propietario y requisiciones

A medida que avanza el proyecto y se crean y aprueban los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado mediante la presentación de requisiciones. También puede crear facturas de propietario, que luego se pueden enviar por correo electrónico al propietario o la parte a la que se solicita el pago.

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Contratos y la página de inicio de Contrato primario.

Pagos

Una vez que se aprueban y completan las facturas del propietario y las requisiciones, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos.

  • Seguimiento de las facturas del propietario realizadas en el lado del contrato primario:
  • Seguimiento de las solicitudes de retiro realizadas en Contratos. Cuando actualiza constantemente la pestaña "Pago emitido", la columna "Pagado hasta la fecha" en sus reportes de presupuesto se actualizará automáticamente para reflejar esos cambios.

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Contratos y la página de inicio de Contrato primario.

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